组织架构和岗位设置方案.docx
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组织架构和岗位设置方案
组织架构和岗位设置方案
一、编制说明
1、本方案组织机构是按正常管理期进行设置，在前期管理过程中部分业务部门可能只是列出而无相应人员配备，在具体管理过程中可合并进行管理，待管理达到一定规模时在进行调整。
2、本方案人员编制是根据嵛景华城的物业管理定位所编制，如G-7项目第二组团是考虑塑造物业品牌和促进后期地产开发销售进行配置，同时为后期物业管理储备人才（后期管理规模扩大不需要增加过多人员），而G-6项目第九组团只考虑基本物业管理需求，只需提供整洁、安全有序的生活居住环境即可。
3、本方案组织架构图中无财务部门，考虑由地产公司统一进行管理，只在各项目管理处设置收款员，待管理达到一定规模后可在公司机构图中考虑。
4、本方案所列岗位设置说明因组织架构设置等原因，并未结合实际进行详细说明，待下一步工作中在进行明确细化。
5、本方案所附岗位职责，由于时间原因，并未针对具体岗位进行细化，只是将基本工作职责罗列出来，待下一步工作中在进行明确细化。
6、在实际管理过程中，建议将第二组团和第九组团分别进行管理,待第九组团管理进入正常期管理后才交由村委会管理，但在移交后应考虑如何确保物业品牌的维护和规避财务、法律风险。
二、
组织架构图
备注：
嵛景华城一期共配备各类人员共计138人,其中公司职能部门12人,G-6管理处29人,G-7管理处87人,售楼中心10人。
三、人员配备及素质要求
（一）管理人员
岗位
人数
工作职责
文化素质
专业素质
经理
1
全面负责嵛景华城一期物业管理工作
大专以上
经理助理
1
协助经理做好小区日常事务管理工作,具体分管综合管理部、经营管理部和售楼中心工作。
大专以上
管理处
主作
2
分别全面负责第二组团和第九组团物业管理服务工作。
客户
服务部
9
主管2人，分别负责第二组团和第九组团客户服务部的全面工作。
大专以上
客服专员3人（第二组团），负责小区客户服务事务的处理、档案资料、社区文化等工作
中专以上
前台文员2人，负责客户接待和日常信息的收集、调度处理和回访等工作。
高中以上
收款2人（第二组团和第九组团各1人，其中第九组团需承担前台文员工作），负责各组团管理费等各种费用的收取工作等。
中专以上
综合
管理部
3
负责公司行政、人事、后勤及办公室事务管理等工作，同时督导安保、环境和工程维修等部门的服务质量。
中专以上
经营
管理部
2
负责公司经营管理工作。
大专以上
工程维修主管
1
负责小区日常维修事务处理、设施设备维修保养和管理、工程改造和消防安全（主要是消防设施设备）管理工作。
大专以上
工程师
安全管
理主管
1
负责小区治安、车辆和消防管理工作。
中专以上
环境管
理主管
1
负责小区清洁、绿化、消杀等日常事务管理。
中专以上
注：
以上人员全部持物业管理上岗证或相关资格证书。
（二）工程维修部
岗位
人数
工作职责
文化
素质
专业
素质
机电运
行人员
4
负责机电设施设备、消防设施的运行和正常维修保养，处理设备的一般故障。
高中
中技
维修工
9
其中第二组团6人，第九组团3人，具体负责小区公共设施的日常维修养护及业主室内有偿维修服务工作。
高中
中技
（三）安全管理部
岗位
人数
工作职责
文化素质
专业素质
班长
7
第二组团和第九组团各3人，售楼中心1人，具体负责当班小区的治安、车辆和消防安全管理。
高中
巡逻
27
第二组团18人（每班6人，其中1、6号楼1人，2、3号楼1人，4、5号楼1人，7、8、10号楼1人，9、11、13号楼1人，12、14、15号楼1人）；
第九组团9人（每班3人，其中16、17、20、21号楼1人，18、19、22、23号楼1人，24、25、26、27号楼1人，），具体负责小区公共部位日常巡视检查工作等。
初中
道口
12
第二组团6人，第九组团3人，具体负责小区人员和车辆进出的管理引导工作。
初中
停车场
6
每班2人，负责车辆的停放引导、日常巡视检查等工作。
初中
监控中心
3
负责消防监控中心值班。
高中
售楼中心
6
负责售楼中心公共秩序维护和礼仪接待工作。
初中
换休机动
4
按人均每月两天休息计
初中
（四）环境管理部
岗位
人数
工作职责
文化素质
专业素质
主管
1
负责小区清洁、绿化、消杀等日常事务管理。
高中
绿化员
5
第二组团3人，第九组团2人。
负责小区绿化管理工作，可根据北方绿化管理特点，采用聘请临时工的方法给予解决。
初中
大堂保洁
5
负责第二组团大堂保洁工作，平均每人负责5个堂保洁工作。
楼层保洁
12
第二组团9人，第九组团3人。
主要是小区楼层楼道和候梯厅的保洁工作。
外围保洁
6
第二组团4人，第九组团2人。
主要负责小区外围公共部位和垃圾中转站的日常保洁工作。
售楼中心
2
全面负责售楼中心保洁工作。
四、岗位设置说明
1.物业公司经理工作职责:
执行董事会、总经理的决议和决定；
制定公司的发展战略规划和经营方针；
制定年度综合发展计划和财务预算方案；
制定质量方针和质量目标；批准管理评审计划，主持管理评审会议，批准管理评审决议；
确定公司组织机构设置方案，任命直接下级；
根据公司的运作和发展需要配置和调整资源，包括人力资源、设备设施和工作环境等；
批准职能管理、业务管理相关文件及其它重要的管理制度；
处理顾客的重大投诉；
调整各部门的工作，使分工协作合理；
经授权决定资金的投向；审批财务支出；
签署或授权签署各类经济合同；
处理重要的内部或外部事务；
2.客户服务部职责:
2.1负责公司人事行政规章制度的规划、制定、检查与修订工作。
2.2负责公司员工的招聘、录用、薪金核定、转正考核、员工思想调查、劳动合同的订立和解除、人事档案、员工社保等管理工作。
2.3负责公司各部门人员岗位编制（与设置）管理工作。
2.4负责专业技术人员职称评聘、考核的组织工作。
2.5负责劳动工资、考勤、人事统计工作。
2.6负责公司对外宣传、媒体沟通，制定公司品牌策划方案并跟踪实施结果。
2.7策划并组织公司相关活动。
2.8管理处文化活动的监督管理工作。
2.9负责公司网站建设及维护。
2.10负责客户服务的接待与处理。
2.11负责小区的清洁、绿化、环境消杀监督管理工作。
2.12负责社区文化工作的有效开展。
2.13负责范围内的公共场地出租，为客户提供代办性服务、代理家政服务等经营活动的开展。
2.14负责责任区的公共部分设施日常巡视检查。
2.15组织定期客户意见调查与分析工作。
2.16完成公司领导交办的其它工作。
品质管理员职责:
2.17.1推行体系文件并监督、检查公司各部门质量体系的运行；
2.17.2负责体系文件的培训和教育；
2.17.3完成领导交办的其它工作。
人事管理员职责:
2.18.1执行公司各项规章制度和配合公司其它部门的日常人事管理工作；
2.18.2依公司人力需求，在各人才市场建立招募渠道，搜集掌握最新人力资源信息，及时、高质招聘到合格人才；
2.18.3员工招聘、入职、离职、转正、调动、奖惩、晋级、员工社保、暂住证等工作流程的管理、作业；
2.18.4与各政府相关部门保持有效沟通，根据公司发展需要及时办理各项业务；
2.18.5落实部门年度目标的分解内容、上级领导交办的各项工作任务及人事制度、劳资咨询工作；
2.18.6向部门负责人提供人事、培训、考核、劳资的数据信息及工作分析报告；
前台兼信息资料管理员职责
2.19.1负责公司前台的接待工作礼仪，做到仪态端庄，态度和蔼，热情大方，反应敏捷，处事稳健，向公司及时反馈来宾/客户信息；
2.19.2在力所能及的情况下应来宾/客户需求妥善代转、代交、代存物件，务必做好封存及记录工作，确保客户物品安全；
2.19.3负责（公司相关工作人员的）工作牌、名片的印制和图书管理工作；
2.19.4具体负责本部门原始资料及日常管理中形成的各种管理文件、资料、合同、协议、音像图片资料、拷贝资料的收集、分类、编号、归档工作；
2.19.5建立健全（本部门）各类资料的资料库和台帐，重要资料应备份入档，确保资料完整，便于借阅、使用；
2.19.6正确标明资料保密等级，保密资料借阅需经本部门主管的批准，存档资料不经批准不得私自外借和复制；
2.19.7负责本部门文件的登记、编号工作及时清理过期失去时效的文件资料，确保现场资料文本有效性；
2.19.8部门工作会议的准备、会议记录及会后跟踪落实工作;
2.19.9完成领导交办的其它任务。
前台文员职责
2.20.1负责公司及管理处前台接待服务；
2.20.2负责档案的收集、整理、归档工作；
2.20.3负责仓库的日常管理工作，做到材料、工具、设备等物品分类摆放，标识明确，易于查找，安全可靠，做到帐帐、帐物相符。
做好相应的标识，对不合格和降级使用的物品应贴上特别标识；
2.20.4保持仓库清洁卫生、通风良好，并做好防火、防潮、防晒、防水、防虫、防盗等防护措施，确保物品质量和库房安全；
2.20.5建立仓库台帐、明细帐，清晰明了，每月盘库，并做好记录。
2.20.6完成领导交办的其它任务。
客服专员职责
2.21.1负责对责任区内的房屋、公共设施的管理工作，发现问题及时处理，熟悉辖区楼宇的结构、楼座的排列、和住户管线网络的基本情况，了解管理费的收费标准和计算方法；
2.21.2负责对责任区内绿化、卫生、装饰装修、治安防范、公共设施的监督管理，定期和不定期对责任区进行检查，发现问题及时处理；
2.21.3及时处理责任区内客户的投诉，投诉处理率达100%，建立与客户的良好关系，积极与客户交流、沟通，及时反映客户的意见和建议；
2.21.4负责各种通知的发放、回收，做好上传下达工作；
2.21.5负责客户欠费的及时催交工作；
2.21.6监督娱乐设施的各项管理工作，切实执行娱乐设施开放的各项规定；
2.21.7做好工作记录，配合文员做好相关工作记录的登记及归档工作；
2.21.8完成领导交办的其它工作。
3.财务部部门职责：
3.1为公司及相关政府职能部门提供会计信息
3.1.1每月向公司提供统计报表；
3.1.2每月向国家税务局、地方税务局提交税务报表；
3.2为公司内部经营管理提供会计信息
3.2.1及时向公司领导汇报公司的财务状况、资金状况，有助于决策者进行合理的决策，有助于强化内部管理；
3.2.2为其他部门提供工作协助、提供信息查询、应要求完成属于本部门的工作，如：
提供费用报销、收入、成本等各项内部数据。
3.3为公司外部各有关方面了解其财务状况和经营成果提供会计信息。
3.4正确核算公司各项费用包括管理费用、营业费用、财务费用等。
3.5正确核算公司营业收入及成本。
3.6其它与财务相关的工作并按会计制度要求保管各类财务档案。
3.7完成上级交办的其他工作.
3.8会计职责（由总公司负责）
3.8.1负责检查、审核各经营管理部门及下属机构的收支账目，向公司领导及时汇报情况；
3.8.2做好审核各种会计凭证和账务处理工作；
3.8.3每月、每季按时审核各种会计报表，写出财务会计分析报告，送经理审阅；定期向业主委员会公布管理费收缴及使用情况；
3.8.4检查银行、库存现金和资产帐目，做到账账相符，账实相符；
3.8.5按照物业管理的行业特点和需要，分类记账；
3.8.6审核费用报销单据；
3.8.7监督审核经济合同的制定和执行情况
3.8.8负责公司物业收入的核算及帐务处理，审核收款员上交的各类报表；
3.8.9认真审核原始凭证所反映的经济内容是否符合国家的方针政策和公司财务制度规定；每月核对出纳做出的余额调节表；
3.8.10审核收款员上交各类收款、应收款、欠款报表；
3.8.11负责清算往来款及工资核算的复核工作；负责编制会计凭证并编制各类会计报表；
3.8.12做好采购工作的监督；
3.8.13负责资产管理制度和核算办法，负责对有关财产使用部门进行财产管理各核算
3.8.14完成领导交办的其他工作。
3.9收款员职责
3.9.1遵守财经纪律，严格执行现金管理和银行账户管理制度，现金提取不得超过银行规定的限额，收取的现金应及时送存银行，对现金支票的使用要严格控制，签发的支票必须写明用途、金额、和签发日期；
3.9.2严格报销制度，认真审核原始凭证，各种原始凭证要内容真实、手续齐全、对内容不完整的凭证应退回，要求更正、补充，发现问题及时反映；
3.9.3管理好现金、支票、有价证券、财务用章及有关资料；确保资金安全，防止丢失和损坏。
3.9.4编制有关现金收付记帐凭单、做好现金日帐、银行记帐的记帐工作；
3.9.5严格执行公司财务管理的各项制度，做好各项费用的收取、统计、催缴工作，确保资金及票据的安全；
3.9.6熟悉辖区客户的基本资料，掌握管理费的收费标准和计算方法；
3.9.7负责各类押金及本体维修基金的收取及统计工作；
3.9.8负责管理费的收缴工作，并及时做好欠费统计工作，通知辖区客服专员及时处理；
3.9.9完成上级交办的其他工作。
4.工程部部门职责
4.1负责辖区范围内机电设备、各种管道、房屋本体、客户室内水电、公共设施等运行、维护、检修工作，处理一般性故障，确保建筑设施完好，机电设备运转正常，并认真做好相关记录。
4.2负责每天的日检查工作并填写日检记录。
按规定巡视各部位机电设备运行状况，认真做好巡查记录和值班记录。
4.3实行24小时值班制度，负责监控设备运行，并作好值班记录。
4.4负责处理客户一般性维修服务，为客户提供免费或有偿性维修服务，并保证服务质量。
4.5执行经公司审批制定的设备定期维修保养工作计划。
4.6负责设备房的安全管理工作，禁止非工作人员进入，禁止各种违反设备房管理规定的行为。
4.7遇到突然停电或发生其他突发性事故时，应按规程操作，及时排除故障或采取应急措施，迅速通知相关人员处理。
4.8加强防范意识，做好配电房、水泵房、电梯机房等设备房的防水、防火、防小动物的安全管理工作。
4.9遵守公司规章制度，勤奋工作，努力提高业务水平，完成管理处领导交办的其他工作。
4.10工程部工程专员兼工程维修组主管职责
4.10.1制定本部门工作计划，并组织具体实施；
4.10.2负责制定设施、设备月/年运行、维修保养计划，报经理审批后执行；
4.10.3及时处理客户维修服务需求及公共部分的维修，对维修服务质量负责，确保公共设施、设备完好率；
4.10.4负责组织所属区域物业的及时抢修工作；
4.10.5负责收集、整理并保存设备、设施技术资料，并督查各岗位记录；
4.10.6负责本部门所需维修物料、设备零配件的申购计划，报管理处经理初审；并负责对采购的物料、设备零配件组织人员检验和试验是否合格；
4.10.7负责组织本部门的业务培训与考核；
4.10.8负责有关工程项目分包/外委质量的监督检查；
4.10.9完成上级交办的其它工作。
5.安保部部门职责（安保部各岗位共分早、中、晚三个班）
5.1落实公司治安、车辆和消防安全管理工作。
5.2负责落实公司布置的各项治安、消防、车辆管理工作。
5.3建立健全各项安保和消防安全制度，并严格监督执行。
5.4经常对治安、消防、车辆管理工作进行检查、巡视，发现问题及时协调处理。
5.5经常对辖区消防设施进行监督检查，确保消防设施处于良好备用状态。
5.6在坚持消防安全监督原则的前提下，树立服务观念，依照消防法规规定的“谁使用，谁负责”原则，积极为客户提供方便条件。
5.7制定并实施各项安全类工作计划。
5.8负责治安、消防宣传工作，经常对员工进行治安、消防等安全教育，防患于未然。
5.9协助政府相关职能部门对流动人员的管理。
5.10负责治安隐患应急处理方案及防范措施。
5.11完成上级交办的其他工作。
5.12安保部主管职责
5.12.1负责本管理处物业范围内的安全和消防、车辆管理工作；
5.12.2负责拟制本部门周、月工作计划，并组织具体实施；
5.12.3负责主持召开护卫班长会议，及时传达贯彻上级领导的指示；
5.12.4负责制定安全、消防宣传工作；
5.12.5负责组织区域内义务消防队员进行消防演习；
5.12.6对护卫各岗位执勤人员的工作进行巡查、督导，并负责处理护卫员执勤中遇到的疑难问题；
5.12.7负责做好护卫队伍思想政治教育工作，对护卫员玩忽职守、违章操作导致客户投诉或重大损失负领导责任；
5.12.8负责所属区域内的应急情况处理，做好区域内防盗、防火、防破坏、防自然灾害事故等；
5.12.9负责本护卫员的业务技能培训计划拟定、培训和考核；
5.12.10做好安全护卫工作质量记录的收、发、归档工作；
5.12.11完成上级交办的其他工作。
5.13安保班长职责
5.13.1主持本班工作，坚决执行公司和安保部主管的指令，带领和督导全班人员履行岗位职责，认真做好安全护卫工作；
5.13.2负责主持召开班务会，及时传达上级指示和护卫班长例会精神，研究提出贯彻意见，并具体组织落实；
5.13.3负责本班人员的考勤，如实记载本班执勤中遇到和处理过的问题，重大问题要及时向上级领导请示报告；
5.13.4负责协调本班与其他班组之间的工作关系和本班人员之间的关系；
5.13.5爱岗敬业，遵纪守法，严于律已，以身作则，发挥模范带头作用；
5.13.6熟悉护卫各岗位职责、任务，掌握管理区域内安全护卫工作的规律及特点；
5.13.7对因管理不力而造成本班在执勤中发生的重大失误，或本班人员出现严重违法违纪的情况负责；
5.13.8负责抓好全班的训练工作；
5.13.9完成上级交办的其它任务。
5.14监控室岗位职责
5.14.1负责监控室内各类设施、设备的使用与管理；
5.14.2熟练掌握消防设备的构造、性能及操作程序，管好资料，熟记工作电话号码，熟悉火警报警方法与程序，保证救灾时操作有序，准确、迅速；
5.14.3做好消防值班记录，与各岗值班员保持联系，认真及时地处理消防报警及电话投诉；
5.14.4按时交接班，严格履行交接手续；
5.14.5严密监视辖区的安全、消防情况，发现异常情况及时向巡逻当值班长报告；
5.14.6严格执行监控中心的管理规定；
5.14.7确认发生火灾时，须迅速报告安保部主管并果断按灭火作战方案处理；
5.14.8完成上级交办的其它任务。
5.15道口岗职责
5.15.1疏通车辆和人员进出，维护门口交通秩序，保证车辆及行人安全，使门前畅通无阻；
5.15.2严格制止闲杂人员、小商贩、推销人员进入辖区；
5.15.3提高警惕，发现可疑人员和可疑事情应及时处理并迅速报告上级；
5.15.4认真履行值班制度，详细记录值班中所发生、处理的各种情况；
5.15.5坚持执行客户大宗及贵重物品凭证出入制度，确保客户财产安全；
5.15.6认真做好访客出入登记工作；
5.15.7积极配合其他护卫员，做好各项安全防范工作，把好辖区的大门关；
5.15.8完成上级交办的其它任务。
5.16巡逻岗职责
5.16.1巡视辖区内的人员活动、车辆停放情况，维护辖区内秩序，防止发生事故；
5.16.2对辖区内的可疑人员和物品进行盘问和检查；
5.16.3制止辖区内发生的打架、滋扰事件；
5.16.4驱赶辖区内的乱摆卖、乞讨、散发广告等闲杂人员；
5.16.5每班巡逻辖区至少两次，对楼内的闲杂人员进行盘问或驱赶，对客户违反管理规定影响他人工作、休息的行为要进行劝阻和制止；
5.16.6回答访客的询问，必要时作好指引向导工作，协助解决客户遇到的困难；
5.16.7负责火警、匪警的验证和处置；
5.16.8完成上级交办的其它任务。
6.保洁人员岗位职责
6.1负责小区红线范围内的清洁卫生工作；
6.2负责小区内的清洁有偿服务的实施。
7.绿化人员岗位职责
7.1负责小区红线范围内的绿化工作；
7.2负责小区内的绿化有偿服务的实施。
8.管理处部门职责
8.1按照政府、行业和公司的有关规定对项目实施管理和服务，保证设备设施的正常和客户的总体满意。
8.2维护房屋及配套设施设备的完好，定期安排养护工程。
8.3对进入辖区的各种车辆实行管理，实行定点停放，并按规定收取费用。
8.4配合派出所管理日常治安工作，积极配合政府相关部门的工作。
8.5向辖区客户开展有偿性多种经营服务活动，合理收取费用。
安排管理人员对管理项目进行日巡视，保证体系目标得到有效监控。
8.6实行依法、文明、民主、高效的管理，定期征求客户意见；
8.7认真热情接待客户或当事人来访或投诉，做好相关记录并及时处理。
8.8负责协助成立业主委员会，并注意做好与相关单位沟通和协调工作。
8.9对管理处的员工和客户进行环保知识的宣传和培训，爱护辖区环境。
8.10对相关方有关活动进行现场控制。
8.11相关法律、法规及信息的收集和交流。
8.12完成上级交办的其他工作.
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