物资供应商管理办法范本.docx

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物资供应商管理办法范本

华能新疆阜康热电有限责任公司

物资供应商管理办法

第一章总则

第一条为加强华能新疆阜康热电有限责任公司（以下简称公司）物资采购管理工作，规范采购行为，保证采购质量，建立与供应商长期的互惠共赢关系，积累供应商履约评价信息，培育优质供应商，依据《华能新疆能源开发有限公司物资供应商管理办法》，结合公司实际，制订本办法。

第二条本办法所称供应商是指除燃料以外生产、基建和经营活动中所需物资的供应商。

第三条供应商管理遵循分级管理、严格准入、量化评价、动态维护的原则。

第四条供应商管理主要内容包括供应商开发及准入、供应商日常管理及考核评价、供应商使用、异议处理及供应商库维护。

第五条本办法适用于阜康公司的物资供应商管理。

第二章管理职责

第六条供应商分为集团级供应商、新疆公司级供应商和基层企业级供应商。

集团公司在电子商务平台上建立供应商库，对各级供应商实行统一管理。

库内供应商资源共享，阜康公司在符合内控程序的条件下应充分利用库内供应商不断充实本公司采购寻源途径。

第七条集团级供应商是按照集团公司集中采购目录、由集团公司组织审定的供应商，可参与集团公司范围内各级采购业务；新疆公司级供应商是由新疆公司组织审定的供应商，可参与新疆公司及所辖企业的采购业务；基层企业级供应商由基层企业组织审定，可参与本公司的采购业务。

第八条阜康公司采购领导小组是基层企业级供应商管理的决策机构，负责决定公司级供应商准入、重大问题处理。

第九条生产管理部是供应商的归口管理机构，其主要职责是：

（一）负责建立供应商管理体系，组织制定供应商管理程序及相关标准；

（二）负责收集信息，并组织相关部门完成供应商的准入评价及审批工作；

（三）收集相关资料，组织完成供应商定期评价和日常管理工作；

（四）负责制定供应商的考核评价体系；

（五）组织开展供应商评价结果应用和分类分级管理工作；

（六）负责供应商管理中相关信息的反馈等工作；

第一十条公司财务预算部负责对公司级供应商的财务状况、银行资信进行评价。

第一十一条相关业务部门负责对供应商进行准入技术评价，并参与供应商推荐、供应商考核评价等工作，对物资质量及服务水平提出反馈意见。

第一十二条生产管理部负责建立供应商库，并进行供应商准入、分级分类、日常管理及考核评价。

第三章供应商开发及准入

第一十三条生产管理部负责组织每年定期对供应商进行盘点分析，根据现有供应商情况，制定供应商分析和开发计划。

第一十四条生产管理部及各业务部门根据供应商分析和开发计划，通过采购指南、新闻传播媒体、各种产品发表会、产品展示（销）会、行业协会、员工推荐、公开征询、供应商主动联络等多种途径搜集符合条件的供应商，其它部门有义务推荐供应商。

第一十五条公司应选择信誉良好、技术先进、产品性能优良、履约能力强的供应商入供应商库，并负责对本级别准入供应商的合法性、资质信息真实性进行审查。

第一十六条供应商准入的基本条件

（一）具有合格的生产经营资格，能够独立承担民事责任的法人、其它组织或者个人；

（二）遵守国家法律和行政法规，具有良好的商业信誉；

（三）具有良好的资金、财务状况和纳税记录；

（四）具有固定的生产经营场所；

（五）具有国家或行业部门认证的制造或服务能力；

（六）具有健全的质量管理体系和持续改进的能力；

（七）在同行业中具有较好的业绩；

（八）同华能集团系统内企业不存在未决争议及司法纠纷；

（九）接受依据本办法制定的电子商务平台《用户协议》管理。

第一十七条供应商入库流程

（一）申请：

潜在供应商提供资质及信息资料，根据相关资质在集团公司统一的物资编码分类体系产品目录中选取所供产品种类，最多不能超过十类，填写供应商数据库入围申请表（附件2）。

（二）审核：

生产管理部负责对基层企业级供应商分月度、季度或年度进行入库审核。

（三）公示：

阜康公司审核通过的供应商名单发至给电子商务平台运维中心，由电子商务平台运维中心将审核后的供应商数据资料在集团公司内网上公示。

（四）批准：

公示无异议的，拟成为基层企业级供应商的，按照阜康公司的管理制度履行相关程序。

（五）入库：

由批准单位将批准后的供应商相关信息报电子商务平台的运维服务团队，由电子商务平台向主数据管理系统申请供应商编码、办理CA认证等相关手续，进入相应级别的供应商库。

第一十八条下列各情况可直接进入相应级别的供应商库。

（一）年度资格预审合格的供应商以及公开招标项目的中标供应商自动成为相应级别供应商，直接进入其供应商库；

（二）因专有技术或其他方面原因，只能从唯一供应商处采购的，通过决策机构审议通过后，可直接纳入供应商库。

第四章供应商日常管理及考核评价

第一十九条供应商日常管理主要包括供应商的分类、供应商合同执行情况跟踪。

第二十条生产管理部负责根据实际情况，从专业性、重要性等方面对供应商进行分类管理。

第二十一条生产管理部负责对供应商的合同执行情况进行跟踪，必要时进行催交协调，详见《华能新疆阜康热电有限责任公司物资催交管理办法》。

第二十二条供应商考核评价遵循“谁使用谁评价”的原则，对与本公司有合同关系的供应商在电子商务平台上进行评价。

第二十三条生产管理部制定基层企业级供应商考核评价标准，并报新疆公司备案。

第二十四条基层企业级供应商如出现《供应商须知》中明确的重大问题，由生产管理部负责组织按内部程序进行处理，报新疆公司审核。

第二十五条对于出现重大问题的供应商，由集团公司物资部通过电子商务平台在集团公司范围内进行通报并要求其限期整改。

处罚期满后，供应商须提交整改报告以及相关资质材料并申请恢复相应权限，经各单位审批后，恢复其参与采购业务的权限。

第二十六条供应商考核评价结果将作为采购寻源的重要依据。

第二十七条遵循实时评价（附件3）、综合评估（附件4、附件5）、动态管理的原则，生产管理部负责对基层企业级供应商库进行动态调整。

第五章供应商使用

第二十八条集团公司范围内不属于依法必须招标的采购项目应选择库内B级及以上的供应商，优先选择系统内业绩丰富、综合评定等级较高的供应商，不在供应商库内的供应商按入库流程办理入库手续后方可选用。

第二十九条在开展采购业务时，应即时通过电子商务平台核实潜在供应商的情况，对于供应商库内被暂停参与采购项目权限的供应商，应依据本办法拒绝其参加系统内采购业务。

第三十条为实现供应商充分竞争，有效降低采购成本，应充分利用供应商库资源，鼓励将其它单位的供应商扩展为本单位供应商，在同等条件下，应优先使用上级单位审定的供应商。

第三十一条在符合相关法律法规的前提下，对于库内供应商可视其在系统内的业绩以及综合评定等级，在评标中予以相应额度的加减分。

具体加减分额度由各级采购主体在制定的评标办法中明确。

第六章供应商异议处理流程

第三十二条供应商投诉实行实名制，阜康公司收到投诉书后，应当在3个工作日内着手进行审查。

对于符合投诉条件的投诉，自收到投诉书之日起即为受理；对于投诉书内容不符合规定的，告知投诉人修改后重新投诉；对于不予受理的投诉，应告知投诉人并说明理由。

第三十三条投诉受理之日起30个工作日内，投诉受理部门应对投诉事项做出处理决定，并以书面形式通知投诉人、被投诉人及其他与投诉处理结果有利害关系的当事人。

第三十四条投诉人不提交相关证据、依据和其他有关材料的，按自动撤回投诉处理。

投诉人有下列情形之一的，属于虚假、恶意投诉，公司应当驳回投诉，将其列入不良行为记录名单，综合评定得分认定为0分，暂停其在系统内参与采购业务的权限，原则上暂停一年：

（一）1年内2次以上投诉均查无实据的；

（二）捏造事实或者提供虚假投诉材料的。

第八章附则

第三十五条本办法由生产管理部负责解释。

第三十六条本办法自颁布之日起执行。

附件1

供应商须知

一、供应商注册及信息变更

1.集团公司电子商务平台常年公开接受潜在供应商登记，潜在供应商以企业法人为单位自愿提出登记备案申请，提交企业资质及产品资质、资格材料。

电子商务平台的运维服务团队对供应商。

2.提交材料的完整性、规范性进行初步核验。

各级单位依据供应商准入条件对相应级别（集团级、二级单位级和基层企业级）的潜在供应商所提供的材料进行审核，必要时可开展实地调研。

3.新入库供应商完成各单位审核后方可在电子商务平台注册认证，参与采购业务。

4.库内供应商出现登记信息变更、注销等情况时，应提供相关证明材料，由相应级别单位审批后，由电子商务平台的运维服务团队按照授权办理相关的资格变更或注销手续。

二、供应商权利和义务

5.供应商分为集团级供应商、二级单位级供应商和基层企业级供应商。

集团公司在电子商务平台上建立供应商库，供应商库分为集团级、二级单位级和基层企业级。

6.集团级供应商是按照集团公司集中采购目录、由集团公司组织审定的供应商，可参与集团公司范围内各级采购业务；二级单位级供应商是由二级单位组织审定的供应商，可参与本二级单位及所辖企业的采购业务；基层企业级供应商由各基层企业组织审定，可参与本企业的采购业务。

7.集团公司电子商务平台常年公开接受潜在供应商登记，潜在供应商以企业法人为单位自愿提出登记备案申请，提交企业资质及产品资质、资格材料。

电子商务平台的运维服务团队对供应商提交材料的完整性、规范性进行初步核验。

各级单位依据供应商准入条件对相应级别（集团级、二级单位级和基层企业级）的潜在供应商所提供的材料进行审核，必要时可开展实地调研。

8.供应商准入的基本条件

1）具有合格的生产经营资格，能够独立承担民事责任的法人、其它组织或者个人；

2）遵守国家法律和行政法规，具有良好的商业信誉；

3）具有良好的资金、财务状况和纳税记录；

4）具有固定的生产经营场所，有专业的生产设备和服务能力；

5）具有国家或行业部门认证的制造或服务能力；

6）具有健全的质量管理体系和持续改进的能力；

7）在同行业中具有较好的业绩；

8）同华能集团系统内企业不存在未决争议及司法纠纷；

9）接受依据本办法制定的电子商务平台《用户协议》管理。

10）新入库供应商完成各单位审核后方可在电子商务平台注册认证，参与采购业务。

9.库内供应商享有以下权利：

1）参与集团公司范围内相应级别的招标采购和非招标采购活动；

2）对物资采购程序有异议的，可向集团公司及各级有关部门咨询或投诉；

3）对其它供应商在集团公司范围内提供采购服务活动中的欺诈或营私舞弊行为提出质疑或申请核实；

4）知悉本企业在年度综合评定中的结果；

5）国家相关法律、法规规定的其它权利。

10.库内供应商承担以下义务：

1）遵守与采购活动相关的法律、法规并履行其规定的义务；

2）提供合法、准确的资质及其它相关证明材料，保证真实性、完整性、时效性；

3）为采购方提供符合要求的服务，妥善保管与采购方往来的商业信息及商业资料，未经许可不得泄露给任意第三方；

4）配合采购方及其委托的专业服务机构开展的调查核实、资格审查、调研考察、考核评价、质量检测、产品监造等活动；

5）缴纳电子商务平台供应商网络服务费用；

6）及时提供企业变更信息和年检等相关资料；

7）国家相关法律、法规规定的其它义务。

三、供应商日常管理及考核评价

11.对供应商的考核评价分为项目执行综合评价和年度综合评定。

各级企业对与本企业有合同关系的供应商进行评价，集团公司物资部定期对供应商信用等级进行综合评定。

1）项目执行综合评价包括合同执行综合评价和合同质保期后评价。

合同执行综合评价的主要内容有：

合同设备交货情况、产品质量、价格因素、售后服务等。

合同质保期后评价仅对“质量”、“服务”两个方面进行评价；

2）供应商年度综合评定结果按合同项目评价（合同执行综合评价和合同质保期后评价）、供应份额、报价响应率及奖罚等方面加权平均后以百分制计算考核分值。

12.供应商项目执行综合评价评价标准如下：

1）交货：

设备交货遵守合同约定，响应及时，满足工程实际进度要求的评85分-100分；设备交货基本符合合同要求，未对工程进度造成重大影响的评60分-85分（不含85分）；设备交货严重延误，对工程进度造成重大影响的评0分-60分（不含60分）；

2）质量：

主要指标优于或达到合同技术要求的评85分-100分；主要指标基本达到合同技术要求或略偏离合同技术要求，但尚可采取措施补救，对设备状态不造成重大影响的评60分-85分（不含85分）；主要指标严重偏离合同技术要求、存在严重的设计或制造缺陷的评0分-60分（不含60分）；

3）价格：

能够严格执行中标价或合同价格的评85分-100分；价格调整但具有合理性的评60分-85分（不含85分）；恶意报价或中标后恶意调高价格的评0分-60分（不含60分）；

4）服务：

现场安装和售后服务完全满足合同要求的评85分-100分；现场安装和售后服务基本满足合同要求或与合同要求存在偏差，但尚未对工程造成重大影响的评60分-85分（不含85分）；现场安装和售后服务不能满足合同要求，对工程造成重大影响的评0分-60分（不含60分）。

13.合同执行综合评价按百分制计，公式如下：

合同执行综合评价得分=（质量评分×45%）＋（交货评分×25%）＋（价格评分×10%）＋（服务评分×20%）

14.合同质保期后评价按百分制计，公式如下：

合同质保期后评价得分=（质量评分×60%）＋（服务评分×40%）

15.供应商年度综合评定计算公式如下：

供应商年度综合评定得分=（合同项目执行综合评价评分平均值×60%）＋（合同项目质保期后评价评分平均值×20%）＋（供应份额考核评分×10%）＋（报价响应率考核评分×10%）±供应商奖罚评分。

16.供应商供应份额按百分制计，公式如下：

供应份额=（该供应商在考核期内的累计合同金额÷同一物资品种中供应份额最大的供应商累计合同金额）×100。

供应商供应份额由信息系统自动计算。

17.供应商报价响应率按百分制计，公式如下：

报价响应率=（供应商网上报价次数÷向该供应商发出询价次数）×100。

供应商报价响应率由信息系统自动计算。

18.奖罚规则

1）在工程建设、重大装备和材料国产化、救灾抢险、原材料供应、生产保障、设备抢修、新技术研发及应用等方面给予及时、有力支持，实现重大经济和社会效益的供应商，根据贡献程度在综合评定中给予5到10分的加分；

2）对存在违约行为的供应商，根据违约事实及造成直接经济损失和不良影响程度，分别给予警告、通报等处罚，同时在综合评定中给予5到10分的减分。

19.年度综合评定结果分为“A”、“B”、“C”三个等级。

考核分值与等级的对应关系分别为：

85分以上为“A”；60分-85分（不含85分）为“B”；0分-60分（不含60分）为“C”。

在系统内没有发生业务的供应商按60分处理。

20.年度综合评定结果对全系统有效，对于在合同执行综合评价或合同质保期后评价中被评价得分低于60分（不含60分）的供应商，评价单位需说明理由，提供支持材料，必要时集团公司物资部应组织相关调查，核实情况。

21.供应商合同项目评价（合同执行综合评价和合同质保期后评价）中，出现下列情况之一者，经核实、审批，立即暂停其在系统内参与采购业务的权限，暂停期一年，并将其本年度综合评定的总分得分×60%：

1）任意一家单位、任意一个项目的合同项目评价得分低于60分（不含60分）的；

2）任意一个合同项目评价中，质量评价低于60分（不含60分）的；

3）单个合同项目评价中，交货、价格、服务等任意两项评价低于60分（不含60分）的；

4）在集团公司各级采购主管部门组织的现场考察中被认定年度综合评定为“C”的。

22.各级单位按照相应考核评价标准在电子商务平台上对供应商进行合同项目执行综合评价和质保期后评价，对于合同项目的评价根据项目进度，在项目关键节点（如：

合同签订、验收、入库、试运行结束等）实时开展。

集团公司物资部按年度通过电子商务平台汇总合同项目评价情况，对所有供应商进行年度综合评定，质保期未到的供应商不纳入本年度供应商的综合评定。

23.对年度综合评定为“C”级的供应商，通过电子商务平台在集团公司范围内进行通报并要求其限期整改，暂停其在系统内参与采购业务的权限，暂停期一年。

一年后，供应商须提交整改报告以及相关资质材料并申请恢复相应权限，经相应级别单位审批后，恢复其参与采购业务的权限。

24.除上述年度综合评定外，按照供应商行为对采购工作或供应商合同履约偏差对工程安全、质量、进度等造成影响的程度，将供应商不良行为分为一般不良行为和严重不良行为，视情节轻重予以不同程度的处罚。

供应商在一个年度周期内发生一次一般不良行为，通过电子商务平台在集团公司范围内进行通报并要求其限期整改，暂停其在系统内参与采购业务的权限，暂停期半年;发生两次及以上一般不良行为，年度综合评定直接为“C”级供应商，通过电子商务平台在集团公司范围内进行通报并要求其限期整改，暂停其在系统内参与采购业务的权限，暂停期一年。

暂停期结束后，供应商须提交整改报告以及相关资质材料并申请恢复相应权限，经相应级别单位审批后，恢复其参与采购业务的权限。

对出现严重不良行为的供应商，立即暂停其在系统内参与采购业务的权限，暂停期两年。

对于此类供应商，由物资部通过电子商务平台在集团公司范围内进行通报并要求其限期整改。

处罚期满后，供应商须提交整改报告以及相关资质材料并申请恢复相应权限，经相应级别单位审批后，恢复其参与采购业务的权限。

25.一般不良行为

供应商在投标、合同履行和后续服务等过程中，违反法律法规、规章和合同有关规定，对采购工作或工程安全、质量、进度造成一定影响的。

主要行为有：

1）在评标期间以非正常渠道接触评标人员和招标工作人员，听评标情况；

2）提供的标的物与合同规定的要求、标准存有可接受的或者可采取简单措施纠正的偏差；

3）不能按合同规定及时提供完整的检验、试验等材质证明文件资料（包括分包商、主要外购部套件供应商应该提供的文件资料）；

4）不能按合同规定配合监造/监理人员工作，包括不按合同规定提供生产/施工计划，不按时向现场监造/监理人员提供见证资料，不能配合监造/监理人员到现场巡检，不签收监造/监理人员开出的通知单，有一般设备/施工质量缺陷不及时通知等行为；

5）不能按合同规定及时提供发运设备材料装箱资料及专用工具等；

6）延迟交货或延迟施工、服务，不能完全满足合同规定的进度要求；

7）违反合同约定对施工、货物、服务进行分包，但其后予以纠正未造成不良后果；

8）其它违反招标采购和合同规定等情节轻微的行为。

26.严重不良行为

供应商在投标、合同履行和后续服务等过程中，违反法律法规、规章和合同有关规定，对采购工作或工程安全、质量、进度造成严重影响的。

主要行为有：

1）投标中弄虚作假，提交不真实的或虚假的营业执照、资质证书、业绩证明及投标需要提交的资料，以他人名义投标或借用他人资质投标（对资质借用行为双方均视为具有严重不良行为）或故意隐瞒与订立合同有关的重要事实；

2）哄抬价格或不合理降低报价、串通投标围标、破坏公平竞争、损害集团公司利益的；

3）以投诉为名排挤竞争对手、捏造事实或提供虚假材料、进行虚假、恶意投诉，严重阻碍招标评标定标活动的正常进行；

4）在投标中或合同执行中存在腐败和行贿受贿等不正当竞争行为；

5）中标后合同谈判时违背投标时的承诺，无充分合理理由拒绝签订合同、不按时签订合同、要求涨价或要求改变技术条件或提出额外要求的；

6）签订合同后，不按合同约定提交履约保证金和合同要件，提交虚假履约保证金和合同要件或要求涨价、推迟交货或索取额外费用等不能忠实履行合同的；

7）签订合同后转包、违法分包或违反合同约定对施工、货物及服务进行分包；

8）提供假冒伪劣产品，伪造施工、货物或服务等检验、试验合格证明、报告、文件资料；

9）严重延迟交货（包括买方未承诺其调价要求而不交付设备材料的情况）或延迟施工、服务，或未经业主同意，将本合同设备材料转至其它项目；

10）所供设备无法正常使用、因质量缺陷造成安全质量事故，未及时处理解决的；

11）在安装、调试或运行过程中，发生负主要责任的较大及以上安全事故（人身、设备/施工）或重大质量问题；

12）不能安全稳定运行或技术质量等指标出现重大偏差且无法通过进一步调试和正常维护得到解决的；

13）在质量保证期内出现质量问题，不及时按合同规定进行处理，影响安全稳定运行；

14）其它严重违反招投标、合同有关法律法规和合同约定的行为。

上述行为构成犯罪的，由司法机关依法追究其刑事责任。

27.供应商被权威媒体公布存在严重不良行为或企业经营状况发生严重恶化的，各单位经核实并履行相应审批程序后，立即暂停其在系统内参与采购业务的权限，直到影响消除或经营状况改善为止，经供应商提起申请，可恢复相应采购权限。

28.供应商与系统内单位存在诉讼纠纷的，在诉讼期暂停其在系统内参与采购业务的权限，诉讼期结束后，各单位可视情况为其重新办理入库手续。

29.供应商提供的施工、货物或服务涉及较大及以上安全事故（人身、设备/施工）或重大质量问题，一时难以查清原因，调查期间可暂停该供应商合格投标人资格。

四、供应商投诉

30.供应商投诉实行实名制，其投诉应当有具体的投诉事项及事实根据，不得进行虚假、恶意投诉。

31.供应商认为自己的合法权益受到损害的须首先向采购人、采购代理机构提出质疑。

对采购人、采购代理机构的质疑答复不满意，或者采购人、采购代理机构未答复的，供应商可以在答复后或规定期限满后10日内向集团公司或各二级单位提起投诉。

32.投诉人不提交相关证据、依据和其他有关材料的，按自动撤回投诉处理。

投诉人有下列情形之一的，属于虚假、恶意投诉，集团公司或二级单位应当驳回投诉，将其列入不良行为记录名单，综合评定得分认定为0分，暂停其在系统内参与采购业务的权限，原则上暂停一年：

1）1年内2次以上投诉均查无实据的；

2）捏造事实或者提供虚假投诉材料的。

33.对于出现重大问题的供应商，由集团公司物资部通过电子商务平台在集团公司范围内进行通报并要求其限期整改。

处罚期满后，供应商须提交整改报告以及相关资质材料并申请恢复相应权限，经各单位审批后，恢复其参与采购业务的权限。

附件2新增供应商入围审批表

□□□□-□□□

企业名称

企业性质

法定代表人

联系人

联系电话

传真

注册地

营业执照

注册号

组织机构代码

税务登记证号

注册资金

经营范围

（摘要）

推荐理由

推荐部门负责人意见

推荐人

年月日

生产管理部

物资分管副主任意见

经办人

年月日

生产管理部主任意见

年月日

财务部主任意见

年月日

公司主管领导意见

年月日

总经理意见

年月日

附件3供应商实时评价审批表

企业名称

供应商编码

企业性质

国有或国有控股是□否□

联系方式

联系人：

生产资质说明

电话：

经营范围

传真：

不当行为描述：

不当行为风险说明：

不当行为处理意见：

评价人意见：

签字：

日期：

评价部门专工意见：

签字：

日期：

评价部门主任意见：

签字：

日期：

生产管理部专工意见：