办公室岗位业务工作流程DOC.docx
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办公室岗位业务工作流程DOC
办公室岗位业务工作流程
财务预算管理流程
各股室于每年十二月十五日前根据上年经费开支情况和本年度的工作安排提出相关支出预算需求数，由分管局领导审核后交办公室财务管理部门编制预算方案。
办公室根据财务科目及支出结构提出预算方案，交局长办公会或局长专题会研究决定。
局预算按照预算管理级次报送“一上”和“二上”单位预算，上级核拨经费，市局按照批准的预算组织实施，当年的7月15日前和次年的1月15日前将预算执行情况向上一级预算单位书面报告。
会议经费管理流程
会议承办部门应在会议开始前3天内将编制的会议预算审批表（附会议通知及附表10）送交财务部门初审、分管财务的局领导审核后送局长审批；一次会议支出预算在10，000元（含）以上的，由局长办公会或局长专题会审批。
会议承办部门应在会议结束5日内，将会议预算审批表和经过经办人员签字、经办部门负责人核实的会议费支出单据一并送交财务部门初审，由分管财务的局领导或局长、局长办公会审批后，财务部门方能报销。
实际支出的会议费用超过巳经审批的预算额度的部分，除会议承办部门请示局长审批同意的外，财务部门不得报销。
经费支出审批流程
1、基层分局一次性开支金额在500元以内的必须经手人签字、基层分局领导审核属实、市局财务主管核查、市局分管财务的领导签字报销；500元以上必须由经办人填大额支出审批单经市局局长审批后办理，单据由经手人签字、分局领导审核属实、市局财务主管核查、市局分管财务的领导在单据上签字同意报销（水、电、公用电话通信费等日常公用经费不需填写审批单，由分局局长审核属实，市局财务主管核查、市局分管财务的领导签字同意报销）；
2、各分局凡一次性购置大宗物品金额在500元以上的，必须报经市局领导同意，否则，一律以违反财经制度处理。
3、市局机关一次性支出300元以下，由经手人签字、财务主管审核、分管财务的领导签字同意报销；300元以上5000元以下的填制大额支出审批单，经局长批准后办理，单据由经手人签字、股室负责人审核、分管财务的领导签字同意报销（水、电、公用电话费等日常公用经费不需填写审批单，由股室领导审核属实，市局分管财务的领导签字同意报销）；
4、市局一次性开支在5千元以上1万元以下的，应由承办股室请示，经局长办公会议讨论研究决定；市局发生1万元以上的支出须向XX局请示后列支。
5、市局向下级单位拨款、机关出纳取款应填制大额支出审批单，由经办人员提出、局长审批后方能拨（取）款。
基本建设的管理流程
（一）合理确定基建项目。
新上基建项目申请立项前项目投资总额百分之八十以上资金要得到落实；凡项目建设单位有基建欠款有，不得报批立项。
（二）严格报批程序。
市级投资总额在3000万元（含3000万元，含征地费）以上的基建项目由省局报总局审批；市级3000万元以下200万元以上和县级200万元以上的基建项目由省局审批。
其他的基建项目由市局审批，报省国税局备案。
未经系统内按管理权限批准的项目，不得到当地有关部门办理立项手续，不得开工建设。
（三）实行项目设计图纸审批制度。
基建项目开工前，其设计图纸须按管理权限报批，审批机关对项目的设计规模、建设内容等进行审核批复后，方可办理开工手续。
市级投资总额200万元以上的基建项目的设计图纸由省局审批，县级（含）以下项目，由市局审批。
（四）切实做好基建项目的审计工作。
事前、事中审计由市局按有关规定组织实施。
建设单位应在项目竣工决算完成15日内向上级提出竣工决算审计申请，市级投资额在3000万元（含3000万元，不含征地费，下同）以上的由总局组织审计；市级投资额在3000万元以下和县级投资额在500万元以上的由省局组织审计；县级以下（含县级）投资额在500万元以下的由市局组织审计。
银行账户的管理流程
银行账户的开立。
各级国税局应向上一级财务部门报送“开立银行账户申请报告”、《中央基层预算单位开立银行账户申请表》（附软盘）及相关证明材料。
收到财政部门签发的《中央基层预算单位开立银行账户批复书》后，15个工作日内持此批复书开立相应的银行账户。
开户3个工作日内，填制《中央基层预算单位开立银行账户备案表》（附软盘）逐级上报。
（三）银行账户变更。
各级国税局发生单位名称变更、账号变更、主要负责人或法定代表变更、地址及其他开户资料变更都要进行备案，单位名称发生变化的要一并上报批准文件（复印件）。
主管单位发生变更，应在变更后3个工作日内填制《中央预算单位主管单位变更登记表》（附软盘）逐级上报。
变更开户银行的，按银行账户开立程序办理，并将原账户的资金余额及利息如数转入新账户。
（四）银行账户撤销。
银行账户使用期满时必须撤户，确需延长账户使用期的，按银行账户开立程序办理。
银行账户在开立后一年内没有发生资金往来业务和单位被撤消、合并的，要撤销账户并按规定办理备案手续。
销户的资金余额及利息如数转入本单位的同类账户。
流动资产的管理流程
流动资产是指可以在一年内变现或者耗用的资产，包括现金、银行存款、有价证券、库存材料、暂付款等。
（一）必须严格遵守国家关于现金管理的各项规定，加强和健全对现金的内部控制制度，确保现金的安全，防止发生不必要的损失；严格履行现金收付手续；实行钱、账分管；按有关规定处理库存现金的长、短款。
（二）应严格控制现金的使用范围及用量，实行钱、帐分管。
收款方有帐户的支出，必须使用转帐或电汇支付，不得使用现金支付。
局机关、各分局必须建立现金日记帐。
会计、出纳必须按月核对现金日记账，盘存手存现金。
日常开支费用一次达1000元的一律转账支付（特殊情况经领导批准可用现金列支）。
现金支票存根必须有领款人签字。
严格执行银行规定的现金限额制度，确保现金安全，各分局库存现金限额为1000元（或2天用量），局机关库存现金限额为5000元（或2天用量），每日超过限额部份必须于当日送存银行。
严格现金收支的日常管理，出纳人员有现金收入应于当日送存银行，不行坐列为备用金；坚决禁止白条抵库、挪用现金、现金不入账、入账不及时、公款私存、设立账外账的行为。
单位有价证券和支票应视同现金妥善保管，出纳要配备专用保险柜，不得将公款、私款混合存放，严禁在单位保险柜中存放私人钱物。
（三）税务人员外出手持现金超过5000元的，必须报告主管领导批准，应有两人以上同行，以加强资金安全管理。
（四）机关办公用品、用具，由办公室统一购买、保管和发放。
各部门需要添制办公用品、购买书籍、办理印刷业务等，必须经分管经费的局领导批准后，由办公室和承办部门派人共同联系办理，属大宗物品范围的，由局监察室派人全程监督进行。
应当定期或不定期对库存材料进行清查盘点，做到帐实相符。
政府采购流程
一般程序：
编制政府采购预算，拟定年度政府采购规划（含上报政府采购计划），确定政府采购方式，询价，公示，订立政府采购合同，实施政府采购行为，验收分发，结算。
具体程序：
各区、市、县局，市局直属单位的政府采购中凡属XX局集中采购的，以正式行文上报市局政府采购领导小组审定后，市局政府采购工作组和财务科具体办理采购事宜及其财务结算。
年度政府采购突破年初预算的，提出追加预算申请，报XX局局长办公会或局长专题会审定是否变更预算及其采购。
来人来客接待工作流程
1、相关的接待股室原则上应提前一天并将客人职级、人数、性别，陪客人员填写《来人来客接待登记及用餐通知单》，经分管领导签注意见后，送市局办公室，以便有充足时间筹备接待。
2、办公室在接到相关股室的《来人来客接待登记及用餐通知单》后，按照规定的接待方案，及时向主要领导和分管领导请示汇报，最后将《来人来客接待登记及用餐通知单》在本局食堂安排桌席就餐的，填好标准并通知食堂做好接待准备工作。
在外就餐的，由办公室统一安排。
3、经费报销
1、现金支付的接待。
属机关负责接待的客人，由办公室根据合法有效凭证，填写现金支出凭单，附《机关接待审批表》和接待消费清单，经手人签字，经财务主管审核，报分管经费的局领导审批报销。
2、定点接待。
到指定宾馆、招待所接待客人的费用（食宿费和参观费），由办公室通知宾馆、招待所就餐标准，统一结算。
信访工作办理流程：
（一）接待（当日信当日拆封，热情接待来访者）
（二）登记（重复来信来访者须作补充登记）
（三）处理
1.对明文规定的问题，可直接复信或在接待时直接答复；
2.对无法直接答复的问题，可根据情况填写来信来访呈报和转办单，经主管主任签批后，呈报有关领导阅批或转交有关部门办理；
3.对就学校工作提出意见或建议等问题的来信来访，经整理并由主管主任签批后，报请主管领导阅批，并及时转有关部门办理；
4.对上级领导部门转来的信访事项，应及时报请主管主任签批后转有关部门处理。
（四）催办
1.对由领导转批给有关职能部门的信访事项，应及时督查催办，并将处理情况向有关领导汇报；
2.对上级领导部门转来的信访事项，应按上级领导部门的时限要求上报处理结果。
如因特殊情况不能按时处理的，应及时向上级领导部门报告原因。
（五）回复（及时回复来信来访者或上级有关部门，回复时要注意宣传有关政策，做好思想工作，实事求是，不许愿）。
会议管理流程
1、每年初由各单位将拟召开的全市性会议或部分单位参加的会议（包括以会代训和各类座谈会）计划及经费预算报送办公室，办公室根据业务内容提出合并方案后提交局长办公会审定。
2、各单位根据审定的会议名称、地点、会期、会议人数及经费预算组织召开会议。
3、确因工作需要召开的计划外会议，会议规模10人以下的，申请单位应向分管局领导写出详细理由，经局长批准后召开。
会议规模10人以上的，须经局长办公会议审议批准后召开。
4、经市局局长办公会审定批准的会议、培训，一律由市局或市局办公室下发通知。
公文审批管理流程
1、各单位报送上级局的公文按四川省国税系统公文处理的有关规定办理。
市局机关对市委、市政府交办的文件实行5天办文制。
市委、市政府另有要求的除外。
2、市局制发的公文，由市局办公室审核后按照市局领导的分工呈审，呈局长审批签发。
市局发布的公告、通告，人事任免，由局长签发或局长委托副局长签发。
以市局名义报送上级的请示、报告和提出意见等公文，市局与市级各部门（包括委、局、办）联合上报的会签文，经分管的副局长、纪检组长、总经济师审批后，由局长签发，并按要求标注签发人。
以市局名义制发的下行文或平行文，按市局分工的分管领导审核，呈局长签发。
3、涉及两个以上市局领导分管工作的公文，一般应当由主办单位的分管局领导批示后，经协办单位分管领导同意后，局长签发；涉及重大问题又有明显意见分歧的公文，应当由局长决定或者局长办公会议讨论决定。
4、凡制发税收规范性文件，内容涉及局内其他单位业务的，应当送有关单位会签。
涉及税政、征管等综合性政策的，应当送政策法规股会签；涉及税收征管业务流程的，应送征管股会签；涉及征管信息数据应用及软件调整或修改的，应送信息中心会签。
会签应在公文办理规定的时限内完成。
应经但未经有关单位会签的，局领导不予签发。
5、局内各单位间办文发生分歧时，主办单位的负责同志要主动与协办单位协商，协办单位要积极配合。
经协商仍不能取得一致意见的，主办单位应当列出各方理由、依据，提出建设性意见，报分管市局领导进行协调或者裁定。
6、市局同其他部门联合发文或者会签发文，如有不同意见，应由主办单位先与局外有关部门协商，并向分管局领导报告。
7、XX市国家税务局文件，除需要保密外，应通过各种形式及时向社会公布。
对外公布之前，须经市局领导同意。
8、报送上级局审批的公文（包括对上级领导有批示的人民来信的反馈和上级局督办事项的反馈），应由主要负责人签发。
除市局领导直接交办的事项外，各类请示、报告，一律由市局办公室统一办理，上报上级局办公室，不得直接报送局领导个人。
新闻信息宣传工作管理流程
一、搜集信息
通过多种形式（调查了解、分局股室上报等）及时、准确、全面地搜集信息。
二、筛选信息
对信息进行加工整理，去粗取精，去伪存真。
三、编写新闻信息
按照新闻信息的写作要求进行编写。
四、报主管领导审阅
（一）一般新闻信息要由局分管领导审核、签批；
（二）重要新闻信息要报请局主管领导审核、签批。
五、上报新闻信息
形成的新闻信息经审核后，及时上报上级有关部门及新闻媒体，一般应一事一报。
1、以市局领导名义公开发表的署名文章，涉及市局领导重要活动、讲话的稿件，以及其他涉及全市税收收入情况和重大涉税案件等宣传稿件，须经市局领导本人同意并签发后，由办公室送新闻媒体刊发。
2、个人撰写的业务、理论探讨文章，除涉及税收工作动态或领导讲话、内部信息资料的应按规定送审之外，一律文责自负。
3、以XX市国家税务局名义或署以XX市国家税务局机关名称发表文章，报经市局领导同意。
4、局内各单位以市局名义自行或与其他单位、个人联合制作、出版、发行税收宣传品，报经办公室协调并报市局领导同意。
行业网管理流程
1、行业网的建设由办公室提出建设总体思路，信息中心提供技术支持。
2、办公室提出网站的基本栏目设置、页面要求的总体设计方案，广泛收集意见后，报请市局领导批准，交由信息中心抽调专门技术人员组成行业网开发小组进行设计制作。
3、基本栏目设置、增设专题、临时栏目的设置由各股室提出要求，经办公室审核后报分管领导批准，由信息中心进行添加。
4、股室必须按照规定对责任栏目进行及时更新，工作动态随时更新、其他栏目一个季度更新，确保内容丰富且具时效性。
秘密文件管理流程
1、秘密文件的制作。
由拟稿人提出密级和保密期限，按发文审批程序，经股室领导审阅后送办公室主任核稿，最后送局长或主管副局长签发。
2、秘密文件的收发。
收到涉密文件后，由收发室在办文单右上角注明密级，按收文程序送股室签收，股室按密级妥善保管。
发送秘密文件应统一由收发室交机要邮政邮寄，各股室不得将密件直接按普通邮件寄出。
3、秘密文件的传阅。
各股室应设专卷传阅秘密文件，局机要传送的秘密文件原则上由股室负责人签收，负责人不在，应指定专人签收。
签收后要尽快阅办。
严格做到机要文件不横传，不得违反规定擅自扩大秘密文件的阅读范围。
阅读秘密文件应在办公室进行，外出工作必须携带秘密文件的，要经局领导批准，并采取必要的安全措施，严禁将密件带回家。
绝密文件应专卷送阅，如当日未办理完毕，应由机要员收回保管，次日再送。
4、秘密文件的使用。
调用秘密文件应自觉履行登记手续，用完后及时退还。
选编、汇编材料有涉密文件的，应按最高密级在封面上标明，并不得擅自降低、解除密级和扩大发放范围。
凡对外提供涉及税收（包括基金）的有关数据，一律由计征股提供，其他股室不得擅自提供。
5、秘密文件的移交。
因工作调动或休假、出差离开工作岗位时应将秘密文件进行清理，该请退的要及时清退，该归档的要归档，以便明确责任，确保密件的安全。
6、秘密文件的复制。
凡复印中央、国务院、省委、省府文件，先由股室领导提出意见，经办公室主任审核，开具复印文件通知单，经办人须持通知单方可到打字室复印。
通知单由股室收发保存一份，以便年终进行清退。
复制的秘密件应视同正式文件一样登记保存。
7、秘密文件的销毁。
销毁秘密文件应登记造册，经领导批准审核，由局办公室统一安排在指定的涉密文件、资料监销地点进行监销。
车辆管理流程
1、派用车。
各股、室用车，必须提前一天到办公室申办派车单，由办公室报经局长批准后将派车单回执联给驾驶员，驾驶员凭派车单出车。
局领导因公、上级局、外地领导来我局检查、指导工作和局离退休老同志因病用车，报领导同意，应优先安排。
市内用车，办公室确定，分管领导批准；XX外用车，局长批准。
2、车辆维修。
小车维修时应报办公室分管副主任，经分管领导同意，开据修车介绍信，大修需报局领导同意，到指定维修厂进行，维修后凭单据和修车介绍信先由办公室分管副主任签字，财务主管审核，再交局领导审查签字报销。
维修旧零件换新零件，旧件交办公室保管。
3、小车燃、油料管理。
燃、油料购买由办公室统一办理，按车分发加油登记本。
专、兼职驾驶员应做好出车登记，节约用油，按季将派车单对加油情况进行统计、不得将油本私自借给其他车辆加油。
机关公文处理流程
一、发文一般流程：
（一）拟稿：
1、主办股室领导向拟稿人交代清楚行文意图、行文依据、主要事由和有关要求。
2、拟稿人根据股室领导的要求拟制公文标题、正文、附件以及需要说明的相关资料。
3、拟稿人根据公文内容和公文处理的有关规定确定公文文种、发文字号、密级、缓急程度、主抄送单位、会签单位、拟稿人单位姓名和联系电话等内容。
（二）会签：
1、主办部门起草的公文，涉及其他内设机构职权范围内的事项，主办部门应当主动与有关职能部门协商、会签。
2、会签的公文，一般件应当在3个工作日内提出会签意见，急件应当在1个工作日内会签，主办股室与会办股室取得一致意见后行文，由主办股室的兼职文秘人员和负责人应当进行审核。
（三）审核：
公文由主办股室负责人审稿签名后，送办公室主任审核。
（四）复审：
办公室主任审核后送主办股室的分管领导复审。
（五）签发：
分管领导复审后送主要负责人签发，签发时明确签署意见，并签署姓名和审批日期。
（六）登记：
主要负责人签发后，转办公室统一登记、编号。
（七）校对：
登记后主办股室拟稿人进行校对。
（八）缮印：
对完成拟制程序的公文，由办公室按照规定的标准格式统一排版缮印。
（九）分发：
印制成正式文本的公文，由办公室统一加盖印章并封发。
二、收文办理流程。
1、签收：
收文人员收到公文后，应当在对方投递单或送文簿上签字以示收到。
2、登记：
公文签收无误后，收文人员对来文进行登记。
3、拟办：
经签收、登记后，需要本机关办理的公文，应当由办公室提出拟办意见。
4、批办：
机关负责人对办公室呈请批示的公文应当提出批办意见，对拟办意见有补充以及不同意拟办意见的，负责人应当作出明确的批示。
5、注办：
承办股室收到交办的公文后应当及时办理交股室负责人签注办理意见，转交具体经办人员。
6、承办；具体经办人员接到文件及批办注办意见后，按照要求进行办理，完毕后签注承办情况。
7、催办：
交有关股室办理的公文，文秘部门要负责督查催办。
公文归档流程
一、材料的收集
（一）确保文书立卷归档范围
根据《中华人民共和国档案法》及其有关规定和《全国税务机关档案管理办法》（国税发〔1996〕64号）、《全国税务机关归档文件整理办法（试行）》（国税发〔2000〕204号）的规定，凡是能反映本单位工作和活动的具有查考、利用和保存价值的文件材料均属归档范围。
所有人员应及时将手存公文定稿、正本和有关材料交本股室兼职文秘人员整理、归档。
（二）收集的重点
1.工作和活动中形成的各种重要的文件材料;
2.上级下发的有关文件材料。
二、立卷方法
文书立卷是一个分类、组合、编目的过程。
（一）根据文书立卷归档范围，制定本年可能形成文件材料的案卷类目，做好平时的收集归档工作。
（二）按照文件的基本特征进行分类组卷，一般以问题特征为主,结合运用其他特征（作者、时间、名称、通讯者、发文字号、地区等特征）将文件材料进行分类组卷。
组卷应保持文件之间的密切联系。
（三）按照保管期限进行组卷。
三、立卷的具体步骤
（一）卷内文件材料的系统整理，检查调整案卷内文件材料，补充遗缺和清理重复或不需归档的文件材料。
（二）拟写案卷标题
案卷标题一般由作者、文件内容、名称组成。
标题书写工整,内容概括准确。
（三）进行卷内文件材料的系统排列
1.文件材料的排列要注意保持文件之间的历史联系和时间先后顺序。
2.一般应是批复在前，请示在后，正件在前附件在后，定稿在前草稿在后等，其他文件材料则按文件的重要程度或形成时间先后排列。
（四）编写页号
文件材料排列后，对卷内文件材料进行统一编写页号，页号位置在文件的右上角。
凡是载有文字的页面,均要逐张编页号。
（五）填写卷内目录
卷内目录各项均应进行逐项填写
“作者”（责任者）——填写文件的署名单位或个人；
“文件内容”（标题）——一般照原标题抄录,没标题的可概括（按文件内容）出一个标题。
“文件日期”——填写文件形成时间
（六）填写备考表：
备考表是附在卷内文件的最后，用以注释说明卷内文件状况（包括缺损、修改、补充、移出和销毁等）,立卷人、检查人、立卷时间均应逐一填写清楚。
（七）案卷的装订,为了保护卷内文件材料和便于保管使用。
装订前应做好以下几项工作∶
1.卷内文件的修整:
对受损或不规格的文件材料（过宽和超长）进行修补和折叠;
2.拆除金属物（包括订书钉、曲别针和大头针等）；
3.整理取齐后进行装订,一般用棉线装订,棉线应系紧但要打活结。
（八）填写卷案封皮
要用钢笔或毛笔填写,字体要工整、美观。
（九）案卷排列、编写案卷号
案卷排列一般按保管期限进行,永久在前,长期在后,然后编写案卷编号。
短期保管的案卷分别编号。
（十）填写案卷目录,它是向学校档案室移交案卷的凭证,-式两份。
顺序号——即案卷号
摘要——案卷标题
时间——案卷起止时期
页数——案卷总页数
四、按规定向局综合档案室移交档案。
并索要收档回执。
公文处理系统流程
一、系统的启动、主控屏幕及信箱、个人文件夹的使用
1、进入公文处理系统
第一步、“开始”菜单——程序——办公自动化——公文处理
第二步、在弹出的公文处理窗口中输入自己的注册名及口令单击“确定”按钮
2、退出公文处理系统
⑴、方法一：
“收文”菜单——“退出”命令；
⑵、方法二：
单击窗口右上角的“关闭”按钮；
⑶、方法三：
双击窗口左上角的“控制盒”按钮；
3、主控窗口
⑴、菜单栏：
系统的控制中心；
⑵、工具栏：
命令的另一种表现形式；即按钮命令方式。
⑶、状态栏：
统计信息。
其左侧小旗竖起表示：
用户信箱中有新的信息。
⑷、工作区：
主要工作环境。
4、信箱的打开
⑴、方法一：
进入公文处理系统时，系统自动打开信箱；
⑵、方法二：
单击工具栏内的“信箱”按钮；
⑶、方法三：
“对象”菜单——“信箱”命令；
5、关闭信箱
⑴、方法一：
单击窗口右上角的“关闭”按钮；
⑵、方法二：
单击窗口左上角的“控制盒”按钮，选择“关闭”命令；
6、打开个人文件夹
1、方法一：
单击工具栏上“个人文件夹”按钮；
2、方法二：
“对象”菜单——“个人文件夹”命令；
3、方法三：
“发文”菜单——“拟稿”命令；
7、关闭个人文件夹
1、方法一：
窗口右上角的“关闭”按钮；
2、方法二：
单击屏幕上的关闭按钮；
3、方法三：
单击窗口左上角控制盒按钮，选择关“关闭”命令；
二、基本功能及操作
公文处理系统有五大基本功能：
文件查看、文件传递、文件跟踪、文件收回、文件查询。
1、文件查看：
实际上是“阅文”功能的使用。
⑴、查看收文（包括查看：
收文处理签、正文附件、领导批示）
第一步、在收文登记簿或信箱中选中要查看的文件，按“阅文”钮；第二步、分别单击“收文处理签标签、正文附件标签、领导批示标签”，分别查看相关内容。
第三步、按“确定”或“退出”按钮，退出收文屏幕。
⑵、查看发文
第一步、在发文登记簿或信箱中选中要查看的文件，按“阅文”钮；第二步、分别单击“文头纸标签、正文附件标签、领导批示标签”，分别查看相关内容。
第三步、按“确定”或“退出”按钮，退出发文屏幕。
2、文件传递
第一步、在登记簿或信箱中选中要传递的文件，按“分送”按钮；
第二步、选择文件接收对象；（可以重复操作，选择多个接收对象）第三步、按“发送”或“全部发送”按钮；
3、文件收回（主要用于收回已发送的文件）
1、收回操作：
“对象”菜单——“文件收回”命令；
2、收回条件：
收件人的信箱没有打开或虽已打开但信箱里的内容尚未刷新；
4、文件跟踪（记录每个文件的传递过程）
操作步骤：
第一步、从信箱或收、发文登记簿中选定文件；第二步、“对象”菜单——“文件跟踪”命
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