文书档案管理办法0406.docx

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文书档案管理办法0406

文书档案管理办法

一、文书档案的管理部门

公司档案（财务会计档案、人事档案除外）由综合管理部归口管理。

除股东资料档案管理由综合办总监担任外，公司档案管理员由综合管理部文员担任，负责公司档案的收集、整理、分类存档、保管和保密,并确保各类档案的齐全、完整。

二、文书档案的归档范围：

重要的会议材料，包括会议的通知、报告、决议、总结、领导人讲话、典型发言、会议简报、会议记录等。

本公司对外的正式发文与有关单位来往的文书。

本公司的请示与上级机关的批复。

上级机关发来的与本公司有关的决定、决议、指示、命令、条例、规定、计划等文件材料。

本公司反映主要职能活动的报告、总结。

本公司的各种工作计划、总结、报告、请示、批复、会议记录、统计报表及简报。

信访工作材料，员工调查表等工作材料。

本公司的历史沿革、大事记及反映本公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等。

公司各部门签定的各种合同、协议书及合资合作项目活动中形成的文件材料。

本公司员工任免的文件材料以及关于职工奖励、处分的文件材料。

本公司职工劳动、工资、福利方面的文件材料。

公司形成的财务报表、凭证、帐簿、审计等文件材料。

公司科研项目等的文件图纸材料

公司征用土地、基建施工、竣工决算等的文件图纸材料

地形图及电子文档。

公司购置大中型设备的文件图纸材料

本单位重要业务问题的请示与上级机关的批复、批示；

本单位业务开展合约文件资料等。

本单位开展培训工作形成的文件材料

档案分类详见档案类别。

三：

下列文件不需归档

（一）重份文件。

（二）未经签发的文电草稿，一般性文件的修改稿，铅印多次的校对稿。

（三）无查考价值的事务性、临时性文件。

（四）同级机关送来与公司业务无关的文件材料。

（五）其它单位抄送公司作为通报情况性质并没有保留价值的文件材料及资料。

四、文书档案归档周期、归档登记

档案文件按办结以季度为依据，分部门、类别进行归档；重要、保密档案应当月递交综合管理部归档。

归档前，办理移交手续，移交人在《归档登记表》上签字登记。

五：

文书档案、保管期限

（一）根据上级有关文件规定，结合公司实际，确定我公司文书档案保管期限为永久、长期（16—20）、短期（15年以下）三类，详见各文书档案保管期限。

六：

文书档案案卷质量标准

（一）文书档案组卷要求

1、遵循文件材料形成规律的特点，保持文件之间的有机联系，区别不同价值，便于管理和利用。

2、归档的文件材料种类，份数以及每份文件的页数应齐全完善。

3、每份文件的正件与附件、印件与底稿，请示与批复、转发文件与原件，多种文字形成的同一份文件应立在一起，不得分开，文电应合一立卷。

4、永久、长期、短期不同保管期限的文件应分别立卷。

5、跨年度的立卷应放在结案的一年，计划、总结、报表、预决算等文件应放在所针对的一年。

（二）文书档案案卷排列要求

1、卷内文件材料密不可分的应排在一起，批复在前、请示在后，正件在首、附件在后，印件在前、底稿在后。

2、卷内文件材料应依分类方案和排列顺序逐件编号，在文件首页上端的空白位置加盖归档章并填写相关内容。

3、归档文件由归档文件目录封面、归档文件目录及归档文件三部分构成，并应装订成册，装入卷盒，置于档案柜内保存。

（三）文书档案案卷装订要求：

1、卷内文件要去掉金属物，对破损的文件应修复或托裱，字迹扩散的应复印与原件一并立卷。

案卷视情况采用三孔一线、不锈钢夹方法装订。

2、归档文件目录打印两份，一套目录装订成册，另一套目录与相应的归档文件装订成册。

（四）装盒

1、卷壳以无酸纸盒或者塑料档案盒进行保管。

档案盒封面应标明全宗名称，在盒脊或底边设置检索项，包括全宗号、年度、保管期限、机构（问题）、起止件号、盒号六项。

2、装盒要求，归档文件装盒时，应按照分类方法，将不同类别的归档文件按件号顺序分别装入档案盒中，其具体要求是：

不同形成年度的归档文件不应放入同一档案盒；不同保管期限的归档文件不应放入同一档案盒。

装盒应视文件的多少选择档案盒的厚度。

3、备考表，每一盒内的归档文件之后应放置备考表，用以对盒内归档文件进行必要的注释说明，它是档案部门对归档文件进行动态管理所采取的有效措施。

备考表应设置盒内文件情况说明、整理人、检查人及日期等项目。

第十三条档案借阅、保密、销毁

（一）文书档案借阅

1、公司员工如因工作需要借阅、复制本部门一般文件时，经综合管理部同意，由档案管理员填写《档案借阅登记表》后借阅。

如需借阅、复制非本部门文件、合同协议、重要技术档案等，须填写《档案借阅审批单》，经总经理同意后执行，并由档案管理员在《档案借阅登记表》上进行登记；涉及绝密及机密资料，必须经公司部门领导审核、总经理批准。

档案管理员作好登记（借阅人、借阅时间、文件名称、事由及归还时间），并及时收回。

复制合同协议等重要资料时，须在复印件上注明限制的用途，并加盖公司行政公章。

2、外单位人员借阅、调阅、复制公司档案须出具介绍信、身份证和工作证，由档案管理员填写《档案借阅审批单》，经公司总经理审核签字，机密档案须经董事长批准后方可执行。

3、档案借阅者应对借阅的档案负责，并妥善保管，不得转借、勾划、涂改、污损、折叠、抠除、折卷、撕页、调换文件，要保证案卷的完整与安全。

如发生丢失、损坏、缺页等情况，当事人应立即向档案管理员和公司总经理报告，查清责任，按严重程度作出处理，对隐瞒不报者，应严肃处理。

4、档案借阅原则上应当天归还，特殊情况借阅时间不得超过3天。

档案归还时，档案管理员应对借出的档案进行检查，无误后再归档。

（二）文书档案的保密工作

1、档案管理员和借阅人必须自觉遵守《保密法》和《保密守则》，正确处理档案保密与利用的关系，做到既保守公司机密，又积极主动提供利用。

（三）文书档案的销毁工作

1、档案的销毁，由档案管理员对确认已失去保存价值的档案清理造册，报公司分管领导、公司总经理审核批准后实施，由2人以上对销毁过程进行监督，并在销毁清册上签字后归档保存。

2、有下列行为之一，根据情节轻重，给予50-500元扣薪处理，若构成犯罪者依法追究其刑事责任。

1、毁损、丢失或擅自销毁公司档案。

2、擅自向外界提供、抄摘公司档案。

3、擅自涂改、伪造公司档案。

4、未按手续借阅、外带者或越级查阅者。

十二、本制度自批准之日起执行，由综合管理部负责解释。

附件：

1、归档流程

2、档案借阅流程

3、档案借阅审批单

4、档案借阅登记表

5、归档章式样

6、归档文件目录封面式样

7、归档文件目录

8、档案盒盒脊及底边式样

9、备考表

10、文书档案保管期限表

附件1：

归档流程

附件2：

档案借阅流程

外单位借阅公司档案

借阅、复印文件、合同、协议、重要技术资料等

问明来意，查看并收取单位介绍信

借阅本

部门负责人签字同意

综合部主任签字审核

涉及绝密及机密资料；

外单位人员借阅文件或借阅绝密、机密文件。

公司分管领导审核

公司总经理审批

《档案借阅审批单》交档案室

借阅或监督复印（对公司证照、合同、协议等重要资料复印件每页注明限制用途，加盖公司行政公章）

催还或办理续借手续

档案管理员检查档案的完好性，填写归还日期及归还情况

附件3：

档案借阅审批单

借阅部门

借阅人

借阅日期

文件名称

预计归还日期

（借阅人填写）

借阅用途

借阅部门领导

综合管理部意见

总经理意见

实际归还日期及情况

（档案员填写）

附件4：

档案借阅登记表

借阅时间

借阅部门

借阅人

借阅（复印）文件名称

用途

归还日期及档案状况

附件5：

归档章式样

湖南车商投资股份有限公司归档章

全宗号

年度

机构

（问题）

保管期限

件号

室编

馆编

归档章的填写要求：

全宗号：

全宗号是档案室对其接收范围内各立档单位所编的代号。

年度：

是指归档文件形成与处理的年度。

保管期限：

可以直接标明为“永久”、“长期”、“短期”

件号：

即归档文件的排列顺序号，它是反映归档文件在全宗中的位置和固定归档文件的排列先后顺序的重要标识。

附件6：

归档文件目录封面式样

归档文件目录

全宗名称：

年度：

保管期限：

机构：

（问题）

附件7：

归档文件目录

件号

责任者

文号

题名

日期

页数

备注

归档文件目录的具体填写要求是：

1.件号：

填写室编件号。

2.责任者：

是指制发文件的组织和个人，即文件的发文机关或署名者。

3.文号：

是指文件制发机关的发文字号。

文号一般由机关代字、年份和序号三个部份组成。

4.题名：

文件的标题

5.日期：

文件的形成时间

6.页数：

以件为单位填写总页数

7.备注：

用于填写归档文件需要补充和说明的情况，包括缺损、修改、补充、移出、销毁等。

附件8：

档案盒盒脊及底边式样