客户验厂及其应对措施经验之谈.docx

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客户验厂及其应对措施经验之谈

客户验厂及其应对

本人两年行政管理经验整理，适合工厂行政主管。

一、            客户为什么要验厂

1、   竞争，使得各国供应商使出不同解数，于是发达国家、文明国家的供应商在价格竞争上处于劣势，他们把采购的目标转向了工资水平较低的东南亚各国和人口众多的中国，这也促进了国内外商家争先恐后地在这类地区设厂出货。

2、   人权运动，促使客户面对各种疑问：

价格低廉，是否侵犯人权而得？

比如童工问题、劳改犯产品问题、超时加班问题，压低工资、克扣工资等等、许多客户往往在这些问题上受到压力，而直接影响到他们在市场上的竞争力。

3、   对于客户而言，他们会问，如果你这个企业连自已所在国家的法律都不遵守，那么，谁会相信你的品质保证和货期保证呢？

二、            客户验厂的一般程序

1、   首次会议，要求厂负责人参加。

2、   现场检查——若有需要，可能拍照；

检查生产工场、仓库、宿舍、饭厅、冲凉房等，凡是平面图上有的地方都去

了解生产运作情况，了解现场记录、了解工人活动及其他异常变化

3、   文件记录检查

包括营业执照、人事资料、劳动合同、厂规厂纪、工时记录、工资制度、工资表、福利政策、安全制度、培训/会议/危险工具及设备保养/演习记录。

要求栓查全部人事资料；至少一年的工时工资记录。

4、   工人面谈

要求由审核员挑选，选择工人来源：

1。

工作现场2。

人事档案3。

工资表（考勤表）

要求管理人员回避并单独房间进行，面谈结果不向管理层透露，面谈气氛轻松、互动并保证不向厂方说姓名。

5、   复印相关资料、完成审核报告，厂方人员不参加。

6、   末次会议

三、            客户验厂的一般方法

1、   环境：

1）     看安全设施及标识，如通道、堆货高度、安全门数量及开启情况；消防器材检查记录，应急灯和安全出口灯的工作状态；还有，危险工具如剪、刀、锤等是否用绳拴以免掉落。

2）     看大约人数，有时，审核员怀疑人数不对，会在上班时间查宿舍，吃饭时间看饭堂就餐人数，可能取员工厂证登记后返回查考勤表等文件。

3）     看员工劳动防护措施，药箱情况（药品及发放记录）

4）     工场内物品摆放标识

5）     生产记录，生产前板签发确认和悬挂位置，工序质量检验记录、危险工具领用、更换记录及退换的实物

6）     看环保设施，MSDS落实情况（物料安全数据单）

7）     宿舍面史，了解居住情况，要求大于2M2/人，宿舍消防

8）     工场、宿舍饮水情况

9）     冲凉房、厕所数量、卫生情况

10） 饭堂容纳人员情况，卫生许可证，厨房内卫生——不许抽烟、生熟菜生分，不可放地上，熟菜应有罩。

另问厨工每餐下多少米，有多少人吃饭，以核企业真实人数。

2、   文件查验

要求文件：

人事档案、劳动合同、最近12个月工资表考勤表；营业执照、税务登记证、社保人数表及交费发票，每月增减表，最低工资文件，消防、环保批准文件；员工培训记录、消防检查记录，特种人员健康证、操作证（电梯、电工、锅炉等）、急救员培训记录、化学物料清单；处理化学物料的培训教材（MSDS）及记录；电梯和压力容器的合格证，各种量具的检验证明，空气及噪声检测记录；综合计时批准文件；经过批准的厂规、员工培训（厂规、消防、急救知识）的程序及记录。

3、   员工问话

目的，以帮工人说话为由，诱导工人吐露真言，核实文件查验过程中的疑问，主要有以下方面：

1）     上班时间，打卡情况，试图问出考勤中的问题

2）     核实入厂日期，查出是否童工

3）     考查工资情况，收入，代扣款项，假日及休息日加班工资情况

4）     罚款问题，消防灭火器会否使用，消防演习，疏散路线

5）     化学材料MSDS知识及防护、防护用品是怎样更换的

6）     核实宿舍情况，看人数对否

7）     厂牌、厂服不应收钱，饮水不应收钱

8）     管理人员打骂情况

9）     下班时间，厂大门和宿舍是否可以自由出入（强迫劳动）

10） 员工有无发生工伤，怎么处理的，生病给不给工资

11） 没有完成定额，是否倒扣工资

12） 加班是否自愿

四、            客户验厂的一般要求

1、   童工问题

我国劳动法规定，雇用16岁以下人员为童工。

使用童工是非常严重的侵犯人权的行为，一旦查到，立即否决。

为什么说，使用童工是侵犯了人权，还非常严重？

因为这个年龄的儿童正处于长身体和需要受教育的阶段，你雇用他，有时看起来他是愿意的，有人说，我们是同工同酬的，并未克扣工资，就像对待大人一样，有什么不行？

但是你剥夺了他受教育的权利。

所以，查厂时，审核员就要看你的公司：

有无明确的招工程序；

有无签别措施，比如检查身份证的真假，目测年龄，询问家庭成员关系推测年龄，或是由上学毕业时间来推测。

审核员还要检查你的人事档案，从档案中了解员工使用身份证和真实照片的差异，了解员工的入厂日期和年龄对照比较。

他们还要求公司即使从未雇用童工，也必须制订童工救济政策和程序，以便万一发现童工时可以有效实施。

童工救济政策是什么？

就是说，公司招到工发现有童工后，不应立即辞退，不要使他们陷入更加严重的困境，而是采取合适的补救措施，把他们送去上学并且做到每天上课和工作时间，包括工作地点和学校之间的交通所用时间加起来不超过10小时。

中国国务院公布的第364号令《禁止使用童工》中规定，用人单位使用童工，应限期将童工送回原居住地交父母或其他监护人，所需交通和食宿费用全部由用人单位承担。

介绍童工入厂的还要受到处罚，情节严重的要负刑事责任。

如果童工患病或受伤，则用人单位需要负责送到医疗机构并负担全部医疗和生活费用。

2、   未成年工问题

我们许多企业，多以为招工只要满16岁就行了，未成年工，除了入厂体检外，每半年均需体检一次直至满18岁，除此之外，企业还须向当地劳动部门办理登记，以求得监督。

在安排未成年工工作时，不得安排从事对身体安全健康有危险的工作，不得安排做夜班，还要避免未成年工加班加点。

审核员验厂均全留意这些问题。

3、   强迫劳动问题

强迫劳动括监狱劳动、契约劳动、抵债劳动、奴役劳动，以及以惩罚为恐吓手段的非愿劳动。

所谓监狱劳动，因囚犯或劳改犯由于违反法律而接受国家的惩罚，他们的劳动是非自愿的，所谓契约劳动，是指工人的行动自由被严格限制，就好像卖身契一样，雇主往往禁止劳动工人自由离开，或者契约劳动工人不能自由选择结束雇用关系。

在验厂中，审核员关心的是：

1）     员工受雇是否交押金或身份证？

2）     验厂或员工问话时，自由雇用是重要的项目之一，他们还关心员工合理辞工时，能否全额领取工资。

3）     工人下班后，能否自由离开工厂或宿舍

4）     如果不愿意加班，会否遭到罚款或解雇？

5）     工人上班，是否有保安在现场监视？

4、   健康与安全

职业安全卫生是工人的一项重要的基本权利。

中国已实施《安全生产法》和《职业病防治法》，要求企业必须采取措施，给工人提供安全卫生的工作条件，确保消防安全，机器设备安全，并有效控制工作场所的职业危害，如有害物质、高温、嗓音等。

1）     有无任命一名高层管理代表为全体员工的健康与安全负责，他除了负责推广和实施公司的安全卫生政策和计划，还应可以直接同企业最高管理者交换意见产汇报工作。

2）     企业是否定期检测工作场所的空气质量，特别是有毒有害工作场所（如油漆、印刷、电镀车间等）

3）     工人的安全培训教材和定期的培训记录，使工人明白工作中存在的职业危害及如何预防，比如，如何安全使用机器设备，危险工具，灭火器，如何报警，如何疏散，如何使用急救设备，如何使用个人防护用品，以及有毒有害物质的防护等等。

4）     有无提供方便的饮用水？

饮水是否受限制？

5）     男女分开的厕所和冲凉房，以保护工人的隐私权，同时，厕所和冲凉房不但数量够，且保证清洁，宿舍面积也应符合当地法规要求。

在中国，企业厕所的蹲坑数必须满足相关设计要求，宿舍面积必须大于2M2/人。

6）     工伤和意外事故报告和调查程序，采取合理的纠正措施保持合理记录。

7）     每个工作场所是否都有急救箱受过培训的急救员？

8）     饭堂是否符合安全卫生标准，食物是否存放在卫生的设备中？

9）     宿舍是否满足基本需要，是否男女分开？

宿舍环境保持安全、卫生和干净，是否远离嘈杂的场所？

是否有良好的确好的通风和照明？

5、   结社自由和集体谈判权

自由结社权是核心劳动标准的基石，企业应该允许工人组织工会和参加工会组织，不得干涉和限制工人自由结社的权利，也不得因工人参加工会而被处罚是和歧视，如调往工作条件差的岗位以示惩罚等。

但是，在中国成立群众性组织是要经过批准的。

所谓集体谈判权，则是指劳工集体订立劳动合同的权利，罢工权利和采用和平方式集体行动的权利。

当然，中国的法律对罢工权利是有一定制约的。

在这方面审核员关心的是：

1）     企业是否建立了工会组织或类似组织，如工友会，福利会、康乐会等？

有无宣传资料和记录？

2）     工人代表是否经过选举产生？

是否张榜公布？

是否得到工人认可？

3）     工人代表是否与公司管理代表定期和不定期召开会议，讨论工人关心的问题并保有会议记录？

4）     企业是否与工会代表进行集体谈判并签署集体协议传达给工人？

5）     工人代表有无受到歧视？

其在工作场所访问工人是否受到限制？

（算串岗）

6）     工人有无罢工行为？

原因是什么？

怎么解决的？

罢工工人是否被开除？

6、   歧视

歧视，指的是用人单位不得侵犯工人的基本权利和尊严，即应是提供公平合理的工作机会，不允许性侵犯行为。

审核员验厂时会注意以下问题：

1）     用人单位在日常运作上是否有歧视性的规定和行为？

要区别的是，将同一性别的人集中在一起工作，并不能证明属歧视行为，如手工装配多女工。

2）     招聘员工时是否有年龄、性别方面的限制？

3）     在薪金方面是否做到了同工同酬？

4）     用人单位是否有明确的程序，并指定专人负责处理歧视和性骚扰方面的投诉？

一旦发生歧视行为或性骚扰，工人采取何种方式投诉？

5）     某港资老板要求员工逢初一十五在工厂设立的神位面前下跪叩头，这样行不行？

（不行！

）

7、   惩戒性措施

所谓惩戒性措施，指的是用人单位不得从事或支持体罚，不得有精神或肉体胁迫以及言语侮辱。

我们看到，有的工人做货做慢了就会遭到管理人员的辱骂，有的企业负责人其至命令保安殴打违反厂规的工人，有些惩罚性手段，如搜身、罚站、罚晒太阳、罚关禁闭，甚至挂牌游厂示众等等。

这些都是绝对不行的。

当然，企业管理人员必须面对形形色色的员工和行为的，怎么办？

用人单位应该采用一种公平公开的，指在教育工人的惩罚程序，如对于违反厂规的员工，可采取口头警告、书面警告，书面警告也要为违规员工提供申诉渠道。

千万注意，用扣减工资的办法处罚员工，是违反SA8000标准的。

在这方面，审核员在这方面关注的问题是：

1）     用人单位是否发现过打骂工人的行为？

是否允许主管或保安打骂工人？

2）     员工下班，是否须经过搜身后方可离开工厂？

3）     员工有错误是否罚款？

是否搞体罚？

4）     员工是否清楚，当他不服处罚决定，或发生了打骂行为，他该如何投诉和申诉？

5）     教育和培训员工有无书面记录？

6）     男工人吃饭，将剩饭菜倒在饭桌上补罚扫饭厅三天，你怎么看？

如果不在警告书上签名，你又怎么办？

8、   工作时间

工作时间，是验厂中重要的一点，也是经营者最头痛的问题。

中国国家规定每周上班40小时。

加班每天不超过3小时，每周不超过9小时，即每月不超过36小时，而且还得支付比正常工资更高的工资，这样的竞争环境怎么能保持产品价格的优势？

另一方面，对于打工的人群，他们大部分是想出来挣钱的，加班少，挣钱少，他们愿意加班，但又不行。

而就SA8000标准来说，超时加班属于严重不合格点，是验厂中的重中之重，

这方面，审核员关注的是：

1）     用人单位是否保存了12个月以上的工人的工作时间的真实记录？

2）     查核记录的真实性，研究工人上班或加班是否可以不记录工作时间，工作时间是否符合法律的规定

3）     是否做到每周至少休息了一天？

工作中间是否有合理的休息时间

4）     工人是否可以将货品带回宿舍做，而不用记录工作时间？

5）     工人白天完不成“定额”，是否需要延时完成而不记录工时？

6）     用人单位是否滥用集体谈判协议达到超时加班的目的？

7）     申请综合计算工时制度的用人单位，是否在淡季时就把工人辞退掉了？

9、   工资报酬

工资报酬同工作时间是互相对应的，同样是验厂的重中之重。

这方面审核的要点是：

1）     用人单位是否提供了12个月以上的完整工资资料？

2）     工人标准工作时间的工资是否达到当地规定的最低工资标准？

3）     计件工资的计算方法如何？

是否满足最低工资标准的规定？

加班工资是否按规定计算？

4）     是否提供了有薪年假或支付了相当的工资？

5）     女工是否有至少90天的有薪产假？

6）     有无工资条？

是否清楚计算方法？

能否检查并核算本人的工资？

7）     每月是否保证按时发放工资？

用什么方式支付？

有无拖欠现象？

8）     停工待料时，如何计算停工工资？

9）     工人违反厂规，是否扣减工资？

10） 辞职或被解雇工人工资如何发放？

五、            不符合项的发现与处理

1、   发现

1）     审核员会从各种不同途径取得资料。

有时你看他对工资对得津津有味，会突然提出要生产记录或发药记录，或辞工单，并与工卡结合起来看你星期天上班的情况，以确定在体系的哪一个环节上出现了不符合项，这是一种交叉核对法。

2）     当发现不符合项时，一般情况下，审核员会尽量征得被审核方的认可，以便于被审核方采取纠正行动。

如果被审核方有足够的证据推翻某个不符合项时，审核员应撤消该不合项报告。

（注意：

双方都应做到耐心、克制、礼貌。

作为审核员必须针对的是体系而不是人，作为被审核方应实事求是，确属问题的，不应过于争拗。

）

3）     被审核方负责人的谈话，可以成为客观证据。

审核员应通过独立的不源予以核实。

所谓独立来源，应包括观察、记录、测试等方面。

传闻、陪同人或与被审核活动无关人员的谈话，不能作为客观证据。

2、   处理

1）     严重不合格项

1造成严重的社会责任危害。

如发现童工或监狱劳动、或群死群伤、火灾或全厂性罢工等重大劳资纠纷事件。

2管理体系的运作中出现系统性失效。

例如在工卡中发现是特意为验厂制作的记录，而不是工人上下班的真实记录，则形成“无法断定上班时间的真实性”；又如，工卡和工人问话都没发现问题，却发现有星期天的生产记录，而考勤显示为休假，经过询问签单人员其无法正面解释，也形成“无法断定上班时间的真实性”；再如，工人面谈中有几个人说到加班很多，只是打在另外一张卡上，或由管理人员记录作包工处理，而且工资收入与提供的记录不同，则形成了“上班时间或工资报酬的不确定”。

这类属于某一要素或某一关键过程的失效现象，又未能采取有效的纠正行动加以消除，即行为系统失效。

3管理体系运作中出现区域性失效。

例如，某一生产部门的化学有害物质造成空气浓度严重超标，长期得不到纠正；又如，某个部门的工卡出现群体上下班时完全相同；再如，危险工具记录无处理，生产记录缺失，同样长期得不到纠正。

这类属于体系要素在某一部门全面失效现象。

4严重不合格项重大违规，如果是首次发现，则会在3个月至半年内再跟进验厂一次，如果没有得到改进，则可能被客户列入黑名单，取消该客户的全部订单，并要求在一个月内将已有的订单走货完。

以后再打交道也是三年后。

2）     轻微不合格项：

一般是指个别的，非系统的，或者是偶尔出现的次要问题。

如货仓堆货高度超标，安全门锁闭、灭火器不够，灭火器悬挂高度不对，部门无急救员，更换的危险工具未保留下来，药品发放记录不全等等。

轻微不合格项的出现一般不会导致跟踪验厂，但审核员会对审核方提出纠正行动要求。

如果轻微不合格项长期得不到解决，可能化为严重不合格项。

3、   纠正行动与跟踪审核

1）     对于出现的严重不符合项，审核员会向被审核方提交不符合项报告并提出纠正行动要求，再由被审核方认可不符合项的事实，并于当或或次日提出纠正行动计划和完成时间。

一般纠正严重不符合项应在三个月之内完成，轻微不合格项在一个月内完成。

2）     纠正行动计划应该具有可操作和有效性，即应该实用、可行。

3）     以后，审核再对纠正行动完成的情况进行验证。

一般正常验厂，每年进行一次。

六、            如何应对验厂

1、   首先要有正确的认识：

1）从心里理解，审核者并不想把你的厂验垮，而是帮你发现管理中存在的问题，你如果整改，竞争力岂不加强？

当然大家都不整改，就你搞SA8000，那你的成本会很高，但随着形势的发展，验厂面会越来越宽，逼着大家共同进入同一起跑线，进入良性竞争的轨道。

把验厂理解成机遇，你的心态就会好起来。

2、   验厂前的准备

1）     研究客户的调查文件（即以前自己填写过的），确认审核的目的（有侧重点如质量、或环境等），确认审核的标准的审查的范围。

2）     确认审核日期和时间，审核员人数，前者是商量确定的。

3）     确认需提供的资料及相关的文件支持（比如发放劳动合同和员工手册的记录）

4）     安排一次模拟审核，过程与方法应与实际审核相同，从中自行找到不合格点并尽快纠正。

5）     安排好陪同人员

A．     首次会议人员，应是主要负责人及人事部、会计部、品管部负责人，管理者代表，并互作介绍，以示重视。

B．      看厂时的陪同人员可以是行政人员和品管部负责人，同时有一位文员相随，以随时通知相关部门负责人到本部门门口迎接、陪同并解答问题。

C．     文件检查时的陪同人员应包括会计负责人，人事部负责人及文件档案管理人员，主要负责人也应在场，以回答有关工厂运作方面的问题。

D．     与工人面谈时，人事文员应在谈话室附近组织安排

E．      审核员在整理文件时，人事文员应经常去看看，以了解审核员的需求，若有复印的资料，应及时安排

F．      末次会议的陪同人员与首次会议相同。

3、   验厂过程中的配合

1）     有问必答，清楚地向审核员介绍本厂的运作方式及政策及时回答相关问题

2）     及时提供所有必要文件，不要拖拉抵制，否则审核员会以“资料提供不全”而记入不合格项。

同时，你提供了全面的资料，也避免了审核员可能作出的片面或不利的判断

3）     对于审核员询问的问题，一定要搞清楚，有不清楚的地方，一定要问明白，以免误解。

4）     出现不合格项，应尽量担出相关的正面的支持性的文件作证据，解释清楚，并再度征询审核员的意见。

如果确属不合格问题，应立即研究纠正措施并提出整改计划。

4、   验厂后的工作

1）     研究不符合项的内容，调查发生的原因，设法采取补救和预防措施。

要注意，许多客户都会把SA8000标准作为第一标准，凡SA8000标准不合格，就会成为致命不合格项，有的客户就这样指明：

“如任何有关SA8000方面的重要问题不合格，则无论其他方面得分是多少，这个工厂将会自动地被评为不合格。

”

2）     尽快提供纠正计划及时间,并在审核员规定的时间内反馈.审核员会填写一张一般包括如下几方面的评估表：

A．     质量管理系统：

包括品管组织，质量政策，质量检测系统及服务质量等方面

B．      设施设备：

包括生产车间的宽敞程度，采光通风情况，清洁卫生，测量系统，记录的完备等

C．     原材料的控制：

包括供应商评价，原材料的质量控制程序及执行情况，原材料存放，不合格材料的检查记录及监控

D．     生产过程操作及控制：

包括生产流程图，现场操作指令，生产前板的确认，生产过程中对产品的保护是否充分，现场的品质检测，以及是否立即分离和标识不合格产品，以便返工，回收利用或销毁。

E．      最终检验及质量审核：

包括最终产品检验程序和记录，不合格记录中的缺陷记录，返工产品检验记录

F．      包装及标签控制：

包括包装上的标记是否传达至工人，是否有书面指示，工人对防尘产品的包装是否戴了手套，包装上是否有批次编号以便追溯，客户的投诉及服务资料，矫正措施等

G．     项目相关性评估：

包括对产能比的粗略估计

H．     人力资源管理：

包括员工职责、培训、激励等

I．         社会责任

以上，除社会责任外，其余各项评分总和小于60分时，企业必须制订纠正措施计划。

3）     逐步完善管理制度，使企业真正纳入正规管理渠道。

要设法引进先进的管理方法，推行标准化，人性化的管理制度，努力改善本企业自身的企业文化。

4）     借助外界势力，提出并推行企业整体性改善计划。

企业的老板或高层管理人员之间，往往因接触的机会较多，叫做太了解了，因而形成不了权威性意见。

在验厂问题上，企业应该寻求专业咨询公司意见，请专业人员系统评估工厂的管理制度和现状，引进国内外先进企业的做法，从而整体提高企业的管理水平。

当然，花钱请外界力量，许多老板是不愿意的。

他们常想“我不懂你那一套，但是我发财了，你一套一套的，全是卖嘴皮子，所以你发不了财。

一个发不了财的公司有什么资格在我面前指手划脚？

”这种时候，老板应想到“旁观者清”听听别人的意见，常常是有益无损的。

5）     定期进行内部审核，及时纠正存在的问题，使审核日常化，从而进一步改善管理制度和责任制度，使之高标准、系统化。

七、            善意的建议

1）     拿文件的时候要快，回答问题求稳。

审核员来厂前，所有被查文件应该就位，即首先给人以良好的印象，表示你很重视，也支持查厂；另一方面也说明了工厂的管理水平具备一定的档次。

相反，如审核员要一个文件，你要让人家等半小时才拿来，那就会不打自招地让人怀疑你在做假。

有的企业主张拖延时间，认为审核员必须回去，拖时间就能少给资料少发现问题，其实，这样带来的麻烦更大。

陪同人员回答审核员提出的问题时，一定要慎重。

特别是被审核方负责人的谈话是被视为客观证据的。

比如审核员结论中常出现这样的语句：

“在加班时间方面，厂方说明每月的总加班时间不超过36小时，但与工人面谈发现……”

另外，其他陪同人员的答话，虽然不作为客观证据，但都会使审核员产生某种疑问，促使审核员从其他渠道得到答案。

比如在现场查验的过程中，审核员问装配工有无定额时，装配工就随口回答：

“我们有定额，完不成是不行的”。

那么审核员就会立即产生疑问，即“完不成怎么不行呢？

是不是利用业余时间完成的？

这个时产算不算加班呢？

”所有这些问题，审核员也会通过与工人面谈得到答案。

再如，有的陪同人员为了夸奖自己的员工，会随口说“这些妹子很自觉的，不要她们加班，她们大多吃过饭就要加班了，有时整晚地做。

我们不要求，全是他们自愿的。

此时审核员就会想：

OK！

那我们就研究研究“自愿”做货算不算加班吧。

2）     平时做什么事情，