U8供应链医药流通行业解决方案.docx
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U8供应链医药流通行业解决方案
用友U8医药流通行业供应链解决方案
用友软件股份有限公司
U8事业部
二零零三年一月
一、背景篇
伴随着医疗流通体制和医疗保障制度改革的深入发展，人们对医疗保健的需求不断增加，市场前景极为广阔，据专家预计，未来3—5年内我国的医药行业将以12％以上的速度增长。
而处方与非处方药的分类管理，将极大的推动医药流通企业的发展，特别是有着良好市场知名度和品牌信誉的企业面临着良好的发展机遇。
同时我们也清楚的认识到，根据中国加入WTO的承诺，2003年1月1日起，我国开始对外资放开医药批发、零售业务。
目前我国的药品批发企业多达16500家，多数企业规模小、运营成本高、市场分散、经营行为不规范。
在此种形式之下，医药流通企业急需在短期内提升自身核心竞争力。
1.1医药流通经营环境分析
1.1.1国家的产业政策
根据国家经贸委制定的《深化医药流通体制改革的指导意见》指出，计划利用5年左右时间，扶持建立5到10个多元化经营、年销售达50亿元的特大型医药流通企业集团，建立40个年销售额达20亿元的区域性医药流通企业集团，扶持10个国内外知名医药连锁企业。
因此，未来的医药流通行业将呈现以大型医药流通企业为主，以小型医药流通企业为辅的行业结构。
按照医药流通企业全面实施GSP规范的要求，规范医药流通领域，确保医药商品质量。
截止至2004年底，没有通过认证的医药流通企业，将被取消药品经营资格。
这要求质量控制将渗透到各个业务环节，根据GSP的达标规范要求，药品流通企业需要建立专门的质量管理组织机构，在药品的进销存环节中进行严格的质量控制，而且形成记录和档案。
1.1.2WTO带来的机遇和挑战
对外资放开医药批发、零售业务以后，外资医药企业进入国内流通领域，由于其具有的资金、实力、管理等优势，其对国内相对弱小的医药流通经营企业的竞争压力不言而喻。
在应对竞争的同时，也存在发展的机遇。
中国目前的医药流通企业数量大，但规模偏小，企业抗风险能力较弱。
我国目前具备“三证”的药品批发企业有1.65万家，但销售额超过5000万元的企业不到5%，名列前10位的批发企业销售总额占市场总额的20％左右。
2001年全国医药商品销售总额为1780亿元，平均每个批发企业年销售额刚超过1000万元。
与此形成鲜明对比的是，药品市场规模约为我国10倍的美国只有近百家医药批发企业，大公司年销售额均在20亿美元以上，目前排名前3位的公司销售收入占全美的96％。
整体水平有待提高。
我国医药流通企业在流通组织规模化、营销对象全国化、流通技术和设备科学化、经营行为规范化等方面，同欧美发达国家差距巨大。
因此，在未来的有外资参与的竞争环境下，国内医药流通企业需要作的工作还很多。
国内医药流通企业的优势。
由于医药批发经营的对外资放开是个逐渐的过程，而且从外资进入的方式上看，由于医药流通企业的运行需要很多基础，比如渠道、物流等，这些基础的建立都需要时间，因此外资的进入是个逐渐的过程，并且在进入的方式上会多采取合作、合资、并购等方式。
在这些方面，我国本土医药流通企业具有比较大的优势：
其一、企业有良好的地域优势，每个民族都有自己特有的传统文化、思维方式、人际沟通方式，国内的企业和人之间更容易沟通，更容易取得彼此的理解和信任，从而相互合作的机会自然会更多一些；其二、国内医药有自己长期形成的一套客户网络系统，有自己的客户资源。
国内医药批发企业经过多年的苦心经营，已构筑起市场覆盖面广、触角灵敏的营销网络，并与医疗单位、零售药店等终端客户以及其他医药批发企业建立了良好的合作伙伴关系。
1.1.3行业发展趋势
在国家的产业政策和当前的竞争格局下，医药流通行业发展呈现以下趋势：
1.医药流通企业将通过多种方式实现由区域性特征向全国化发展的扩张。
目前国内医药流通行业的地域优势明显，全国性扩张战略不明显，是受到资金、技术和管理上的限制，借鉴国外医药流通企业的发展经验，能够抗风险并能保证药品质量大型医药流通企业将是未来几年的发展主流，必将打破区域性的特点，同时这个发展方向也是政策的扶持对象。
2.医药生产和医药流通将逐步出现专业化分工。
现在的大型医药集团，几乎都有自己的生产和营销部门，生产企业的销售人员直接达到零售终端。
随着社会专业化分工的深入，将会以总经销、总代理为特征的营销方式取代企业庞大的营销队伍和销售点。
3.医药流通企业的营销渠道由纵深型向扁平型转变。
首先医药流通企业将分销渠道由进货批量大、频率低的大型分销商向分布零散、进货频繁但数量小的中小型分销商，甚至是零售终端过度，即渠道的重心由高向低转移；其次，是医药企业对产品分销流通的渠道定位更准确，不同的产品采取不同的分销渠道。
而不是无论什么类别类型的药品都一窝蜂地找分销代理商。
例如：
对于市场成熟的大众性普药继续走批发分销渠道，新药特药则更多是从渠道的最底层——零售终端（包括药店和医院）入手。
4.连锁药店将成为医药流通领域的快速扩张点。
按照国际先进医药零售连锁经营模式的规范管理，统一标识、统一采购、统一配送、统一管理、统一价格、统一服务。
在物流全过程中比较容易加强GSP的管理，连锁分店的设立采用“克隆技术”，迅速复制。
通过实现连锁经营，可以使得医药流通企业在整体规划下进行专业分工，并在分工的基础上实行集中管理，使复杂的商业活动简单化，以获取规模效益。
通过连锁经营，医药流通企业可以获益如下：
1）规模集约化，实现规模经营，带来规模效益；2）纵横一体化，缔结外部战略联盟，打造内部核心实力；3）手段现代化，统一管理标准，完善服务手段；4）范围多元化，分散经营风险，提高经济效益。
1.2医药流通行业的管理问题
通过对医药流通企业所面临的竞争和机遇分析中得出如下结论：
目前现有的多数医药流通企业由于经历过专营机制的保护，市场竞争力比较缺乏，没有建立起高效的药品营销网络，同时企业规模偏小、效率低，成本高，赢利能力弱，客观上限制了其在短期内进行快速发展的需求，因此，必须正视和解决问题，才能在短期内获得明显的竞争优势，取得快速发展。
医药流通行业存在的问题主要表现在以下几个方面：
1、缺乏决策依据，无法科学决策。
在营销网络全国化的潜在要求下，医药流通行业有着向全国扩张的动力，但由于市场调研、网点建设、网络管理、物流配送、硬软件管理等经验的匮乏，未形成专业化和市场化的程序性扩张，而程序性的扩张决策也要求建立在严密和准确的历史数据上，不准确、不及时的数据将在很大程度上影响决策的及时性和合理性；
2、落实GSP管理规范缺乏必要的管理手段和技术支持。
GSP管理渗透到业务的各个环节，形成完整的质量控制体系。
采购业务处理时进行药品经营审批、药品审验等，入库的验收处理，存储中的药品过期处理等问题，在整个环节中，都要进行严格的质量控制，而且需形成记录和档案。
只有保障经营药品的质量，才能提高企业的经营效益和管理水平。
3、无法应对快速变化的外部需求，及时响应客户。
由于医药流通与其他行业流通相比，经营的产品种类多，数量少，服务对象多，交易发生频率高。
新经济的竞争是速度的竞争，特别是对于处于医药流通各环节的企业，对市场反应速度是生存之本。
高效的供应链系统使各企业及时得到需求信息，并快速作出反应，将满足需求的商品送到消费者手里。
4、无法形成协同一致、有序的工作规范。
医药流通行业牵涉的信息量大，并且关联的部门众多，而每个部门所关注的问题又不一样，如：
总部关心的是：
库存结构、数量是否合理？
资金使用是否得当？
药品的畅销与滞销？
而配送中心会关注：
GSP是否严格执行？
怎样高效的出入库？
销售部门关心的是：
今天的库存能否保证销售？
需货与缺货？
销售的特殊情况怎么处理？
信息部门会关注：
信息交换是否及时？
是否安全？
是否会造成部门的脱节？
针对以上情况，缺乏有力的信息平台，部门次优化现象严重。
5、采购、库存管理水平有待提高。
供应商多，价格波动大，采购管理的问题突出。
由于医药的特殊性，对批次号和有效期的要求高，其销售、存储、运输规范是非常严格的，必须遵循国家药监局的GSP规定，但目前情况下管理难度较大。
1.3医药流通行业信息化建设的现状
我国医药流通企业信息化管理的进程缓慢，跟国外的医药流通企业相比管理依然落后。
国内部分医药流通企业财务、业务管理软件都已使用，但不能实现信息共享；有些企业使用财务管理系统，但未使用业务管理信息系统；有些企业则仅用业务管理信息系统；甚至在一些连锁零售店还没有使用管理软件，仍靠手工处理业务。
由于未完全脱离开手工管理和旧的管理模式的束缚，领导习惯于粗放式、宏观式的管理和决策方式，缺乏有效的手段进行监督和控制，所使用的管理软件主要针对核算，无法为管理提供更多的数据，信息难以汇总和分析，只注重帐务管理，每月出报表，不能真正面向管理，为管理层提供管理所需的相应报表数据。
并且医药流通企业使用早期的管理软件缺乏统一部署，难以满足需求的变化，数据流动不畅，利用价值低。
伴随数据的积累，无法有效的创建企业数据仓库，数据分析贫乏，操作繁琐，决策支持缺乏个性化，针对性不高。
二、用友U8供应链方案的价值体现
基于用友公司对医药流通行业的分析研究，按照医药流通企业的业务流程和管理需要及国家GSP质量管理规范的标准，结合多年来大量客户的基于用友产品的应用实践，我们推出了基于U850供应链产品的医药流通行业解决方案。
帮助企业与其上游供货商、下游渠道建立战略合作的伙伴关系，对医药流通企业GSP顺利达标和实现符合GSP质量管理规范的日常运做无疑将产生巨大的辅助作用。
能够为制造企业带来如下价值：
1、增加收入
Ø快速响应客户需求，提高客户满足度
Ø加快资金周转速度，提高资金使用效益
Ø加强渠道的忠诚度
2、降低成本
Ø提高库存周转率，降低库存成本
Ø准确订货，降低采购成本，提高货源满足率
Ø保证进货质量
Ø降低营销费用
Ø提高库存管理水平，避免不必要的损失
Ø降低配送发运成本
Ø提高工作效率
3、企业顺利达标的利器
Ø按照GSP管理规范进行日常运作管理
Ø建立完善的质量管理体系
4、科学决策
Ø提供合理有用的信息，方便决策
Ø多层次的协同机制，即使适应市场变化
5、提升管理水平
Ø企业制度与系统有机结合，规范工作流程，规范管理
Ø有效的风险控制机制，帮助企业规避经营风险。
Ø建立高效的物流体系
6、建立竞争优势
三、用友U8医药流通行业解决方案
3.1系统应用目标
建立符合医药流通行业管理需求的供应链信息系统，在实现内部业务流程的一体化运作基础上，逐步扩展至供应链的上下游，与上下游伙伴协同运作，帮助企业整合上下游资源，统筹信息、货物与资金管理，提高整个供应链竞争力；同时系统具有以下特性：
灵活性、先进性、开放性、可扩展性、经济性、安全性、方便性。
具体目标：
1、建立业务联动、运作高效的运作机制，加快对客户的反应速度，提高客户满意度；
2、管理者通过系统实现整个业务运作状况的监控，使得整个业务协调、有序进行；
3、严格按照GSP规范要求，将质量管理规范落实到业务流程中；
4、提供完善的质量管理记录、文档、单据、表格和GSP质量管理文件，极大提高管理效率；
5、按照GSP规范要求，建立完善的首营企业和首营品种的管理体制；
6、建立销售计划管理体系，提高管理水平；
7、随时掌控销售部门、销售业务员的业绩，可以根据市场的变化适时调整策略，从而使保证企业销售目标的达成；
8、保证销售政策的严格执行，包括：
价格体系、信用政策、划区销售等；
9、支持多种销售模式，并且可以对异地分支机构的销售业务，远程仓库进行管理；
10、建立供货商评价体系，合理选择供货商，规避采购风险；
11、强化成本管理，降低采购成本、营销成本；
12、提高库存管理的准确性，加快库存周转速度；
13、及时掌控药品的存量和保值期信息，避免不必要的过期损失；
14、实现商品的ABC管理，抓住重点，有的放矢；
15、及时反馈各种例外信息，发现业务的瓶颈，及时解决问题；
16、提高信息的准确性，及时科学决策；
17、适应企业的发展需要，提供灵活的业务流程处理，并且能够实现有效的管理控制。
18、通过与EAI系统的集成应用，实现与上游供应商和下游渠道的信息共享。
3.2方案整体架构
Ø管理驾驶舱为企业决策层提供决策支持；
Ø供应链管理包括以下系统：
包括GSP质量管理、采购管理、销售管理、库存管理、存货核算、WEB购销存。
Ø财务部分：
总账、应收管理、应付管理、固定资产、工资管理、UFO报表、WEB财务。
共同构成了完整的医药流通行业解决方案。
3.3应用角色价值分析
分别从企业实际应用中的主要角色分析系统为其带来的价值：
3.4医药流通行业解决方案详述
以下依据医药流通行业实际业务运作情况，详细阐释U8供应链解决方案。
3.4.1采购业务
在医药流通企业采购业务中，经营的产品不同，上游供应商不同，往往针对不同的商品采取不同的采购策略。
对于重要商品，与供货商之间的合作关系紧密，应建立战略合作关系。
采购业务中密切关注的问题：
供应商、按期交货、合理采购价格、采购质量、服务、品牌、商品的毛利率、各种例外情况。
整个采购业务处理，包括了请购单、订单、到货、入库、收到发票、采购结算、采购付款的业务过程，包含了供货商转移实物、票据的交换、款项的划拨过程，并且在企业中涉及多个岗位——需求的申请方（各个分支机构、门店等）、采购业务员、库房管理员、财务人员，因此保证信息传递及时性和准确性至关重要。
支持的采购业务类型：
普通采购业务、直运采购业务、受托代销业务。
以下流程图以普通采购业务为例，分为比价、订单签订流程和采购业务处理流程。
直运采购业务和销售业务密切关联，因此在销售业务中一起进行说明。
3.4.1.1采购订单
流程说明：
1、业务的起点可以从请购单开始。
对于商品的需求信息可以通过请购单进行反馈，例如：
对于需要集中采购的商品，各个零售点、销售办事处通过填报请购单上报需要的补货量，总部进行平衡后，依据请购单下达订单，开展采购业务；
2、对于部分商品可以采用直接购买的方式。
3、对于采购订单而言，其有录入、审核、关闭状态，并支持对已审核订单的变更处理。
执行完毕的订单或者未执行完毕，但经批准后不再执行的订单可以进行关闭操作，可以选择到货完成、入库完成等条件进行关闭操作。
对于已关闭的订单如果需要再次执行，则可以执行打开操作，重新进入执行状态。
管理控制点
1、比价
2、最高进价控制：
进行最高进价控制，则录入订单时，如果价格超过设置的最低价格，则无法通过，必须进行修改。
3、采购订单审批权限：
对于不同的签单金额会有不同权限的人员进行审批，当发生大宗采购时，采购业务员录入订单后，需要采购部门经理、运营管理层进行审批，符合企业的权职划分。
4、订单执行情况的监控。
5、毛利分析、畅适滞分析、销售统计表，依据销售情况进行采购。
收益：
1、通过比价挑选合适的供货商，通过采购比价可以降低采购成本。
2、业务协同，部门间协同工作。
3.4.1.2采购业务执行
到货质检环节流程图
流程说明：
在实际应用中根据应用需求：
1）可以选择采购业务必有订单，则采购订单为业务处理的起点；2）订单为非必有环节，则可以以到货为业务处理起点，也可以直接入库作为业务处理起点，应用于不同商品和采购方式的管理需求下采购业务处理。
例如：
针对临时一次性的采购业务，可以直接办理入库。
1、到货：
依据订单进行到货信息的录入。
2、质检：
采购到货环节检验以采购系统到货单做为报检点，依据到货单生成药品质量验收记录单，对于合格数量办理采购入库业务，不合格数量记录于不合格品记录单。
对于外观验收不合格的药品，参照到货单生成药品拒收报告进行拒收退货处理。
如果有抽检流程，则需要填制药品抽（送）验单，药品抽送验单审核，参照生成药品检验报告和化验室检品登记表。
3、入库
依据到货质检的合格数量进行入库操作。
4、采购发票及采购结算：
采购发票由采购业务员依据供货商提供的原始发票信息录入，可以参照原采购订单，也可以直接依据已有的采购入库单生成。
采购结算是确认采购成本的过程。
存在几种情况：
1）单货同行，则完成入库和发票录入后即可实现结算处理；2）货到单未到，则首先进行暂估入库业务，等到收到发票进行结算后，在进行暂估处理。
系统提供三种回冲方式，月初回冲、单到回冲、单到补差。
3）单到货未到，则可以将发票录入系统，并可进行相应的支付业务，等货到后进行结算处理。
可以按照规定将运费等其它与购买活动相关的费用，通过采购结算进入采购货物的成本。
5、采购支付：
Ø可以在采购发票中进行现付业务的处理，由此在应付挂帐时不包含已现付的部分。
Ø核销可以按照按单据核销，按商品核销。
Ø提供票据管理功能。
Ø支持转账处理，包括：
应付冲应付、预付冲应付、应付冲应收、红票对冲（支持手工、自动对冲）。
Ø预警：
信用报警——信用期限、信用额度。
Ø提供给应付会计业务帐表，包括业务总账、业务余额表、业务明细账、与供货商的对账单均可选择是否包含已入库未结算部分的信息。
从而使得信息更加全面。
Ø统计分析：
包括账龄分析、付款账龄分析、欠款分析、付款预测。
6、催货函，针对异常业务发送供货商催货函。
受托代销业务的特殊说明
受托代销业务是根据代销协议，当实现销售后，所有权方转移至受托方，则依据结算要求，根据销售情况，提供给委托方（供应商）销售清单，收到发票后，对入库单进行结算，从而生成采购发票。
系统提供代销商品余额表和代销商品台帐，以便掌握代销商品的情况。
管理控制点：
1、收货的依据：
必有订单情况下，必须依据订单进行到货、入库的处理
2、超订单收货的控制，允许设置容差
3、到货的严格质量检验
4、到货外观不合格部分进行拒收处理
5、检验不合格部分记入不合格品记录
6、付款计划
7、超信用额度、信用期限的报警
8、付款预测、欠款分析
9、大量的分析报表：
到货统计表、采购统计表、采购资金比重分析、未完成业务明细。
收益：
1、采购到货质量检验，建立完善的质量档案
2、依据销售信息确定采购品种、采购数量，合理采购；
3、建立供应商评价体系，与供应商建立战略合作关系；
4、业务的全过程监控；
5、部门间信息共享；
6、异常信息监控，采取有针对的业务处理，避免损失。
7、提高工作效率。
3.4.2销售业务
面对当今医药流通企业所处的竞争环境，全面整合销售资源、加强销售管理，迅速对市场需求做出反应，全面满足用户个性化的需求，成为企业赢得客户满意，在竞争中胜出的关键因素。
销售业务中密切关注的问题：
客户资料的管理、快速准确报价、客户订单的按期交付、价格政策的制定和落实、渠道/客户管理、信用政策的制定和控制、销售款项的及时收回、销售退货药品的质检。
整个销售业务处理，包括了销售计划的制定、销售价格体系的制定、销售报价、订单、发票、收款。
包含了向客户的实物转移、票据的交换、款项的收取过程，并且在企业中涉及多个岗位——销售业务员、发运部门、库房管理员、财务人员。
支持的销售业务类型：
普通销售业务、直运销售业务、委托代销、销售调拨、零售业务、分期收款发出商品，满足企业管理需求。
3.4.2.1客户管理
医药流通企业中客户资源是企业生存的命脉，通过系统可以完整的记录客户的信息，并且可以根据实际交易信息进行更新。
第一，系统提供了客户分类，分类可以设置多级；
第二，可以设置客户所在的地区目录和行业目录；
第三，录入客户的信息，包括基本情况、联系信息、信用信息、其他信息，并且可以设置16个自定义项。
第四，如果按照业务员分管不同的客户，则利用系统的权限设置，保证数据的保密和使用安全。
第五，对于不再交易的客户可以进行停用。
对于零售企业直接面向最终消费者，有大量的客户资料，因此在系统中可以仅记录VIP客户或者会员，其他可以采用统一客户进行记录。
3.4.2.2销售计划
企业销售计划缺乏有效预测和良好的执行监控，不能随市场变化进行调整，常常流于形式。
而通过销售管理销售计划协助企业完成销售计划的制定、计划指针分配、计划执行情况跟踪等工作。
通过系统反馈的资料进行销售计划的执行情况跟踪。
这样，企业可以方便地针对跟踪结果进行销售计划的调整，实现部门、业务员的业绩考核。
系统提供了三种编制方式：
按照部门、按照业务员、按照货物编制。
其中有关业绩考核的部门和业务员计划，可以设置计划额和销售定额，并支持按照年度计划分摊至各个月度，并且可以根据设置在部门或者业务员上的分摊比例，自动将全年的计划分摊至每个部门或者业务员。
货物销售计划可以按照产品类向下进行分摊，也可以按照明细产品自动汇总得出产品类的计划数，此计划可以依据市场预测信息，作为向供应商订货的依据。
销售计划执行报告如实的反映了计划的执行资料、定额完成比例、计划比率。
管理控制点：
计划的执行情况
收益：
1、随时掌握计划的执行情况，进行业绩考评。
2、依据产品销售计划的执行情况，分析市场变化，进行适时调整。
3.4.2.3销售价格体系
价格体系无疑是销售业务中的重中之重，一方面合理的价格体系可以保证企业的适当利润的同时，扩大销售；另一方面对于采用渠道进行产品销售的企业，价格体系必须严格有效执行，以避免恶性价格竞争，损坏品牌的美誉度，从而提升企业的整体竞争力。
操作流程
1、设置价格相关的控制参数；
2、设置价格信息；
3、日常业务处理系统自动携带相应设置信息。
管理控制及特色：
1、灵活的价格体系设置。
提供设置三种方式：
1）最新成本加成；2）最新售价；3）价格政策。
而价格政策中分为商品价格、客户价格，支持促销价格，可以根据企业的实际需要设置取价的方式，并且可以选择自由项是否影响价格。
同时支持设置批量折扣。
价格调整提供批量调整的功能，而且可以对价格进行微调。
2、最低售价控制
在实际应用中，企业往往设置有最低售价，企业提供了此项功能，可以设置最低售价的密码。
在处理业务中如果价格低于最低售价，只有输入了正确的密码方可继续进行，从而保证了价格体系的严密性。
3、快速报价
系统提供报价参照功能，从而在实际录入各种交易单据时方便的查询价格，可以选择参照历次售价（来源为：
报价单、订单、发货单、发票，任选其一）以及是否按照客户过滤、显示的历史记录数，或者取自价格政策。
4、价格政策的严格执行
3.4.2.4销售业务
流程图说明
总体说明：
流程图中展现的从报价开始、经过订单、发货单、发票、出库、收款的全流程，是普通销售业务。
确定销售成本的单据为销售发票。
控制点说明：
1、可用量：
1）以订单保存时点检查可用量为例；2）发货单中控制不允许超可用量发货。
2、发货单进行超订单发货信息的检查。
3、信用检查：
审核时检查，信用控制层次为审批通过。
4、信用报警：
在系统的应收管理中，对于超出信用的客户进行报警。
报价、订单签订流程说明：
1、可以从报价开始，往往在报价过程中，客户会要求更大的折扣，如果超出了业务员的权限，则需要销售部门经理或者更高层次的人员进行审批；
2、报价经客户确认后，可以参照报价单生成订单。
3、对于没有报价过程的交易，可以直接录入订单。
4、对于订货信息可以在系统中进行可用量检查，会给予提示，便于业务员掌握能够交付的数量，对于不能交付的货物，通过企业内部积极配合，组织货源，可以避免出现到期不能交付的情况。
5、订单审核时，系统会自动判断是否超出客户的信用，当超出时，则需要按照设置的信用管理审批程序，进行审批。
如果审批不能通过，即管理层不允许超信用订货，则需要业务员进行催款；系统支持发出催款函，要求客户支付款项，此时订单仍处于待审核状态。
有效的实现了信用控制。
4、对于销售订单而
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