OA用户手册.docx

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OA用户手册

OA系统操作手册

1、系统简介

1.1系统功能概述

1.1.1个人助理

1）【工作日记】

2）【个人资料修改】

3）【个人通讯录】

1.1.2公文发文（重点说明）

1）【公文拟稿】

2）【拟稿一览】

3）【发文监控】

4）【公文模板管理】

1.1.3公文收文（重点说明）

1）【公文分发】

2）【领导批示】

1.1.4审批流转（重点说明）

1）【待我审批】

2）【经我审批】

1.1.5通知管理

1）【收通知】

2）【已发通知】

3）【草稿箱】

1.1.6消息管理

1）【收消息】

2）【已发消息】

3）【草稿箱】

1.1.7公文学习

1）【收公文】

2）【已发公文】

3）【草稿箱】

1.1.8个人邮箱

1）【收件箱】

2）【已发信箱】

3）【草稿箱】

1.1.9信息发布

1）【大事记】

1.1.10公共信息

1）【全院通讯录】

2）【邮政区号查询】

3）【手机归属地查询】

4）【万年历】

1.1.11交流中心

1）【BBS论坛】

2）【添加板块】

1.1.12知识管理

1.1.13下载管理

1.1.14后台管理（重点说明）

1）【操作员管理】

2）【菜单管理】

3）【异常监控】

4）【后台维护】

1.2特点

1.2.1本系统是基于B/S的网络数据库系统，能同时使用多台客户机进行数据录入、数据查询等操作。

1.2.2管理功能全面，实现数据及时有效的下达传递管理。

1.2.3具有强大的查询功能，可多条件或自选方式查询，提供全面信息。

1.2.4人机界面友好，易学易用，安全可靠。

1.2.5安全性高

未经登录，操作员无法使用本系统。

进入系统之后，操作员可以使用哪些功能由操作员的权限决定。

本系统操作员的权限与菜单项一一对应，可以灵活设置操作员的权限。

2、运行环境及系统设置

2.1运行环境及设置

2.1.1网络环境：

WINDOWS网络

2.1.2网络硬件系统

Ø服务器：

586以上CPU，128M以上内存，10M以上网卡，彩色显示器，2G以上硬盘，UPS

Ø工作站：

586以上CPU，32M以上内存，10M以上网卡，彩色显示器，200M以上硬盘，UPS

2.1.3网络软件系统

Ø服务器：

WINDOWSNT操作系统，SQL2005/SQL2008

Ø工作站：

WINDOWS95/98/NT操作系统

3．系统文件说明

安装结束后在浏览器地址栏输入相应地址浏览即可进入系统。

（地址栏中OFFICE注意一定要大写）

4．系统运行前的准备和要求

4.1人员

4.1.1网络管理员：

必须有网络管理员负责整个网络的管理和维护。

对网络管理员的技术要求是：

1）掌握网络硬件的安装与链接，网络系统软件的安装调试与设置。

2）掌握网络用户设置、用户权限设置、网络资源的分配。

3）掌握网络安全保密和常规维护技术。

4）掌握本软件系统的使用与维护

5）掌握SQLServer的使用与维护

4.1.2操作员

操作员为使用本软件系统的人员，对操作人员的技术要求是：

1）熟悉OA的有关业务流程。

2）具有微机操作使用的基本知识和技能。

3）至少掌握一种汉字输入方法。

4）掌握对本软件系统的使用方法。

4.2系统安全

为保证系统正常运行，保障数据安全，必须建立有关系统使用的规章制度。

规章制度应包括以下要点：

5.2.1操作员应严格遵守软件的操作方法和规程。

5.2.2操作员上机操作应使用自己的用户名和密码入网和进入本软件系统，下班或中途离开应退出登录或退出系统、关机。

5.2.3非操作员一律不得上机操作。

5.3防止计算机病毒侵入

计算机病毒是目前危害计算机运行的最危险因素，甚至可以引起整个系统瘫痪，造成难以估量的损失。

因此，必须把防止计算机病毒侵入作为一项最重要的系统管理工作。

为此，应注意以下各点：

1）使用有合法使用权的无病毒软件。

2）严禁非操作员或非管理人员使用微机。

3）慎重使用外部磁盘、光盘，尽可能不使用，必须使用时应先查毒或试运行。

4）综合采用各种防毒措施

5.使用手册

说明：

红色*代表必输项和必选项,其中页面上多次出现附件上传和设置人员的按钮操作；这里首先对这个两个按钮进行说明；

点击附件上传时会出现如下图页面：

当选择游览后确定一个文件，点击上传后，文件名如果出现在已上传文件列表中表示文件已上传成功，点击确认选择即可；当上传的文件不是想要的文件，在已上传文件选中文件，点击删除选择，当点击页面上的取消选择的话，会关闭页面，但不会做任何的操作；

点击设置人员时会出现如下图页面：

人员设置可以根据选择框中的三种条件来选择，也可以不选择而点击全体人员，当选择了人员在已选人员列表中会显示，在点击确认选择就能选择出想要的人员；

5.1个人助理

5.1.1工作日记

工作日记主页面为下图，其中提供新建日记，删除日记,刷新页面三个功能；

新建日记页面如下图：

其中标题和日期不能为空，如果不输入，会提醒必输，可以上传附件，但附件上传的最大数目为两个，附件的格式为任何格式，附件大小的控制是根据参数表设置的，如果发现附件的大小大于当前限制的最大值，请联系该系统的管理人员。

日记保存成功后直接关闭新建页面同时刷新工作日记主页面。

点击附件上传出现的页面如下：

5.1.2个人资料修改

页面如下图所示

其中姓名和密码为不可修改项；可以自己上传一张自己的形象照；

5.1.3个人通讯录

个人通讯录主页面如下图：

包括新建，删除，刷新；操作和5.1.1工作日记相似，不做过多说明；

新建页面如下图：

选择本医院所有员工（包括所有医生、护士等）

5.2公文发文（重点说明）

公文发文这一块流程比较复杂，它与公文收文，审批流转紧紧联系在一起；

要发一份公文必须要先在公文模板管理中选择一套模板，设置一套流程图，而且在公文拟稿中点击模板进行发文单和公文内容的填写。

而发送出去的公文就会等待指定的人来进行审批查阅，而在拟稿一览中能够查看到当前公文的流转状态，在发文监控中能监控到流程的走向。

5.2.1公文模板管理

新建模板页面如下图：

下图中设置模板详细信息中所属类别的下拉框的值来自于公文模板管理主页面上新建模板类别

点击设置正文模板会出现一个加载了word文档的页面，同时注意，当使用此步骤的话一定要记得先到下载管理中下载word控件，而且一定要安装好，不然会出现页面错误；错误如下图

Word文档正常出现的页面如下图：

新建流程页面如下图，包括流程基本信息录入页面和流程步骤编辑页面

流程基本信息录入页面如下图

流程步骤编辑如下图：

其中流程步骤编辑页面上有新建步骤和校验流程两个按钮，如下图中所示:

启始页面上总会出现第一步也就是1，拟稿人，新建拟稿，所有流程图都已这一步为第一步，

而且流程图始终只有一个开始和结尾：

当点击新建步骤时出现页面如下图：

这里要注意的是审批方式：

提供两种审批方式，还有就是审批人员设置，

点击保存后值就会保存到步骤编辑页面：

而当鼠标放到矩形上，鼠标会变成一个手状图标，这样就可以对当前矩形图形进行拖拽，使流程图更加的清晰明了，而单击鼠标右键会出现下图中一个操作框：

点击进去能够对当前步骤进行操作；

当点击跳转到出现如下页面：

这步主要用来连接流程图的，设置它的下一步操作，同时它的下一步操作能为多个；

下图中模拟的是一个正常的流程图：

仅供参考

以上为公文模板管理的说明如还有不明白的请联系维护管理员进行进一步咨询

5.2.2公文拟稿

当在公文模板管理中建立了模板的话，在公文拟稿中就会显示出来，点击模板名称的话就会进入发文单页面，当模板设置管理里面使用了一套流程图而且还在复选框中选择了审批时允许使用自由流程的话，在进入发文单页面之前会出现一个供你选择这次的发文单当前操作员到底是使用固定的流程还是自由流程；

自由流程的发文单的页面如下：

固定流程的发文单页面如下：

它们两个的区别在于发文单和点击保存的时候，如果是自由流程就会弹出如下图的流程步骤设计页面：

保存后会出现一个类似如下的页面：

5.2.3拟稿一览

拟稿一览中能够查询当前操作员发送的公文的发文单情况，审批情况，当前状态，正在进行的操作，还能查看流程图，如下图：

5.2.4发文监控

发文监控能够及时反应当前公文的流转情况，如下图：

5.3公文收文

5.3.1公文分发

公文分发是指公文已经通过了审核而且由最后一个批阅的人进行的公文分发才会在该模块中显示出来，能够进行查看流程图，查看发文单，查看批阅记录；

5.3.2领导批示

对发送出去的公文进行查看，看流转中的批阅情况和批示意见

5.4审批流转

5.4.1待我审批

页面如下图：

列表有个当前操作，这个当前操作显示的就是当前操作员进行操作的类型：

当点击审批，如果该公文是使用的自由流程的话页面如下：

当前操作员可以根据拟稿人的公文进行三个操作：

点击发文会签完成的话就会出现流程步骤设计页面；

点击退给拟稿人的话该流程终止，而且该公文最终做为废文件处理，拟稿人必须重新定义发文单，重新审批；

点击已完成流程的话会出现一个文件分发页面如下图：

当在公文分发人员列表中选择了人员并点击保存的话，该公文就会分发给设置的人员,也就是公文分发中具有权限查阅的人员；

当点击审批，如果该公文是使用的固定流程的话页面如下：

与自由流程不同的是固定流程有流程图，没有已完成流程，因为固定流程是按照流程图来流转的，流程图已经控制了公文的流转，是根据流程图的步骤来判断当前操作是不是还会继续往下流，如果是流程的最后一步一样的会出现自由流程中的文件分发页面；

注意：

审批时与当前步骤中的审批方式密切联系在一起，当审批人员有多个，而且审批方式选择的是只有一个人通过就往下流转的话，那么只要有一个人通过了就可以进行处理，往下流转还是完成流程；而当审批人员有多个，而且审批方式也是全部人员通过才往下流转的话，就是必须审批人员列表中的人员全部通过了才可以进行处理，这些都可以通过批阅记录来查看；

5.4.1经我审批

页面如下图：

5.5通知管理，消息管理，公文学习，个人邮箱

这四个模块不做说明：

需要注意的是当在已发中撤销发送的了以后，在草稿箱中能够查阅，而且能够进行重新发送；

5.6信息发布，实用工具

实用工具中全院通讯录中所指的所有的操作员的信息；其实的不做说明

5.7交流中心

BBS论坛主要是供讨论，集体交流，没有权限之分；

5.8知识管理，下载管理

知识管理里面主要存放一些共享的资料

下载管理中存放一些插件或者安装程序

5.9后台管理

后台管理提供给管理人员；负责管理和技术支持；