企业内控手册.docx

企业内控手册.docx

《企业内控手册.docx》由会员分享，可在线阅读，更多相关《企业内控手册.docx（22页珍藏版）》请在冰豆网上搜索。

企业内控手册

XXXXXXX有限公司

内部控制手册

编制单位：

XXXXXXX有限公司

二O—六年五月

第1章行政管理

1控制目标

保证收发文事项符合规定、表达清晰，手续齐备，记录完整：

保证档案及时、完整归档，手续齐备；保证公章的刻制、更换和销毁合乎规定、手续完备；保证公务车辆驾驶符合公司规定，手续完备：

保证安全设备的专项管理，确保各类设施、设备正常使用，手续齐备；2业务流程目录

行政管理共设立一级流程目录1个，二级流程目录6个，三级流程目录3个，四级流程目录0个，详见下表：

流程编号

级流程

二级流程

三级流程

四级流程

01

行政管理

01.01

文件管理

01.01.01

收文管理

01.01.02

发文管理

01.02

档案管理

01.02.01

档案归档

01.03

公章管理

01.04

公务车及鸳驶员管理

01.05

废旧包装物管理

01.06

办公用品管理

3重要控制政策

行政管理是企业管理中综合性较强的管理，按照流程规范、责任清晰的原则对行政管理项目进行过程控制，具体控制关键点如下：

■明确发文、文件管理、归档、借阅、销毁等过程的权限审批；

■明确规定用章使用审批流程，确保公章使用手续完备；

■明确公务车辆管理使用过程中的权限审批；

■明确废旧物资管理整个过程的监控及职责权限。

■办公用品的需求计划按照规定提出并经审批；

4流程控制矩阵

本流程各环节所涉及的控制点、控制目标及控制活动描述，如图表1T所示。

5流程权限指引

本流程关键环节所涉及的管理、决策权限分配情况，如图表1-2所示。

6流程图

本流程的主要子流程及关键控制点，如图表—3所示。

7相关制度和文档性记录

7.1流程相关制度

1）《公司规章制度管理规定》

2）《公章管理规定》

3）《档案管理制度》

4）《公务车辆管理制度》

5）《废旧包装物回收管理规定》

6）《办公用品管理制度》

7.2流程操作表单/文档

1）制度运行报告表单

2）文件评审记录表

3）文件发放、回收记录表

4）文件更改申请表

5）公司档案借阅申请表

6）公司档案资料销毁申请表

7）废弃物管理情况检查记录表

8）公司派车申请单

9）车辆维修保养申请单

10）办公用品明细表

图表1-1:

行政管理流程控制矩阵

藍号

S

器号

为频

行的輕制现率控出

H

H

A

鬻

一般控制

01.01

・01收文管理

管理

§

n

戢査

部管企

期一八

n

n

n

n

规管定

7成规

R

提请

费TJ

期一八

n

n

n

n

处见文总

nn批

贤门

期不

n

n

n

n

处见文总

n

解划

部管企

期一八

n

n

n

n

H

L'件

期一八

n

n

n

n

收文处埋意见

n

部管企

期一八

n

n

n

n

n

部!

•?

企

期一〈

n

R

n

R

2.1

人署见

部

理人一畔

R

收文处理意见

H

经

期一八

n

n

n

n

收文处理意见

1

•

1

期定一八

・02

管理

（公

司级）

符合行文方式.行文规则、公文格式.表达清晰,发文审批合格.记录完整

草说明表述不淸晰，发文事项不符合规定•发文内容未充分采取相关部门总:

见等原1大h导致发文记录不完整.审批.签发手续不完备

管理风险

1.1

文件起草部门负责人审核

相关部门负责人

不定期

文件评审记录

1.2

文件起草部门分管中心副总审核

分管副总

不定期

文件评审记录

1.3

企业管理部审核

企管部

不定期

文件评审记录

1.1

总经理审批

总经理

不定期

文件评审记录

企业管理部编号、套红打印

企业管理部

不定期

V

V

文件存档

企管部将文件上传0A审批流程

企业管理部

不定期

审核意见

企管部下发文件

企业管理部

不定期

、

公司发文

公司各相关部门宣贯、执行

各相关部门

不定期

V

文件宣贯记录表

企管部将文件存档

企业管理部

不定期

V

文件归档

01.02・01档案归档管理

保证档案及时、完整归档

由于不按照规定归档，可能导致档案未及时、完整归档

S

1.1

各部门将部门档案分类编制整理成册

各部门档案管理员

不定期

V

V

档案

档案管理制度

1.2

各部门指定专人负责对档案进行分类存档在各自部门档案室

各部门档案管理员

不定期

V

V

台账

01.03

公章

管理

保证公章使用符合公司规定，使用经过严格有效的审批授权•确保公章使用手续完备

公章使用事项不合理且未经相关授权审批•可能导致公苹使用不规范,为公司带來法律风险。

1.1

所在部门负责人审核部门

一般性文件资料《公章使

用审批表》

部门负责人

不定期

V

7

审核意见

公章管理规定

1.2

财务负责人审批财务专用章

财务负责人

不定期

审批意见

1.3

办公室审核公萃的使用申i1

财务部审核财务草使用申请

办公室.财务部

不定期

V

V

审批总见,公章使用申请单

1.4

办公室根据《公草申请单》内容与文件资料内容•盖章并存档

办公室

不定期

公章使用申请单

01.04

公务仁及驾驶员管

理

么wiC对啲临诫，卅失

器风瓠蠶

R

使门

期一八

n

n

n

rn

辆度车制知理公管

F

期一八

n

n

n

n

S

常

心人

期一〈

n

n

V

R

室公

期一八

n

n

n

n

5

室公

期一〈

M

n

V

叽S1

期定一八

1X

•

1

物核装审包人

帕人彌责

n

n

期一〈

E

n

V

21A

室公

期

•L

不

□

c

V

3

部

期定一〈

□

D

V

R

臥室

期定一八

n

n

n

部

时

期不

n

n

n

n

n

n

n

n

R

J

n

n

01.06

保证办公用品需求提出准确、合理，费用开支得到控制，办公资源得到合理使用。

由于办公用品需求计划提岀不合理、不准确，采购手续不完备，审核制度缺失，导致采购费用失控，给公司带来损失。

阱M則殛

各中心每月20日前提报下丿J办公用品明细

各中心内勤

每月

V

办公用品

明细表

办公用品管理制度

1.1

备中心分管副总签字审核

分管副总

每月

V

办公用品明细表

办公室统计汇总各部门提报的用品明细

办公室

每月

V

办公用品

明细表

1.2

总经理审批

总经理

每月

V

办公用品明细表

办公室根据申购需求统一采购

办公室

每丿J

V

V

办公用品

明细表

图表1-2：

行政管理流程权限指引

流程名称

部门/岗位

相关部门

相关部门负责人

办公室

企管部

财务部

设备动力部

中心分管领导

总经理

集团法务部

收文管理

▲

★

★

■

■

发文管理

▲

★

档案归档

★

公务年及驾驶员管理

▲

★

■

公章管理

▲

★

废弃物管理

▲

办公用品管理

▲

▲

■

■:

符号说明：

▲:

上扌

艮、申请、发

星审核、审批爭项。

★:

相应职级人员审核爭项•■:

相应职级人员审批爭项。

•:

办公会（专题会）讨论事项。

O:

参与爭项。

△:

上报备案事项•☆:

监督事

项

图表1-3：

行政管理流程图

an伸仏

帕oiWM

业务妙$縮门，wxxn

阳日軌

板4••八01

<彳亍败管理〉

<…级磁〉

OLOX文件«9

-

0L03A*

”

040S公拿

01.04公外

^9.

01.0IBIH

a

01.06办公

ototo：

0101.0）

0L0X01

OLOL01收文管理

流程编号及名称：

01行政管理

业务主管部门：

企业管理课

业务参与部门：

相关部门

編制日期：

2016年5月

版本号：

01

＜收文管理〉

＜公司领导〉

＜相关部门〉

＜企业管理部〉

01企业管理部下发制度裾求调査

企业管理部编写

制度需求计划

oz文何y责任部

＞门提交制度申＜-

06企管部下发制度编制计划

01企业管理部

收文

01.01.02发文管理

液程編号及名称:

01行政恃理

此务•与aifkw^«n

«VJHW：

301刚月

版本号：

01

备注*

k木流ft!

图管別依据：

公司公文实施细则.

01.02.01档案管理

＜相关部门〉

1、木流程图管理依据：

档案管理规定。

编制单位：

流程编号及名称：

01行政管理

业务主管部门：

企业管理部

业务参与部门：

相关部门

编制日期：

2016年5月

版本号：

01

01.03公章管理

〈公章使用流程〉

〈公司领导〉

〈办公室〉

04办公室根拯

《公章申请单》内容与文;件资料内容/盖章并登i舉

•01相关部门提出申请

IJit?

<

编制单位：

流程编号及名称：

01行政管理

业务主管部门：

办公室

业务参与部门相关部门

编制日期：

2016年5月

版本号：

01

01.04公务车辆及驾驶员管理

紳W单位：

海思编号及名称:

0诲政管理

业务主WiV办公室

业务参1jf®门：

相关部门

編制口期:

2016年5月

，坂本号：

01

公务车辆及驾驶员管理

＜相关部门〉

＜公司领导〉

燃油