经理助理以及秘书的工作职能0916.docx

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经理助理以及秘书的工作职能0916

1．熟悉了解公司组织框架结构及管理运作程序，详细掌握公司各文本文档的建立结构，熟知公司各项管理规定及营运流程。

　　2．全面负责办公区的各项卫生清洁。

　　3．熟悉掌握公司各类文案的管理程序。

　　4．排版打印公司各个部门的各种文件（上行文、下行文等）。

　　5．负责公司各项文案的起草、归类、存档。

　　6．负责下发、张贴公司各项管理规章、公告、通知等文件。

　　7．负责公司各项签呈、状况处理、奖惩提报等呈报文案的各部门会签。

　　8．熟悉公司的各项规章制度细则及行政归档程序，配合个部门负责人随时调取各类存档。

　　9．先期负责公司人事档案管理及公司各单位考勤的稽核、工资核算、考勤卡核对、人事资料保存。

　　10．负责公司办公用品的申购、发放的全面管理。

　　11．整理并保存公司所有电脑文档并备份文件，用密码保护不得外泄于任何单位或个人。

　　12．负责公司办公室所有来电接听。

并且记录。

　　13.接待董事长、总经理之来访人员。

　　14．参加公司各项重要会议，好会议记录，整理归档保存。

　　15．外出复印、投递公司业务单位之材料、信函等相关文件。

　　16．负责公司上级各检查单位下发的通知等各项政府文件的管理、记录、存档。

秘书人员的职业定义是：

从事办公室程序性工作，协助领导处理政务以及日常事物，并为决策以及实施提高服务的人员。

秘书人员具体有以下8大项工作。

　　一、商务沟通

（一）接待工作

　　1.全方面的收集类别资料，为来宾接待工资做好准备。

　　2.   熟悉接待工作的内容以及写作接待方案的格式和写法，制订最佳的代表接待方案。

　　3.做好迎接来宾的准备和接站、接机等迎宾工作。

　　4.了解来宾宴请工资的安排程序，做好宴请准备，热情周到的款待来宾。

　　5.   送别来宾的时候，应该为来宾预定返程票，安排好返程交通工具。

（二）沟通与协作工作

　　1.运用各种沟通方法和技巧，协调领导之间的关系，与领导、同事和客人有效沟通。

　　2.组织和引导团队有效沟通，提高团队的工作效率。

　　3.及时解决沟通的冲突，排除沟通中的障碍。

　　（三）商务谈判

　　1.掌握各种信息的搜集方法和渠道，充分搜集商务谈判信息，并参与制订商务谈判方案和组建商务谈判小组。

　　2.布置商务谈判现场，营造融洽的商务谈判气氛。

　　3.做好上午谈判的辅助性工作，协助主谈判人员处理谈判中的问题。

　　二会务管理

（一）会议筹备

　　1.科学准确地拟定会议的议题、名称、规格、和标准

　　2.合理地拟定会议议程、日程和预算经费。

　　3.掌握选择会议场所的程序，选择并预定合适的会议场所。

　　4.掌握会场座位的排列方法和会场布置方式，精心布置会议现场。

　　5.及时通知与会人员，准备会议文件和制作会议证件。

　　6.安排电话会议和视频会议，减少会议开支。

（二）会议沟通与协调

　　1.掌握多种会议签到的方法，做好会议签到和会议服务工作

　　2.运用高效的会议决策方式和达成会议决议的方法，促成会议决议的尽快形成。

　　3.做好会议保卫、保密工作。

　　4.组织会议新闻报道，使会议达到理想的传播效果。

　　5.及时处理会议突发性事件，确保会议的顺利进行

　　（三）会议善后

　　1.做好与会人员的返程安排

　　2.检查清理会场和整理会议文件。

　　3.传达会议决议，撰写会议总结和结算会议经费。

　　4.评估会议效果

　　三商务活动管理

（一）商务活动

　　1.安排会见、会谈

　　2.组织和协调大型商务活动以及安排与会人员参加文娱活动

　　2.掌握组织信息发布会的程序，成功举办信息发布会。

　　4.安排剪彩仪式、签字仪式和庆典仪式。

（二）商务旅行

　　1.协助领导制订周密的出行计划，为其准备旅行时携带的物品

　　2.做好票务预定、旅行住宿的安排和办理出国商务旅行手续等事务。

　　3.为大型团队商务旅行拟定旅行计划。

　　四办公室的管理

（一）办公环境管理

　　1.合理设置办公室的布局

　　2.布置和美化办公室环境以及合理摆放办公室设备。

　　3.维护责任区整洁的工作环境

　　4.应对办公中出现的紧急情况，做好办公室的安全管理

（二）办公资源管理

　　1.采购、调配和利用各类办公资源

　　2做好办公资源库存的监督管理工作

　　3参与政府采购管理和招标工作

　　（三）办公效率管理

　　1.制订科学的办公室工作计划，并合理的安排办公室工作任务。

　　2.科学的为领导和自己编写工作日志，提高工作效率，进而推进各项目标的顺利完成。

　　五、信息与档案管理

（一）信息管理

　　1.运用各种信息搜集的渠道和方法，及时充分的手机领导所需要的各种信息。

　　2.掌握各种信息整理和加工的方法，对所搜集到的原始信息进行处理。

　　3.运用各种方式，把经过整理加工过的信息提供给领导和其他人使用，做好信息的传递和利用工作。

　　4.熟悉信息储存程序，做好已用信息的保存工作

　　5.熟悉执行反馈信息的5个步骤，组成反馈与再反馈链条，实现反馈信息的良性循环。

　　6.掌握信息开发的途径与方法，对信息进行全面挖掘、综合分析和概括提炼。

（二）档案管理

　　1.掌握档案收集的途径和方法，接收与征集应立卷归档的文件材料

　　2.熟悉档案整理的程序，对需要进一步条理化的档案惊喜分类、组合和编目，使之系统化。

　　3.了解影响档案价值的因素，掌握各种档案保持价值的鉴定方法，对档案进行科学的鉴定。

　　4.掌握各种档案的保管措施，维护档案的完整与安全

　　5.掌握常用档案检索工具的编制方法，编制多种类型的档案检索工具

　　6.运用各种档案的利用方式和途径，向档案使用者的提供各种服务。

　　六．日常办公事务处理

（一）文书处理

　　1.熟悉处理手法文书的程序，做好收发文书的处理工作

　　2.科学做好文书的清退和传递工作

　　3.掌握文书立卷的步骤，提高文书立卷的质量，进而提高档案的质量

　　4.掌握文书归档知道和文书归档步骤，做好文书归档工作

　　5.掌握文书销毁的范围，掌握文书销毁的程序和方法，对已无保存价值的文书进行焚毁。

　　6.掌握各种专用文书的管理步骤和方法，有效的管理各种专用文书

（二）其他事务

　　1.运用印章的使用和报告方法，加强对印章的管理。

　　2.掌握接打电话的步骤和方法，妥善处理好电话事务。

　　3.掌握零用的管理方法和报销手续

　　4了解值班工作的内容，加强值班工作的标准化管理。

　　七．常用事务文书写作

（一）行政事务文书写作

　　掌握公告、通知、通报、请示、批复、命令、指示、计划、决议、总结类文书、记录、简报类文书和规章制度类文书等行政事务文书的书写格式与写作要求。

（二）公关礼仪文书写作

　　掌握各类演讲稿、致辞、请柬、聘书、感谢信、贺信和信息传播类文书等公关礼仪文书的书写格式与写作要求。

　　（三）涉外经济类文书写作

　　掌握经济于此报告、市场调查报告、业务合作意向书、产品说明书、广告、可行性研究报告、经济合同和招投标书的书写格式与写作要求

　　八商务礼仪

（一）个人礼仪

　　掌握仪容仪表、交谈礼仪、服饰礼仪等个人礼仪要求

（二）日常交际礼仪

　　掌握称呼礼仪、致意礼仪、介绍礼仪、电话礼仪、办公室礼仪和异常情况下的礼仪等日常交际礼仪要求。

　　（三）涉外商务礼仪

　　掌握拜访礼仪、宴请礼仪、馈赠礼仪、公共场所礼仪、中国习俗礼仪和外国习俗礼仪等涉外商务礼仪要求。

来源:

考试大-秘书资格考试秘书：

（总经理秘书） 

　　工作概述：

　　负责文件的汇签、收发管理；对公司级会议进行记录，并整理成文；处理总经理日常行政事务、会议、接待、活动、报销单整理等工作；负责总经理和各部门总监的联络工作；整理总经理的文件；完成部门经理布置的各项工作。

 　　工作职责：

　　 1、协助总经理处理公司公文、行政事务。

　　 2、执行总经理交办的各事项。

　　 3、了解文件管理制度、日常文件的收发程序。

　　 4、拟定文件的借阅权限及借阅规定，并严格按规定借阅。

　　 5、负责文件的汇签、收发、管理工作。

　　 6、做好公司级会议的记录、并整理成文。

　　 7、严格执行保密制度，做好各项保密工作。

　　 8、总经理活动、接待方面的安排、报销单的整理、来访的接待，与各部门联系密切。

　　 9、有关文稿的撰写及审批。

　　 10、公司会议、报告的安排。

　　 11、公司所有资料的存档。

　　 12、每周一提交上周工作总结和本周工作计划。

　　技能要求：

　　 1、女性，26岁以下   

　　 2、文秘、档案管理、中文等专业，大专以上学历  

　　 3、形象、气质较好，工作认真细致，工作条理性、逻辑性较强。

　　 4、有总经理秘书工作经验，具有良好的服务意识具有良好口头及文字表达能力。

　　 5、熟练使用各种办公软件及办公工具。

　　助理：

（行政助理）  

　　工作概述：

　　制定和完善公司的行政管理制度，使公司的管理更加规范、合理；合理安排车辆调度；员工日常行为的督导；办公区域的管理；日常行政事务的管理。

　　工作职责：

　　1、 拟制行政管理制度，并对各部门执行情况进行监督、检查。

　　2、有效合理的安排公司员工用车，以提高员工的工作效率。

　　3、负责员工午餐的安排及协调工作。

　　4、按管理规定和作业流程及时完成公司人员的名片印制。

　　5、新进员工办公桌位的安排。

　　6、负责办公区域的管理。

　　7、员工日常行为规范的管理，并进行相应的奖罚。

　　8、配合行政部经理做好年度行政预算工作。

　　9、负责公司通讯费用的审查与管理工作。

　　10、负责会议室与活动中心的管理工作。

　　11、负责为客户和公司活动准备场地。

　　12、根据公司年度行政预算及库存情况进行办公用品、办公设备的采购，超出预算的支出需经部门经理、财务部总监批准后方可采购。

　　13、严格按照采购管理制度进行采购，要货比三家（至少三家），进行询价、比价、议价。

　　14、每周一提交上周工作总结和本周工作计划。

　　技能要求：

　　1、大学专科学历，文秘专业优先考虑。

　　2、限女性。

　　3、计算机操作熟练。

　　4、1年以上行政或文秘相关工作经验。

 _ 

　　5、有人力资源职业资格证书或财会知识的优先考虑 

　　助理：

（销售助理）    

　　工作职责：

　　1．电话的接听工作及上门客户的接待工作。

熟悉公司产品的基本情况，得体的回答问题或转给相关人员（部门）。

　　2．客户资料的管理工作，包括数据的收集整理分析，相应产品信息的email，直邮及信息反馈工作。

　　3．网站的更新及相应软性文章的发表收集工作。

　　4．广告的管理工作。

包括印刷品的设计制作，小礼品，促销活动的策划和制作。

　　5．产品的网上直销工作，包括电话销售和订单处理。

　　技能要求：

　　1、大专以上（管理/营销相关专业优先）  

　　2、较强的沟通交往能力，演讲演示能力  

　　3、能熟练运用office等办公软件    

　　4、有较强的文字处理能力和表达能力   

　　5、有较强英文读，写，听，说运用能力   

　　6、有分析整理客户资料的能力。

　　7、一年以上销售或行业工作经验。

　　助理：

（研发助理）    

　　工作职责：

　　1．协助所负责部门的研发辅助工作事宜    

　　2．协助研发流程的文档签署以及流程状态的跟踪   

　　3．协助做适当的部门管理统计工作    

　　4．协助所负责部门的日常行政事宜   

　　5．研发资料、文档的内部归档和外部发送   

　　6．研发所需数据、资料的调研与整理  

　　7．软件说明书的编写与修订  

　　技能要求：

　　1．电子、通信、自动化等相关专业毕业，专科以上学历  

　　2．英语4级以上，计算机操作熟练   

　　3．1年以上相关工作经验，熟悉手机软件、硬件研发者优先  

　　4．处事要细心、耐心，对工作有较高积极性，具团队合作意识 

　　5．身心健康，诚实正直来源:

考试大-秘书资格考试

前台：

　　工作职责：

　　1、 负责公司前台接待工作。

　　2、 负责公司电话接转、收发传真、文档复印等工作。

　　3、 负责各类办公文档、商务文档、合同协议的录入、排版、打印。

　　4、 日常文书、资料整理及其他一般行政事务。

　　技能要求：

　　1、 对办公室工作程序熟悉    

　　2、 熟练使用Word、Excel等办公软件，会借助互联网查找资料；    

　　3、 具有优秀的中英文书写能力、表达能力；   

　　4、 具有良好的沟通能力、协调能力，及较强的保密意识；    

　　5、 熟练使用各种办公自动化设备；   

　　6、 具有良好的适应能力，能在压力下工作。

　　文员1：

（分为好多种，每种要求不同，但基本要求相同，以下为办公室文员）    

　　 工作职责：

　　 1、根据办公室领导的要求，完成有关报告、文稿的起草、修改工作。

完成打字、复印及传真等工作，及时送交领导或按要求传送给客户。

　　 2、做好日常电话接待工作。

完成行政办公会议的书面记录、整理。

　　 3、完成各类文件的收集、整理、立卷、装订、归档等保管工作。

　　 4、根据要求采购日常办公用品，并及时登帐。

管理本部的财产帐目（低值易耗品、固定资产）。

做好办公室设备管理及维修。

　　 5、做好年度报刊杂志的订阅工作，收发日常报刊杂志及邮件交换。

　　 6、做好办公室每月考勤。

做好物品保管工作。

　　 技能要求：

　　 1、教育背景：

文秘或管理类相关中专以上学历。

　　 2、经验：

从事二年以上企业文员工作经验。

　　 3、技能技巧：

熟悉办公室行政管理知识；熟悉办公软件。

　　 4、工作仔细认真、责任心强、为人正直、敢干坚持原则； 

　　 5、有较强的沟通协调能力。

有良好的纪律性、团队协助作以及服务创新精神。

　　 6、年龄在20-25岁左右 

　　文员2：

（工程文员）    

　　 工作职责：

　　 1、处理来函文件，登记、归档、统计资料、打印、复印函件资料。

　　 2、编制每月办公用品，做好领用发放工作。

　　 3、办理工作餐卡、药费报销及其它日用品的发放工作。

　　 4、协助编制部门工资、奖金发放表格。

协助做好工程部月材料、资金消耗表，水电、煤月度能耗表。

　　 5、保证工程部办公室的清洁卫生和接传电话。

　　 6、负责登记员工考勤表。

　　 7、协助工程部对所有图纸、技术资料、图书进行分类，编号、建卡、存档、建帐和保持资料的完整性。

　　 8、完成部门安排的其他工作任务。

　　 技能要求：

　　 1、高中以上文化程度，有一定工作能力。

　　 2、责任心强，工作细致、稳重、踏实、耐心、热情、终于职守、严守机密。

　　 3、从事工作二年以上。

书写工整、流利、受过秘书工作培训。

　　 4、身体健康、精力充沛。

　　秘书:

（部门秘书）    

　　 工作职责：

　　 1、负责组织部召开的各种会议的会务工作，做好会议记录，起草会议纪要、简报，协助督促各单位贯彻落实各项工作任务的情况。

　　 2、做好各类文件的登记、保管、转发、立卷、存档等，保管使用印鉴、介绍信及经费本。

　　 3、草拟年度工作计划、总结、报告、清算、批复等文档。

　　 4、做好办公室勤杂内务工作、文书档案管理，做好上级及校内有关文件收发、登记、传阅、下发和年终清理、立卷、归档工作，办理定购和发放各种学习材料。

　　 5、做好部信件登记、分发、寄发工作，受理党员干部来信来访工作，及时做好登记、自办或传递等工作，遇到重大问题及时向部领导汇报。

　　 6、协助部领导协调各个岗位的工作关系。

　　 7、深入基层单位调研做好部领导的参谋和助手。

　　 8、协助做好部办公室的日常工作。

　　 9、做好部领导交办的其他各项工作。

　　 技能要求：

　　 1、大学本科，经济或中文专业，2年以上秘书工作经验；  

　　 2、良好的组织、沟通能力；  

　　 3、流利的英语听说读写能力；  

　　 4、熟练的计算机操作技巧