场地租赁业务管理制度及流程.docx

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场地租赁业务管理制度及流程

场地租赁业务管理制度及流程

为了加强管理，规范公司场地出租业务，特制订本制度，家居广场、美居城等部门有场地出租业务的均按照本规定执行。

一、场地划分与测量

1、场地的划分与测量由招商部负责；由市场进行复核；财务人员参与。

2、场地测量须填写《场地测量通知单》（附场地平面示意图，并标明四邻），一式四份，招商部、市场部、财务部、商户各一份；场地测量由招商部发起，市场部、财务部参与。

3、场地转让时，如发生分割与合并，因场地已装修，不再进行测量，总面积不得少于原租赁面积。

二、合同（协议）管理

1、预租协议：

初步洽谈时，招商部与商户可以签订预租协议，商户需预交部分订金，订金金额不低于预租场地一个月的租金。

待合同事项确定后，再签订合同，预订金可以转作租金。

预租协议需约定预租期，超过预租期未能签订合同的，预租订金不再返还。

2、装修协议：

合同签订后，场地如需装修的，商户缴款后应填写《场地装修申请单》，经市场部审核后，持合同及缴款收据，与物业部签订装修协议，并缴纳装修保证金，装修保证金不低于500元。

装修完毕经验收合格后，保证金予以退还。

未签订合同不得签订装修协议，未签订装修协议不得进场装修、经营。

物业部发现商户未经许可进场装修经营的，要及时制止。

3、、租赁合同的签订：

招商部负责“商场租赁合同”和“物业管理合同”的前期谈判与合同起草工作；

新场地合同在进场装修前签订；场地续租合同在上期到期前签订。

合同由招商部负责人或总经理签订；

“商场服务合同”和“物业管理合同”文本使用公司规定的格式文本。

合同填写要求字迹清晰、项目完整，对于空白无需填写的备用项要用横线划销。

对于合同时间和金额如发生填写错误一律重填，不得进行更改；其他项目填写错误用双横线划销，再更正为正确的，更正人要盖章予以证明。

在签订“商场服务合同”和“物业管理合同”的同时，必须签订《营业员管理协议》、《无假冒伪劣商品责任书》、《消防责任书》、《售后服务承诺书》等作为合同附件。

有下列情况的，应在《合同（协议）审批单》的“事由”栏予以说明：

A、单位价格不符合公司规定的；

B、单位价格×经营面积不符合合同总价的；

C、合同约定事项超出格式文本的范围；

D、其他。

4、合同审批

合同填写完毕要及时填写《合同（协议）审批单》，经财务部复核、总经理审签后，报董事长批准（或授权批准）。

合同经批准后，当天加印盖章生效，分发至商户及各业务部门，不得无故拖延。

各级审核人员要有明确的意见，不得仅签具姓名。

财务部审核人员须分别在“商场服务合同”、“物业管理合同”的第一页下端签名。

《合同（协议）审批单》采用一合同一审批的形式。

5、合同归档

经董事长批准并盖章的“商场服务合同”、“物业管理合同”及附件，一份送汇鑫公司档案室保存，一份送汇鑫公司财务部备案。

6、合同补充

在合同履行过程中，有下列情况之一的，必须签订补充协议，并按照前款规定履行审批程序：

A、经营场地变更；

B、经营面积扩大或缩小；

C、经营期限提前终止或延长。

D、价格变更。

三、费用缴纳

1、市场部根据合同填写“费用缴纳通知单”；

2、财务部审核后，按通知单列明的款项全额收取。

如商户不能按通知单全额交款，则将交款通知单返回市场部处理；

3、经通知后，市场部不做更改的，财务部可以先按下列顺序收取款项：

合同保证金、营业员保证金、保险费、服务费、租金。

4、财务部收款后，在通知单签章，信息返回市场部。

四、撤场清算

1、商户合同期满，或其他原因提前撤场，应按照合同约定，提前到市场部办理相关手续，填写《撤场申请单》。

2、财务部根据合同和《撤场申请单》，审查商户的款项收缴情况，并签署意见。

3、物业部对设施设备进行检查，抄核水表、电表。

4、因市场原因提出提前终止合同的，参照前3条执行。

五、其他事项

1、对经营户的任何优惠、补偿、赔偿，必须由市场管理部提出书面请示报告，经公司财务部、总经理审签后，报董事长批准，或授权批准。

2、任何未批准的承诺均属无效，由此造成的经济损失，由作出承诺的人员承担。

3、合同内容变更仅涉及经营品牌的，审批单应在市场部同意其变更的当天送达财务部。

4、承租人发生变更时，必须重新签订合同。

5、合同签订后不得滞留在招商部，财务指标计算以财务审核日期为准。

财务审核在一个工作日内完成。

6、确因特殊原因，合同不能按期签订的，招商部应写出延期申请，列明合同主要内容、不能签订的原因、延长期限等，经总经理批准后，送财务部备案。

六、罚则

1、应签未签的合同，每份每月罚商场负责人10元，并通报主管领导。

2、合同项目填写不完整，经下一级审核发现的，处罚签订人20元，上一级的审核人员10元。

3、费用缴纳通知单与合同不符的，处罚填单人10元。

4、未签合同而签订装修协议的，处罚物业部负责人20元，并会议通报批评。

5、未签订装修协议，进场装修未发现、或发现未制止的，市场部与物业部负责人各处罚20元。

6、合同签订后未及时提交审批的，处罚招商部负责人20元。

七、业务流程图

1、招商业务

2、合同审批

招商部填写合同审批单及附属资料　

加盖印章后分发

总经理审签

董事长批准

财务部审核

未通过

商户

市场部

财务部

办公室存档

法律顾问审查

3、款项缴纳

4、撤场

八、单据及表格样式

1、场地面积测量单

2、缴费通知单

3、装修申请表（由物业部制订）

4、撤场申请单

5、装修验收单（由物业部制订）

6、场地合同变更审批表

安徽省阜阳市汇鑫商业经营管理有限公司

2009年8月1日

场地面积测量单

_______________商户：

您承租的场地___（区）楼______________场地，经过现场实际测量，实际面积为_______平方米（）

根据合同规定公摊率为　　%，计租面积共计________平方米。

商户：

招商部：

市场部：

财务部：

日期：

（本测量单数据填写后不得更改，填错重填）

场地平面示意图及四邻：

场地费用缴纳通知单

年　　月　　日　　　　　　　　　　　编号　　　

商户名称/品牌

租赁位置

单价/m2/月

合同面积

合同期限

缴款方式

合同保证金

营业员保证金

财产保险费

物业费

租金

其他

合计大写

￥　　　　　

备注

商场负责人

财务部

收款情况说明

撤场申请单

年　　月　　日　　　　　　　　　　　编号　　　

商户名称

（品牌）

租赁场地

单价/m2/月

合同面积

合同期限

缴款

方式

退场原因

申请人签章：

　　　　　　　　　　年　　月　　日

费用

缴纳

情况

项目

租金

物业费

财产

保险

合同

保证金

营业员

保证金

其他

合计

应缴

已缴

欠缴

物业部意见

年　　月　　日

市场部意见

年　　月　　日

财务部

审核意见

年　　月　　日

总经理意见

年　　月　　日

场地合同变更审批表　

年　　月　　日　　　　　　　　　　　编号　　　　

商户名称

（品牌）

租赁场地

单价/m2/月

合同面积

合同期限

合同号

变更项目

变更前合同内容

变更后合同内容

变更原因

招商部意见

年　　月　　日

市场部意见

年　　月　　日

财务部

审核意见

年　　月　　日

总经理意见

年　　月　　日

董事长意见

年　　月　　日