最终海鸥协会十周年庆暨第三届蛋糕节活动策划书.docx
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最终海鸥协会十周年庆暨第三届蛋糕节活动策划书
海鸥社会调查协会
十周年庆暨蛋糕节
活
动
策
划
书
主办单位：
海鸥社会调查协会
承办单位：
海鸥社会调查协会
海鸥社会调查协会十周年暨第三届蛋糕节策划书
一、活动主题：
海鸥社会调查协会十周年庆典暨江农第三届蛋糕节
二、活动背景：
海鸥社会调查协会成立至今已有10年之久，今年对于我协会来说是特别的一年,我们即将迎来自己的十岁生日。
在过去的九年里，我们协会在几届负责人的共同努力下，取得了非常不错的成绩，为了更好地发展我们协会、服务于我们农大学子及社会，我协会将十周年庆典和第三届蛋糕节活动一同举办。
通过举办第三届蛋糕节庆祝我协会十岁生日的同时庆祝我协会一年一度的特色活动―蛋糕节。
三、活动目的、意义：
1.丰富社团文化，营造大学良好氛围，展现青春时尚魅力
2.使农大学子更全面地了解我协会
3.庆祝我协会成立10周年，总结我协会过去的点点滴滴，展现我协会独特风采。
4.塑造和整合我协会良好形象，深化我协会宗旨。
5.宣传蛋糕节文化，调查大众的蛋糕口味，为商家提供可靠的参考数据
四、活动时间：
2016年11月29、30日
五、活动地点：
校大礼堂、南区樱花树下、北区食堂旁
六、活动对象：
海鸥社会调查协会协会全体成员及全校其他师生
7、活动内容（流程）：
前期准备：
1.各部门将于11月5日之前节目上报，并由培训部收集并督促各部门节目，制作总节目单；
2.预定场地时间下发通知；提前租借好场地；
3.由会长程扣辉与11月10日之前拟定人员嘉宾名单制作电子表格交于办公室，同时将参与节目表演的兄弟社团名单交于培训部；
4.宣传部晚会前三天（11月28日左右）做好前期宣传（官方QQ、微信公众号、微博等的宣传）并于10月15日之前将协会十周年庆典以及第三节蛋糕节展板,晚会当天协会宣传视频制作完成，同时于25日之前做好晚会节目音频【具体内容见附件】；
5.培训部11月20日之前准备好蛋糕节当天所需的小礼品，蛋糕等自己晚会所需小礼品、物品、道具、请帖、服装等并将信息交于办公室制作相应的报表；
6.调研部于11月20日之前负责制作相关的问卷，并制作网络问卷；
7.秘书长刘丽丽20号之前完成主持人的选定、主持稿的撰写，跟踪主持质量，并做好晚会所需礼仪人员的安排工作；
8.外联部于11月20日之前拉好所需的所有赞助（蛋糕，小礼品以及一千左右的资金）；
9.办公室于11月20日之前收集好往届协会负责人照片以及祝福语，于蛋糕节当天摆点悬挂张贴于“活动签名墙”；
10.组织策划部制作摆点当天所播放的相关音频；
11.由理事长毕家华负责收集往届负责人祝福视频；
活动中期：
活动第一天：
1、活动前：
①、当天协会全体人员于29日早上7点在南区樱花树下集合。
②、由全体男生负责搬物资（桌子、展板、帐篷、凳子、音响等），女生负责布置活动现场，八点之前一切工作到位。
③播放协会十周年及蛋糕节特制音频。
2、活动中：
①参与者需带截图（问卷填写的截图及转发海鸥的相关说说集赞的截图）。
②事先或者现场关注我们海鸥的微信平台“海鸥看世界”，并填写了我们的问卷，由工作人员检验后即可现场抽奖，奖品包括由商家提供的各种精美礼品以及蛋糕。
③抽到奖品的参与者在现场填写便利贴关于对我协会十周年生日的祝福并贴到我们的心愿墙上；未中奖的参与者赠送海鸥十周年纪念徽一枚。
④宣传部负责拍照并及时在官方扣扣上更新有关动态
⑤全体人员负责发放蛋糕节问卷
3、活动后
①全体男生负责将将桌子等搬回原地，女生负责打扫
b活动第二天：
（一）晚会准备工作：
8:
00开始布置舞台和现场
9:
30 所有节目现场定点、进行第一次彩排（可不按次序）
12:
00准备好所有与晚会有关的物品、调好音响设备
14:
00按晚会流程完整的进行第二次彩排
15:
00舞台布置完毕；进行话筒试音，确保音响设备等无误
15:
00 彩排完演员开始进行化妆和准备好演出服装
18:
00 所有演员、工作人员到位、点到、补妆
（2）晚会开始（19：
00-21：
30）
18:
00—18：
50观众、嘉宾入场
18:
50开始播放我们协会的宣传片
19:
00晚会开始（开场舞）
19:
00—21:
30晚会按节目单进行
21:
30播放往届负责人对协会的祝福
21:
35晚会结束（主持人宣布结束）
21:
35邀请老师、演员、工作人员合影留念；整理会场
（三）晚会结束后
1.会场整理——
负责：
培训部
工作人员：
海鸥协会全体成员
工作任务：
活动结束后及时整理会场
2.道具服装——
负责：
调研部
工作人员：
调研部部门的所有成员
工作任务：
检查并整理好道具、服装，及时归还物品
3.设备管理——
负责：
组策部
工作任务：
相关设备的检查和整理
晚会的形式与内容
有小品、相声、舞蹈、唱歌等，还邀请了一些兄弟社团助力。
第一个节目小品宣传部
第二个节目歌曲外联部
第三个节目相声调研部
第四个节目歌曲串烧办公室
第五个节目舞蹈组策部
第六个节目小品外联部
第七个节目歌曲组策部
第八个节目相声培训部
第九个节目歌曲调研部
c活动后期
1、将活动总结及相关资料整理好交给有关负责人；
2、召集组员总结参与此次活动的感受和收获，指出活动的不足及建议；
3、做好后期活动的宣传工作，向有关平台投新闻稿，更新官Q，官微，微博，以及协会网站消息，简要总结活动的意义。
8、经费预算
经费预算表
物资
数量（个）
单价（元）
金额（元）
来源
调查问卷
500
0.1
50
展布
4
60
240
横幅
4
20
80
拉赞助
海报
10
25
250
装饰品
1套
50
50
抽奖箱
2个
2.5
5
小礼品
50个
2
100
U盘
1个
150
150
音响
2个
40
80
总计
1005
九、注意事项
1、务必做好前期准备、前期宣传。
2、保证场地布置及时、合理，不损坏财产；
3、活动前的准备工作各个部分一定要有相应负责人，在流程，音乐，服装，时间，搭台，出场方式，道具等各个方面各负其责；后备人员随时待命，防止突发事件的发生；
4、各部门要明确分工，及时更新晚会变动信息。
要让主持人熟悉整个晚会的流程，每部分的内容如何操作。
知道需要注意的地方。
更重要的是及时更新信息。
（如流程的修改/节目改动/表演人员的更改/嘉宾的更改等）；
5、场景设计：
观众区域布置（演员进出口/观众人行道/工作人员人行道/嘉宾席以及其他观众席）；
6、彩排。
注意每部分的时间，计算好每部分的时间，每个环节的漏洞记下每部分的问题，彩排后要汇总和解决；
7、根据各方面需要（演员、礼仪、工作人员、嘉宾），安排好座位；
8、活动中以及活动后的事务要落实到位，及时做好处理，务必保持场地的整理和清洁；
9、活动期间，务必安排好相关人员做好拍照工作，以备后期活动的总结与宣传。
10、突发处理
出现的问题
解决方案
天气因素：
活动期间天气恶劣
（1）提前查看天气预报，并备好雨具；
（2）如果天气恶劣到确实无法开展活动，可以考虑适当调整
出现资金不足
（1）（要尽可能的杜绝）与办公室联系好，做好相应的准备；
（2）项目活动不能数着钱数来，要计划着来进行。
另一方面，毕竟是环保活动，不能铺张浪费。
现场耗电物品以及其他物品损坏问题
（1）可寻找可替代品进行补应；
（2）做好后期的修理工作。
（2）
活动期间出现有人捣乱情况
（1）相关负责人及时做好调解工作，若实在不能解决则可联系社区的相关负责人加以调解，处理好。
活动过程中出现问题：
本着坚守职责所在、兼顾他人所需的原则进行处理，较难解决的问题可以开小会解决，最终目的是让活动和谐有序的进行。
11、职能分配
工作安排：
1、时间安排：
彩排时间：
2016年11月30日10：
00开始，地点：
校大礼堂。
化妆时间：
2016年11月30日14：
00开始，地点：
校大礼堂。
演出时间：
2016年11月30日19：
00开始，地点：
校大礼堂。
2、总负责人负责发放请柬，接待来宾工作。
3、调研部主要负责节目准备及监督并知道他们训练情况；
4、当天演出，工作人员必须8点到达大礼堂，做好晚会之前
准备工作；演员9:
00点之前到大礼堂。
5、各部门明确分工更应该相互协作，目的就是通过大家共同
努力让晚会非常的通畅，很好的衔接，圆满的结束。
部门分工安排：
总负责人：
程扣辉毕家华刘丽丽
项目
负责人
分管
部门
具体工作
秘书组
童凤波
计翔宇
办公室
（1）负责蛋糕节当天奖品的发放和活动各工作组人手的协调；
（2）负责当天与外联部做好咨询工作和一些急需物品的购买。
（3）负责晚会宣传海报的张贴、节目单的发放和横幅的挂放；
（4）负责活动所需的水等其他物品的购买和搬运；
（5）结束后写活动总结并做好账目记录
宣传组
汪瑭
周海聪
宣传部
（1）负责及时向广播站、校报、学生会网站投稿；
（2）负责蛋糕节那天检查截图并负责整个抽奖环节并拍照；
（3）与办公室协作搞好前期、后期的宣传工作。
（4）制作展板，晚会宣传单，协会宣传视频，协会往届负责人祝福视频的剪辑以及节目音频制作与晚会当天的播放等
后台组
曹志鹏
姜静
组策部
（1）租借好所需的物资和电费和租借好场地；
（2）协助装台工作并负责伴奏播放，灯光控制；
（3）负责话筒安置并负责节目结束后演员的疏通及秩序
联络组
李瑞人
张月梅
外联部
（1）负责晚会的催台工作，必须确保提前两个节目让演员侯场。
（2）负责蛋糕节当天向参与者介绍活动流程，并配合其他人员不足的部门完成之后工作；
（3）外联部负责赞助事宜。
后勤组
卢森
调研部
（1）负责做好活动参与者对商家的反馈问卷
（2）负责晚会道具的摆放和协会化妆学生的用餐；
（3）负责通知节目负责人、主持人、演员的化妆具体时间以及
彩排的具体时间；
协调组
杨凯
周凯鑫
培训部
（1）负责当天监督会员是否完成工作及工作人员到位情况;
（2）负责活动现场观众的纪律和会场秩序；
（3）负责检查晚会开始前演员的点到（提前1小时）；
（4）负责大礼堂门前礼仪的安排；
（5）按原定时间负责安排演员、主持人化妆；
十二、附件
海鸥社会调查协会晚会宣传策划
1、宣传目的
海鸥社会调查协会成立至今刚好是第十周年，在去年，我们协会也举办过一场晚会，给全校师生留下较深的印象，加之我们今年为了这次晚会的顺利举行，我们也很早的做准备，但是好的晚会也需要有人欣赏，所以宣传的重要的性不言而喻，宣传的好坏也将直接影响到我们所能吸引的观众人数。
因此，本次十周年晚会前期广告宣传工作会做足，要达到以下几个方面：
1在农大乃至周边高校都要产生积极广泛的影响，有利的促进十周晚会的成功举办。
2精心策划各宣传方式，让广大老师同学切实感受到十周年晚会的精彩和可看。
并让主题深入人心。
3为赞助商家提供全方位、多层次的宣传，在宣传晚会的同时也为商家做到品牌的宣传，提升商家品牌形象及其社会影响力。
2、宣传策略
此次十周年晚会的宣传可大致分为几个方面，形成层层包围，面面俱到的大纵深、宽广度的信息包围方式，将以全方位、多层次的宣传方式将我们的信息传递给大家，成信息爆炸之势。
1、二维码宣传单
用A4纸印刷带有赞助商的二维码以及我们协会自己的微信平台二维码内容的传单，以增加关注以及平台粉丝数，达到宣传效果
张贴地点：
各个视野可视地点（取款机旁边篮球架上食堂桌上各路口墙上小树林树上路灯柱子上……）
2、晚会宣传单（800份左右）
围绕晚会主题并结合赞助商的广告制作宣传单，派发给行人
宣传单设计：
汪瑭周海聪
宣传单派发：
晚会前一天的摆点当天发放
宣传单派发地点：
南北区食堂及通道口、摆点周围
宣传单派发时间：
11月29日
3、晚会主题系列海报和展板
2块主题展板、多张手绘海报，1块祝福板。
海报张贴地点：
各个视野可视地点、地上
大展布张贴地点：
北区食堂三楼和南区食堂旁边
4、摆点宣传
在晚会前一天，我们举办蛋糕节活动，在南北区摆点通过举办蛋糕节活动进一步宣传我们晚会，提前组好场地，安排好人员，参与者在现场可填写便利贴，写上最想对我们协会十周年的祝福等，之后张贴到我们的心愿展板上。
5、板书宣传
提前三天在五教所有教室的黑板上写上我们协会举办的晚会暨蛋糕节的时间
宣传工作流程图好礼大放送
点赞赢好礼：
1、QQ空间集赞：
填写问卷及转发海鸥协会十周年晚会暨蛋糕节活动的说说并集赞，送精美小礼品。
兑换方式：
截图带到活动现场由工作人员确认后，根据集赞的数目多少，获取相应的礼品。
2、摆点现场关注我们海鸥的微信平台“海鸥看世界”，并填写我们协会的问卷。
兑换方式：
由工作人员检验并登记后即可现场领取奖品，奖品包括由商家提供的各种精美礼品。
3、贴吧占楼：
在由海鸥协会发送的有关海鸥协会十周年晚会的帖子中进行占楼。
兑换方式：
将截图带到现场由工作人员确认后即可获得精美礼品。
【注】（礼品由外联部联系商家，由商家提供各种精品蛋糕。
）
现场抢不停：
（晚会当晚）
利用微信上墙活动与广大观众互动，并且以此开展抽奖活动
1.利用微信参与互动，并且以此开展抽奖活动；
2.晚会中场进行与我们协会有关的知识竞答，答对者有相应的礼品赠送。
晚会结束后
1、在“海鸥看世界”微信公众平台上宣传；
2、在生工网、广播站、校记者团、学校官网以及社会上的一些媒体平台投稿宣传。
海鸥社会调查协会
二○一六年十一月四日
江西农业大学学生社团活动申请表
活动编号：
申请时间：
活动名称
申请单位
负责人
联系电话
活动时间
年月日——年月日
活动规模及地点
活动目的
活动计划
经费预算
经费来源
申请人签字
指导老师签字
挂靠单位意见
（签章）：
年月日
校学生会意见
（签章）：
年月日
校团委意见
（签章）：
年月日
校保卫处/后勤集团意见
（签章）：
年月日
社团经费预算表
填表日期：
编号：
社团名称
预算总金额
负责人
联系方式
活动时间
活动申报等级
级
活动内容
有无赞助（）金额
元
有无拨款（）金额
元
使用物品
单价
规格/数量
总计
同意审批金额
江西农业大学学生会意见
审批人（章或签字）:
年月日
校团委意见
审批人（章或签字）:
年月日
升级会员 