公务文书写作.docx

公务文书写作.docx

《公务文书写作.docx》由会员分享，可在线阅读，更多相关《公务文书写作.docx（19页珍藏版）》请在冰豆网上搜索。

公务文书写作

公务文书写作

第一节公文概述

一、公文性质和种类

公务文书简称公文。

是党政机关、人民团体、企事业单位在管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的特定文书。

是传达贯彻党和国家的方针政策，发布行政法规和规章，施行行政措施，请示和答复问题，指导、布置和商洽工作，报告情况，交流经验的重要工具。

根据2000年8月24日国务院发布的《国家行政机关公文处理办法》规定，我国现行行政公文种类主要有13种

公文按不同的标准，可以划分成不同的类型：

（一）从公文的使用范围分类

可分为通用公文和专用公文两类。

（二）从公文内容的性质分类

1.规定性公文

2.指导性公文

3.知照性公文

4.报请性公文

5.商洽性公文

6.提请性公文

（三）从公文的行文关系分类

1.上行文

2.平行文

3.下行文

（四）从公文内容处理要求分类

一是参阅性公文二是承办性公文

（五）从公文办理的时间要求分类

1.平件

2.急件

3.特急件

（六）从公文的来源分类

收文、发文两类

（七）从公文的秘密程度分类

1.绝密公文

2.机密公文

3.秘密公文

4.普通公文

二、公文的一般格式

（一）书面格式

组成公文的各要素划分为眉首、主体、版记三部分。

1.眉首部分包括公文份数序号、秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人等项。

2.主体部分包括公文标题、主送机关、公文正文、附件、成文时间、印章、附注等项。

3.版记包括主题词、抄送单位、印发机关和印发日期等项。

（二）公文的特定格式

包括：

信函格式、命令格式、会议纪要格式。

（三）公文的排版规格与印制装订要求

1.排版规格：

正文使用3号仿宋体字，其他字形则随需要进行标识。

一般有小标宋体、黑体、楷体等字形。

一般每面排22行，每行排28个字。

2.用纸要求：

公文用纸采用A4型，幅面尺寸为210mm×297mm。

版面尺寸上白边（天头）空37mm，订口（左白边）空28mm。

3.装订要求：

公文应左侧装订，不掉页。

包本公文的封面与书芯不脱落，后背平整、不空。

两页页码之间误差不超过4mm。

三、公文书面格式

（一）眉首区

1.保密等级：

“秘密”、“机密”、“绝密”三个等级。

2.紧急程度：

“特急”、“急件”

3.份号：

将同一文稿印制若干份时每份公文的顺序编号。

4.发文机关标识：

由发公文的机关名称加“文件”二字组成

5.发文字号：

由机关代字和年份、序号组成。

6.签发人：

发文机关签发、签批公文的领导人的姓名。

（二）主体区

7.公文标题：

标识在红色反线下空二行字的位置居中对称标识。

8.主送机关：

也就是受文办理机关，要使用机关的全称或规范化简称。

9.正文：

在主送机关下一行用3号仿宋体字，每自然段开头空2字，回行顶格。

10.印章：

是公文生效的标识。

公文除会议纪要、电报、翻印文件外，均应加盖印章。

11.成文时间：

指公文的生效日期，一般标识在图文右侧空4字的位置。

12.附件：

是正文的附属部分，是补充公文正文内容的材料（包括图表）。

13.附注：

是对公文的发放范围、使用时需注意的事项等情况的说明。

（三）版记区

14.主题词：

是反映公文主要内容的规范化名词或名词性词组主题词按类别词、类属词、文种的顺序排列，除类别词外，最多不超过5个。

15.抄送机关：

指除主送机关之外需要了解文件内容的单位。

16.印发说明：

包括承印单位名称和印发时间两项。

17.印发份数：

在印发时间之下，右空3字用3号仿宋体字和阿拉伯数码标识

四、行文与行文规则

（一）行文

指各级机关在其公文处理过程中以本机关名义撰制公文向受文机关运行的环节。

（二）行文规则

以行文关系为核心的行文制度、行文方式的总和，是维护现行领导体制、保证机关正常工作秩序，促使公文迅速、准确传递和尽快发挥效力而必须遵循的准则。

行文规则包含行文关系、行文制度、行文方式等内容。

五、行文关系

行文关系是指在行文时要正确反映处理发文单位与受文单位之间的关系。

目前这种关系主要有三种：

（一）隶属关系（领导与被领导关系）

（二）指导与被指导关系

（三）不相从属的平行关系

六、行文方式

按机关隶属关系和公文的发送、效力范围不同，公文的行文一般有三种方向、六种方式：

一是上行方向。

包括两种方式：

第一，逐级行文，即下级机关直接向上一级机关行文；第二，越级行文，即下级机关在特殊和必要的情况下，越过自己的直接上级领导机关向更高的上级机关直至中央行文。

二是下行方向。

包括三种行文方式：

其一，逐级行文，即上级机关只行文给自己所属的下以及机关；

其二，多级行文，即上级机关向下行文时，同时发所属下几级机关，免得逐级转发费时以减少发文层次，提高运转效率；

其三，直贯到底行文，即党政领导机关必要时采取直接传达到人民群众的行文方式，有时还采取登报、广播、电视等形式直接公布于社会。

三是平行方向，即在同一组织系统中同级机关之间运行公文或在非同一组织系统中不相隶属机关之间运行公文。

七、行文原则

（一）确有必要。

（二）注重效用。

（三）部门之间对有关问题未经协商一致，不得各自向下行文。

（四）向下级机关或者本系统的重要行文应当同时抄送直接上级机关。

（五）关于请示公文的报送制度和行文规范问题

1.一般不得越级请示。

2.必须请示的重大事项的公文，涉及其他机关职权范围的，主办机关应与有关机关会商一致。

3.请示应一文一事。

4.请示一般只写一个主送机关。

5.请示不得同时抄送下级机关。

6.“请示事项”不得夹带在“报告”中。

（六）贯彻党政分工的原则。

（七）正确选择适合联合行文的机关。

八、公文处理

公文处理是指对公文的发文办理、收文办理、公文管理、公文归档。

它是使公文得以形成并产生实际效用的全部行为过程，是机关实现管理职能的重要形式。

公文处理必须做到及时、准确、安全。

及时，就是要讲究时效。

在收发、传递、办理过程中，都有明确严格的时限要求。

不拖拉、不积压，处理公文要快。

准确，就是要求在签发、登记、拟办、传阅、分发、传递等每项工作、每个环节中，都必须做到符合标准、保证质量、周详慎密、准确无误。

安全，就是要严格执行国家保密法律、法规和有关保密规定，确保公文的安全。

实训：

1．指出下面发文字号的错误，并予改正。

（1）×燃煤（99）第169号

（2）×政办字[2003]15

（3）〔2004〕×电办第8号

（4）×商办〔2004〕十一号

（5）×政发〔二○○三〕字第9号

2．指出下面成文日期写法的错误。

（1）2004年6月1日

（2）2003年七月二十日

（3）○四年一○月一三日

（4）贰零零肆年伍月拾玖日

（5）二00三年10月三日

3．指出下面公文标题的错误，并予改正。

（1）×××公司关于招收退休退职职工子女就业，进行合理安排，确保社会稳定的通知

（2）××市人民政府关于转发〈××省人民政府关于加快畜牧养殖业发展的通知〉的通知

（3）××省教育厅关于加快和深化普通高校教育体制改革若干问题的试行意见

（4）××××关于申请解决更换一台锅炉并大修一台锅炉的报告

（5）关于对张××进行欺骗伪造病假条错误的通报

（6）××县政府办公室关于批转××市长在××会议上讲话的通知

（7）全国人民代表大会常务委员会关于教师节的决定

（8）关于增加生产任务的函

（9）××市公安局关于表扬×××的通知

（10）××县政府写给××市政府的《关于企业改制问题的请示》

第二节报告

一、报告写作的基本格式

（一）标题

报告标题大多采用公文的常规写法，即可以由发文机关+主要内容+文种构成的完整标题，如《××学院关于招生情况的报告》；也可以由主要内容+文种构成，如《关于粮食政策性财务挂账停息的报告》。

（二）正文

1．缘由

报告缘由，交待报告的起因、缘由或说明报告的目的、主旨、意义。

缘由要能概括说明全文主旨，开门见山，起名立意。

一般用“现将有关情况报告如下”承启下文。

答复报告开头要先引述来函文号及询问的问题，然后过渡到下文，答复上级的询问。

2．报告事项

报告事项，是正文的核心。

应将工作的主要情况、措施与结果，成效与存在的问题等分段加以表述，要以数据和材料说话，内容力求既翔实又概括。

不同类型的报告，内容上各有不同的侧重点。

工作报告一般以成绩、做法、经验、体会、打算、安排为主，在叙述基本情况的同时，有所分析、归纳，找出规律性认识。

这类报告相对篇幅较长，一般可标出序数，分条分项陈述。

情况报告一般以“情况――原因――教训――措施”的结构来写。

先将情况叙述清楚，然后分析情况产生的原因，接着总结经验教训，最后提出下一步的行动措施。

答复报告一般写答复的意见或处理结果，是依据上级要求回答的问题进行写作，所以要写得周全而有针对性。

这种报告内容针对性最强，上级询问什么，就答复什么，不能答非所问。

3．结束语

报告的结束语应另起一行，空两个字来写。

根据报告种类的不同一般都有不同的程式化用语，工作报告和情况报告的结束语常用“特此报告”、“请审阅”、“以上报告，请审查”；答复报告多用“专此报告”。

因报告是单向性公文，所以类似“以上报告当否，请批示”的结束语是不妥当的。

二、例文评析

答复报告

××县人民政府文件

×政发〔2004〕28号　　　　　　　　　签发人：

吴××

关于治理水质污染问题的报告

 ××市人民政府：

前接×政发〔2004〕106号函，询问我县水质污染原因及治理问题，现将有关情况报告如下：

我县水质现污染较严重，其主要原因：

一是公众环境保护意识差，一些居民随意向河道坑塘倾倒垃圾；二是我县市政基础设施薄弱，无污水处理厂，居民生活污水直接排入大环境。

三是近几年，我县“三业”发展较快，其废水杂物直接排入护城河及坑塘，造成水质严重污染。

四是县纸厂停产治理后，虽有污水处理系统，但运行费用高，工程设计落后，不能做到不间断达标排放。

解决水质污染问题的根本途径：

首先是建设污水处理厂，目前，县政府正在积极筹备之中。

其次，加大宣传力度，提高全民环保意识，减少污水无序排放。

其三，加大环保监督检查力度，确保排污企业治污设施正常运行，达标排放，促进水质好转。

其四，环保部门依法行政，严格执法，从源头把关，减少各种污染。

专此报告.

　　　　　　　　　　二○○四年四月二十九日（印章）

眉首：

由发文机关标识+发文字号+签发人组成。

注意：

上行文应注明签发人。

标题：

省略发文机关。

主送机关：

为“××市人民政府”。

正文：

1．报告缘由：

引述上级机关来函文号及询问问题作依据，然后用“现将有关情况报告如下”过渡到下文。

 2．报告事项：

对上级的询问作具体的回答。

主要从两方面进行答复，一是水质污染现状，二是解决污染的途径。

写得有针对性。

结束语：

“专此报告”选用准确。

 成文日期、印章。

三、报告写作的注意事项

（一）要正确使用文种

对于报告，受文机关不用答复，因此，报告与请示不能混用。

报告事项不得夹带请示事项，否则会因报告不需批复而影响请示事项的处理和解决。

（二）要重点突出

报告的内容要根据主题的要求来安排，分清主次轻重,不要面面俱到。

要注意处理好点和面的关系，既要有典型的事例，又要有面上的综合性的情况，条理清楚，逻辑严密。

（三）材料要真实

向上级机关汇报工作应该本着实事求是的态度，如实汇报，不能夸大和虚构成绩或情况，欺骗上级。

所以，起草报告的人员，应该在调查研究、全面掌握本单位情况的基础上撰写。

实训：

1．请你代你学校团委向学校党委写一份开展××××活动的报告。

要求说明为什么要开展这次活动？

是怎样开展活动的？

有什么收获？

2．根据下面提供的材料，请以××市商务局的名义向××省商务厅起草一份报告。

（1）××××年2月20日上午9点20分，××市××百货大楼发生重大火灾事故。

（2）事故后果：

未造成人员伤亡，但烧毁三层楼房一幢及大部分商品，直接经济损失792万元。

（3）施救情况：

事故发生后，市消防队出动15辆消防车，经4个小时扑救，大火才被扑灭。

（4）事故原因：

直接原因是电焊工××违章作业，电焊火花溅到易燃货品上引起火灾，但也与××百货公司领导及员工安全思想淡漠，公司安全制度不落实，许多安全隐患长期得不到解决有关。

（5）善后处理：

市商务局副局长带领有关人员赶到现场调查处理；市人民政府召开紧急防火电话会议；市委、市政府对有关人员视情节轻重，做了相应处理。

第三节请示

一、请示写作的基本格式

（一）标题

请示标题大多采用公文的常规写法，即可以由发文机关+主要内容+文种构成的完整标题，如《××学院关于建立计算机中心要求拨款的请示》；也可以由主要内容+文种构成，如《关于调整函授学员培训费标准的请示》。

（二）正文

1．请示缘由

请示缘由一般是写请示问题或事项的原因、背景、理由。

这部分要求事实清楚，理由充足，因它是上级机关批准的依据，只有把缘由讲清楚，再写请示的事项，这样才能有说服力。

2．请示事项

请示事项是请示的核心，就是要将请示上级机关给予指示、批准或批转的具体问题及事情全盘托出，请求上级机关作出答复。

提出请示事项要详细，阐述说明道理要充分。

如需要上级机关审核、批准的事项，要进行具体细致地分析，还可提出处理意见和倾向性意见，供领导参考。

提出的请示，要符合有关方针、政策，切实可行。

3．请示要求

请示要求是请示的结语部分，为了使请示的事项得到答复，发文机关应明确提出要求解决问题的方法或途径。

一般是另起一行空两字书写。

请示结语语气要谦恭，常用的结语有：

“是否妥当，请批示”、“以上请求，请批复”、“特此请求”、“以上请求，请审批”等等。

二、例文评析（见教材）

三、请示写作的注意事项

（一）坚持一事一文

写请示必须一事一文，不能一文数事，以免上级机关不好批文而贻误工作。

（二）避免多头请示

请示应只主送一个机关，切忌多头主送，以免出现单位之间互相推诿的情况，延误工作。

如是受双重领导的机关，应根据请示内容，主送一处上级机关，对另一上级机关采取抄送形式。

（三）不可越级请示

在一般情况下不得越级请示，应根据隶属关系和职权范围逐级进行请示。

如果因情况特殊或事项紧急必须越级请示时，要同时抄送越过的上级机关。

（四）不可请示和报告混用

把“……的请示”写成“……请示报告”或“……报告”都是错误的。

（五）请示不得抄送下级机关

请示是上行文，不得同时抄送下级机关，更不能要求下级机关执行上级机关未批准的事项。

（六）语言要谦恭

请示的语气必须谦恭，要尊重上级，不要有要挟、命令、催促的口吻。

在写请示事项时，只能写“拟”怎么办，不能写“决定”怎么办。

实训题：

1．根据下列材料，写一份格式规范、内容简明合体的请示。

××市土特产公司2004年7月20日向××市供销社行文，发文字号：

×土特〔2004〕36号。

主要内容：

进入新世纪，对外贸易进一步发展，现在各类手工艺品货源越来越多，国内外市场销路越来越畅，该公司的业务量不断扩大增加。

为了适应形势，抓住时机，该公司经理办公会议研究决定，设立手工艺品部专门经营这项业务，所需人员除在本公司现有人员中解决外，对外招聘熟悉外贸业务的外销员二名。

2．根据材料，拟写一份请示。

××省外资局拟于××××年12月10日派组（局长×××等5人）到美国纽约市××设备公司检验引进设备。

此事需向省政府请示。

该局曾与对方签订过引进设备的合同，最近对方又来电邀请前去考察。

在美考察时间需20天，所需外汇由该局自行解决。

第四节通知

一、通知写作的基本格式

通知的写作形式多样、方法灵活，不同类型的通知使用不同的写作方法。

种类

发布性通知

指示性通知

知照性通知

会议通知

作用

完成有关规范性公文的发布生效程序；扩大一部分公文的有效范围并使之更加具体化；使一部分公文升格赋予其在更大范围产生效用的条件

用于传达要求下级机关办理和需要有关单位共同执行的事项

用于转达要求各有关方面周知（只需要知晓而不要求直接执行）的事项

兼有告知和布置工作的作用

标题

发文机关+发布（印发、转发、批转）被发布文件标题+文种

三要素齐全的公文标题，也可省略发文机关

用三要素齐全的公文标题，也可省略发文机关

采用公文的常规写法，即三要素齐全的完整标题或是省略发文机关的标题

正文

对印发、批转、转发的文件提出意见，表明态度；写明所印发、批转、转发文件的目的和意义，提出希望和要求。

由缘由、执行事项、执行要求等部分组成

根据通知的内容，交代清楚知照事项，一般包括形成该事项的过程、原因、根据，事项的具体内容（性质、状态）

开头写明召开会议的原因、目的、会议名称，主体写主要议题、出席对象及出席者要求、会议的时间和地点、需携带的材料等

二、例文评析

（一）发布性通知

××市工商行政管理局文件

×工商发〔2003〕161号

关于转发国家工商总局《国家工商行政管理总局

依法行政、文明执法六项禁令》的通知

各区县分局，市局机关各处室、各直属机构，各事业单位，各协会、学会：

现将国家工商行政管理总局《关于印发〈国家工商行政管理总局依法行政、文明执法六项禁令〉的通知》转发给你们，请组织干部、职工认真学习，连同市局发布的《××市工商行政管理局禁令》一并贯彻执行。

各单位要加强对《禁令》落实情况的监督检查，对违反《禁令》的行为坚决查处。

附件：

《国家工商行政管理总局依法行政、文明执法六项禁令》

　　　　　　　　　　　　二○○三年十月二十日（印章）

主题词：

工商　禁令　通知

××市工商行政管理局办公室　　2003年10月20日印发

眉首：

发文机关标识：

“发文机关名称+文件”组成。

（居中）

发文字号：

由“机关代字+年号+序号”组成。

（居中）

标题：

由转发被转发文件标题+文种组成。

（居中）

 主送机关：

为“各区县分局……学会”（顶格写，回行仍顶格）

正文：

首先说明转发公文的名称，接着提出执行要求和指导性意见。

此通知内容简洁、明白。

（开头空两个字）

附件：

标明转发文件的标题。

这是发布性通知不可缺少的内容。

（空两个字）

成文日期、印章

 主题词：

表明该通知的主题。

（顶格）

印发机关和印发日期（左、右各空1字）

三、通知写作的注意事项

（一）内容准确，措施具体

（二）讲求实效和时效

（三）语言简洁明了

实训：

1．修改下面这则通知的格式及正文内容。

××厂文件

××〔2004〕×号

关于召开厂部工作会议的通知

厂属各单位：

为了进一步完善厂长责任制。

切实抓好今年下半年生产和各项工作，根据我厂实际情况，经厂部研究决定，于6月中旬召开厂部工作会议，现将有关事项通知如下，请遵照执行。

一、参加人员，各单位党支部委员、副科级以上干部、厂级领导。

具体安排见附表。

二、时间：

2004年6月12日到15日。

三、地点：

办公楼八楼会议室。

四、各车间、科室接本通知后，安排好会议期间的生产任务和工作，并请各党支部通知有关人员。

携带好笔记本，于6月12日上午8点准时参加会议。

厂部办公室（盖章）

2004年6月4日

附表：

会议分两段时间，6月12日、13日为第一批，参加人员名单（略）；6月14日至15日为第二批，参加人员名单（略）

2．××市工商局决定于二○○×年×月×日召开一次全市工商工作会议，传达、贯彻省工商局对当前工商工作的指示，布置下半年工作。

通知的发文字号：

×工〔200×〕8号；主送机关：

各区、县工商局，市直属处室；抄送：

省工商局。

第五节通报

一、通报写作的基本格式

（一）标题

通报标题大多采用公文的常规写法，即三要素齐全的完整标题或省略发文机关的标题，如果是张贴的通报可只写文种。

（二）正文

通报正文一般包括三部分内容：

1．主要事实

表彰性通报要突出主要先进事迹，包括时间、地点、人物、发生了什么事，怎么做，有何结果；批评性通报要抓住主要错误事实，即将事故或错误事实的经过情况、时间、地点、后果等交待清楚；情况通报叙述基本事实，阐明发布通报的根据、目的、原因等。

2．简要评析事件

表彰性通报，指出其典型意义，或概括其主要经验；批评性通报要分析错误的性质、原因，指出危害及应吸取的主要教训等；情况通报是叙述有关情况，并对情况做必要的阐述、评价，有时还可针对具体问题提出一些指导性的看法。

3．希望与要求

表彰性和批评性的通报，一般写明组织结论与予以表彰或处理的决定（有的把这一内容写在评析事件部分），同时提出对表彰或批评对象与读者的希望、要求。

情况通报，在明确情况的基础上，对受文机关提出一些希望和要求。

二、例文评析（见教材）

三、写作注意事项

（一）选材要典型，要具有普遍意义

（二）内容要真实、准确

（三）语言平实、严谨

实训：

1．下面是某地区教育委员会印发的通报节录，请细加分析，进行修改。

关于××县××乡教育干事张××挪用教育经费私建住宅的通报

各县（市）人发政府、各县（市）教委：

据反映，××县××乡教育干事张××，挪用中小学教育经费和民办教师补助费，为自己建造住宅，引起中小学校的强烈不满，纷纷写信揭发。

地区教委组成调查组，进行了调查，证明群众揭发的问题是正确的。

为了教育犯错误者，使之从中吸取教训，特将此事通报如下：

（略）

2．根据下面材料写一则通报。

今年夏天，××县遭受百年未遇的特大洪灾，该县粮食系统干部职工在滔滔洪水面前毫不退缩，奋不顾身抢救国家库存粮食100多万公斤，饲料5万多公斤，洪灾退后又清理库前淤泥2000多立方米，抢修电机6台。

请以××市粮食局的名义撰写一份公文，表彰该县粮食系统干部职工抗洪救灾先进事迹。

该文文号为×粮〔2004〕×号。

第六节函

一、函写作的基本格式

按发文目的，函可以分为发函和复函两种。

发函，也称去函，即发文机关主动向受文机关商洽工作、询问问题、知照有关情况或向有关主管部门请求批准事项所发出的函；复函则是为答复对方所发出的函。

（一）标题

函的标题可由发文机关+主要内容+文种，如发函《××市劳动局关于工伤确认等问题的函》，复函《劳动部办公厅关于工伤确认等问题的复函》。

也可由主要内容+文种，如《关于毕业生分配问题的函》。

（二）正文

1．函的缘由

发函的缘由一般概括交代商洽、请求、询问或告知事项的目的、依据、背景、原因等；复函的缘由一般首先引述来函的日期、发文字号、标题等，如“你