电力监理资料整编归档规定.docx
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电力监理资料整编归档规定
公司标准化编码[QQX96QT-XQQB89Q8-NQQJ6Q8-MQM9N]
电力监理资料整编归档规定
Q/ADJL
安徽电力工程监理有限公司企业标准
Q/
监理资料整编归档规定
2010-10-30发布2010-11-01实施
安徽电力工程监理有限公司发布
目次
前言
本标准为公司信息管理标准之一，本标准依据GB/T11822《科学技术档案案卷构成的一般要求》、GB50319《建设工程监理规范》、DL/T5434《电力建设工程监理规范》、GB/T50328《建设工程文件归档整理规范》等有关要求编制
本标准由公司综合管理部提出并归口。
本标准主要起草人：
常开利
本标准审核人：
宋敏、范东亮、陶有宝、谢鹏云、任拥军
本标准批准人：
顾朝旭
本标准于2010年10月30日发布。
本标准于2003年首次发布，于2006年第一次修订，2009年第二次修订,2010年10月30日改版，2010版于2011年9月20日第一次修订，2011年12月8日第二次修订，2012年11月13日第三次修订，2013年12月30日第四次修订，2015年1月12日第五次修订。
本标准为第八次修订。
监理资料整编归档规定
1范围
本标准规定了工程监理资料收集、整编和要求。
本标准适用于公司在承揽监理业务、实施委托监理合同的过程中形成的具有保存价值的各种载体的监理文件资料（包括文字、图表、声像、电子文档等）的内部归档管理和移交给顾客的监理资料的外部归档管理。
2规范性引用文件
下列文件对于本文件的应用是必不可少的。
凡是注日期的引用文件，仅注日期的版本适用于本文件。
凡是不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改单）适用于本文件。
国家电网办[2010]250号国家电网公司电网建设项目档案管理办法（试行）
国家电网办文档[2010]72号国家电网公司电网建设项目档案办法（试行）释义
3职责
3.1综合管理部
归口管理监理资料的归档工作，并对有关部门和项目监理项目部的监理资料收集、分类整理工作进行日常的监督、检查和指导。
3.2财务经营部
负责招投标阶段监理资料的收集、整理及分类组卷工作，对于中标的工程，在工程竣工结束后及时移交综合管理部归档。
3.3工程一部、工程二部、设备监造部
监督检查监理项目部做好监理竣工资料的整编工作。
负责审核移交顾客的监理竣工资料的内容。
3.4监理项目部
总监理工程师负责与顾客商定竣工监理资料编制、整理的有关要求及移交办法。
总监理工程师负责并组织各专业监理工程师和资料员，在本项目部完成工程项目监理资料的收集、整理、分类，编目、复印、组卷工作，提供竣工资料移交清单，移交顾客。
并在监理项目结束后一个月内移交综合管理部归档。
4监理资料的分类
各监理项目部移交公司的监理资料分为以下七大类：
a）工程监理依据文件；
b）工程监理管理文件；
c）工程监理验评文件；
d）工程监理调试文件；
e）工程监理投资控制文件；
f）工程监理竣工验收文件；
g）工程监理其他文件资料。
国家电网工程监理资料分类按照《国家电网公司电网建设项目档案管理办法》分类方法分类，见本文件附录A“工程监理资料分类、归档范围、保管期限表”A1、A2。
监理资料分类后每个案卷包括的具体内容，见本文件附录A“工程监理资料分类、归档范围、保管期限表”。
根据委托监理合同约定的监理范围的不同，每个具体工程形成的监理资料也不相同，可能是上述七大类的全部或一部分。
移交顾客的监理资料的分类和编号，应符合顾客的要求，满足顾客工程（设备）资料归档的要求。
5监理资料的立卷
5.1立卷的原则
立卷是指按一定的原则和方法，将有保存价值的文件分门别类整理成案卷，亦称组卷。
监理资料的立卷原则包括：
a）立卷应遵循监理资料的自然形成规律，保持卷内文件的有机联系，便于档案的保管和利用；
b）监理资料应按本文件附录A“工程监理资料分类、归档范围、保管期限表”的内容进行分类组卷；
c）组卷后的每个案卷不宜过厚，一般按20mm、30mm、50mm厚度进行组卷；
d）每个案卷内不应有重份文件，不同载体的文件一般应分别组卷。
5.2卷内文件的排列
卷内文件的排列要求如下：
a）文字材料按事项、专业顺序排列。
同一事项的请示与批复、主体与附件不能分开，并按批复在前、请示在后，主体在前、附件在后的顺序排列；
b）既有文字材料又有图纸的案卷，文字材料排前，图纸排后。
5.3案卷的编目
5.3.1卷内文件的编号
卷内文件每份（本）一个编号，其中，有关部门及监理项目部收集的监理资料中，凡是公司管理体系文件附录中规定了式样的监理资料的“编号”，按Q／《文件编码规则》规定编号；凡是公司管理体系文件中未规定式样或建设、设计、施工、设备材料供应、调试等单位提交的具有保存价值的文字材料，可直接采用原资料的编号，但均应在“卷内目录”（见附录B）中予以登记，以便归档和检索。
5.3.2卷内文件的页号
编制卷内文件页号应符合下列规定：
a）卷内文件均按有书写内容的页面编号。
每份文件单独编号，页号从“1”开始；
b）页号编写位置：
单面书写的文件页号在右下角；双面书写的文件，正面在右下角，背面在左下角。
折叠后的图纸一律在右下角；
c）成册图纸或印刷成册的文件资料，自成一卷的，原目录可代替卷内目录，
d）不必重新编写页码；
e）每个案卷的封面、卷内目录、卷内备考表不编写页号。
5.3.3卷内目录
卷内目录的编制应符合下列规定：
a）卷内目录的式样符合本文件附录A的要求；
b）序号：
以一份（本）文件资料为单位，用阿拉伯数字从“1”依次标注；
c）责任者：
填写文件的直接形成单位或个人。
有多个责任者时，选择两个主要责任者，其余用“等”代替；
d）文件编号：
填写本文件规定的每份（本）监理资料的编号；
e）文件题名：
填写监理资料标题的全称；
f）日期：
填写监理资料形成的日期；
g）页次：
填写每份监理资料在案卷内所排的起止页号；
h）卷内目录排列在卷内文件首页之前。
5.3.4卷内备考表
卷内备考表的编制应符合下列规定：
a）卷内备考表的式样应符合本文件附录C的要求；
b）卷内备考表主要标明卷内文件的总页数、各类文件页数（照片张数），以及立卷部门对案卷情况的说明；
c）案卷备考表排列在卷内文件的尾页之后。
5.4案卷的装订
分类组卷后的案卷的装订要求如下：
a）案卷可采用装订与不装订两种形式。
文字材料必须装订。
既有文字材料，有图纸的案卷应装订，已成册出版的监理资料不装订；
b）装订应采用线绳三孔左侧装订法，要整齐、牢固，便于保管和利用；
c）装订时必须剔除金属物。
6档号
档号结构：
有项目代号、分类号、案卷号三组代码组成；各号之间用“-”分隔，用以固定档案排列顺序,揭示档案内容。
项目代号：
是档号第一组四位代码由公司综合管理部（档案室）设定，
分类号：
是按统一分类规则划分本公司工程档案设定的类目号由三位代码组成，用以表示类目在分类体系中的工程类别、位置和排列顺序。
（详见附录A工程监理资料分类、归档范围、保管期限表）；
案卷号：
是指由互有联系的若干监理资料组合成的档案保管单位，按一定顺序排列后的流水号;
档号的基本模式：
6XXX—XXXXXX
案卷号（001-999标识）
三级类目（监理文件）
二级类目（工程类别）
一级类目（工程）
工程顺序号
一级类目（工程代号）
监理资料分类号：
按7大类划分，分类号由3位阿拉伯数字组成，各分类号及对应的监理资料名称如下表：
分类号
名称
XX1
监理依据文件
XX2
监理管理文件
XX3
监理验评文件
XX4
监理调试文件
XX5
投资控制文件
XX6
竣工验收文件
XX7
其它文件资料
工程类别划分见下表：
分类号
工程类别名称
840X
变电站工程
820X
输电线路工程
85X
房屋建筑工程
7监理资料归档范围和保管期限
各工程类别监理资料分类、归档范围和保管期限见附录A。
8监理资料的归档
8.1监理资料归档的质量要求
a）归档的监理资料应为原件。
当原件无法获得时，应由整编人在复印件上注明原件存放单位；
b）内容及深度应符合国家有关工程监理及档案管理等方面的规范的规定；
c）内容必须完整、真实、准确，与工程实际相符合，并能反映工程监理活动的全过程；
d）应使用耐久性强的书写材料、如碳素墨水、蓝黑墨水，不得使用易褪色的书写材料，如：
红色墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、铅笔、复写纸等；
e）应字迹清楚、图样清晰、图表整洁，签字或盖章手续完备；
f）幅面尺寸规格宜为A4幅面。
图面宜采用国家标准图幅；
g）纸张应采用能够长期保存的韧力大、耐久性强的纸张；
h）不同幅面的工程图纸应统一折叠成A4幅面，图标栏露在外面；
i）名称和内容必须一致，不属归档范围或没有保存价值的资料应剔除；
j）必须经过分类整理，并应组成符合本文件要求的案卷。
8.2移交公司的监理资料的内容及程序
8.2.1移交范围及内容
各监理项目部在工程结束后移交给公司的监理资料范围及内容、份数具体详见附录A“工程监理资料分类、归档范围、保管期限表”。
其中属于移交顾客的监理资料，只移交公司1份电子版扫描件资料。
监理站项目监理资料不归档公司，由监理站视需要留存1份。
8.2.2移交归档程序
监理资料移交归档公司的程序规定如下：
a）有关部门和监理项目部应在监理项目结束后一个月内向综合管理部移交监理资料和监理项目部印章。
b）工程监理竣工资料经项目总监进行预审核后，与公司综合管理部联系移交事宜，报工程一部（设备监造部）审核资料内容是否符合要求，综合管理部审核资料组卷是否符合归档要求，办理“工程监理竣工资料交接书”（见附录D）。
项目部移交的监理资料应具备；案卷页码、卷内目录、备考表注录齐全。
移交时，移交方填写“监理资料移交清单”（见附录E）一式两份，双方在移交清单上签字，各自保留一份备查。
c）综合管理部负责资料装订成册存档。
8.3移交顾客的监理资料内容及程序
8.3.1移交范围及内容
各监理项目部在工程结束后移交给顾客的监理资料范围及内容、份数应视委托监理合同的约定和顾客要求，其中输变电工程监理资料归档范围执行国家电网办[2010]250号《国家电网公司电网建设项目档案管理办法》（试行），具体内容详见附录A“工程监理资料分类、归档范围、保管期限表”。
除按规定份数移交顾客纸质版资料外，同时移交顾客1份电子版扫描件资料。
8.3.2移交归档程序
监理资料移交顾客的程序规定如下：
a）监理项目部应在监理项目结束后一个月内，按照顾客要求的格式对监理资料进行分类组卷并编号后移交给顾客。
当顾客没有要求时，按本文附录A“工程监理资料分类、归档范围、保管期限表”（√）的内容分类组卷，但案卷的档案号由顾客根据本单位档案部门的惯例自行编写。
b）工程监理竣工资料经项目总监进行预审核后，与公司综合管理部联系移交事宜，报工程一部（设备监造部）审核资料内容是否符合要求，综合管理部审核资料组卷是否符合归档要求，办理“工程监理竣工资料交接书”（见附录E）。
监理站项目监理资料归档顾客前，110kV及以上新建输变电工程监理资料先报监理站初审后再报工程二部审核，其他项目监理资料由监理站审核。
监理站项目监理资料由监理站组织装订成册后移交顾客。
c）综合管理部负责项目监理资料装订成册，由监理项目部向顾客移交监理资料，编制移交清单（一式二份，一份交顾客、一份交公司综合管理部归档），经顾客验收后，双方签字和/或盖章后，正式完成监理资料向顾客的移交归档手续。
8.4监理资料的验收归档
接受移交的监理资料前，综合管理部应组织专人进行验收。
凡是归档的监理资料，必须符合本文件的归档要求，对不符合要求者，综合管理部应退回移交方重新整编。
只有验收合格的监理资料，才能办理移交签字手续，综合管理部档案管理人员及时填写“监理资料移交登记表”（见附录F）。
8.5监理资料的保管期限
监理资料的保管期限分为永久、长期、短期三种期限。
永久：
无期限保存；
长期：
16～50年左右；
短期：
5～15年左右
各类监理资料的保管期限见附录A“监理资料分类、归档范围、保管限期表”。
其中，同一案卷中有不同保管期限的监理资料时，该案卷的保管期限应从长。
附录A
（资料性附录）
工程监理资料分类、归档范围、保管期限表
表变电站工程监理资料分类、归档范围、保管期限表
分类号
类目名称
归档监理资料名称
立卷
单位
保管单位（份数）
保管
期限
监理公司
项目法人
运行单位
8403
监理施工技术管理
1．施工图会检纪要、施工图设计交底纪要、记录
监理项目部
1
1
2
永久
8403
2.设计变更通知单汇总报验
监理项目部
1
1
2
8404
施工质量验收报审、报验
1.站外电源监理相关资料
监理项目部
1
1
长期
8406
竣工验收（含初检、预验收）
1.竣工预验收
监理单位提交的工程竣工预验收申请表、施工单位提交的工程竣工初检申请表
验收通知
工程竣工验收监理初检方案、工程验评记录统计报审表
工程竣工验收监理初检报告（附整改记录、整改反馈）
监理项目部
1
1
2
永久
8407
强条执行
1.监理强制性条文执行检查表、汇总表
监理项目部
1
1
长期
8407
信息管理
2.工程监理数码照片
3.监理工作总结
4.水土保持工程监理总结报告
监理项目部
1
1
2
永久
8407
达标投产工程创优及报审
5.工程质量评估报告
6.工程质量通病防治工作评估报告
监理项目部
1
1
长期
8408
工程监理及报审、报验
1.监理规划、专业监理实施细则、安全监理工作方案、工程质量旁站方案、质量通病防治控制措施
2.监理机构成立，监理总工程师（任命）、监理人员任职及资格证书
3.旁站监理记录、监理日志，监理月报
4.监理工作联系单，监理通知单、回复单、监理报告，运行移交单，来往函件，工地例会纪要
监理项目部
1
1
长期
8408
5.供货商、施工、分包、试验单位、专职管理人员及特殊工种作业人员资质报审
6.设备材料开箱检查记录
7.主要施工机械、工器具及安全用具、检测器具等报审
8.监理质量检查记录、报告
9.施工进度计划报审、施工进度调整计划报审、变更工期报审
10.工程预付款报审表、工程进度款报审表、工程变更单、工程量签证单、工程变更费用结算联系单、费用索赔申请表、工程竣工结算审核表及有关资料
监理项目部
1
1
长期
8408
11.安全、质量事故报告表、处理方案报审表、处理结果报验表、事故处理报告及附件资料
监理项目部
1
1
2
永久
8408
质量监督（工程中间验收）
1．施工单位提交的工程质量中间验收申请表
2．工程中间验收监理初检方案
3．工程中间验收监理初检报告（附整改记录、整改反馈）
监理项目部
1
1
2
永久
8408
设备监造
1.工作总结
监理项目部
1
1
长期
表输电线路工程监理资料分类、归档范围、保管期限表
分类号
类目名称
归档监理资料名称
立卷
单位
保管单位（份数）
保管
期限
监理公司
项目法人
运行单位
8203
监理施工技术管理
1．施工图会检纪要、施工图设计交底纪要、记录
监理项目部
1
1
2
永久
8203
2.设计变更通知单汇总报验
监理项目部
1
1
2
8206
竣工验收（含初检、预验收）
1.竣工预验收
监理单位提交的工程竣工预验收申请表、施工单位提交的工程竣工初检申请表
验收通知
工程竣工预验收监理初检方案、工程验评记录统计报审表
工程竣工预验收监理初检报告（附整改记录、整改反馈）
监理项目部
1
1
2
永久
8207
强条执行
1.监理强制性条文执行检查表、汇总表
监理项目部
1
1
长期
8207
信息管理
2.工程监理数码照片
3.监理工作总结
4.水土保持工程监理总结报告
监理项目部
1
1
2
永久
8207
达标投产工程创优及报审
5.工程质量评估报告
6.工程质量通病防治工作评估报告
监理项目部
1
1
长期
8208
工程监理及报审、报验
1.监理规划、专业监理实施细则、安全监理工作方案、工程质量旁站方案、质量通病防治控制措施
2.监理机构成立，监理总工程师（任命）、监理人员任职及资格证书
3.旁站监理记录、监理日志，监理月报
4.监理工作联系单，监理通知单、回复单、监理报告，运行移交单，来往函件，工地例会纪要
监理项目部
1
1
长期
8208
5.供货商、施工、分包、试验单位、专职管理人员及特殊工种作业人员资质报审
6.设备材料开箱检查记录
7.主要施工机械、工器具及安全用具、检测器具等报审
8.监理质量检查记录、报告
9.施工进度计划报审、施工进度调整计划报审、变更工期报审
10.工程预付款报审表、工程进度款报审表、工程变更单、工程量签证单、工程变更费用结算联系单、费用索赔申请表、工程竣工结算审核表及有关资料
监理项目部
1
1
长期
8208
11.安全、质量事故报告表、处理方案报审表、处理结果报验表、事故处理报告及附件资料
监理项目部
1
1
2
永久
8208
质量监督（工程中间验收）
1．施工单位提交的工程质量中间验收申请表
2．工程中间验收监理初检方案
3．工程中间验收监理初检报告（附整改记录、整改反馈）
监理项目部
1
1
2
永久
8208
设备监造
1.工作总结
监理项目部
1
1
长期
说明：
建设管理与运行为同一单位时，建设管理单位保管一套受项目法人委托管理的全套档案，另外一套向运行检修部门移交，其范围为附录中所规定的运行单位归档文件材料内容。
建设管理单位与运行单位为非同一单位时，建设管理单位应保管一套项目法人委托保管的全套项目档案。
另外，建设管理单位应向运行单位移交两套附录中所规定的运行单位归档文件材料内容。
（摘自国家电网办文档[2010]72号国家电网公司电网建设项目档案办法（试行）释义）
表房屋建筑工程监理资料分类、归档范围、保管期限表
分类号
类目
名称
归档监理资料名称
立卷
单位
保管单位（份数）
保管
期限
监理
公司
建设
单位
852
监理管理文件
1.监理项目部成立及负责人任命文件、监理人员任职资证书、监理规划、监理实施细则、旁站监理方案等监理策划文件
监理项目部
1
1
长期
842
2.开工及暂停令、复工报告及报审表
监理项目部
1
1
长期
852
3.工程监理有关各方来往文件、函件及重要会议记录、工程协调会议纪要
监理项目部
1
1
长期
852
4.质量、安全事故处理报告、处理方案、结果，大事记、备忘录等
监理项目部
1
1
长期
852
5.监理工作联系单、监理通知单、回复单、监理报告
监理项目部
1
1
长期
852
6.监理日志、监理月报、旁站监理记录
监理项目部
1
1
长期
852
7.施工进度、延长工期报审
监理项目部
1
1
长期
852
8.专职管理人员及特殊工种资格报审、分包单位、供货商、试验检测单位资格报审、设备进场、施工机械、工器具报审等
监理项目部
1
1
长期
852
9.设计交底与图纸会审会议纪要、工程变更（含设计变更）
监理项目部
1
1
长期
853
1.工程材料、构配件、设备的质量证明文件、检验试验报告及报审表（含设备、仪器仪表等安装检测报告）、设备开箱记录及设备缺陷处理记录
监理项目部
1
1
长期
853
2.监理质量检查记录、报告
监理项目部
1
1
长期
854
监理调试文件
1.给排水、电气、暖通、空调等设备调试方案、措施、调试试验专题报告、调试记录报审表
监理项目部
1
1
长期
855
投资控制文件
１.工程款支付审批、变更费用审查、索赔处理
监理项目部
1
1
长期
856
竣工验收文件
1.施工单位提交的单位工程竣工验收报审表、监理单位提交竣工验收申请、验收通知、竣工预验收方案、验收报告（附整改记录、整改反馈）
2.工程质量评估报告、创优资料
监理项目部
1
1
长期
856
4.监理工作总结、工程监理数码照片、监理资料移交业主清单
监理项目部
1
1
长期
857
其它文件资料
1.其它监理文件
监理项目部
1
1
长期
附录B
（规范性附录）
卷内目录
G05-7-1
表卷内目录
序号
文件编号
责任者
文件题名
日期
页次
备注
附录C
（规范性附录）
卷内备考表
G05-7-2
表卷内备考表
本案卷共有监理资料页，其中：
文字材料页，图样材料页，
照片张。
说明：
立卷人：
年月日
审核人：
年月日
附录D
（规范性附录）
公司（内部）工程监理竣工资料交接书
G05-7-3
表公司（内部）工程监理竣工资料交接书
工程部：
工程已按Q/《监理资料整编归档规定》要求，将工程监理竣工资料整理完毕，请予审查。
资料员：
总监：
日期:
日期：
档案室：
工程监理竣工资料已审查过。
审查意见：
工程部审查人：
工程部负责人：
日期：
日期：
档案室：
工程监理竣工资料已经工程部审查，共套，共计卷（文字资料卷，工程照片张）；移交业主（供电公司）套（开工时间：
；竣工时间：
；项目代号：
（）。
附：
监理文件资料移交清单页。
资料员：
档案员：
综合管理部负责人：
日期：
日期：
附录E
（规范性附录）
监理资料移交清单
G05-7-4
表监理资料移交清单
工程名称编号：
序号
监理资料名称
责任者
备注（盒数、卷数）
升级会员 