Word经典技巧大全.docx
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Word经典技巧大全
Word经典技巧大全
一、★插入其它语种的特殊符号7
二、★快速输入大写中文数字7
三、★将姓名按姓氏笔划排序8
四、★在Word中插入当前的日期和时间8
五、★锁定插入的日期和时间8
六、★利用合并字符功能设置上下标8
七、★使用⑩以上的数字序号9
八、★使用格式刷重复复制格式9
九、★利用拖放的方式复制网页9
十、★利用不间断空格使两个单词保持在同一行文字里9
十一、★让光标在段落间快速移动10
十二、★巧用“选择性粘贴”中的“无格式文本”10
十三、★快速显示文字格式10
十四、★在Word中用另类方法复制文本10
十五、★去除自动添加的超级链接11
十六、★快速插入一对大括号11
十七、★在Word2002中选择多个文档区域11
十八、★禁用智能标记11
十九、★WORD字体随身携带12
二十、★为WORD文本加注解12
二十一、★快速输入特定的短语13
二十二、★特殊符号的输入13
二十三、★使用通配符进行模糊替换14
二十四、★Word文档与RTF文档的互换问题14
二十五、★如何将Word文档转换成为幻灯片15
二十六、★使用Word字体隐藏功能制作模板15
二十七、★在没有安装Word的计算机上查看文档16
二十八、★换页时不再频繁敲回车键16
二十九、★Word“分节”的妙用16
三十、★为部分文档创建不同的页眉或页脚17
三十一、★Word文档转换为HTML文档后的变化17
三十二、★修改Word2000标尺19
三十三、★微调各边距19
三十四、★用键盘选定表格中的项目19
三十五、★巧用Alt键调整表格20
三十六、★修改表格的垂直对齐方式20
三十七、★将公式完整显示出来21
三十八、★增加、删除和显示全部菜单命令21
三十九、★摒弃“智能菜单”功能21
四十、★在屏幕提示中显示快捷键22
四十一、★快速删除Word不常用的按钮和菜单22
四十二、★更改菜单打开方式22
四十三、★更改默认的度量单位23
四十四、★将同一高度和宽度应用于不同对象23
四十五、★添加更多的智能标记23
四十六、★不在任务栏上显示多余文档图标24
四十七、★自动滚动,我可以24
四十八、★让文档中的图片更瘦一些24
四十九、★让WordXP的启动随心所欲25
五十、★使用手写识别功能25
五十一、★Word快捷键26
五十二、★用Word绘图时如何选择多个对象28
五十三、★绘图技巧29
五十四、★综合利用各种艺术效果30
五十五、★自定义新符号30
五十六、★2字变13字的进化31
五十七、★怎样防止打印信封时打偏32
五十八、★如何在其它计算机上打印含有本机特有字体的文件32
五十九、★在Word中打印海报32
六十、★Word的复印机缩放功能33
六十一、★Word的复印机缩放功能34
六十二、★将图片移到合适的位置34
六十三、★Ctrl在绘图中的作用35
六十四、★去除绘图时出现的画布35
六十五、★如何对齐图形35
六十六、★如何微调图形及图像的位置35
六十七、★域锁定导致域结果不能正常更新36
六十八、★打印出的日期有误36
六十九、★超级链接的直接插入36
七十、★利用自动更正功能将网址转化为超级链接37
七十一、★清除超级链接的下划线37
七十二、★更改超级链接文字的外观38
七十三、★取消超级链接的转换38
七十四、★ 当用户新建一个“电子邮件正文”时,会弹出Word帮助信息提示用户是否要创建自己的电子邮件签名或电子邮件信纸。
单击“建自己的电子邮件签名或电子邮件信纸”就会弹出“电子邮件选项”对话框,(注:
该提示仅在第一次使用电子邮件功能时弹出,不过不用着急,用户可以单击“工具”菜单栏中的“选项”命令,在“常规”选项卡中的“电子邮件选项”将对话框调出来,39
七十五、★怎样用Word在网上开会39
七十六、★给会议来点Web讨论40
七十七、★用剪贴板的内容进行替换40
七十八、★十进制字符与Unicode字符的转换41
七十九、★巧用“修订”功能帮朋友修改文章41
八十、★利用超级链接快速调出指定文档42
八十一、★利用摘要功能快速显示摘要42
八十二、★在Word中记录保存时间43
八十三、★如何将Word2000当字典使用43
八十四、★如何查看和清空剪贴板43
八十五、★在Word中通过传真发送文档44
八十六、★如何执行“全部保存”45
八十七、★让Word与WPS“资源共享”45
八十八、★怎样取得与真实打印完全一致显示效果46
一、★插入其它语种的特殊符号
用Word进行文字处理时,往往要输入很多符号。
这里介绍几种常用的输入其他语种特殊符号的方法。
1.插入符号法
单击“插入”菜单栏,选择“符号”命令,在里面可以选择拉丁语、希腊语等语种。
但是此法调用符号模块时间较长,加之在较大的篇幅内寻找需要的符号比较麻烦,因此有一定局限性。
2.利用软键盘功能法
Windows内置的中文输入法提供了13种软键盘。
它们是:
PC键盘、希腊字母键盘、俄文字母键盘、注音符号键盘、拼音键盘、日文平假名键盘、日文片假名键盘、标点符号键盘、数字序号键盘、数学符号键盘、单位符号键盘、制表符键盘、特殊符号键盘。
我们可以根据需要,进行不同的选择。
操作时,只须用鼠标右键单击输入法词条的软键盘图标,选中需要的软键盘,即可选定、插入符号。
3.利用英文字体设置
在英文字体Wingdings和Webwings下,数字、英文字母和其它的一些字符显示为一些符号。
另外,以此类推,利用上述几种方法,还可以为用户的屏幕保护程序“三维文字”增加近200种特殊图案。
方法是:
在“三维文字”的“设置”中,输入上述的英文字母、数字和字符,字体选择为Wingdings或Webdings,则出现与之对应的符号或特殊图案,如果再选择扩展名为BMP的文件为纹理,屏幕保护程序图案会更加美观大方,更加多样化。
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二、★快速输入大写中文数字
在一些特殊领域,例如银行等金融部门,经常需要输入中文的数字,一次两次可以,但是输入次数多了未免太麻烦了,这里介绍一种快速输入中文数字的方法:
执行“插入”菜单上的“数字”命令,在弹出的“数字”对话框中输入需要的数字,如输入1231291,然后在“数字类型”里面选择中文数字版式“壹、贰、叁…..”,单击“确定”,中文数字式的“壹佰贰拾叁万壹仟贰佰玖拾壹”就输入好了。
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三、★将姓名按姓氏笔划排序
在举办会议或者进行评比时,需要对相关的人员姓名按照姓氏笔划进行排序。
首先,将需要排序的姓名写出来,每个姓名要占一行,即输入结束后需按“回车”换行,选中所有需要排序的姓名,执行“表格”菜单上的“排序”命令。
在“排序文字”对话框里,“排序依据”项选择“段落数”,“类型”项里根据各自的要求,可以选择“笔划”、“数字”、“日期”、“拼音”四种排序方式,在其后的二选一框里选择“递增”或者“递减”方式,单击“确定”,杂乱无章的姓氏就被Word排列的井井有条了。
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四、★在Word中插入当前的日期和时间
用户可以随时使用快捷键在Word文档中插入当前的日期或时间。
方法很简单,只需要将光标置于需要插入日期或时间的位置,按下Alt+Shift+D组合键即可插入日期,而按下Alt+Shift+T可插入当前时间。
用户也可以执行“插入”菜单上的“日期和时间”来完成同样的工作。
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五、★锁定插入的日期和时间
在上面的例子中,我们介绍了如何插入“日期和时间”,如果在插入日期和时间的时候在“日期和时间”对话框中选择了“自动更新”的话,则每次打开该文档时日期和时间都会变成当前的日期和时间。
如果用户并需要日期和时间的自动更新,可以单击时间和日期处,按下Ctrl+F11组合键,这样就可以锁定时间和日期了。
还有一种一劳永逸的方法,就是按下Ctrl+Shift+F9组合键使时间和日期变为正常的文本,自然就不会自动更新了。
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六、★利用合并字符功能设置上下标
用户在编辑文档的时候,有时会遇到某个字符同时具有上下标,例如X10、10+2-1,公式编辑器可以轻松的完成任务,但是如果在安装Office时没有安装公式编辑器该怎么办呢?
在工具栏里添加“合并字符”按钮,键入有上下标的字母,依次键入上标、下标,然后同时选中上下标,最后按下合并字符按钮,接着会弹出对话框,进行了相应的设置后,就完成了上下标的输入。
需要提醒用户注意的是,如果上下标对不齐的话可以尝试加空格,另外此方法只适用上下标不超过6个字符的情况。
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七、★使用⑩以上的数字序号
以前在Word中输入10以带圈序号非常困难,现在WordXP中可以轻松插入带圆圈10以上的序号。
点击工具栏上的○字按钮,在“文字(T)”栏输入“11”,“圈号(Q)”栏中选“○”,点“确定”即可完成。
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八、★使用格式刷重复复制格式
格式刷的用法相信广大用户都会,但是每次只能调整一次格式是不是很不方便呢?
其实只要双击“格式刷”按钮,用户可以将选定格式复制到多个位置。
再次单击格式刷或按下“Esc”键即可关闭格式刷。
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九、★利用拖放的方式复制网页
在复制网页内容时,通常用户都是在IE窗口用鼠标选中需要复制的部分,然后执行“复制”命令,接下来打开Word程序,进行“粘贴”。
其实还有更加简便的方法,就是使用Windows最常见的拖放功能,选中网页上的内容,按住鼠标左键不放,拖到Word窗口,然后释放鼠标左键,网页的内容就被完整复制了。
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一十、★利用不间断空格使两个单词保持在同一行文字里
用户在录入一段文字时,经常会遇到这样的情况,一个由多个单词组成的词组(如人名)被分隔在两行文字里,如果遇到这种情况,可以通过一个不间断空格使该词组保持在一行文字里。
方法很简单,选中词组中每个单词(除最后一个单词)后的空格并按下Ctrl+Shift+Space组合键即可。
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一十一、★让光标在段落间快速移动
在编辑Word文档的时候,如果需要在段落之间移动,可以使用Word提供的一个快捷键只需按住Ctrl键,然后再按下方向键中的向上或向下键,这样就可以使光标依次向上或向下移动一个段落。
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一十二、★巧用“选择性粘贴”中的“无格式文本”
用户在制作文档时经常会用到复制和粘贴的方法,但是直接粘贴的文本有时会出现不希望的格式,如从复制的网页文字粘贴到文档后,四周留下了表格边框;从其它文档粘贴过来的文字延续了源文件中的格式。
通过“选择性粘贴”我们可以让这些文字按照设置好的格式出现。
将需要的文字复制到剪贴板后,执行“编辑”菜单上的“选择性粘贴”命令,在弹出的对话框中选择“无格式文本”。
单击“确定”按钮后,粘贴的文字就是无格式的,也就是说它会按照粘贴光标位置的格式出现。
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一十三、★快速显示文字格式
在用户编辑文档的时候,有时需要确定某一段文字应用了何种格式(如字体、大小等)。
执行“帮助”菜单上的“这是什么?
”命令,鼠标指针变为一个问号后,单击需要确定格式的文字。
屏幕上就会显示出该文字的格式。
用户还可以按下Shift+F1组合键,然后单击需要查询格式的文字。
如果不需要文字格式的显示,可以按下Esc键取消。
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一十四、★在Word中用另类方法复制文本
选定需要复制的文字,按下Shift+F2组合键,这时状态栏上会显示“复制到何处”的字样,然后将光标移动到目标处并按下回车键即可完成复制。
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一十五、★去除自动添加的超级链接
Word有很多自动功能,这无疑给用户的操作增添了无数的便捷,但有时也会感到有些不方便,比如仅仅是输入了一个网址或E-mail地址后,Word会自动将其转换为一个超级链接,对于不需要这一链接的用户来说如何去除自动添加呢?
有三种方法
1.即时方法,在Word将网址或E-mail自动转换为超级链接域后,按下Ctrl+Z组合键,即可取消该自动转换。
2.长期方法,执行“工具”菜单上的“自动更正选项”命令,在弹出的对话框中选择“键入时自动套用格式”选项卡中,去除“Internet及网络路径替换为超级链接”复选框的选择。
需要提醒用户注意的是,使用此方法后,当用户再输入网址或E-mail地址时,Word就不会自动将其转换为超级链接了。
3.取消其它位置的超级链接,如果想把文档中某个已经存在的超级链接域转换为正常文本,只需在按住Ctrl键的同时单击该超级链接,然后按下Ctrl+Shift+F9组合键即可。
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一十六、★快速插入一对大括号
将光标置于需要插入大括号的地方,然后按下Ctrl+F9组合键,就可以快速在插入点插入一对大括号,并且将输入光标置于大括号中。
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一十七、★在Word2002中选择多个文档区域
用户在Word2002中可以像在Windows窗口中选择多个文件一样来选中多个文档区域,这样可以大大提高工作效率。
具体方法与选择多个文件一样,就是按住“Ctrl”然后使用鼠标进行选择即可。
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一十八、★禁用智能标记
虽然智能标记大大方便了用户的操作,不过可能也有些朋友不喜欢它们,因为不时的弹出菜单太烦人了。
那就将它们取消了事,方法很简单,仍然打开对话框,取消“使用智能标记标识文字”和“显示智能标记操作按钮”两个复选框就行了,如果你仍想使用某个智能标记,那就在“识别器”清单中个别设置就行了。
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一十九、★WORD字体随身携带
在日常办公中,常常要在另一台电脑上打印本机Word文档,如果采用的是Windows系统默认的字体,在另一台电脑上打印当然不会有什么问题,可是如果本机采用的是另外安装的字体,而另一台电脑上又未安装该字体,那么打印时就会变成宋体了。
要想即不在另一台电脑上安装该字体,又要正确打印出该文档,我们可以这样做:
执行“工具→选项”命令,打开“选项”对话框,点击“保存”标签,选中“嵌入TrueType字体”,这样就可以把创建此文档所用的TrueType字体与文档保存在一起,当在另一台电脑上打开此文档时,仍可用这些字体来查看和打印文档。
注意:
①如果想实现此目的,必须对该文档使用一种新的样式;②你想嵌入的字体只能是TrueType字体;③这样的文档容量比较大,为了减小文档的体积,可同时选中“只嵌入所用字符”选项;④在另一台电脑上打开该文档时,不能对嵌入的字体文本进行修改,否则会使嵌入的字体丢失。
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二十、★为WORD文本加注解
如果你想为WORD的某个文本(如一个新名词、一个英文缩写等)加以注释,而又不想让注释出现的文档中,下面三种方法中的任意一种可以帮你实现:
①先选中需要注释的文本,用“插入→批注”命令,打开“批注”窗口,在其中输入注释文字后关闭该窗口,则该文本被加上黄色底纹(不会打印出来),当鼠标移至该文本时,注释文字则显示在该文本的上方;
②将光标移至需要加注释的文本后面,用“插入→脚注或尾注”命令,打开“脚注或尾注”对话框,适当设置后确定,则光标移至该页文本的左下方,输入注释文本,则在上述文本后面出现一个数字序号,光标移至该序号处,注释文本即显示出来(不过该注释文本会显示在文档下方,并能打印出来);
③如果注释文本比较长,我们可以先将注释文本(图片也可以)存放在一个独立的文件中(非WORD格式也行),然后建立一个链接:
选中要加注释的文本,用“插入→超级链接”命令,打开“插入超级链接”对话框,在“要显示的文字”右边的方框中输入需要加注释的文本,在“请键入文件名称或Web页名称”下面的方框中输入前面建立的注释文本文件的详细路径及名称(也可以用“浏览”按钮查找到),按“确定”按钮,则需要加注释的文本变成蓝色带下画线形式(并不影响文档的打印),点击该文本(在WORDXP中需要按住Ctrl键),则可直接打开注释文本所在的文件。
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二十一、★快速输入特定的短语
我们在用WORD2000/XP进行文档编辑时,像专业术语、单位名称等这些特定的短语,在一篇文章中可能要反复输入,如果每次都是一个字(词)一个字(词)地去输入,不仅麻烦、速度慢,而且容易出错,同时也很难每次输入文本的一致性。
我利用WORD2000/XP的“剪贴板”功能,实现了特定短语的一次性输入,达到快速、准确、一致之目的。
①启动WORD2000,打开“剪贴板”工具栏。
②选将特定的短语(如“《中华人民共和国建筑法》”、“《建设工程质量管理条例》”、“建设工程质量监督工作”等)输入到文档中,然后一个一个的选中,用“复制”命令将他们逐条加到“剪贴板”中。
③在需要某一短语的位置,单击“剪贴板”工具栏上相应短语的图标就可以一次性输入该短语。
④如果短语太多,记不清某条短语在“剪贴板”上的具体位置也没关系,当你将鼠标指向某条短语时,在左下方即可显示出该短语,点击你需要的短语即可(在WORDXP中,“剪贴板”上直接会显示出短语的内容)。
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二十二、★特殊符号的输入
在WORD2000/XP中可以有多种方法输入一些特殊符号,我们以“※”为例,看看如何输入特殊符号:
①软键盘法。
右击中文输入法的“软键盘”(一般输入法均带有“软键盘”),选“特殊符号”选项,直接点击符号“※”所在的字母键即可;
②自动更正法。
用“工具→自动更正”命令,打开“自动更正”对话框,在“替换”框中输入“mh”,在“替换为”框中输入“※”,先后按“添加”和“确定”按钮。
以后你在文档中输入“mh”及后面的文字时,系统会自动将其更正为“※”,如果你确实需要输入字母“mh”(不会这么巧吧!
),你可以先输入“mha”及后面的文字,再将“a”删除即可;
③自造词法。
右击中文输入法(以“五笔字型”为例)状态条,选“手工造词”选项,打开“手工造词”对话框,在“词语”框中输入“※”,在“外码”框中输入“mh”,先后按“添加”和“关闭”按钮,以可你在该输入法中输入“mh”时即可输入“※”;
④用“插入→符号”命令,打开“符号”对话框,在“广义标点”子集中会找到“※”,双击它即可输入。
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二十三、★使用通配符进行模糊替换
如果想把整篇文档中引号(“”)内的文本全部设置成黑体,可以采用通配符替换的方法实现:
①用“编辑→替换”命令,打开“查找与替换”对话框,并点击下面的“高级”按钮,再选中“使用通配符”选项;
②在“查找内容”框中填入:
“*”后(*号代表任意字符,?
号代表1个字符),点击“替换为”框,再按下端的“格式”按钮,并选“字体”选项,在弹出的“查找字体”对话框将字体设置为黑体后确定;
③按“全部替换”按钮,即可将全文引号内的文本一次性设置为黑体了。
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二十四、★Word文档与RTF文档的互换问题
Word允许用户输入和输出一种RTF特殊格式的文件,只需选择“另存为”命令,在“保存类型”中选择“RTF格式”即可。
RTF是RichTextFormat的缩写,并将它作为该格式文件的扩展名。
RTF文件格式是由Microsoft创建的。
它是为在不同程序间传递数据而设计的。
其优点之一就是文件的格式信息不会丢失或破坏。
例如,用户可以利用RTF格式将文档在Word与老版本的Word、PageMaker以及其它几种流行的软件(包括WordfortheMac)之间传送。
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二十五、★如何将Word文档转换成为幻灯片
我们经常需要制作内容相同的Word文档和PowerPoint文档,同时又不想重新进行输入和制作,这个时候就需要用到Word的文档转换功能。
其实,Office本身就提供了一种十分方便的各种环境间文档转换的方法。
方法就是直接把另外一个编辑环境里面的文档打开。
例如需要将Word文档转换成PowerPoint文档时,启动PowerPoint,单击“文件”菜单栏,选择“打开”命令,在打开文件的对话框中把文件类型设置为“所有文件”,然后选择已经编辑好的Word文档,单击“确定”即可实现不同文档格式的自动转换。
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二十六、★使用Word字体隐藏功能制作模板
在Word的使用中,有时候我们需要制作打印用的专用模板,比如在下面的表格中我们可以看到粗体的部分是不需要打印的,只要打印那些正常文字到已经为它们准备好的“联系表”空白样表内,因为这些黑色文字是要经常变化的,所以不能把它们都作为模板内容,只能空下来不填,但是每次输入要打印内容的时候,会因为不知道哪个空白单元格,应该填写哪个相应内容,这样我们会觉得无所侍从,经常要拿来样稿再一个一个的按照要求填写十分麻烦,如何使这些文字只显示,而不让它们打印出来呢?
为了制作这个模板我们可以使用隐藏文字的方法:
高级管理人员联络表
编号
00102549
网址:
EMAIL:
cougarlee@
网名:
水木清华
隐藏文字的方法:
选中要隐藏的文字,如“高级管理人员联络表”,然后,单击“格式→字体→效果”,将隐藏”复选框打上钩,然后单击“确定”按钮。
其它的粗体文字只要选中后按照上述方法执行即可,或者