物业档案管理制度.docx

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物业档案管理制度

档案管理制度

为严格公司档案管理，保证档案管理有效性、规范性，特制定如下管理制度。

一、各部门归档范围

行政人事部：

1、通知、会议纪要、请示、报告、重要照片、社区文化。

2、公司年度、季度、月份工作计划、总结。

3、公司部门经理、系统工调函及任免报告。

4、公司重大投诉报告、处理决定。

5、公司颁布的各种规章制度、条例、决定、规定。

6、公司简报、信息、通讯及报刊剪辑。

7、员工培训计划、培训实施方案、考核规定。

8、上级机关对劳动工资、人事制度的指示、通知、计划。

9、员工工资管理办法、方案、规定和实施细则。

10、员工的奖励、处分的决定和通报。

11、职工调资、转正、定级、考核等文件。

12、采购合同。

家政秘书部：

1、业主收楼资料、各类投诉处理记录；

2、家政秘书部各项规章制度；

3、人员结构、工作流程，年度培训计划；

4、申请二次装修流程及有关资料；

5、关于业主因为工程问题要求赔偿的所有报告；

6、业主相片、业主地址更改声明；

7、业主联络登记表、办理临时出入证；

8、业主意见调查表，IC、ID卡资料；

9、各类收文、发文、内部通启；

10、社区物业情况

工程维护部：

1、骏工工程图纸、土建资料，水电图纸；

2、人员架构、各项规章制度；

3、工作流程图、收文、发文，与宏富文件；

4、各类设备的说明书及厂家地址电话；

5、与外单位的合同；

6、日常维修单、有偿服务单；

7、电梯公司来文；

8、工程验收文件；

财务部：

1、业主委托交费授权书；

2、免二次装修承诺书；

3、银行扣账后的业主发票；

4、会计凭证、固定资产资料；

5、减免管理费的资料；

6、收文、发文、财务制度、物业公司发票；

环境维护部：

1、2003年环境维护部员工培训计划；

2、房间开荒清洁流程表；

3、2003年度环境维护部工作设想；

4、星河湾清洁质量评分标准；

5、环境维护部岗位职责；

6、环境维护部一期物业基本情况；

7、每周工作安排；

8、除四服务工作记录表；

9、外判清洁公司的监督制度；

10、清洁工作标准；

11、公共区域周检/日检记录；

12、外判清洁公司合同；

安全管理部：

1、安全管理部的职责范围及工作内容；

2、安全管理部组织架构；

3、星河湾小区安全管理员布岗图；

4、各级人员工作职责；

5、其它各岗位工作职责；

6、部门规章制度、规定；

7、区实行封闭式管理；

8、星河湾一期智能化系统简介与统计；

9、星河湾一期智能化各系统的操作规程；

10、消防监控中心管理规定；

11、消防管理制度；

12、年度培训计划；

商业经营部：

1、各部门的收文、发文，宏富文件；

2、工作报告，部门文件；

3、与各商铺的合同协议书；

4、会议记录、行政人事文件；

5、部门各项规章制度；

物业公司车队：

1、运行时间表；

2、员工工作安排流程图；

3、保养计划、维修计划；

4、部门各项规章，规定；

5、与外借场地签约合同；

6、本部门的收文、发文；

二、文件资料归档要求

1、各部门在管理工作中形成的文件资料，要根据不同级数和年限要求，归档存放在部门。

各部门兼职资料员将原件交公司行政资料室。

2、文件资料要准确地反映各项管理的相关内容和过程。

3、文件资料必须层次分明，符合其形成规律。

4、文件资料要符合公司规定的文件格式及书写标准，禁用圆珠笔、铅笔起草和批改。

5、统一用A4打孔夹装订，并贴上标准的文件盒标签。

三、归档时间

1、每月28日各部门兼职资料员按归档范围将文件集中上报行政人事资料室统一归档。

2、工程类文件资料在任务完成或工程竣工后一个月内必须整理归档。

3、管理工作中的文件资料，应在第二年3月前将上年度超过部门保管期的文件资料上交行政资料室归档集中管理。

4、公司重大会议和活动的文件资料应在结束后7天内归档。

5、会计档案由财务部保存2年，期满后集中管理。

四、档案资料保存期的鉴定

1、公司的档案资料按一级、二级、三级三种。

2、保密性的资料属一级。

3、对公司有长远利益价值的档案资料属三级。

4、对公司在一定时期内有利用价值的档案资料属三级。

5、公司的档案资料鉴定由档案鉴定小组负责进行，鉴定小组由主管档案工作的领导、档案员和相关管理人员组成。

6、鉴定工作原则上1年进行一次。

7、销毁档案必须从严掌握，慎重从事。

对经鉴定确定无保存价值的档案，由行政人事部资料室提出销毁报告，经鉴定小鉴定，鉴定小组领导签名后销毁。

五、档案资料借阅规程

为进一步规范文件资料管理，防止文件资料丢失，特制定如下管理规定。

1、总资料室原则上仅限在资料室内查阅，特殊情况需借出的资料须经公司领导批准。

2、借阅的文件资料、图纸、证件等资料，必须在文件借阅登记表上登记后方可借阅。

3、借阅期限不得超过两周，到期必须归；如需再借，应再次办理续借手续。

4、借阅文件资料的人员必须爱护文件资料，并要保证文件资料的安全性与保密性，不得擅自涂改、勾画、剪裁、转借或损坏，否则将追究借用人责任。

5、借阅文件资料交还时，须当面清点核对，如发现遗失或损坏，应立即上报公司主管领导。

6、档案资料一般不允许复制。

凡需复制、复印档案资料的，需经总经理批准。

7、详见借阅流程表。

六、各部门资料管理员岗位职责

1、各部门资料管理员（文员兼职）要对资料管理重要性有深刻认识。

2、各部门资料管理对本部门的重要资料注重保密，该保密的注上保密字样，不能传阅及泄密。

如泄密造成公司损失，公司有权追究其责任。

3、在各部门兼职资料员，负责系统收集各部门管理档案资料，确保公司档案资料的全面性、系统性和时效性。

4、各部门对各类文件资料进行分类整理、分类摆放；按标准格式装订，按类别储藏放置，对破损资料、破损页码及时正确修补或复制。

5、各部门每月对资料进行清点，如有遗失及时补回，查明原因杜绝类似事件发生。

6、重要、保密文件资料部门如有须要只能存复印件，原件交由总资料室存档。

7、严格执行公司档案使用查询制度，规定不能外借的档案资料，未经领导批次数不得外借，借阅档案资料必须详细登记，对造成破损、缺少、不按时归还者严格按规定处罚，并尽力弥补。

资料室主管岗位职责

资料室主管在行政人事部直接领导下，对档案资料室实施科学化，系统化、合理化、技术化的管理，使档案资料室成为小区的信息资料中心。

具体岗位职责如下：

1、认真学习专业知识，提高自身的业务水平与综合素质，并在工作中不断完善、发展，使小区的档案资料管理更加规范合理。

2、制定科学的分类编码方法，对住宅区全部档案资料详细、系统分类，分类目录输入电脑系统，并拷贝二份软盘备用。

3、熟悉和掌握资料室各种文件资料摆放位置及借还情况。

4、对各部门资料统一指导、统一协调、统一监督。

5、对各部门管理资料人员有不良作风和违纪现象要及时教育、批评，对泄露公司文件资料或造成损失的行为必须及时向上级报告，并提出处理意见。

6、每周至少两次到各部门对资料管理情况进行检查，对于文件档案资料中有漏缺或不符合规范之处，要及时加以补齐订正。

7、严格执行资料借阅制度，对损坏或缺少的要及时补充或妥善处理。

8、对负责资料管理的离职员工，必须认真督促把资料完整的移交给下一位接手的人员。

9、及时认真的完成领导安排的各项工作。

物业管理有限公司

年月日

附一一级文件（资料）借阅流程图

附二二级文件（资料）借阅流程图

附三：

三级文件（资料）借阅流程图