快速入门Excel.docx
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快速入门Excel
1、Excel表格的基本操作教程：
设置Excel标签颜色
当一个工作簿中有多个工作表时，为了提高观感效果，同时也为了方便对工作表的快速浏览，我们将工作表标签（Sheet1、Sheet2……）设置成不同的颜色。
右击工作表标签，在随后旨出的快捷菜单中，选择“工作表标签颜色”选项，打开“设置工作表标签颜色”对话框，选择一种合适的颜色，确定返回即可。
注意：
这是Excel2002及后续版本新增加的功能。
2、Excel表格的基本操作：
设置Excel文件只读密码
如果我们手里有一份Excel工作簿文档，只希望别人查看其中的数据，而不希望别人保存所做的修改，可以为其设置只读密码。
设置只读密码，也有两种方法，我们这里只介绍通过“选项”设置的方法：
1、打开需要设置密码的文档，执行“工具选项”命令，打开“选项”对话框。
2、切换到“安全性”标签下，设置“打开权限密码”，确定后，重新输入一遍密码，确定返回。
3、再保存一下文档。
4、打开这样的文档，如果没有正确的密码，可以在只读方式下打开浏览其中的内容，而不能保存对其所做的修改。
3、Excel表格的基本操作：
Excel“公式求值”功能
对于一些复杂的公式，我们可以利用“公式求值”功能，分段检查公式的返回结果，以查找出错误所在。
选中相应的公式单元格，执行“工具→公式审核→公式求值”命令，打开“公式求值”对话框，多次按“求值”按钮，分段查看公式的返回结果，已判断可能的错误所在
4、Excel表格的基本操作教程：
Excel公式引用方式转换
我们在公式中引用的单元格地址通常有两种格式——相对引用和绝对引用（在单元格行列标号前面添加一个“$”符号），如何快速转换这两种方式呢？
选中需要转换的公式单元格，切换到编辑栏中，选中相应的公式，反复按F4功能键，即可进行相应的快速切换。
5、Excel表格的基本操作教程：
将Excel公式结果转为数值
当我们需要将工作簿文档传送给他人时，出于保密的考虑，我们不希望别人看到相应的公式结构，怎么办呢？
通过选择性粘贴，快速将公式结果转换为固定的数值：
选择整个工作表数据区域，执行一下复制操作，然后再选中第一个单元格，执行“编辑选择性粘贴”命令，在打开的“选择性粘贴”对话框中，选择“数值”选项后，确定返回就行了。
6、Excel表格的基本操作教程：
用Excel函数向导输入公式
如果大家对Excel函数不是非常熟悉，建议大家采用Excel函数向导来输入函数计算式。
选中相应的单元格，执行“插入→函数”命令，打开“插入函数”对话框，选中相应的函数类别（如“统计”），然后再进一步双击选中的函数名称，打开“函数参数”对话框，通过拖拉或输入的方式，输入函数参数，输入完成后，确定返回，计算结果正确显示出来。
7、Excel表格的基本操作教程：
Excel中直接输入函数
如果我们对Excel函数非常熟悉，可以在单元格中直接输入函数计算式，方法如下。
选中相应的单元格，按照函数的语法和参数要求，直接将公式输入到相应的单元格中，输入完成后，按下“Enter”键确认一下，相应的计算结果即可显示出来。
注意：
在输入函数时，函数名称、单元格名称等不需要考虑其大小写问题，因为，公式确认后，系统自动将相应字母改成大写格式。
8、Excel表格的基本操作教程：
获取网络数据
我们除了可以从本地机器上获取数据外，还可以从网络上导入数据到Excel中，并能同网络保持随时更新。
下面，我们将NBA的比赛排名数据导入到Excel中：
将电脑连接到网络上，打开Excel，执行“数据→导入外部数据→新建Web查询”命令，打开“新建Web查询”对话框，将相应的网址输入到“地址”栏上，按下“转到”按钮，同网络建立连接。
选中需要导入的区域，然后按下“导入”按钮，数据将被导入到Excel中。
以后打开相应的工作簿文档时，系统自动更新数据，记住一定要保证计算机是连上网络的。
9、Excel表格的基本操作教程：
导入外部数据
Excel可以从其它文档中批量导入数据，下面我们将一个ACCESS数据库中的数据表导入到Excel中：
在Excel中，执行“数据→导入外部数据→导入数据”命令，打开“选取数据源”对话框，定位到需要导入数据的文件所在的文件夹，选中相应的文件，单击“打开”按钮，打开“导入数据”对话框，选择保存数据的第一个单元格，按下“确定”按钮即可。
10、Excel表格的基本操作教程：
生成图表
Excel除了具有强大的数据统计和处理功能外，还有着强大的图表制作功能。
选中需要制作成图表的数据区域，执行“插入图表”命令，启动“图表向导-4之步骤之一-图表类型”，选中一种“图表类型”（如“折线图”）及“子图表类型”，单击“下一步”按钮，并按向导提示完成后续操作即可。
注意：
①如果拿不定注意该选择何种图表类型时，在选择了一种类型后，按着不放“按下不放可查看实例”按钮，预览图表效果，直到满意为止。
②如果不进行后续设置，可以直接按下“完成”按钮。
11、Excel表格的基本操作教程：
字符替换
尽管Excel不是字处理软件，但是其替换功能仍然非常强大，不仅能替换单元格中的字符，而且可以替换公式中的字符。
例如，我们需要将公式中的字母“A”替换为“B”，可以这样操作：
选中需要替换的单元格区域，执行“编辑替换”命令，打开“查找和替换”对话框，在“查找内容”右侧的方框中输入要替换的内容（如“A”），在“替换为”右侧的对话框中输入替换的字符（如“B”），再按下“全部替换”按钮，关闭对话框退出即可。
注意：
如果替换的公式函数名称中有被替换的字符，就不能用替换的方法了。
12、Excel表格的基本操作教程：
数据合并
有分列就有合并，如果需要将Excel表格中的多列数据显示到一列中，可以用合并函数来实现。
如果希望将B列数据和C列数据组合型显示到D列中（中间添加一个“-”符号），一个“&”就搞定了。
选中D1单元格，输入公式：
=B1&"-"&C1，确认一下；然后用“填充柄”将其复制到D列下面的单元格中即可。
注意：
如果把上述公式修改为：
=CONCATENATE（B1,"-",C1），同样可以达到合并的目的。
13、Excel表格的基本操作教程：
数据分列整理
如果一列英文和中文组合的字符数据，中间用“-”隔开了，如何将他们分开保存到两列中呢？
我们可以用数据分列来解决。
选中相应的列，执行“数据分列”命令，启动“文本分列向导-3之步骤之一”，选中“分隔符号”选项（通常是默认选项），单击“下一步”按钮，选中“其它”选项，并在后面的方框中输入“-”，按下完成按钮即可。
注：
有关分列的其它类型，请大家参看相关的帮助文件，并进行实际练习。
14、Excel表格的基本操作教程：
行列快速转换
如果需要要将Excel按行（列）排列的数据，转换为按列（行）排列，可以通过“选择性粘贴”来实现。
选中需要转换的数据区域，执行一下“复制”操作；选中保存数据的第一个单元格，执行“编辑选择性粘贴”命令，打开“选择性粘贴”对话框，选中其中的“转置”选项，确定返回即可。
15、Excel表格的基本操作教程：
共享Excel工作簿
现在很多单位都建立了内部局域网，我们把Excel文档设置成共享，可以让多人在局域网上同时对一个文档进行编辑操作。
启动Excel，打开需要共享的工作簿文档，执行“工具→共享工作簿”命令，打开“共享工作簿”对话框，选中其中的“允许多用户同时编辑，同时允许工作簿合并”选项，再确定返回。
将设置了共享的工作簿文档，保存的局域网某台电脑的一个共享文件夹中，局域网上的用户即可随时调用编辑。
注意：
如果在“共享工作簿”对话框中，切换到“高级”选项，设置相应的参数，可以实现更多的共享效果。
16、Excel表格的基本操作教程：
保护Excel工作簿
如果我们不希望别人采取前面的方法整体移动或复制工作表，我们就将工作簿保护起来。
启动Excel，打开需要保护的工作簿文档，执行“工具→保护→保护工作簿”命令，打开“保护工作簿”对话框，选中相应的选项，输入密码，按下“确定”按钮，再确认需要一次密码，确定返回即可。
经过这样的设置后，就不能对工作表进行整体移动和复制了。
注意：
如果配合“保护工作表”使用，则效果更佳。
17、Excel表格的基本操作教程：
Excel工作表的移动
如果要跨工作簿对作表做复制和移动，用鼠标拖拉的方法就不方便了，我们可以用菜单命令来实现。
将源工作簿文档和目标工作簿文档都打开，在源工作簿文档中，选中需要复制的工作表标签，右击鼠标，在随后弹出的快捷菜单中，选择“移动或复制工作表”选项，打开“移动或复制工作表”对话框，按“工作簿”右侧的下拉按钮，在随后弹出的下拉列表中，选中目标工作簿文档（如元月工资表.xls），再选定好工作表的位置，按下确定按钮，即可实现工作表的移动了。
注意：
①如果在“移动或复制工作表”对话框中，选中“建立副本”选项，再确定，即可实现工作表的复制。
②如果同时选中多个工作表，再进行上述操作，也可以实现多工作表的移动或复制。
18、Excel表格的基本操作教程：
Excel工作表的复制
在同一工作簿中，我们经常需要对某个工作表进行整体复制、移动，可以通过“鼠标拖拉法”来实现。
1、工作表的移动：
选中需要复制的工作表标签（Sheet1、Sheet2等），按住左键拖拉至目标位置后松开鼠标即可。
2、工作表的复制：
在按住Ctrl键的同时，进行上述操作，即可实现工作表的复制。
注意：
如果同时选中了多个工作表，仿照上述操作，同样可以进行复制和移动。
19、Excel表格的基本操作教程：
锁定和隐藏Excel公式
在Excel中辛辛苦苦编制的计算公式，通常不希望使用者查看和修改。
怎么办呢？
利用Excel锁定、隐藏和保护工作表的功能，把公式隐藏和锁定起来。
1、选中整个工作表数据区域，执行“格式→单元格”命令，打开“单元格格式”对话框。
2、切换到“保护”标签，清除“锁定”选项前面复选框中的“∨”号，确定返回。
3、执行“编辑定位”命令，打开“定位”对话框，单击其中的“定位条件”按钮，打开“定位条件”对话框。
4、选中其中的“公式”选项，确定返回，一次性选定工作表中所有包含公式的单元格。
5、再次打开“单元格格式”对话框，切换到“保护”标签下，在“锁定”和“隐藏”选项前面复选框中加上“∨”号，确定返回。
6、执行“工具→保护→保护工作表”命令，打开“保护工作表”对话框，输入密码，确定，再确认输入一次密码，确定返回即可。
注意：
如果自己需要查看或修改公式，请先执行“工具→保护→撤销工作表保护”命令，解除对工作表的保护。
20、Excel表格的基本操作：
加载“宏”
先将加载宏文档保存到相应的文件夹中，然后在Excel加载使用。
执行“工具加载宏”命令，打开“加载宏”对话框，点击“浏览”按钮，打开“浏览”对话框，选中需要加载的宏，依次确定返回。
注意：
①如果是系统自身的加载，直接在“加载宏”窗口中选择相应的宏，确定即可。
②如果你找不到加载宏文件夹，不能复制文件到其中，可以这样操作：
将加载宏文件复制一下，然后在打开上述“浏览”窗口时，右击鼠标，在随后弹出的快捷菜单中，选择“粘贴”选项，将其快速添加到其中。
21、Excel表格的基本操作：
保存“加载宏”
如果想把一个编辑了宏或自定义函数的工作簿移植到其他电脑上使用，最科学的方法是保存为加载宏，方法如下。
工作簿文档编辑完成后，单击“保存”按钮，打开“另存为”对话框，将“保存类型”设置为“MicrosoftOfficeExcel加载宏（*.xla）”，然后取名保存。
注意：
进入“C:
\DocumentsandSettings\XXX\ApplicationData\Microsoft\AddIns”文件夹（其中“XXX”为用户名），将上述加载宏文件复制到其它电脑上同一文件夹中，通过加载宏移植使用。
22、Excel表格的基本操作：
按钮调用“宏”
如果宏对所有工作簿文档有效，建议大家在工具栏上添加一个命令按钮，用来调用宏。
操作方法如下：
1、执行“工具→自定义”命令，打开“自定义”对话框。
2、切换到“命令”标签下，在“类别”下面选中“宏”，然后将右边“命令”区域中的“自定义按钮”选项拖到工具栏合适位置上。
3、单击“更改所选内容”按钮，在随后弹出的快捷菜单中，将“命名”右侧方框中的字符修改为按钮对应的字符（如“删除”），并选中“总是用文字”选项。
4、右击上述添加的按钮，在随后弹出的快捷菜单中，选择“指定宏”选项，打开“指定宏”对话框，选中需要调用的宏，确定返回。
5、关闭“自定义”对话框，按一上工具栏上的按钮测试一下。
23、Excel表格的基本操作：
Excel中设置数据对齐方式
1、设置水平对齐方式：
默认情况下，在单元格中输入字符时，水平靠左，输入数值时，水平靠右。
我们可以利用“格式”工具栏上的快捷按钮，调整水平对齐方式。
选中需要设置水平对齐方式的单元格区域，单击“格式”工具栏上相应的水平对齐按钮即可。
2、设置垂直对齐方式：
默认情况下，在2002及以后的版本中，单元格的垂直对齐方式是“居中”的，一般不需要调整；而在Excel2000及以前版本中，单元格的垂直对齐方式是“靠下”的，需要通过“单元格格式”对话框进行调整。
选中需要设置垂直对齐方式的单元格区域，执行“格式单元格”命令，打开“单元格格式”对话框，切换到“对齐”标签下，单击“垂直对齐”右边的下拉按钮，在随后弹出的快捷菜单中，选择一种对齐方式（如“居中”，确定返回即可。
注意：
如果需要将标题放在整个表格的中间，除了可以利用“合并及居中”的方式外，也可以仿照上述操作，在“单元格格式”对话框中，设置“水平对齐”方式为“跨列居中”及可。
24、Excel表格的基本操作：
Excel中特殊符号的输入
展开任意一个中文输入法（如“快乐五笔”），右击状态条右边的“小键盘”，在随后弹出的快捷菜单中，选择一种软键盘（如“希腊字母”），在随后弹出的软键盘上，点击相应的按键，即可输入相应的符号。
注意：
输入完成后，再按一下输入法状态条上右边的“小键盘”即可关闭软键盘，输入后续中文字符。
25、Excel表格的基本操作：
Excel自定输入数据下拉列表
如果在某些单元格中需要输入固定格式的数据（如“职称”等），我们可以通过“数据有效性”建立一下下拉列表，来进行选择输入，以方便统一输入的数据。
选中需要建立下拉列表的单元格区域，执行“数据→有效性”命令，打开“数据有效性”对话框，在“设置”标签下，按“允许”右侧的下拉按钮，在随后弹出的快捷菜单中，选择“序列”选项，然后在下面“来源”方框中输入序列的各元素（如“高级工程师,工程师,助理工程师,技术员,其他职称”等），确定返回。
注意：
各元素这间请用英文状态下的逗号隔开。
选中上述区域中某个单元格，在其右侧出现一个下拉按钮，点击此按钮，在随后出现的下拉列表中，选择相应的元素（如“助理工程师”），即可将该元素输入到相应的单元格中。
26、Excel表格的基本操作教程：
Excel数据输入范围控制
学生的考试成绩通常位于0—100之间，在用Excel登记学生的成绩时，为了防止输入的成绩超出范围，我们用“数据有效性”功能来控制一下。
选中保存成绩的单元格区域，执行“数据→有效性”命令，打开“数据有效性”对话框，在“设置”标签下，按“允许”右侧的下拉按钮，在随后弹出的快捷菜单中，选择“小数”选项，然后在下面分别输入最小值（“0”）和最大值（“100”）；切换到“输入信息”标签中，设置提示信息；切换到“出错警告”标签下，设置出错提示及处理方法。
全部设置完成后，确定返回。
注意：
不进行“输入信息”和“出错警告”设置，不影响此有效性的使用。
以后再输入成绩时，当输入的成绩不在0—100之间时，系统会给出相应的提示，并拒绝接受录入的数值。
27、Excel表格的基本操作教程：
Excel正确输入身份证号码
在Excel中，输入超过12位的数值，系统自动将其转换为科学记数格式，如果输入超过15位的数值，系统自动将15位以后的数值转换为“0”。
这种转换对于我们需要输入一些特殊数值（如身份证号码）时，就不能符合我们的要求了。
为了能让这些长位数数值完整显示出来，就必须用下面两种方法，将单元格转换成文本格式，然后再输入。
方法一：
在输入这些长数值时，先输入一个英文状态下的单引号（“'”），然后接头输入数值即可。
注意：
这种方法适合输入少量的长数值，且输入的英文状态下的单引号不影响显示和打印。
方法二：
选中相应的单元格区域，执行“格式→单元格”命令，打开“单元格格式”对话框，在“数值”标签下，选中“文本”选项，确定返回，再在上述单元格中输入长数值就行了。
28、Excel表格的基本操作教程：
Excel自定义自动填充序列
如果我们经常需要在Excel中输入同样的一列数据（如员工的姓名），我们可以将它们定义成内置序列，然后用“填充柄”拖拉输入。
先将序列元素输入到一列（行）连续的单元格区域（如B3至B14）中，然后执行“工具选项”命令，打开“选项”对话框，切换到“自定义序列”标签下，按“导入”按钮前面的红色按钮，选中上述序列区域，再按红色按钮返回，单击一下“导入”按钮，最后确定退出即可。
在某个单元中，输入员工姓名序列中某个姓名，然后用“填充柄”拖拉，即可快速输入该员工姓名后面的其他员工姓名。
29、Excel表格的基本操作教程：
Excel内置序列批量填充
大家知道，Excel内置了大量的序列（星期、日期、序数等），我们可以通过下面两种方法来方便快捷地输入这些内置序列：
1、选中A3、A4两个单元格，分别输入“序数”的前面两个数值（如1、2），然后同时选中这两个单元格，再将鼠标移到A4单元格右下角成“细十字线”状时，按住鼠标左键向下拖拉至最后一个单元格，松开鼠标，即可快速输入相应序数。
注意：
这种“细十字线”状态，我们通常称之为“填充柄”状态。
2、选中保存序列的第1个单元格（如B3），输入序列中某个元素（如“甲”等），然后用“填充柄”拖拉，即可地拖拉过的单元格区域中输入该序列。
30、Excel表格的基本操作教程：
数据的自动筛选
利用Excel“自动筛选”功能，可以轻松地把符合某种条件的数据挑选出来。
1、普通筛选
我们在“员工基本情况登记表”中，把“职称”为“高级工程师”的人员挑选出来：
选中表格中任意一个单元格，执行“数据→筛选→自动筛选”命令，进入“自动筛选”状态（列标题处出现一个下拉按钮），然后按“职称”列右侧的下拉按钮，在随后弹出的下拉列表中，选择“高级工程师”选项，符合条件的数据即刻被挑选出来。
更多Excel动画教程参见《Excel表格的基本操作动画教程》。
2、自定义筛选
我们在“员工基本情况登记表”中，把“职称”为“高级”（高级工程师、高级政工师等）的人员挑选出来：
在“自动筛选”状态下，按“职称”列右侧的下拉按钮，在随后弹出的下拉列表中，选择“自定义”选项，打开“自定义自动筛选方式”对话框，按左侧方框右边的下拉按钮，在随后弹出的下拉列表中，选择“包含”选项，然后在右边的方框中输入“高级”字符，确定返回，符合条件的数据同样被挑选出来。
注意：
再次执行“数据→筛选→自动筛选”命令，即可退出“自动筛选”状态。
31、Excel表格的基本操作教程：
按笔画排序姓名
当我们对“姓名”列进行排序时，默认情况下是按字母顺序进行排序的，而对于中国人来说，喜欢按“姓氏笔划”对姓名进行排序：
1、选中姓名列任意一个单元格，执行“数据→排序”命令，打开“排序”对话框。
2、单击其中的“选项”按钮，打开“排序选项”对话框，选中其中的“笔划排序”选项，确定返回到“排序”对话框。
2、设置好“排序方式”（如“升序”），再按下“确定”按钮即可。
注意：
如果需要按某行属性对数据进行排序，我们只要在上述“排序选项”对话框中选中“按行排序”选项即可。
32、Excel表格的基本操作教程：
Excel数据排序操作
在浏览Excel表格中的数据时，为了查找的方便，我们经常要对数据进行排序。
下面，我们以“员工基本情况登记表”为例，来看看具体的操作过程：
1、快捷排序：
如果我们希望对员工资料按“工龄”由长到短进行排列，可以这样操作：
选中“工龄”列任意一个单元格，然后按一下“常用”工具栏上的“降序排序”按钮即可。
注意：
①如果按“常用”工具栏上的“升序排序”按钮，则将“工龄”由短到长进行排序。
②如果排序的对象是中文字符，则按“汉语拼音”顺序排序。
③如果排序的对象是西文字符，则按“西文字母”顺序排序。
2、多条件排序：
如果我们需要按“学历、职称、工龄”对数据进行排序，可以这样操作：
选中数据表格中任意一个单元格，执行“数据→排序”命令，打开“排序”对话框，将“主要关键词、次要关键词、第三关键词”分别设置为“学历、职称、工龄”，再设置一下排序方式（“升序”或“降序”），然后按下“确定”按钮就行了。
注意：
在“排序”对话框中，应根据数据表的具体情况，确定选中“有标题行”或“无标题行”选项（默认为“有标题行”。
）
33、Excel表格的基本操作教程：
Excel数据格式设置
利用“格式”工具栏上的快捷按钮，可以快速为Excel数据表格设置数值的特殊格式。
1、设置货币格式：
选中相应的数值区域，单击“格式”工具栏上的“货币样式”按钮，即可为数值添加上货币符号（默认情况下是人民币符号）。
注意：
在按住Ctrl键的同时，用鼠标单击或拖拉，可以同时选中不连续的单元格（区域）。
2、设置百分比格式：
选中相应的数值区域，单击“格式”工具栏上的“百分比样式”按钮，即可将普通数值转换为百分数形式。
3、增加和减少小数位数：
选中相应的数值区域，多次单击“格式”工具栏上的“增加小数位数”（或“减少小数位数”）按钮，即可快速增加（或减少）小数的位数。
注意：
如果要清除数值所设定的格式，可以这样操作：
选中需要清除格式的单元格区域，执行“编辑→清除→格式”命令即可。
34、Excel表格的基本操作教程：
按条件显示数据颜色
在用Excel制作表格时，我们经常要求让符合某种条件的数据以不同的颜色（字符颜色或填充颜色）显示出来，对于这种要求，我们可以用“条件格式”来实现。
下面，我们以成绩表为例，让大于等于90分的成绩数值以“蓝色”显示出来，让小于60分的成绩数值以“红色”显示出来。
1、选中成绩所在的单元格区域，执行“格式→条件格式”命令，打开“条件格式”对话框。
注意：
在选取较大的单元格区域时，可以这样操作：
单击鼠标，选中区域的左上角第一个单元格，然后拖拉滚动条到区域的尾首，按住Shift键，单击区域右下角最后一个单元格。
2、按第2个方框右侧的下拉按钮，在随后弹出的下拉列表中，选择“大于或等于”选项，然后在后面的方框中输入数值“90”。
3、按下“格式”按钮，打开“单元格格式”对话框，在“字体”标签中，按“颜色”右侧的下拉按钮，在随后弹出的调色板中，选择“蓝色”选项，确定返回。
4、单击一下“添加”按钮，添加一个“条件格式”，再仿照上述操作，设置好小于“60”分的“条件格式”。
5、设置完成后，确定返回。
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