酒店管理财务印鉴使用管理规定叶予舜.docx
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酒店管理财务印鉴使用管理规定叶予舜
酒店管理财务印鉴使用管理规定
证照印鉴使用管理规定
第一章总则
第一条为加强酒管公司及各分管酒店各类证照印鉴的有效运用及管理，充分发挥各类文化资源在备案、年审、项目招投标以及各类生产经营活动中的重要作用，避免因资源管理不当而造成企业经济损失和形象缺失，加快企业规范化管理进程，特制定本规定。
第二条此规定适用于XX酒管公司及各分管酒店。
第二章证照印鉴分类
第三条证照类：
企业法人营业执照（正、副本）、税务登记证（国税及地税的正、副本）、组织机构代码证、机动车登记证、社会保险登记证、劳动保障年审登记证，特种行业经营许可证、银行开户许可证、餐饮服务许可证、消防安全许可证等。
第四条印鉴类：
企业法人印鉴、法人签章、行政专用章、合同专用章、业务专用章及部门印鉴等。
第三章印鉴刻制、注销、补发、换发管理
第五条公司印鉴的刻制、注销、补发、换发均须报董事长审批。
第六条法人个人签章、行政专用章、财务专用章、合同专用章、业务专用章，由集团行政办公室开具介绍信统一到指定的公安机关办理雕刻手续，印章的形体、规格按国家有关规定执行，印章的注销、补发、换发手续也由集团行政办公室统一办理，并经广州市公安局备案。
第七条未经公司董事长批准，任何部门和个人不得擅自刻制本部门的印章。
第八条如需办理印鉴刻制、注销、补发、换发手续，须填写OA申请，具体操作流程为：
新建流程——行政办公——印鉴刻制、注销、补发、换发申请流程，经董事长批准后由集团行政办公室统一办理相关手续。
第四章证照印鉴管理
第九条集团行政办公室资信物品管理权限：
企业法人签章、企业公章、营业执照副本、机动车登记证、银行开户许可证等由集团行政办公室造册登记保管。
第一十条股份（集团）财务部资信物品管理权限：
财务专用章、企业法人印鉴由股份（集团）财务部造册登记保管。
第一十一条酒管公司及各分管酒店行政人事部管理权限：
企业营业执照正本、税务登记证正本（地税）、社会保险登记证、劳动保障年审登记证、餐饮服务许可证、消防安全许可证由酒管公司行政人事部造册登记保管。
第一十二条酒管公司及各分管酒店财务部管理权限：
企业组织机构代码证、税务登记证副本（地税）、税务登记证（国税）、行政专用章、合同专用章、业务专用章及各部门印鉴。
第一十三条员工各类资格、资质证书以及各类个人印鉴由行政人事部负责分别扫描、复印和造册登记留存，原件由个人保管。
第五章证照印鉴使用
第一十四条酒店管理公司及各分管酒店因公使用公司各类证照和印章时，经办人必须经OA申请用印流程或申请借阅流程。
OA办公系统中OA是OfficeAutomation的简写,就是办公自动化系统。
第一十五条申请使用公章具体操作流程：
新建流程——行政办公——印鉴使用申请流程。
申请流程经总经理批准后方可前往集团行政办公室用印。
第一十六条申请借用集团行政办公室保管的资信物品具体操作流程：
新建流程——行政办公——档案借阅流程。
申请流程经部门负责人批准后方可前往集团行政办公室档案管理员处借用。
第一十七条申请使用合同专用章、行政专用章及各部门印鉴的具体操作流程：
新建流程——酒店管理——印鉴使用申请流程（酒店）。
经总经理批准后方可前往行政人事部用印。
第一十八条暂借行政人事部保管的各类证照原件须填写《借用申请表》（见附件一），部门负责人签名确认后经总经理签字后方可外借，申请表须明确注明借用和归还时间，并在规定时间内归还。
各类证照复印件必须在注明用途，并标明复印无效。
第一十九条酒管公司及各分管酒店的印鉴均不允许外借，如需外借必须提供政府部门或者第三方机构盖有公章的有效证明或申请，外借时需填写《借用申请表》，部门负责人签名确认后经总经理签字后方可外借，印鉴借用须当天借用当天归还。
第二十条证照印鉴借用期限原则上为一天，如需延长期限须提供政府部门或者第三方机构盖有公章的有效证明或申请，借用人只可将印章用于申请事由，并对印章的使用后果承担一切经济及法律责任。
第二十一条股份（集团）财务部保管的财务专用章和法人印鉴只限于办理财务手续和签署经济合同时按照集团财务部印鉴管理规定使用，原则上不许出借和在各种介绍信、证明信上用印。
如因业务需要必须用印时，须填写OA办理印鉴使用申请流程，经总经理批准后方可用印。
第二十二条因公司业务需要使用员工个人资质、资格证件或印鉴时，涉及到的员工应及时向公司行政人事部提供，行政人事部须办理签收手续并按使用时限及时归还。
第二十三条因公司业务紧急需要用印来不及申请印鉴使用流程时，须填写《部门印鉴使用申请表》（见附件二）经部门负责人书面同意，并且印鉴管理员经总经理口头通知后方可用印，印鉴使用流程必须及时补回。
第二十四条酒管公司及各分管酒店行政人事部根据OA用印申请流程按照日期、用印类型、用途、申请单号、经办人等信息建立印鉴使用登记档案，以便归档查阅。
第二十五条每年4月、7月10月15日,12月30日前向集团行政办公室提交上季度企业印鉴使用申请单资料。
行政人事部印鉴保管员须严格做好印鉴使用登记并及时上交集团行政办公室。
第六章证照印鉴保管
第二十六条证照印鉴保管须有记录，注明印章名称、颁发部门、枚数、收到日期、启用日期、领取人、保管人、批准人、图样等信息。
第二十七条证照印鉴保管必须安全可靠，须加锁保存，印章不可私自委托他人代管。
第二十八条证照印鉴管理员如因工作变动，应及时上缴印章，并与新印章管理员办理接交证照印鉴手续，以免贻误工作。
第二十九条证照印鉴应及时维护、确保其清晰、端正，证照印鉴保管有异常现象或遗失，应保护现场，管理员应及时向总经理报告，并备案，配合查处。
第七章证照印鉴使用和管理责任
第三十条行政人事部和财务部印鉴保管员必须严格履行证照、印章管理职责，严格按照审批程序办事；用印、用证经办人须自觉执行审批规定，非特别情况下不得越级强行办理。
所有当事人若违规办事公司将给予严肃处理。
第三十一条借用公司或员工个人的证照、印鉴的当事人必须妥善保管和使用，严禁涂改、污损；用毕按使用时限及时归还。
若因管理不当造成证、印毁坏甚或丢失，当事人以及所属部门领导要承担所有损失和赔偿责任。
第三十二条公司各类印章管理人员若未履行审批手续擅自借出印章或擅自在有关文件上用印，除接受公司严肃处理外，尚须承担由此引发的一切经济责任或刑事责任。
第八章附则
第三十三条本规定适用于酒管公司及各分管酒店证照印章管理工作。
第三十四条本规定从总经理签署发行之日起执行。
附件：
一、《借用审批表》
二、《部门印鉴使用申请表》
附件一
借用申请表
编号：
日期：
部门/企业
借用资料/物品
借用原因
借用人签名
部门/企业负责人签批
归还人
归还日期
注：
凡借用各类证照、印鉴、重要文件资料的原件及手提电脑、投影仪等贵重物品，均需填写上表。
附件二
部门印鉴使用申请表
编号：
用印日期：
申请部门
申请日期
盖章分数
文件名称
用印事由
用印种类
印鉴留底
申请人
部门负责人
总经理核准
酒店管理公司酒店注册所需材料
一、开业经营证照
（一）酒店新开张所需证件清单
序号
证件名称
批准主管部门
备注
1
组织机构代码证
技术质量检验局
企业法人
2
税务登记证
税务局（国税、地税）
前期还有银行开户、企业代码、工资核定等手续
3
工商营业执照
工商行政管理局
4
烟草专卖许可证
烟草专卖局
在领取营业执照后办理
5
卫星收视许可证
文化厅（局）
6
电梯使用许可证
技术质量检验局
7
环保排污批准证书
环保局
污水处理方案主平面图和工艺流程图，水质排放达到标准；
与市政排污管道连接，工程由市政施工
8
消防验收许可证
公安消防机构
9
消防安全许可证
10
锅炉使用许可证
技术质量检验局
11
文化项目经营许可证
文化局
有卡拉OK、歌舞等经营
12
食品卫生许可证
卫生防疫站
客房与餐厅厨房设计图，现场审查，噪音和空气污染项目测试；
员工食堂、中餐，西餐厅均要有
13
从业人员健康许可证
酒店员工需到规定的医院进行体检
14
特种行业许可证
公安局
由公安部门给予指导协调；
消防安全验收合格，配备与酒店规模相适应的保安人员、房务服务人员、安全管理措施和规章制度
15
公共场所合格证
16
公共场所安全许可证
17
排烟合格证
环保局物价委员会
消防验收通过行业许可证，办好特种行业许可证；
排烟系统的设计安装等要按规范进行，排烟检测结果；
按客房硬件设施和酒店配套服务项目核定客房收费标准以接待能力论价
18
物价许可证
19
酒类经营许可证
20
室外广告宣传许可
市容审批
21
酒店视频点播运营许可证
广播电视管理局
酒店开办视频点播业务前，须先向当地广播电视管理部门提出申请，经省级广播电视管理部门同意后，方可安装视频点播设备。
设备安装完毕，经验收合格的，省级广播电视管理部门批准后，方可发给许可证
22
旅游局行业管理登记
旅游局
23
用工单位申请用工登记、工资卡、不定时工作
劳动和社会保障局
提交营业执照副本、《法人代码证书》复印件
24
医疗机构执业许可证
卫生局
注：
这些手续，不同地区的规定也不尽相同，必须了解清楚，避免因漏办而受到行政处罚。
比如无委会、防雷办、野生动物保护等职能部门有些地区也是需要办理相关手续的。
（二）办证实操要点
1.卫生许可证
第一步，在餐厅设计图纸审查和内装修施工、竣工验收阶段，应注意必须邀请卫生行政部门专家代表参加，并及时提交下列资料，向当地卫生监督机构提出办证预申请，取得建设项目竣工卫生验收许可书。
（1）写好的《建设项目卫生审查申请书》；
（2）建筑物的选址、环境情况；
（3）设计图纸（地形图、总平面图、剖面图、平面图、立面图、透视图）；
（4）食品卫生专篇；
（5）卫生监督机构要求申报的其他材料。
第二步，准备并提交下列资料，并接受现场检查，申请办理卫生许可证。
（1）填写好的《卫生许可证申请书》；
（2）建设项目设计卫生审查认可书，竣工卫生验收认可书；
（3）设备布局及工艺流程图，原料配方，使用标准，特殊规定品种批准证明，从业人员健康检查及卫生培训合格证明；
（4）基本卫生设施情况，安全性证明材料，检验设备及人员情况；
（5）卫生监督机构要求申报的其他材料。
卫生行政部门对餐饮业、食堂经营者申请卫生许可证的审查内容为：
① 卫生管理制度、组织和经过专业培训的专兼职食品卫生管理人员设置情况；
② 食品加工经营场所的选址、环境、建筑结构、布局、分隔、面积等情况；
③ 厕所、加工制作专间、更衣室、库房、供水、通风、采光、防尘防鼠防虫害、废弃物存放、清洗、消毒、餐用具等卫生设施和设备设置情况；
④ 食品采购、贮存、加工制作及供餐等操作过程中的污染控制措施；
⑤ 从业人员健康检查情况；
⑥ 省级卫生行政部门规定的其他内容。
具体审查量化评分要求可参见附录9.
卫生行政部门考察重点为以下项目：
（1）店面布局
营业、操作、辅助三部分面积分配是否合乎要求，布局是否合理。
（2）操作间
操作间的地面和墙面要镶瓷砖，以便于冲刷，墙面镶瓷砖的高度一般不低于1.8米，厨房最好镶到顶；天花板要做吊顶，吊顶材料要耐潮、耐油和阻燃；灶台上方要安装抽油烟机，使油烟味不易流进餐厅；水池的规格和数量要符合要求，规格为市售的1号水池，材料为卫生陶瓷或不锈钢，数量按照规定的用途每项不得少于一个，规格用途为：
开生（即解冻和清洗生的肉类原料）、蔬菜、餐具（有油污）、酒水具（无油污）、消毒（浸泡）、洗手、墩布（可用砖砌矮池贴瓷砖）等，凉菜间和成品间至少要有两个水池，分别用于清洗用具和洗手，水池上方要用文字标明用途；凉菜间要安装紫外线消毒灯；下水道要保持通畅，污水排放沟不能淤积。
（3）消毒设备和方法
餐具、用具要使用规定的蒸汽消毒柜或电子消毒柜，或到卫生防疫站指定的地区中心消毒站消毒。
购买卫生防疫站指定的消毒站消毒。
购买卫生防疫站指定的消毒用品、药品。
（4）库房
库房要使物品能够分类存放、码放有序、便于消毒，有防鼠灭虫措施，特别要做到食品与杂物、药物隔离。
（5）卫生间
要安装排气扇，保持清洁、没有异味。
（6）宿舍
保持清洁、便于搞好个人卫生，有衣物、被褥清洗晾晒的条件。
（7）用具存放
要做到分类保管，防尘防虫。
（8）体检
餐厅工作人员都要到卫生防疫站进行体检，接受卫生工作培训，合格者领取卫生横防疫站颁发的体检合格证和培训证。
无证者一律不准上岗。
（9）卫生措施
在卫生防疫站的指导下，按照《中华人民共和国食品安全法》的规定制定餐厅的卫生措施。
措施包括环境、餐具、食品、个人四个方面。
环境卫生实行“四定”：
定人、定物、定时间、定质量，划片分工，包干负责。
消灭四害：
老鼠、蟑螂、蚊、蝇。
餐具卫生实行“过四关”：
一洗、二刷、三冲、四消毒。
成品存放实行“四隔离”：
生与熟隔离；成品与半成品隔离；食品与杂物、药物隔离；食品与天然水、冰隔离。
由原料到成品实行“四不制度”：
不买腐烂变质的原料；保管、验收人员不收腐烂变质的原料；加工人员不用腐烂变质的原料；服务员不卖腐烂变质的食品。
个人卫生实行“四勤”：
勤洗手剪指甲；勤洗澡理发；勤洗衣服被褥；勤换工作服。
经卫生防疫站检验合格后，方可颁发卫生许可证。
2.消防许可证
（1）消防报建
酒店建筑工程项目（含装修工程）必须进行消防报建。
报建有关要求如下：
1办理建筑防火审核程序：
审核程序分为工程项目定点、方案审核、初步设计审核、施工图审核、工程检查、建筑工程竣工验收等阶段。
建筑工程竣工后，建设单位首先同施工单位自行验收，在自行验收合格的基础上向公安消防监督部门申请验收。
如果没有进行验收或者自行验收不合格，那么公安消防监督机构将不予以检查验收。
2办理土建工程消防初步设计审核送审图纸数据要求。
✓填写《建筑设计防火审核申报表》，并填报《消防设施设备施工安装单位拟选报告表》；
✓公安消防机构对该工程防火审核《方案审批意见书》（复印件）；
✓提供全套初步设计图及设计文本说明（总平面规划图或局部平面图、建筑物平面、立面、剖面图、工程采暖、通风、电气、报警等有关设计图、消防给水系统图）；
✓综合管网设计数据：
水源、气源、电源；
✓提供消防设计说明专篇。
3办理工程消防施工图审核送审图纸资料的要求。
✓填写《建筑设计防火审核申报表》，有现代消防设施的工程还应填报《自动消防设施防火审核申报表》；
✓公安消防机构对该工程的《初步设计审批意见书》（复印件）；
✓提供全套施工图及消防设计说明专篇；
✓落实消防工程施工单位和消防产品供货单位，填报《消防设施设备及施工安装单位确定报告表》，并将合同及有关资料送公安消防机构审核备案。
4办理装修工程项目需要报审的图纸资料。
✓《建筑内装修防火审核申请表》和批准项目的文件；
✓设计、施工单位的资质证明材料（含《消防许可证》）；
✓装修设计图纸及其他设计说明；
✓建筑平面、消火栓位置图；
✓电气及设备设计图纸；
✓防火材料的检测证明和生产、销售许可证。
5办理建筑工程竣工消防验收送审图纸资料的要求。
✓填写《建筑工程消防验收申报表》，设计单位、施工单位、建设单位均应签署意见并加盖单位公章；
✓竣工资料、竣工图纸；
✓附公安消防机构对该工程的施工图设计审批意见书（复印件）；
✓填写各消防系统设施安装情况、取得具有资格的检测单位的调试检测报告；
✓报送隐蔽工程施工记录数据，消防产品数据及合格证等；
✓落实消防设施维护管理单位，并将合同送公安消防机构审核备案。
6建筑防火审核办理期限：
按国家有关规定，一般工程办结时间为10个工作日，重点工程为20个工作日，需要专家论证的特殊工程为30个工程日（均以每次资料送达时起算）。
（2）开业办证
酒店作为公共场所，在开业前必须进行消防安全检查，并到所在地区主管公安局消防科申请办理消防安全许可证。
具体由酒店开业筹备组负责承办。
必须填报的资料有《公共场所开业前消防安全检查申报表》（一式两份），并提供装修数据和消防管理数据。
公安消防机构在收到《消防安全检查申报表》后3日内应当前往实地检查；检查后2日内应当发出《消防安全检查意见书》。
如果通过，则可办证并投入营业。
但一般来说，开业前的消防安全检查都有问题，有点重大问题还必须进行整改。
整改后经过再次检查验收后方可办证。
因此，施工单位和建设指挥部要充分做好消防检查的前期准备工作。
消防审批以下项目：
（1）防火责任制。
设立防火责任人和消防安全人员。
（2）重点部位。
燃料、特别是液化气罐的存放位置；厨房、电源、电路等有无火灾隐患。
（3）装修。
室内装修采用可燃物的，如竹、木、壁布等，要做防火阻燃处理。
（4）器材。
按照消防科的要求配备足够的灭火器材。
（5）安全教育和培训。
要定期对员工进行防火教育、训练，举行灭火演习和考试。
安全培训要做到制度化。
（6）安全措施。
要做到“四落实”。
一是制度落实，制定防火责任制、重点部位检查制和值班检查制度。
二是人员落实，做到专人负责、配齐消防安全人员。
三是培训落实，定期培训、定期考核、加强员工的防火操作能力。
四是设备落实，按规定配置齐全消防设备。
检验合格后，由防火检验员签署检验合格意见，并加盖公安局防火检验专用章。
3.特种行业许可证
酒店在办理工商执照前，必须向所在地公安派出所治安受理窗口或者公安分县局、所属的公安处（局）提出申请，办理特种行业许可证。
（1）申报条件
1酒店客房总面积须在30㎡以上，每一个客房内床位平均面积不少于4㎡，房屋高度不低于2.6m，其中设双层床位的平均占有面积不少于6㎡；
2酒店须相对独立。
综合性建筑的经营酒店部分应与其他部分分门进出，以保证互不干扰。
酒店客房一侧毗邻其他建筑的须安装隔离设施，出入通道口应有安全防范措施；
3酒店总体布局（服务台、行李寄存室、贵重物品保管柜、财务室、仓库和通讯、监控等要害部门）的设置须符合防火、防盗、防破坏、防治安灾害事故要求，前台安装“旅馆业治安管理信息系统”；
4酒店的房屋结构、消防设备、出入口和通道等必须符合消防要求；
5必须按规定建立各项治安管理制度，配备专职或兼职治安保卫人员，并建立群众性的治安保卫组织。
公寓式酒店申报条件要符合③④⑤即可。
（2）申报材料
1提交填妥的《特种行业经验申请登记表》（旅游业）；
2上级行政主管部门的批准文件或董事会决议（个体、私营业由本人户籍所属街道出具证明）；
3法定代表人、经营负责人的有效身份证件；
4公安消防部门出具的符合消防要求的验收意见书或证明材料；
5公安机关需要审查的其他材料。
公寓式酒店须提供①③④材料，以及标明房号的经营场地内部设施平面图及文字说明材料。
（3）申报程序
公安机关受理申请材料→公安派出所初审，初审期限为10个工作日→公安分县局或所属公安处（局）的治安部门审核，期限为10个工作日→公安分县局或所属公安处（局）颁发许可证。
4.环保审批
环保审批由所在地区主管环保局办理，主要审批项目为噪音和排污（污水、油烟）。
酒店筹备组要提供酒店餐厅位置平面图，并注明周边环境情况及近邻建筑物的使用性质，由环保局派出人员实地查验。
噪音包括设备噪音和营业噪音（如音响、喧哗等），环保工作人员测取噪音分贝值后，按照行业管理标准进行检验，不合格者需对餐厅做隔音治理。
特别注意的是空调机的外机，除要求设备噪音低外，有些地区还对外机的安装位置有硬性规定，如北京要求外机的安装位置要离地面2米以上。
油烟外排要做除油烟处理，一般在抽油烟机内安装除油除烟器。
抽油烟机的室外管道要注意方向和位置，不得对外界造成干扰。
污水要按照规定排放，在污水排放沟出口要设置渗井和隔油栏，以沉淀杂物和去除油污。
排放设施要经常检查，一旦发现问题要实时治理。
检验合格后，由主管环保局在申请开业登记注册书中有关部门意见栏内签署“同意开业”，并加盖公章。
5.办理税务登记
酒店自领取营业执照之日起30日内，应当向主管税务机关申报办理税务登记。
在主管税务机关领取税务登记表并如实填写。
税务登记表的主要内容包括：
（1）酒店名称、法定代表人或者业主姓名及合法证件；
（2）地址；
（3）经济性质；
（4）企业形式、核算方式；
（5）经营范围、经营方式；
（6）注册资金、投资总额、开户银行及账号；
（7）经营期限、从业人数、营业执照号码；
（8）财务负责人，办税人员；
（9）其他有关事项。
填报税务登记表时，应当根据不同情况提供下列有关证件、资料：
（1）营业执照；
（2）有关合同、章程、协议书；
（3）银行账号证明；
（4）居民身份证及其他合法证件；
（5）税务机关提供的一切其他有关证件、资料。
税务机关应当自收到税务登记表和有关证件、资料之日起30日内审核完毕，符合规定的予以登记，并发给税务登记证件。
酒店凭税务登记证件购买发票。
6.办理工商登记
工商登记是新酒店取得合法经营资格的必要法律程序。
办理开业登记，应当在主管部门或者审批机关批准后30日内，向登记主管的工商局进行审查。
办理开业登记的酒店，首先应申请企业名称，经核准后，持《企业名称预先核准通知书》到登记主管的工商局领取企业申请开业登记注册书，登记注册的主要事项为：
酒店名称、住所、经营场所、法定代表人、经济性质、经营范围、经营方式、注册资金、从业人数、经营场所面积、经营期限、分支机构。
申请开业登记时，应当提交下列文件、证件:
（1）投资人或授权代表签署的登记申请书；
（2）主管部门或者审批机关的批准文件；
（3）企业章程或者合伙协议书；
（4）资金信用证明、验资证明或者资金担保；
（5）主要负责人的身份证明；
（6）房产证明；
（7）消防部门核发的《建筑工程消防验收意见书》或《消防安全检查意见书》；
（8）《卫生许可证》；
（9）环保等行政管理部门的批准文件、证件以及其他有关文件、证件。
其中，验资证明由工商局指定的审计部门进行验资后出具，验资时，现金需存入工商局指定的临时银行账户，实物应提供购货发票或者开具法律效力的评估报告。
在没有办理完房产证之前，可由政府建设主管部门出具房产证明。
工商局核准登记后，向企业法人签发企业法人营业执照；向非法人企业或者非独立核算的企业分支机构签发营业执照。
在领取营业执照以前，不得以酒店的名义从事经营活动。
营业执照签发日期为新酒店成立日期。
7.市容审批
领取营业执照后，到所在地市容管理部门签订“门前三包”责任书。
门面装修特别是灯箱、招牌、广告等户外设施，要报市容管理部门审批、备案。
户外增加临时建筑或设施的，如凉棚、隔间等，除报市容管理部门批准外，还要经规划部门批准。
8.物价审核
领取营业执照和办理行业定级后，到所在地主管物价部门办理有关的物价审核手续。
9.文化项目经营许可证
新酒店如果兼营歌舞等文化娱乐项目，要
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