08文件和数据管理规工作标准.docx

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08文件和数据管理规工作标准

广东省输变电工程公司企业标准

Q/CSG-GPG-GPTC213009-2013

文件和数据管理工作标准

2013-8-30发布2013-8-30实施

广东省输变电工程公司发布

广东省输变电工程公司

文件和数据管理工作标准

1目的和适用范围

为使公司的文件和资料得到有效的控制和管理，特制订本规定。

本规定适用于公司经营管理活动和生产工作场所使用的文件和资料。

2依据文件

2.1引用

《中国南方电网公司安全生产风险管理体系》全文

《GB/T19001-2008质量管理体系—要求》全文

《GB/T50430-2007工程建设施工企业质量管理规范》全文

《GB/T28001-2011职业安全健康管理体系—规范》全文

《GB/T24001-2004环境管理体系—要求》全文

2.2应用

Q/CSG-GPG-GPTC202001-2013技术管理制度

QB/203.01.02-2010公文运行管理规定

QB/203.01.12-2010档案管理制度

3术语和定义

无

4职责

4.1办公室负责公文及文书、对外交流资料、外来公文及文书，与综合档案资料的归口管理。

4.2企业管理部负责公司规章制度的归口管理。

4.3各职能部门和二级单位负责各自业务范围内文件和资料的管理，并跟踪执行落实情况。

5管理内容与方法

5.1文件和资料分类

文件和资料是指信息及其承载媒介。

公司经营管理活动和生产工作场所使用的文件和资料按其产生来源和特点分类如下：

（1）公文与文书。

如：

决定、通知、报告、请示、函等；

（2）规章制度。

指公司质量、安全、环境管理、党群工作和其他生产、经营与管理所制订的文件，如办法、制度、条例、细则、指南、指引等；

（3）工程项目文件和资料。

指工程项目在实施全过程中产生的文件和资料，如施工策划文件、作业指导书、往来文件资料、联系单（函）、工程竣工资料、技术与经济文件（标书、合同、设计文件资料及图纸）等；

（4）公司外来文件和资料。

指公司外部相关方发来的文件和资料，如：

上级主管部门、顾客、供应商和其他相关方的文件和资料、函（传真）、协会文件和资料等；

（5）记录和资料。

指各项生产、经营、管理工作中产生的记录和资料：

如计划（方案）、总结、报告（汇报）、报表、施工记录、工程竣工资料等。

5.2文件和资料的通用管理要求

文件和资料管理流程覆盖其全生命周期，管理流程包括编制、审批、标识、发放、使用、保管、归档、更改、作废、销毁等，见图1。

图1文件和资料管理流程图

管理要求如下：

（1）起草：

由该事项责任部门和人员负责。

（2）审核和批准：

按管理职责和权限执行。

（3）标识与发放：

表明文件和资料唯一性的标识，可包括名称、编号（版本）、编制部门及编制人、审批部门及审批人、编制日期、生效日期等。

发放时应加盖“受控”标识，未作标识的均属于“非受控”文件。

（4）文件和资料发放对象为工作场所应得到所需的文件和资料的人员，对需要追回修改或更新的文件和资料，发放时应进行可追溯性标识。

标识方法可用标记发放编号、印章标记、发放记录等。

见《文件和资料发放登记表》。

（5）使用与保管：

文件和资料的使用和保管应符合公司保密的要求，应妥善保管，免受破损和遗失。

持有人不得擅自更改、复印、外借，重要的文件和资料遗失应向相关部门报告；否则，按公司相关保密管理制度追究责任人责任。

（6）归档：

按公司《档案管理制度》执行。

（7）更新与修改：

合适时，文件应定期评审更新，确定文件适宜性。

文件需修改时，须由原审批部门审批。

（8）作废：

有保留价值的作废文件和资料应作出标识，防止误用。

（9）销毁：

文件和资料的销毁按公司《档案管理制度》执行。

5.3公文与文书的管理

公文与文书管理按公司《公文运行管理规定》执行。

5.4规章制度的管理

规章制度文件的管理流程见附录A

5.4.1规章制度的标识

规章制度标识包括名称、文号或标准编号、生效日期（版本号）、发布（签名）日期、起草部门（人）、审批或发布部门（人）等。

（1）规章制度的编号规则如下：

发文年份

顺序号

制度分类码

制度群分类码

规章制度群的分类、制度分类及顺序号由企业管理部根据企业标准化的要求统一制订。

各部门编制新的规章制度时，由企业管理部提供制度编号。

（2）规章制度版本号编码规则。

版本号从A、B、C……递增，修改状态从1、2、3、4递增，文件经历4次修改后，应升级版本号。

5.4.2规章制度的编制与审批

5.4.2.1公司级规章制度

（1）涉单一专业（领域）的，由主管职能部门编制、公司分管领导批准。

（2）涉两个以上（含）专业领域的，由主责职能部门组织编写，相关部门会审，公司分管领导会签或公司领导班子讨论通过，公司总经理批准。

与员工职业安全、健康、薪酬、福利或其他切身利益有重大密切关系的，还应提交职代会讨论通过后，公司总经理批准生效。

5.4.2.2职能部门内部使用的制度

由本部门编制,公司分管领导审批，报企业管理部备案。

5.4.2.3二级单位内部使用的制度

由二级单位内部相关职能编制，二级单位负责人批准。

报公司相关职能部门备案。

5.4.3规章制度的新建、修改

新建立公司级规章制度，由责任部门提出建议、与企业管理部协商，经公司分管领导审批，责任部门组织编制。

涉及现行规章制度的修改，由责任部门填写《文件更改申请通知单》，并与企业管理部协商，经公司分管领导同意，责任部门组织修改。

审批流程按4.2.2.1执行

5.4.4规章制度的更新

企业管理部定期更新公司有效（在用）文件清单并公告，每隔3～5年组织各部门对公司现行规章制度进行评价，必要时组织修改完善。

5.5工程项目文件和资料的管理

5.5.1文件和资料的编制和审批

（1）施工技术文件按《技术管理制度》执行。

（2）质量、安全及环保、文明施工等方面策划书，由项目部（运维站）编写，工程管理部（生产技术部）、安全监察部审核，公司分管领导（总工程师）批准。

（3）工程项目部（运维站）在项目实施（运维）过程中所需的文件和资料，由责任人编制、项目总工审核、项目经理（运维站长）批准。

5.5.2工程项目设计文件和资料的管理

工程项目设计文件和资料如设计图纸、技术设计说明书等按《技术管理制度》执行。

5.5.3工程项目（运维站）外来文件的管理

工程项目（运维站）外来文件如顾客（业主）、设计方、监理方、供应方、分包方和其他相关方的公文与文书、信函、设计变更通知、工程联系单、会议纪要等。

项目部（运维站）应对来件进行文件和资料发放登记处理，工程项目部（运维站）外来文件是费用追加或索偿的重要依据，应妥善保管，工程结束后及时归档。

5.5.4工程项目竣工资料的管理

工程项目竣工资料的管理流程包括：

收集、保管、整理、归档、移交等。

具体按4.6公司《档案管制度》执行。

5.6外来文件和资料的管理

外来文件和资料是指公司外部相关方发来的文件和资料，各职能部门、二级单位应对来件登记处理，阅办后妥善保存，并按要求归档。

6资料归档、保存

6.1记录和资料一般指管理活动过程中产生的记录、文件和资料，管理流程包括标识、收集、贮存、归档和处置等，见图2。

图2记录管理流程图

6.2记录和资料标识

记录和资料的标识包括名称、编制日期、签证栏、页数页码、记录流水号等。

不属统一格式的记录和资料的编号可根据自身的管理特性进行标识。

属规章制度规定使用的记录表格编号规则如下：

6.3规章制度规定使用的记录，由各使用部门保管归档，其保存期为5年。

6.4记录和资料收集、贮存、归档和处置，按公司《档案管理制度》执行。

6.5需要流转到下游流程使用的记录和资料，还应参考4.2执行。

7附录及使用说明

7.1本标准由企业管理部归口管理并负责解释

7.2本标准从颁布之日起正式实施。

7.3附录A（标准的附录）：

规章制度文件管理流程图

7.4R204008-01文件和资料发放登记表

7.5R204008-02有效（在用）文件清单

7.6R204008-03文件更改申请通知单

附录A：