办公室等部门管理制度.docx

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办公室等部门管理制度

财务管理制度

为加强财务管理，根据国家有关法律、法规及矿业公司财务制度，结合矿具体情况，制定本制度。

一、财务机构与会计人员

1、矿设财务科，财务科长协助矿长管理好财务会计工作。

2、出纳员不得兼管、会计档案保管和债权债务账目的登记工作。

3、财会人员都要认真执行岗位责任制，各司其职，互相配合，如实反映和严格监督各项经济活动。

记账、算账、报账必须做到手续完备、内容真实、数字准确、账目清楚、日清月结、近期报账。

4、财务人员在办理会计事务中，必须坚持原则，照章办事。

对于违反财经纪律和财务制度的事项，必须拒绝付款、拒绝报销或拒绝执行，并及时向矿长报告。

5、财会人员力求稳定，不随便调动。

财务人员调动工作或因故离职，必须与接替人员办理交接手续，没有办清交接手续的，不得离职，亦不得中断会计工作。

移交交接包括移交人经管的会计凭证、报表、账目、款项、公章、实物及未了事项等。

移交交接必须由建设局财务科监交。

二、会计核算原则及科目

1、矿严格执行《中华人民共和国会计法》、《会计人员职权条例》、《会计人员工作规则》等法律法规关于会计核算一般原则、会计凭证和账簿、内部审计和财产清查、成本清查等事项的规定。

2、记账方法采用借贷记账法。

记账原则采用权责发生制，以人民币为记账本位币。

3、一切会计凭证、账簿、报表中各种文字记录用中文记载，数目字用阿拉伯数字记载。

记载、书写必须使用钢笔，不得用铅笔及圆珠笔书写。

三、资金、现金、费用管理制度

1、目的及适用范围

控制各项支出，避免资金流失，明确现金支付范围。

本程序适用于矿差旅费、招待费及其他一些零星支出和员工因公务需要以个人名义向矿借支的款项。

2、职责部门

财务部门：

（1）、核定差旅费的借支金额。

（2）、核定预算内借支金额。

（3）、明确现金开支范围。

（4）、每月末对借支情况进行清理。

3、基本要求

（1）、购买办公用品类须填写《物资请购审批单》，将物品的品名、规格、数量、单价、金额详细填写。

（2）、购买非生产用固定资产须填写《非生产用固定资产购置申请表》，经使用部门负责人审核、办公室主任复核并提出建议、财务、分管副矿长、矿长审核后方可借支购买。

（3）、严格控制业务招待费用。

结算时，在领导批准额度内（或定额指标内）报账，超额者经手人需写明理由再行报批。

（4）、除差旅借款外，其余借款应于借款后一周内办理结算手续。

因公出差的人员在借款时须将审批后的《出差审批单》附后，出差归来后三日内办理结算。

（5）、财务部相关主管每月20日前发出催款通知，经催款无正当理由仍不结算者，财务科报请矿相关负责人，在发放工资时，先予以抵扣借款。

凡上次借款未结清的，不能第二次借款，否则由财务相关责任人承担。

（6）、因公务需要以个人名义向矿借支时，借支人须提供相关的合同、协议、通知书、阅批件等有效文件，并准确填列付款单位全称、开户银行、账号，否则财务部门有权不予办理，由此产生的责任由借支人负责。

（7）、借款必须写明款项的用途，报账冲销的内容要和借款时填写的用途一致，一笔借款未使用完，要及时到财务部报账冲销，不能挪做别的用途，否则财务部门有权不予办理，由此产生的责任由借支人负责。

（8）、借款原则上要求由借支人本人亲自办理，由于特殊原因由非借支人本人的其他员工代为办理的，须由借支人本人在借款单上亲自签名，否则视同代办人的借款，由此产生的责任由代办人负责。

4、借款流程

购买固定资产须填写《固定资产购置申请表》，经使用部门负责人审核、综合管理办主任复核并提出建议、财务、分管副矿长、矿长审核后方可借。

资金借款流程

（1）、计划（定额）内借款执行以上程序。

（2）、如为计划（定额）外借款需将审批生效的《请示报告卡》或《借款单》或《非生产用固定资产购置申请表》或《物资采购申请表》附后。

5、相关记录

（1）、《借款单》

（2）、《出差审批单》

（3）、《物资请购审批单》

（4）、《非生产用固定资产购置申请表》

四、定额备用金管理规范

1、定额备用金使用目的

加强矿备用金的管理，提高资金利用效率，有效控制资金占用。

2、定额备用金申请程序

煤业公司实行定额备用金管理制度，即由指定的备用金负责人按照规定的数额领取，支用后按规定手续报销，补足原定额。

3、备用金申请流程

4、基本要求

（1）、申请人按申请单格式准确填列借款日期、借款类别、借款用途、借款金额（大小写）等。

（2）、备用金申请审批后方可办理备用金的借支手续。

（3）、备用金由财务部门核算并负责监督，备用金借支个人（以下简称借支人）所在部门的负责人应督促本部门员工按期足额还清备用金，并承担连带责任。

（4）、使用部门必须设立专人经管定额备用金，备用金经管人员必须妥善保存支付备用金的收据、发票以及各种报销凭证，并设备用金登记簿，记录各种零星支出。

（5）、借支备用金必须专款专用，不允许一款多用或同时借用多笔备用金。

（6）、备用金借支最高额度原则上应不超过其部门负责人月工资总额。

（7）、跨年度使用备用金时，年底必须重新办理借款手续，并冲销上年借款。

（8）、矿员工调离、辞退或辞职时，必须到财务部门办理备用金清理手续。

凡未办理备用金清理手续的员工，矿将不予办理有关手续。

五、日常费用报销规范

1、目的及适用范围

进一步规范各类费用支出，明确使用范围，降低费用成本。

本程序适用于矿费用报销。

2、职责

（1）财务部门

1）、正确划分费用科目，准确记入费用项目。

2）、审核费用支出附件是否齐全，粘贴是否符合要求。

3）、有定额标准或需要资金计划的费用审核是否在定额内、计划内。

4）、审核填写的报销单据是否正确。

5）、审核费用支出的真实性、合法性。

（2）报销部门

1）、按照费用管理制度执行。

2）、按照矿费用预算、资金计划规范执行。

3、基本要求

1）、广告费、企划费、印刷费、策划费、咨询费、设计费、租赁费、审计费、评估费等需签定合同（具体签定按合同管理规范执行），财务部门按合同金额、时间付款。

2）、低值耐用品、固定资产先报批后购买。

3）、需领取现金或冲销借款的日常费用报销人根据发票填写《报销审批单》（差旅费填写《差旅费报销单》）并按财务要求粘贴附件。

4）、需转账或电汇支付的费用，需费用报销人将收款人账号附后。

5）、除日常费用外的费用付款，如广告费、企划费、印刷费、策划费、咨询费、设计费、咨询费、审计费、评估费等需要填写《付款审批单》，并按财务要求粘贴附件。

6）、出纳见审核手续齐全的费用报销单方可冲账或付款。

4、费用报销（付款）流程

1）、凡属于《经费使用管理制度》中归口于办公室管理的日常费用（如办公用品费、汽油费、维修费、固定电话费）则需要综合管理科科长签批。

报销流程

2）、如为计划（定额）外费用支付需将审批生效的《借款单》或《请示报告》附后。

5、相关记录

1）、《报销审批单》

2）、《差旅费报销单》

3）、正式发票

基建科管理制度

一、合同管理

1、建设单位、监理单位和承包人均应严格履行合同，三方要密切配合，全力搞好工程建设工作。

2、及时办理和协调处理与工程有关的外部事宜，为工程顺利实施创造条件。

3、及时安排和处理合同条款中的未尽事项，与监理单位和承包人协商，尽快定出处理意见或达成协议，保证工程建设正常进行。

4、杜绝肢解工程、转包工程等现象发生。

二、工程材料、设备管理

1、严把材料入场验收关，对承包人采购的钢筋、水泥、砂、石子、电气材料、装饰材料等，要抽检其供货发票。

定货合同（或协议）、产品质量证明书、发货明细表等证件是否一致齐全。

对于不符合设计或标准要求的材料及设备，要责成承包人退货，调换或重新采购。

2、严把材料价格关。

检查审定承包人负责采购的材料设备价格，并具有最终否决权。

3、严把材料使用安装关。

抽验钢筋、水泥等施工材料能否满足施工质量要求，督查承包人严格按施工技术规程、规范进行施工；对于电器、装饰等材料，督查承包人严格按照设计和有关规程、规范要求进行施工安装。

4、监督承包人妥善管理好由其负责采购或接管的建筑材料和安装设备。

5、对于采购业务洽谈，应由两名以上工作人员参加。

关键设备采购进行政府采购。

三、预算、决算管理制度

1、根据修建、施工项目的设计要求和概算，按照国家最新定额标准，编制预算，当预算与设计发生矛盾时，应与有关部门商量，改变设计或调整预算，使两者一致。

2、在工程全部竣工、验收合格后，按照国家定额标准准确做出决算，财务部门在接到附有工程质量验收报告单的决算后方可付款。

3、经办预、决算的人员均应遵守国家有关法规，实事求是，秉公办事，对于从中营私舞弊、受贿行贿者应予严惩。

四、施工现场管理制度

1、督促项目负责人及时向施工人员进行技术交底，解释图纸，现场布置，使其全面掌握设计要求和技术规范。

2、施工人员应组织工人按图施工，并负责管理施工的质量、进度，及时发现和处理施工中的问题。

3、施工现场应尽量少占道路产地，如确需占用时，应有保护措施施工材料堆放要整齐，要文明施工。

工程竣工后及时清理场地，以维护矿区的整洁美观。

五、工程竣工验收管理制度

1、工程完工后，必须做到“工完、料尽、场地清”，由施工方提出竣工验收要求，由有关单位负责验收。

验收要填写验收报告单，经双方负责人签字后生效。

结算员根据工程验收报告进行决算。

2、验收中，发现工程质量不合格，施工与设计不符等情况下，应追查责任，如确属施工单位责任的，应对施工单位处于经济制裁。

办公室管理制度

一、总则

为加强矿行政管理，维护我矿良好形象，特制定本规范，明确要求，规范行为，创造良好的企业文化氛围。

二、服务规范

1、仪表：

矿职员应仪表整洁、大方；

2、微笑服务：

在接待矿内外人员的垂询、要求等任何场合，应注视对方，微笑应答，切不可冒犯对方；

3、用语：

在任何场合应用语规范，语气温和，音量适中，严禁大声喧哗；

4、现场接待：

遇有客人进入工作场地应礼貌劝阻，上班时间（包括午餐时间）办公室内应保证有人接待；

5、电话接听：

接听电话应及时，一般铃响不应超过三声，如受话人不能接听，离之最近的职员应主动接听，重要电话作好接听记录，严禁占用矿电话时间太长。

三、办公秩序

1、工作时间内不应无故离岗、串岗，不得闲聊、吃零食、大声喧哗，确保办公环境的安静有序。

2、职员间的工作交流应在规定的区域内进行（大厅、会议室、接待室）或通过矿内线电话联系，如需在个人工作区域内进行谈话的，时间一般不应超过三分钟（特殊情况除外）。

3、职员应在每天的工作时间开始前和工作时间结束后做好个人工作区内的卫生保洁工作，保持物品整齐，桌面清洁。

4、各部门专用的设备由其部门指定专人定期清洁，矿公共设施则由办公室负责定期的清洁保养工作。

5、发现办公设备（包括通讯、照明、影音、电脑等）损坏或发生故障时，员工应立即向办公室报修，以便及时解决问题。

四、办公室物资管理条例

为使办公室物资管理合理化，满足工作需要，合理节约开支，特制订本规定，此规定的执行部门为办公室。

1、矿办公室物资分为低值易耗品、管制品、贵重物品、实物资产。

2、低值易耗品：

笔、纸、电池、订书钉、胶水等

3、管制品：

订书机、打洞机、剪刀、美工刀、文件夹、计算器等

4、个人保管物品：

个人使用保管的三百元以上并涉及今后的费用开销的物资；

5、实物资产：

物资价格达300元以上，如：

空调、计算机、摄像机、照相机。

五、办公用品物资采购

1、矿办公用品物资的采购，原则上由办公室统一购买，属特殊物资经办公室同意，可由申购部门自行购买。

申购物品应填写物品申购单，300元以内物品申购交部门领导同意，办公室批准；300元以上（含300元）部门主管同意，财务审核，矿长审批。

2、物资采购由办公室指定专人负责，并采取以下方式：

1）定点：

矿定大型超市进行物品采购。

2）定时：

每月月初进行物品采购。

3）定量：

动态调整，保证常备物资的库存合理性。

4）特殊物品：

选择多方厂家的产品进行比较，择优选用。

六、物资领用管理

1、矿根据物资分类，进行不同的领用方式：

2、低值易耗品：

直接向办公室物品保管人员签字领用

3、管制品：

直接向办公室物品保管人员签字领用

4、贵重物品：

根据专立文件的领用程度来领用

5、实物资产：

由办公室设立实物资产管理台帐，以准确记录固定资产的现状

七、矿物资借用

1、凡借用矿办公器材，需填写物资借用单，并由部门主管签字认可

2、借用物资超时未还的，办公室有责任督促归还

3、借用物资发生损坏或遗失的，视具体情况照价或折价赔偿

八、传真使用管理办法

1、本办法适用于矿使用传真机的各种情况。

2、使用范围包括本地、国内、国际传真。

3、传真件的接收纳入矿收发管理办法范围内，由收发员统一接收。

4、传真件接收后，填写收件登记簿，并及时分发收件部门和人员。

涉及矿事务的原件在行政部留存，业务部门留复印件。

5、矿传真机应随时处地开机接由状态。

6、各部门和人员发送传真，由收发员统一发送；重要文件可由当事人亲自发送。

7、传真发送，须经领导批准，填写发文登记簿表，并及时发送出去；因故不能发送，应及时通知有关当事人迅速另行处理。

8、传真原件留存行政部。

九、矿值班管理条例

1、员工值日：

矿依据自身情况，设立矿或部门值日制度；

2、部门主管值班：

矿依据自身情况，设立矿部门主管值班制度。

3、管理要点和内容

（1）、目的：

维护矿日常工作秩序，及时联络、处理事务；

（2）、一般以工作时间为责任时间；

（3）、值班要点：

1）、巡察办公场所保洁情况；

2）、电话记录、处理、转送；

3）、领导交办任务。

4、部门主管值班

（1）、目的：

以矿业务工作为主；

（2）、一般以下班时间或节假日为值班时间；

（3）、值班要点：

1）、接待下班后来客；

2）、处理未完成工作；

3）、处置下班后的突发、紧急事件；

4）、值班人员接打值班电话，应记录来电时间、单位、授话人、主要内容；

5）、值班接待来宾要记录来访时间、单位、来访人、主要内容，提出处理意见；

6）、值班人员要按规定准确填写值班日志。

5、值班规定

（1）、遵守值班纪律，按时交接班，有事须先请假，以便安排临时代替人员；

（2）、值班时坚守岗位，不得聚众打牌、看电视、嗑睡；

（3）、在规定的时间做好防盗、防火等工作，尤其加强对重点部位的监管；

（4）、接待来宾外松内紧、热情招呼，具有高度警惕性，善于鉴别来人意图，要守口如瓶，不能随便乱说；

（5）、值班人员密切关注领导活动行踪，遇到紧急情况即能取得联系，须将公安、消防、医院、供水、供气、供电、通讯等部门及火车、飞机、出租车的地址、电话、路线等信息置于明显处，以备应急需要；

（6）、遇到紧急事件，首先要冷静，敢于负责，一方面大胆采取应急措施，以免贻误；另一方面及时汇报主管领导或和公安部门报警。

6、接听值班电话应注意：

（1）、礼貌相待：

不论打进、接入，应主动通报矿名称、职务、姓名，如对方未通报，应客气询问清楚；

（2）、使用语言文明，切忌粗声粗气；

（3）、对重要或较长的电话内容，可请对方复述一遍；

（4）、对要求打矿领导的电话，首先问清对方的单位名称、职务、姓名，然后婉转回答“请您稍等，我给您找一下”之类的话再处置；

（5）、对打听事情、咨询类担心条态度和蔼、礼貌对待、恰到好处地回答；

（6）、除紧急情况随时报告外，一般将若干电话内容集中到一起，有条理地予以报告；

（7）、加大节假日值班力量，由矿部门主管带班，征求下属中同意后排定值班表，印发各有关部门和人员；

十、车辆管理

1、矿所有车辆由办公室统一调派管理，各用车部门需提出用车申请，经批准后方可用车。

2、未经办公室批准，驾驶人员不得私自用车，更不得私自把车辆交与他人驾驶，凡上班时间能完成的出车任务，车辆须开回矿指定地点停放。

3、车辆费用按矿核算标准执行。

如因特殊情况超标，须单独造预算，经办公室同意后增加行车费用。

对无故超支的费用，财务将按有关规定不予报销。

4、因私出车，发生交通事故，驾驶人员赔偿保险矿赔偿后的全部损失，情节严重的，还将作行政处罚。