HR001管理文件编制审核发放管理规定.docx

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HR001管理文件编制审核发放管理规定

编号：

HR-001-A

页数：

10页

发文日期：

烟台北方制药有限公司

管理文件编制、审核、发放管理规定

1、目的

本制度旨在规范烟台北方制药有限公司除GMP、质量认证体系外的公司管理制度文件的编制、审核和管理。

2、编制、审批和适用范围

本文件由办公室编制，经各副总会签，总经理审批，适用于公司所有部门。

3、术语

管理文件制度

管理文件分为二层，第一层级是管理流程层，是反映企业资源管理的管理层级，主要关注企业运行标准、效率和费用控制问题，包含人力资源管理、财务管理、行政管理等业务内容：

第二层级是经营流程层，是反映企业日常经营活动的管理层级，主要关注企业各职能部门日常运作的规范化，包含生产、质量、采购、工程、销售和仓库等业务领域内容。

4、责任

办公室负责本管理规定文件的编写与修改；

总经理负责审批。

5、规定

5.1文件编制

5.1.1管理制度、规定、流程：

5.1.1.1各部门在制订相关管理制度、规定、流程等管理文件的过程中，须参照GMP、质量体系文件的内容规定，叠加部分必须保持同步修改；如果出现不一致的情况执行体系文件。

5.1.1.2采用正规格式进行编制，内容涉及其它部门的需经相关部门会签，会签完毕后，交由分管总经理审核，总经理签批，办公室进行分发与存档。

5.1.2质量体系（各种认证体系）文件：

由质量部（认证体系责任部门）按照相关规定进行控制。

5.1.3红头文件、通知等由办公室统一管理。

5.2格式规范

　　　　文件编制需本着篇幅灵活控制，注意细节，具体格式如下：

5.2.1管理制度、规定、流程

5.2.1.1采用格式：

1、目的；2、编制、审批和适用范围；3、术语；4、责任；5、规定；6、其它适用资料及备注；7、存档文件；8、更改服务；9、分发；10、附件。

5.2.1.2页面设置：

上、下、左、右各2cm的距离，左右距离对称，行距1.5倍；主体内容字体宋体五号，段落1.5倍行距；每段首行缩进两字距离（序号标题可除外）。

5.2.1.3文件标题：

文件题目居于页面顶端正中央，字体黑体，字号三号。

5.2.1.4文件内容层次标准编号：

依次为“1”、“1.1”、“1.1.1”、“1.1.1.1”，不得对层次标记使用数字序号以外的其它标志（段落序号、内容标题及注释可根据情况决定是否加粗）。

5.2.2红头文件、各种体系文件按照责任部门的固定格式执行。

5.3文件编号

5.3.1红头文件：

各部门使用时到办公室查询编号。

5.3.2体系文件：

按照相关规定执行。

5.3.3管理制度、规定、流程：

编号HR-001-A（HR为部门名称简写；001即文件发放顺序编号，依次为002、003…；A,为文件版本号，第二版为B，依次为C、D……）。

5.4文件发放与修改

5.4.1文件审批完成后，办公室进行文字与格式修正，并与文件起草部门确定文件发放范围，进行打印并加盖公章，建立《公司文件管理台账》，保存审批件。

办公室发放文件后，由文件接收部门在《文件发放签收表》上签收。

5.4.2公司管理文件由办公室控制发放，未经办公室受控的管理文件一律无效，各部门在执行过程中应以“公章”为准。

5.4.3制度文件执行后，如制度使用部门发现制度文件有不当或不符合实际情况之处，可填写《制度修改申请表》，将制度文件修改附在表后，提交总经理或分管副总审批。

5.4.4总经理或分管副总审议《制度修改申请表》，如果认为确实需要修改制度，则签署意见后将《制度修改申请表》转给制度责任部门、办公室进行修改。

5.5相关流程

5.6文件管理、学习

办公室对所有文件进行分类管理存档，建立《公司文件管理台账》；相关部门文件管理员对本部门接受的文件妥善保管，建立《部门文件管理台账》，并在第一时间在部门内组织学习与传达，并填写《部门文件传阅表》，由部门保存备查。

注：

属于保密文件的，应在文件首页右上方进行标注。

6、其它适用资料/备注

本规定自公布之日起施行。

7、存档文件

《管理制度审批执行单》、《管理文件台账》、《文件发放签收表》、《制度修改申请表》、《部门文件传阅表》。

8、更改服务

本文件每年一次由办公室评定其适用性和有效性。

9、分发

发至公司各部门。

10、附件

附件１《管理制度行文范本》

附件2《管理制度审批执行单》

附件3《管理文件台账》

附件4《文件发放签收表》

附件5《制度修改申请表》

附件6《部门文件传阅表》

附件１《管理制度行文范本》

烟台北方制药有限公司

编号：

HR-001-A

页数：

1页

发文日期：

20110812

****管理制度

1、目的

宋体五号

本制度旨在规范……。

2、编制、审批和适用范围

本文件由****部编制，……部会签，经总经理审批，适用于公司所有部门。

3、术语

无

4、责任

宋体五号

5、规定

5.1……

5.1.1……

5.2……

5.2.1……

6、其它适用资料/备注

本规定自公布之日起施行，原文件废止。

7、存档文件

《*****》、

8、更改服务

本文件每*年一次由****部评定其适用性和有效性。

9、分发

发至公司各部门。

10、附件

附件１《****》

附件2《管理制度审批执行单》

烟台北方制药有限公司管理制度

审批执行单

文件编制人

制定时间

文件名称

文件编号

内容/更新摘要（文件正文附后）：

部门经理意见：

会签部门

签名及日期

会签部门

签名及日期

会签部门若有修改意见，请反馈给文件编制人，意见达成一致后再签名。

分管副总意见：

（如有修改，注明修改之处）：

签名：

总经理意见：

（如有修改，注明修改之处）：

决定：

□执行本制度□制度文件有重大错误，重新撰写

制度执行时间：

_______________

签名：

办公室备注：

附件3《制度文件管理台账》

烟台北方制药有限公司

制度文件管理台帐

建帐部门：

建帐日期：

序号

制度编号

制度名称

制度适用范围

制定/修改时间

执行时间

审批人

备注

附件4《文件发放签收表》

文件发放签收表

文件名称

文件编号

文件生效日期

接受部门

签名及日期

接受部门

签名及日期

请部门文件管理员签字接受文件，并建立部门管理制度文件台账；组织部门内学习和传阅文件。

办公室备注：

附件5《制度修改申请表》

制度修改申请表

文件名称

文件编号

意见提出人

提出时间

修改意见和建议（注明实际运用中的问题和需要修改之处；可做附件）：

签名：

制定责任部门意见：

签名：

总经理意见：

决定：

□维持原制度□修改原制度□另行起草（改动较大）

制度修改完成时间：

_______________

签名：

办公室办文：

附件6《部门文件传阅表》

部文件传阅表

文件名称

文件编号

传阅安排：

部门经理签字：

日期：

传阅人签字

存档人签字：