会计档案管理讲义.docx
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会计档案管理讲义
第一讲 会计档案管理办法
大多数企业偏重于能够产生经济效益的生产与销售活动，而忽略了会计档案在企业生产经营中资金流动的凭证与反映信息作用，对会计档案管理工作投入较少，甚至没有。
对于有些企业主来说，企业的账本、报表等都是为应付税务机关或工商行政部门或者投资者而作，财务数据的真实性与充分性值得推敲，没有保存的价值，会计档案管理工作无须开展。
有些企业甚至没有专职会计，每月的账务到了月底就聘用兼职会计人员匆匆做账，以便应付税务机关或者投资者及银行等。
对于会计档案也就粗略的简单整理，有的甚至根本就不整理。
会计工作不规范，进而会计档案工作也无从做起，对于人为加工的财务资料随意堆放，企业没有一套行之有效的会计档案管理制度予以规范，而企业主或者管理者也无暇建制。
以致会计档案管理工作在很多企业内部管理中仍然是混乱不堪。
会计法律规定，对会计档案管理不善，造成毁损、灭失的，应承担法律责任。
第一讲 会计档案管理办法
《会计法》第二十三条各单位对会计凭证、会计账簿、财务会计报告和其他会计资料应当建立档案，妥善保管。
会计档案的保管期限和销毁办法，由国务院财政部门会同有关部门制定。
一、会计档案
第五条、会计档案是指会计凭证，会计账簿和财务报告等会计核算专业材料，是记录和反映单位经济业务的重要史料和证据。
具体包括：
（一）会计凭证类：
原始凭证，记账凭证、汇总凭证，其他会计凭证。
（二）会计账簿类：
总账，明细账，日记账，固定资产卡片，辅助账簿，其他会计账薄。
（三）财务报告类：
月度、季度、年度财务报告，包括会计报表、附表、附注及文字说明，其他财务报告。
（四）其他类：
银行存款余额调节表，银行对账单，其他应当保存的会计核算专业资料，会计档案移交清册，会计档案保管清册，会计档案销毁清册。
第十九条、预算、计划，制度等文件材料，应当执行文书档案管理规定，不适用本办法。
二、立法宗旨及适用范围
第一条、为了加强会计档案管理，统一会计档案管理制度，更好地为发展社会主义市场经济服务，根据《中华人民共和国会计法》和《中华人民共和国档案法》的规定，制定本办法。
注释：
根据《中华人民共和国会计法》和《中华人民共和国档案法》的规定，财政部和国家档案局于1998-8-21对1984年制定的《会计档案管理办法》进行了修订，于1999年1月1日起施行（财会字[1998]32号）。
第二条、国家机关、社会团体、企业、事业单位、按规定应当建账的个体工商户和其他组织（以下简称各单位），应当依照本办法管理会计档案。
第二十条、各省、自治区，直辖市人民政府财政部门、档案管理部门，国务院各业务主管部门，中国人民解放军总后勤部，可以根据本办法的规定，结合本地区、本部门的具体情况，制定实施办法，报财政部和国家档案局备案。
第二十一条、本办法由财政部负责解释，自1999年1月1日起执行。
1984年6月1日财政部、国家档案局发布的《会计档案管理办法》自本办法执行之日起废止。
三、监督领导和机构设置
第三条、各级人民政府财政部门和档案行政管理部门共同负责会计档案工作的指导、监督和检查。
第四条、各单位必须加强对会计档案管理工作的领导，建立会计档案的立卷、归档、保管、查阅和销毁等管理制度，保证会计档案妥善保管、有序存放、方便查阅、严防毁损、散失和泄密。
（一）会计档案机构
1.综合档案室
综合档案室，是国家机关或企事业单位建立的一种负责收集和保管本单位各种门类档案的内部性档案管理机构。
综合档案室统管本单位党政工团、科技、会计、经营等方面的全部档案。
2.会计档案室
会计档案室，是形成会计档案较多的单位建立在财会部门的专门性会计档案机构。
有些大型或特大规模的企业，为加强对会计档案的集中统一管理，将所属机构的会计档案有效集中起来保管，以保证会计档案的数量齐全、整理系统、鉴定有序、保管得当，需要建立专门的会计档案室。
（二）会计档案人员
1.岗位名称：
会计档案---专职或兼职档案人员来管理与控制，并且要建立明确的管理责任制
2.管理权限：
行使对会计文件形成、积累、整理、归档、利用的监督管理职责；负责建立和施行会计档案管理制度和规范。
四、会计档案的整理
就是对有关的会计档案进行整理排序的活动。
内容主要包括：
会计档案的分类；会计档案的立卷；会计档案的排列；会计档案的编目。
（一）会计档案的分类
1.安徽省---各单位每年形成的会计档案，应当由会计机构按照归档要求，负责整理立卷，装订成册，编制会计档案保管清册。
会计档案按其形成特点和形式，采用形式（名称）——年度分类法。
按形式（名称）分为会计凭证、会计账簿、财务报告、其他四类，每个类别再按年度分开。
2.北京市---会计档案的分类：
会计档案的分类要从本单位会计档案的实际出发，按照会计档案的形成规律和特点，选用以下方法：
（1）会计年度——名称分类法。
即：
把一个会计年度内形成的会计档案，分为凭证、账簿、报表等类，然后分别组成若干保管单位（卷）。
这种分类方法，首先应分开会计年度，再把一个会计年度的会计档案按报表、账簿、凭证形式分为大类，然后在大类内按永久、25年、15年、10年、5年的顺序排列，一年编一个案卷流水号。
这种分类方法简便、容易掌握，分类与保管同一，便于查找和利用。
这种分类方法适用于单位预算会计、企业会计。
详见下表：
年度
形式
保管期限
卷号
2004年
报表
永久
1～2
2004年
账簿
25年
3～4
2004年
凭证
15年
5～6
2005年
报表
永久
7～8
2005年
账簿
25年
9～10
2005年
凭证
15年
11～12
（2）会计年度——机构分类法。
即：
把一个会计年度内形成的会计档案先按机构分开，然后在每个机构内再按不同的名称分别组成保管单位。
此分类，一般适用于各级财政、税务、建设银行等单位。
分类方法选定后，要固定使用一种方法，以保持其一贯性，以便保管和利用。
（二）整理立卷
1.会计凭证
将记账凭证连同所附原始凭证、凭证汇总表，按照编号顺序，去掉金属物，选取适当厚度（一般不超过2厘米）为一册，加上封面封底，装订成册。
装订时，以上边和左边整齐为准，右边和下边要求折叠整齐，用棉线在左上角装订，并用纸包封装订角，由会计机构负责人、立卷人加盖骑缝章。
一册为一卷。
会计凭证案卷封面应写明单位名称、内部机构名称、年度、月份，本月共几册、本册是第几册，记账凭证的起讫编号、张数，保管期限，档号，并由会计机构负责人、立卷人分别签名或盖章。
对于数量过多的原始凭证，如收、发料单等，可以按上述要求单独装订成册，加上封面封底，并在封面注明记账凭证日期、编号，存放在其他类会计档案中，同时在记账凭证上注明“附件另订”及原始凭证名称和编号。
2.会计账簿
会计账簿的整理立卷比较简单，这是由于会计账簿在形成时，一般都有固定的格式和明确的分类，所以在年终结账、决算后稍加整理，一本账簿就可以成为一个案卷。
（1）整理立卷时应当注意以下几点：
按照账簿的种类按年分别立卷，一本为一卷。
①订本账中的空白页不能拆账去掉，应保持账簿本身的完整性。
②活页账可以拆账，会计人员将账中的空白账去掉后可重新组织，并应当在账页的右上角编上页码，加上账簿分面，如封底，用脱脂线绳装订成册；有的活页账账页较少，可将科目内容相近的账页按类别排列编号，合并装订成册---年终结账后装订成册。
③会计账簿案卷封面应写明单位名称、内部机构名称、账簿名称、所属年度、卷内张数、保管期限、档号，并由会计机构负责人、立卷人签名或盖章。
④跨年度使用的固定资产账簿，应在使用完的那一个年度立卷。
（2）具体要求：
各种会计账簿办理完年度结账后，除跨年使用的账簿外，其他需整理、立卷。
①会计账簿在装订前，应按账簿启用表的使用页数，核对各个账户账页是否齐全，是否按顺序排列。
②会计账簿装订顺序：
会计账簿装订封面；
账簿启用表；
账户目录；
按本账簿页数项顺序装订账页；
会计账簿装订封底。
③活页账簿去空白页后，将本账页数项填写齐全，撤账夹，用坚固耐磨的纸张做封面、封底，装订成册。
不同规格的活页账不得装订在一起。
④装订后的会计账簿应牢固、平整、不得有折角、掉页现象。
⑤会计账簿的封口处，应加盖装订印章。
⑥装订后，会计账簿的脊背应平整，并注明所属年度及账簿名称和编号。
⑦会计账簿的编号为一年一编，编号顺序为总账、现金日记账、银行存（借）款日记账、分户明细账。
3.财务报告
月度、季度、年度财务报告应分别装订立卷，一本为一卷。
决算审核意见书、审计报告等应分别附在该期财务报告后一起装订，卷内须逐页顺序编写页码。
财务报告案卷封面应写明单位名称、内部机构名称、报表名称、所属年度、卷内张数、保管期限、档号，并由会计机构负责人、立卷人分别签名或盖章。
①会计报表编制完成并按时报送后，留存报表均应按月装订成册。
②会计报表应整理平整，防止折角。
③会计报表在装订前，应按编报目录核对是否齐全。
④会计报表的装订顺序是：
会计报表封面；
会计报表编制说明；
各种会计报表按会计报表的编号顺序排列；
会计报表封底。
4.其他类会计档案的整理立卷。
各单位会计机构、会计人员对其他类会计档案要认真收集、审查、核对，并分别进行整理立卷。
会计移交清册，会计档案保管清册，会计档案销毁清册应单独装订立卷，单独编制卷号。
会计档案案卷后应附备考表。
卷内若有需要说明的情况和问题，可在备考表上说明。
各单位应将整理立卷的会计档案分别装入卷盒（视其厚度，一个盒子可装一卷或数卷），卷盒形式要统一、整齐、美观。
（三）排列
会计档案案卷的排列可采取年度——类别，或类别——年度，然后按保管期限长短排列。
期限长的排在前头，期限短的排在后头。
如：
1985年度——报表类：
永久，25年，15年……。
报表类——1985年度：
永久，25年，15年……。
（四）会计档案的编目与编号
1.会计档案的立卷编目
（1）拟制案卷题名
各类案卷一般都应当拟制有规范的题名，以便为日后查找和利用提供一个基本的检索标识。
会计档案的案卷题名一般应包括：
立档单位、时间、会计档案文种等。
如：
“某某机关某年某月会计凭证”；“某某公司某年会计账簿”；“某某单位某年会计年度报告”等。
（2）填写卷内目录
除了订本账、会计凭证外，其他会计档案的案卷均应填写卷内目录。
卷内目录应用于永久和长期（保存年限在15年以上者）保管的案卷，按照格式用耐久或比较耐久的书写字迹材料书写或打印。
（3）案卷封面其他项目的编目
①立卷部门。
应填写具体的内部机构的名称。
②类别。
应填写会计报表、会计账簿、会计凭证等不同的类别名称。
③起止时间。
应填写会计记录或会计文件的最早和最晚形成时间。
④档案号。
应填写全宗号＋目录号＋卷号或册号或者年度号＋分类号＋案卷号或册号等。
（4）备考表的编目
除了订本账和会计凭证组成的案卷外，其他案卷一般均应加入备考表。
备考表的内容一般包括以下两个方面：
①本卷需要说明的情况。
归档前的情况：
如页数、价值、保管情况、相关文件的档案号等。
归档后的情况：
如鉴定后卷内文件的变更情况、保管状况（字迹状况、载体状况等）。
另外，案卷中文件的缺损、补充及移出等需要说明的情况，也可以写入备考表。
②本单位财务负责人、立卷人或经办会计人员的签章。
（5）卷脊的编目
案卷卷脊的编目项目一般包括：
全宗号、目录号、册号、类别、保管期限、凭证号等。
2.会计档案的编号
会计档案数量庞大，保管期限多样，利用频繁。
为了最后固定会计档案案卷分类排列的物理顺序和空间位置，并为会计档案的统计、保管和查找利用创造条件，我们必须对所有的会计档案案卷进行编号。
因此，在案卷的排列编号上要尽量适应本单位会计档案形成的特点。
即按会计报表、会计账簿、会计凭证和其它会计档案四大类中，由于受保管期限不一、载体大小不一的制约，分别从1号逐年流水编号。
3.案卷目录
《会计档案管理办法》规定：
当年会计档案，在会计年度终了后，可暂由本单位财务部门保管一年，期满之后，原则上应由财务会计部门编造清册移交本单位的档案部门保管。
其中所谓的“编造清册”，是指编制案卷目录。
会计档案案卷目录，是以案卷为单位进行登记编制的，记录和反映案卷内容和成分并按一定次序编排的一览表。
它是一种传统的手工管理性检索工具，又称“案卷名册”。
案卷目录的格式如下：
会计档案案卷目录
顺序号
案卷号
原凭证号
案卷题名
起止时间
张数
保管期限
存放位置
备注
排号
栏号
格号
1
KJ-1-2-2
会资01
某某单位2005年1～4季度资产负债表
20050430～20051231
68
15
10
3
8
2
…
…
…
…
10
…
…
…
…
项目：
1.顺序号：
案卷在本册目录中的登记顺序编号，一般采用自然数从1开始，依次填写。
一本案卷目录中的顺序号的位数，必须控制在3位数字之内。
从理论上讲最大的顺序号是999。
2.案卷编号：
一般亦可简称为“案卷号”。
一般情况下应填写会计档案案卷的分类编号，如“KJ2.2—3”、“CK1.1—6”、“KJ一3.1—8”等。
3.原凭证号：
是指记账时按会计科目赋予的凭证编号或发文字号及有关账册的类号等。
如“会资01表”、“银收字第2号”、“转字第8号”等。
4.案卷题名：
就是案卷封面上所填写的用以揭示卷内文件内容和形式特征的简短文句。
目录中的题名必须和实际对应的案卷的题名保持高度的一致。
5.起止年月日：
就是案卷内会计文件开始使用的时间与终止使用的时间。
如：
“20060826～20061231”。
6.张数（页数）：
即案卷内实存的会计文件的张数或页数。
其中会计凭证的页数通常是指综合后记账凭证的页数。
7.保管期限：
案卷的保管期限一般有永久和定期两种。
具体填写时应当注意所填写的保管期限与案卷封面上的保管期限项相一致。
如果保管期限发生变更，则应填写新确定的保管期限。
8.存放位置：
是指案卷在档案部门的档案装具中的具体存放位置。
该项目一般应在会计档案归档后，由会计档案管理人员负责填写。
9.备注：
一般是用来注明个别案卷的一些特殊情况而设计的一个辅助项目。
如，某一件原始凭证是涉外的，则应注明“涉外永久”等字样。
会计档案案卷目录，是一种重要的检索工具，也是要长远保存的会计档案清册。
因此，在填制时，一定要用耐久性较好的书写材料填写，尽可能用碳素墨水或蓝黑墨水，不要用纯蓝墨水，更不要用圆珠笔填写。
书写字迹要端正、清楚，不要潦草，使人难以辨认。
每页案卷目录填写完后，要认真校对，使案卷目录与案卷封面所写的内容要完全相符，以免出现差错，给提供利用带来不便。
会计档案的案卷目录要编制一式四份，其中一份由会计部门保管供日常使用。
其他三份案卷目录，一年后，连同会计档案一同移交本单位的档案室或档案人员。
五、会计档案的归档
第六条、各单位每年形成的会计档案，应当由会计机构按照归档要求，负责整理立卷，装订成册，编制会计档案保管清册。
当年形成的会计档案，在会计年度终了后，可暂由会计机构保管一年，期满之后，应当由会计机构编制移交清册，移交本单位档案机构统一保管；未设立档案机构的，应当在会计机构内部指定专人保管。
出纳人员不得兼管会计档案。
移交本单位档案机构保管的会计档案，原则上应当保持原卷册的封装。
个别需要拆封重新整理的，档案机构应当会同会计机构和经办人员共同拆封整理，以分清责任。
（一）归档的范围
会计档案的范围就是哪些会计记录和会计文件可以作为会计档案保存，哪些会计记录、会计文件不能作为会计档案保存。
一般地说，根据会计档案鉴定标准（保管期限表）的规定，具有一定保存价值的会计凭证、会计账簿、会计报告及其他会计记录和文件，均应作为会计档案保存。
1.主要包括财政部和国家档案局发布的《会计档案管理办法》所规定的四类会计记录和会计文件。
具体来说以下类型的会计记录和会计文件均应归档保存。
2.不需要作为会计档案归档保存的文件材料
在进行归档时，要进行区分是否属于会计档案，对于不属于档案性质的会计文件资料不应作为会计档案保管，主要包括：
（1）为参考需要而交流或购买来的会计业务材料；
（2）不属于会计档案性质的文件或记录材料，如财会部门经办的有关财会工作方针、政策、制度、预算计划、工作总结、工作报告，以及其他来往文书等，都不属于会计档案范围，而应当按照文书档案的管理办法进行管理；
（3）所有打印或复印的会计记录或文件的废件。
（二）归档
1.归档的要求
（1）归档的会计文件与记录，会计机构应当编制移交清册；
（2）未设立档案机构的单位，应当在会计机构内指定专人保管需要归档的会计档案；
（3）出纳人员不得从事会计档案的归档工作，更不能兼管归档的会计档案；
（4）移交本单位档案机构的会计档案，原则上要保持原卷册的封装；
（5）需要拆封重新整理的会计档案，档案机构应当会同会计机构和经办人员共同拆封整理，以分清责任；
（6）按照会计制度的统一规定，年终在办理决算以后，会计凭证、会计账簿、财务报告等。
应一律归档保存，以备查询；
（7）归档的会计文件和记录，必须经过鉴定并划定合理的保管期限；
（8）需要整理的会计文件和记录，必须按照国家的有关要求认真整理好；
（9）归档会计文件和记录的制成材料和书写材料必须符合档案安全保护的要求；
（10）财会部门和经办人必须按期将应归档的会计档案，全部移交档案部门，不得擅自封包保存；
（11）档案人员或档案部门必须按期接收会计人员或会计机构移交来的会计档案，并进行仔细清点和检查，不得借故推委拒收；
（12）与纸质会计文件、记录有关联的其他载体形式或介质的会计数据和会计信息的记录，如磁盘、磁带、光盘、缩微胶卷、缩微平片、会计电子文档的支持软件，以及检索工具、数据库文件等，也应一并移交；
（13）必须经常对计算机硬盘上的数据建立备份。
一般每月不得少于一次。
不得直接对硬盘上的会计数据和作为正式会计档案的备份磁盘或磁带上的会计数据进行任何非法操作；不得随意删除硬盘等上的会计数据；如果恢复计算机系统的数据，必须使用最新的备份文件；
（14）必须妥善保管好会计数据的备份文件，备份用的磁盘应贴上写保护标签，并用印章或封条签封，由专人负责保管，备份文件应置于安全、洁净、防潮、防热、防磁的环境中，并定期进行转存，存储有会计数据的计算机硬盘和备份文件不得随意放置或外借使用。
00:
10:
40
2.归档时间、手续
（1）归档时间
归档时间就是会计人员或会计机构应当向本单位档案人员或档案部门移交整理好的会计档案的时间。
一般情况下，当年形成的会计档案，在会计年度终了后，可暂由会计机构保管一年；期满之后，应当由会计机构编制移交清册，移交本单位的档案机构统一保管。
特殊情况，应酌情处理。
（2）归档手续
会计档案形成后应首先在会计机构保管一年，期满后应当由会计机构编制移交清册，移交本单位档案机构统一保管，未设立档案机构的，应当在会计机构内部指定专人保管。
在移交会计档案时，交接双方必须按规定履行一定的移交手续，具体做法是：
档案人员应当根据会计档案移交清册，详细清点案卷；经认真核对无误后，交接双方应在会计档案移交清册上履行签字手续，交接双方各存一份，具体格式如下：
移交清册
单位名称：
档案年度：
保管年限：
年月日 第页
编号
档案题名
册数
页数
档案装具（柜、箱、架）号
保管期限
备注
移交单位:
接收单位:
经手人:
经手人:
六、会计档案的保管和利用
（一）借阅规定
第七条、各单位保存的会计档案不得借出。
如有特殊需要，经本单位负责人批准，可以提供查阅或者复制，并办理登记手续。
查阅或者复制会计档案的人员，严禁在会计档案上涂画、拆封和抽换。
各单位应当建立健全会计档案查阅、复制、登记制度。
1.会计档案在财会部门管理的，除填写“会计档案案卷目录”以外，还应分别建立会计档案清册和借阅登记清册，即应将历年的会计档案的内容、保管期限、存放地点等情况登记清楚。
使用会计档案借阅登记清册即将借阅人姓名、单位、日期、数量、内容、归期等情况登记清楚。
2.外单位借阅会计档案时，应持有单位正式介绍信，经会计主管人员或单位领导人批准后，方可办理借阅手续。
3.单位内部人员借阅会计档案，应经会计主管人员或单位领导人批准后，办理借阅手续。
4.借阅会计档案人员，不得在案卷中标画，不得拆散原卷册，更不得抽换。
5.借阅会计档案人员，不得将会计档案携带出外，特殊情况，须经单位领导批准。
需要复制会计档案的，也应经单位领导人批准后才能进行复制。
6.经批准借阅会计档案，应限定期限，并由会计档案管理人员按期收回。
（二）保管期限
第八条、会计档案的保管期限分为永久、定期两类。
定期保管期限分为3年、5年、10年、15年、25年5类。
会计档案的保管期限，从会计年度终了后的第一天算起。
企业和其他组织会计档案保管期限表
序号
档案名称
保管期限
备注
一
会计凭证类
1
原始凭证
15年
2
记账凭证
15年
3
汇总凭证
15年
二
会计账簿类
4
总账
15年
包括日记总账
5
明细账
15年
6
日记账
15年
现金和银行日记账保管25年
7
固定资产卡片
固定资产报废清理后5年
8
辅助账簿
15年
三
财务报告类
包括各级主管部门汇总财务报告
9
月、季度财务报告
3年
包括文字分析
10
年度财务报告（决算）
永久
包括文字分析
四
其他类
11
会计移交清册
15年
12
会计档案保管清册
永久
13
会计档案销毁清册
永久
14
银行余额调节表
5年
15
银行对账单
5年
第九条、本办法规定的会计档案保管期限为最低保管期限，各类会计档案的保管原则上应当按照本办法附表所列期限执行。
（三）保管设备与环境
会计档案保管工作的基本任务就是维护会计档案的合理顺序，保证会计档案的完整与安全，便于财务管理、生产决策、科学文化研究等各项工作的利用。
在保管过程中，一定要重视保管的环境，同时加强保管材料、库房建设等方面，加强管理和要求，也是会计档案保管过程中需要注意的。
1.会计档案保管材料
会计档案的装具主要是会
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