培训高峰会WBS词典.docx

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培训高峰会WBS词典

执行组长：

组织协调组：

1.协助执行组长组织开展工作

2.拟订筹备工作计划

3.组织筹备会议

4.协调各职能小组工作

5.总结记录各组工作评价（附）

（一）文秘组：

1.向会务组提出文秘组预算需求

标准：

1）报经组委会同意

2）最迟完成时间：

8月21日

2.拟订下发《2012年分公司优秀讲师公示名单》

标准：

1）收集各系列评优人员名单

2）分公司OA通知公示

3）最迟下发时间：

8月22日

3.拟订下发《获奖人员资料上报通知》

标准：

1）所有资料一次性上报

2）最迟下发时间：

8月24日

4.收集获奖人员资料、参会回执

标准：

1）收齐所有资料

2）最迟收齐时间：

8月28日

5.《表彰会座次表》、《晚宴座次表》、《签到表》

标准：

1）最迟完成时间：

8月30日

6.制作《表彰会会议手册》

标准：

1）包含完整内容

2）设计美观

3）8月30日前交给会务组

7.拟订下发《分公司2012年培训高峰会参会通知》

标准：

1）通知内容完整

2）分公司OA通知公示

3）最迟下发时间：

9月3日

8.撰写、打印《欢迎函》

标准：

1）别于《节日贺辞》、《致教师节的一封信》

2）最迟完成时间：

9月3日

9.撰写、打印《节日贺辞》

标准：

1）别于《欢迎函》、《致教师节的一封信》

2）最迟完成时间：

9月3日

10.撰写、打印《表彰决定》

标准：

1）最迟完成时间：

9月3日

11.撰写《致教师节的一封信》

标准：

1）别于《欢迎函》、《节日贺辞》

2）最迟完成时间：

9月3日

12.撰写颁奖领导《邀请函》

标准：

1）撰写每一位参会领导的《邀请函》

2）最迟完成时间：

9月3日

13.发《邀请函》

标准：

1）发《邀请函》至每一位参会领导便笺

2）发送时间：

9月4日

14.撰写《短信提示信息》

标准：

1）编辑“报到、参会、晚会、活动、集合、返程”环节六条提示短信，并标注群发时间

2）确定分公司信息发送人

3）最迟完成时间：

9月3日

15.制作获奖人员《荣誉证书》

标准：

1）打印每个获奖人员对应证书

2）最迟完成时间：

9月3日

16.沟通收集《总公司贺辞》

标准：

1）沟通收集培训中心、个险培训部、银保培训部、电销培训部总经理贺辞视频1分钟；

2）最迟完成时间：

9月3日

（二）文案组：

1.向会务组提出文案组预算需求

标准：

3）报经组委会同意

4）最迟完成时间：

8月21日

2.拟订《表彰会会议流程》

标准：

1）最迟完成时间：

8月21日

3.向文秘组提出资料上报要求

标准：

1）详尽的所需资料清单

2）最迟完成时间：

8月22日

4.制作《大会PPT》

标准：

1）依据大会流程

2）模板色彩适宜

3）最迟完成时间：

9月3日

5.制作《获奖人员PPS》

标准：

1）版面风采设计

2）包含个人信息、照片、专长课程

3）最迟完成时间：

9月3日

6.制作《往届高峰会怀旧片段PPS》

标准：

1）借鉴2010前片段+2011年片段

2）最迟完成时间：

9月3日

7.设计背景墙

标准：

1）最迟效果图定稿时间：

8月30日

8.设计明星墙

标准：

1）最迟效果图定稿时间：

8月30日

9.撰写《分公司2013年培训高峰会方案》PPT

标准：

1）各系列方案（或统一方案）

2）最迟完成时间：

9月3日

（三）会务组：

1.提出会务工作组预算

标准：

5）报经组委会同意

6）最迟完成时间：

8月21日

2.预订场地

标准：

1）控制费用在预算之内

2）会场容纳160-200人

3）会场支持双投影

4）入场红地毯、明星墙（会场门内侧或外侧）

5）会场每个位置视线良好

6）晚宴餐厅满足活动组要求

7）最迟完成时间：

8月28日

3.电子屏、条幅

标准：

1）电子屏、条幅内容编写

2）最迟完成时间：

9月3日

4.制作背景墙

标准：

2）控制费用在预算之内

3）最迟制作完成时间：

9月6日

5.制作明星墙

标准：

2）控制费用在预算之内

3）最迟制作完成时间：

9月6日

6.制作X展架

标准：

1）根据会场确定摆放数量

2）最迟制作完成时间：

9月3日

7.制作接待台

标准：

1）制作接待台桌牌

2）最迟完成时间：

9月3日

8.制作领导桌牌、参会人员胸牌、桌牌、会议手册

标准：

1）确保无遗漏和空白备用

2）最迟完成时间：

9月3日

9.准备礼仪用托盘

标准：

1）根据礼仪组需求提前协调宾馆准备托盘

2）托盘红布铺垫

3）最迟完成时间：

9月6日

10.准备笔记本电脑、投影仪、主持麦克

标准：

1）笔记本、投影仪要多准备一套备用

2）主持人麦克电池充足

3）最迟完成时间：

9月6日

11.向采购组提出表彰会会场所需非文案设计类物品需求

标准：

1）控制费用在预算之内

2）确定所需用品名称、规格、数量

3）最迟完成时间：

8月30日

12.向采购组提出晚宴会场所需酒水等物品需求

标准：

1）控制费用在预算之内

2）确定晚宴所需物品名称、规格、数量

3）最迟完成时间：

9月3日

13.收集全部会务所需用品

标准：

1）收集齐

2）提前一天送达会场

14.布置表彰会会场

标准：

1）会标、背景墙、明星墙、X架、鲜花、桌牌、会议手册、笔、矿泉水、座次

2）9月7日上午10点前布置完毕

15.布置晚宴会场

1）座次、酒水

2）9月7日下午18:

30前布置完毕

16.制订会务预算

标准：

1）征询各工作组费用预算

2）汇总统筹各工作组预算

3）制作呈批

4）最迟完成时间：

8月21日

（四）主持组：

1.撰写主持稿

标准：

1）依据大会流程

2）最迟完成时间：

8月30日

2.撰写访谈稿

标准：

1）提前设计访谈流程、问题

2）最迟完成时间：

8月30日

3.访谈人员沟通

标准：

1）确定5位访谈人员并提前进行沟通

2）最迟完成时间：

9月3日

4.组织主持排练

标准：

1）9月3日前排练

2）9月6日上午排练

5.主持表彰会

标准：

1）按流程主持

2）处理好应急事件

（五）配乐组：

1.向会务组提出配乐组预算需求

标准：

1）报经组委会同意

2）最迟完成时间：

8月21日

2.确定备选音乐

标准：

1）依据表彰大会流程、晚会流程

2）8月30日前准备好表彰会、晚会各环节音乐

3）确定电脑支持播放格式

3.确定音乐

标准：

1）9月3日前确定好主持人所需音乐，并在各环节标注音乐名称

4.配合主持排练

标准：

1）9月3日前排练

2）9月6日上午排练

5.试放表彰会音乐、PPT、PPS、视频等

标准：

1）9月6日上午提前测试无误

2）确保合拍

3）有应急备选预案

（六）节目组：

丁海泉、安丰伟、包红

1.向会务组提出节目组预算需求

标准：

3）报经组委会同意

4）最迟完成时间：

8月21日

2.预订开场节目

标准：

1）8月30日前确定2-3个备选节目

2）报经组委会同意

3）9月3日前确定开场节目

3.报文秘组机构上报节目要求

标准：

1）节目要求详尽、合理

2）8月22日前报文秘组节目上报要求

4.收集机构节目

标准：

1）8月30日前汇总文秘组所收集节目甄选

5.甄选确定机构节目

标准：

1）9月3日前会同大会、晚会主持人确定节目

6.组织排练分公司节目

标准：

1）8月30日组织策划分公司表演节目

2）9月3日前进行分公司表演节目排练

7.配合场控人员联系节目演员

标准：

1）确保开场节目人员提前到位

2）及时联系各环节节目表演人员

（七）场控组：

1.配合主持排练

标准：

1）参与每次主持人排练

2.准备礼花

标准：

1）确定放礼花人员

2）现场及时放礼花

3.掌控表彰会现场

标准：

1）掌控表彰会的每个环节顺利进行

2）及时提醒每个环节相关人员到位

4.组织安排照相

标准：

1）协调表彰会场、晚会会场照相

2）提前设计好合影人员排序

3）组织好合影排队

4）联系合影照相人员

5.协调照相、录像

标准：

1）联系协调照相、录像人员

6.处理应急事件

标准：

1）处理好应急突发事件

2）确保会议顺利进行

7.配合组织协调人员工作

标准：

1）配合组织协调人员临时交待工作

（八）接待组：

1.签到台值班

标准：

1）摆放签到台

2）保持良好的仪容、仪态

3）做报到路线提示

2.发放参会资料

标准：

1）提前按机构梳理好

2）对应发放

3.动态关注报到人数

标准：

1）联系未报到机构领队

2）适时向会务组通报报到人数

4.领导接待

标准：

1）适时接待好每一位参会领导

（九）礼仪组：

1.向会务组提出预算需求

标准：

1）报经组委会同意

2）最迟完成时间：

8月21日

2.确定礼仪

标准：

1）9月3日前确定好礼仪

2）准备好礼仪所需用品

3.现场指导安排礼仪

标准：

1）依据大会流程培训、指导礼仪

2）提前估算节奏，确保礼仪有条不紊的上下台

4.包装、理顺奖品

标准：

1）提前按顺序理好奖品、证书

2）对需要包装的奖品提前做好包装

5.协助礼仪递送礼品

标准：

1）如有大件奖品，请提前安排人员协助搬运上台

6.服务领导

标准：

1）领导入会场前，安排礼仪提前为其带胸花

2）安排礼仪引领领导入场、上台颁奖

（一十）采购组：

1.采购表彰会奖品

标准：

1）控制费用在预算之内

2）预定奖品为讲师工具包（激光笔、录音笔、麦克等），备选折叠自行车

3）根据文秘组提供的数量

4）选择2-3家可提供可报发票的供货商（价格、结算、供货时间）

5）报经组委会同意竞标

6）负责物品交接礼仪组前的保管及颁奖后的奖品核对与回收

7）最迟完成时间：

9月4日（特别注意发货时间、天气等）

2.采购奖杯、牌

标准：

1）根据文秘组需求采购

2）负责物品交接礼仪组前的保管

3）最迟完成时间：

8月30日

3.采购证书

标准：

1）根据文秘组需求采购

2）负责物品交接礼仪组前的保管

3）最迟完成时间：

8月30日

4.采购表彰会非文案设计性物品

标准：

1）费用控制在预算之内

2）根据会务组需求采购

3）负责物品交接会务组前的保管

4）最迟完成时间：

9月4日

5.采购表彰会、荣誉宴酒水等物品

标准：

1）费用控制在预算之内

2）根据会务组需求采购

3）负责物品交接会务组前的保管

4）最迟完成时间：

9月6日

6.预订台花、胸花

标准：

1）根据会务组需求采购

2）负责追踪表彰会当日10:

00时送达

3）最迟完成时间：

9月6日

7.采购礼花

标准：

1）数量6支

2）确保礼花质量

3）最迟完成时间：

9月4日

8.采购晚会奖品及用品

标准：

1）控制费用在预算之内

2）根据晚会组需求采购

3）负责物品交接晚会组前的保管

4）最迟完成时间：

9月4日

9.采购活动瓶装水等食用品

标准：

1）控制费用在预算之内

2）根据活动组需求采购

3）负责物品交接活动组前的保管

4）最迟完成时间：

9月6日

10.采购其它用品

标准：

1）及时采购经组委会同意的其它物品

2）负责物品交接给用方前的保管

（一十一）晚会组：

1.向会务组提出预算需求

标准：

1）报经组委会同意

2）最迟完成时间：

8月21日

2.制订晚会方案

标准：

1）制订自晚餐前至结束时间段内的完整方案

2）报经组委会同意

3）最迟完成时间：

8月30日

3.向采购组提出晚会奖品、用品需求

标准：

4）控制费用在预算之内

5）确定所需用品名称、规格、数量

6）最迟完成时间：

8月30日

4.确定晚会会务人员及安排

标准：

1）确定人员角色分配

2）报经组委会同意

3）最迟完成时间：

8月30日

5.组织晚会活动

标准：

1）领导满意

2）参会人员多数满意

（一十二）活动组：

1.向会务组提出预算需求

标准：

1）报经组委会同意

2）最迟完成时间：

8月21日

2.制订活动方案

标准：

1）制订活动期间完整方案

2）报经组委会同意

3）最迟完成时间：

8月30日

3.向采购组提出活动所需物品需求

标准：

1）控制费用在预算之内

2）确定所需物品名称、规格、数量

3）最迟完成时间：

8月30日

4.确定旅行社

标准：

1）目的地（水帘峡）

2）选择可提供会务费发票的2-3家旅行社（价格、服务）

3）报经组委会同意竞标

4）最迟完成时间：

8月30日

5.组织活动

标准：

1）协调旅行社

2）组织出发、返程

3）保证人员安全

4）安排好领队

5）安排好午餐

6）安排好摄像人员

6.安排返程

标准：

1）协调各机构返程需求

2）组织旅游活动人员返程

附：

工作评价规则

由组织协调组协助执行组长对各工作组进行绩效评价；

1.红旗一次：

按时保质保量完成工作包任务；

2.黄旗一次：

规定时间内完成的任务不符合质量标准；轻微延误、失误；

3.绿旗一次：

未按规定时间完成工作包任务；重大失误。