单证制作及跟单基本流程.docx

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单证制作及跟单基本流程

单证制作及跟单基本流程：

1.明细单的制作。

2.明细单传真给货代，要求其订仓，并要求传进仓地址。

（报关单据邮寄地址）

3.单证制作

结算方式：

T/T发货人：

为外贸公司

抬头人：

分两种情况：

一．收货人与抬头人是同一人时，直接键入收货人的名称。

二．收货人与抬头人不是同一人时，则在抬头处直接打上TOORDER。

需要注意的是，若为TOORDER，则正本提单下来时，需要经过背书以后才可以邮寄给客户。

收货人：

为客户

1）      D/P将汇票、货运单据交银行托收，指示银行在进口人付清货款时才交货运单据。

D/P分为两种：

1）即期D/P。

进口人于见票时付款，领取货运单据。

2）远期D/P。

进口人在汇票上承兑，并于汇票到期日由代收行再次向其提示时经付款后向代收行取得单据，在汇票到期付款前，汇票和货运单据由代收行掌握。

2）      D/A进口人承兑汇票后，即可向银行取得货运单据，待汇票到期日才付款，承兑交单只使用于远期汇票的托收。

3）      L/C审核的项目：

1.审核信用证的种类。

2.审核开证申请人和受益人。

3.审核信用正的金额及其采用的货币。

4.审核信用证有关货物的记载。

5.审核信用证的到期地点。

6.审核装运期和有效期。

7.审核装船和分批装运条款。

8.审核信用证付款方式。

9.审核要求提交的单据。

10.审核信用证上印就的条款和特殊条款。

整套报关单据

1）  报关委托书（一式三份）注：

两处加盖公章，一处加盖法人章

2）  商业发票（一式两份）注：

加盖长条章和签字章

3）  装箱单（一式两份）注：

加盖长条章和签字章

4）  报关单一份，注：

加盖报关章、长条章、海关十位码章

5）  核销单一份，注：

加盖长条章，九位数字章，公章

核销单的申领资料：

1.介绍信。

2.申请书。

3.外销合同。

4.操作员卡。

（第一次申领需要，第二次仅需写一份申请书即可）（去外汇管理局申领核销单的前提是在中国电子口岸先网上申请,申领成功后，去外管局领取纸质核销单。

领完核销单进入出口收汇/口岸备案中进行口岸备案，备案成功后去海关报关，货物出口海关打印出报关单后进入出口收汇/企业交单中输入核销单号码查找出该核销单及对应的报关单，然后进行交单，交单成功后5天左右去外管局核销，交单同时也可以进入出口退税/数据报送中做报送，报送成功后5天左右可以去国税办退税。

）

核销单网上备案：

在货物报关前，需在网上进行电子备案，即出口口岸的备案。

这是一般出口在电子口岸基本的操作流程。

O）4．在装期前几天，将制作好的报关单据邮寄给货代公司。

5．跟单！

1）打电话至仓库，查询货物是否已经在仓库？

2）打电话至货代，询问其货物是否已经报关？

是否已经装船？

船何时开？

何时结关？

等等，根据具体情况定。

6．船开后，船公司出提单，由外贸公司确认后，方可出具正本提单。

提单的确认，主要查看：

品名、毛净重、体积、目的港。

7．制作议付单据

  T/T商业发票2份，装箱单2份，正本提单3份，邮寄给客户，如需要投保的，还需提供保单（投保期在开船之前）。

若为电放，写份保函传真给货代，然后将议付单据传真给客户即可。

  D/P商业发票2份，装箱单2份，汇票，正本提单，交银行。

  L/C具体需要哪些单据，根据信用证的要求提供，要做到单单相符，单证相符。

:

8．将制作完毕的议付单据交业务人员寄单。

9．大约一个月后，打电话问货代公司，核销单是否下来？

若已下来，要求邮寄我公司。

10．外汇管理局核销

  去外管局核销之前需做的事情：

首先要进入电子口岸的出口收汇栏，将核销单号进行企业交单。

（电子口岸---出口收汇----企业交单----交单）|   需要向外管局提供的资料1）核销登记表（从外管局领取，需加盖我公司公章）。

2）核销单.3）报关单（核销联）4）银行水单（核销联）。

（银行水单领取步骤：

A.银行通知我公司水单已到。

B.领取水单。

C.水单申报，一般情况下，在水单拿来后，3天内进行申报，即进入“国际收支系统”，制作、传输、向中行申报。

11．出口退税（90天内必须申报，逾期不予申报退税）

  去办理出口退税之前需做的事情：

首先要进入电子口岸的出口退税栏，将报关单预录入单号进行报送。

（电子口岸---出口退税----数据报送----查询报送---报送）

  进入出口退税申报系统。

需要提供的资料如下：

先到国税局领装订封面，然后将需要的下列资料按顺序装订好：

A.出口货物报关单出口退税联。

B.已盖有核销单，办完核销手续的出口收汇核销单。

C.已认证的增值税发票。

D.出口发票

供国税局查询的资料如下：

A.内购合同。

B.明细单。

C.出口货物装货单。

D.运输单据。

12.全套单证资料归档，已方便以后查看。

财务：

 报税

1）  每月十号之前，国税、地税增值税申报。

分别需要提供的资料如下：

 国税：

资产负债表3份，损益表3份，增值税申报表3份，增值税纳税申报表附列资料（表一）3份，增值水纳税申报表附列资料（表二）3份。

地税：

扣缴个人所得税报告表2份，合肥市地方各税（基金、费）综合申报表2份。

2）  工厂开来的增值税发票，须到国税局认证，只有经过认证的发票才可以办理退税。

认证需带的资料有：

A.税务登记证副本的正本。

B.增值税发票的抵扣联。

一般情况下是月底一起进行认证，国税局会打印出一个清单。

开增值税发 要求工厂开增值税发票，并传我公司开票资料给工厂，要求其开出的发票内容必须和报关单上的商品品名、单位、数量的保持一致，否则退不了税。

收到工厂开来的发票以

后，为了退税的需要，必须到国税局进行发票认证。

认证时需要带的证件有：

税务登记证副本的正本和增值税发票的抵扣联。

20尺柜：

内容积5.69米X2.13米X2.18米,GW17.5吨,体积为24-26CBM    40尺柜:

内容积11.8米X2.13米X2.18米GW一般为22吨,体积为50CBM20GP:

28CBM40GP:

58CBM40HQ:

68CBM45尺高柜：

内容积：

13.58M*2.34M*2.71M重量为：

29吨体积为：

86M3

给工厂下采购合同---定船---报关单据（报关委托书、报关单、核销单、发票、箱单、商检证）-----提单确认---结汇单据（发票，箱单，C/O或FORMA，客户要求的其他单据：

如重量单、客户交单证啦等等）

检单证流程：

报检的时候，把装箱单传给外贸公司，然后要他们提供报检所需的单证（装箱单，外销合同，报检委托书，报关单，发票）。

然后根据他们传来的资料在网上报检（九城单证软件上）。

报检成功后，把报检单打印出来，报检单和报检委托书都要加盖公章。

然后拿着全套单据（装箱单，外销合同，报检委托书，报关单，发票，报检单，厂检单：

生产厂家提供，包装性能检验结果单：

包装厂提供）去商检局付费拿换证凭条。

这样就OK了。

PS：

这是电器报检提供的单据，至于其他产品，可能除这些单据外，还有其他单据要提供！

基本差不多！

呵呵，忘了以点，现在出口到欧盟的产品要提供ROHS指令的声明（公司一定要做ROHS认证）！

商检收费金额是根据每票的金额的千分之一点五算的。

换成人民币后的千之1.5。

还要加几十块钱的其他费用。

商务单证流程：

一、客户查找资源，客户询盘，协商，恰淡（商量付款方式，包装、运输方式等）！

下定单，签合同！

二、安排厂家生产货物（尽量找一些货物、资料丰富、势力雄厚的厂家）三、找船务公司或货代！

出具委托书！

订仓！

安排船期！

四、如果货物需要报检则要出具（该货物的发票、装箱单、报关单、外销合同、报检委托书），

 如不需报检！

则准备报关资料（发票、装箱单、报关单、报关委托书）五、寄报关资料给货代委托他人报关！

然后贷代退单至公司，到银行查询客户汇款情况！

确认

款已到帐！

安排核销！

核销是前往外汇管理局！

六、信用证方式项下结汇：

根据信用证要求制作各项所需单据！

一定看清楚信用证的有效期！

如有有效期将近！

制单时间来不及！

要及时通知业务员与客户联系！

更改有效期！

具体情况具体分析！

七、托书项下：

有付款交单、承兑交单等！

一般情况下180天！

客户也会有一些要求资料出具！

 （发票、装箱单、提单、货物明细、汇票、跟单委托书）

八、电汇：

前T/T、后T/T

  前T/T就是我们平时通过普通报关的一般程序！

较为安全！

一般都先把款项汇入！

后发货！

  后T/T就是先发货！

等客户验完货无误后！

再汇款！

主动权在客户手里！

 发票、装箱单、提单、汇票

九、原产地证：

分为一般原产地证（简称为CO）与普惠制原产地证（简称FORMA）FORMA是发达国家给予发展中国家的一种非关税壁垒的优惠政策！

一般是欧盟一些国家！

盖章右边！

CO是任何一个国家都可以做！

只要客户要求！

CO只是证明这批货物属于中国原产地！

MADEINCHINA

补充：

1.FORMA原产地证书：

FORMA原产地证要在发货之前到检验检疫局申办。

需注意的是运输曰期要在L/C的交货期和开船曰之前，在发票曰期之后。

未能在发货之前办理的，要办理后发证书，需提供报关单，提单等文件。

经香港转运的货物，FORMA证书通常要到香港的中国商检公司办理加签，证明未在港对货物进行再加工。

2.一般原产地证：

一般原产地证可在中国贸易促进会办理，要求低一些。

可在发货之后不太长的时间内补办。

如果原产地证书要办理大使馆加签，也和发票一样要提前20天办理。

十、CIFCIP项下的保险资料！

备注：

签单曰期一定要早于船期！

左下方！

所谓船期是指提单上的曰期！

退税金额=发票金额/1.17  X  退税率

跟单业务工作流程：

一.跟单：

1.制作合同：

客户下单以后，核对产品价钱是否与以前所做的订单或之前确认的价钱是否一致，总金额是否正确，如正确，将资料输入外贸专家软件里做出口合同给客户确认，如是做T/T30%，并让其安排打订金，待定金到帐后，再下购货合同给工厂进行生产，如果是做100%前T/T，则可直接安排生产。

无论是在做出口合同或购货合同，一定要特别注意产品描述，数量，价格，总金额，付款方式，交货期与工厂方面协调好，以免以后赶不交期。

下购货合同到工厂后，要求工厂负责人签回，存档留底，如可以，可同时要求工厂提前算出订单材积以准备以后安排订舱拼柜事宜。

2.商检：

需要商检的货物在交货期前一两个星期就可以办理商检了。

如果工厂安排商检，则提供商检资料给工厂，包括外销合同，装箱单，发票。

大概两三天后，工厂在向当地商检局申请办好商检后，传真换证凭条给你，留存以便日后安排报关。

换证凭条只显示实际报关商品的第一项商品及报关总金额，有效期一般为三个月，实际报关金额可以小于换证凭条上的金额。

但一张换证凭条只能用一次，不可重复使用。

3.办理C/O或FormA：

看所属客户是属于哪一个国家或客户的具体要求来办理C/O或FormA。

FormA是普惠制产地证书，目前给予我国普惠制待遇的国家共36个，可以享受减免关税待遇。

C/O是一般性原产地证书，只是证明货物是产自中国的。

一般原产地证书得到贸促会办理，而普会制的话在商检局办理就可以了。

在装运期至少一个星期前办理。

不管你办理的是一般产地证还是普惠制产地证，基本程序都是先在网上制作好资料（包括合同，发票，装箱单等）后再发过去,待机器检查合格后再由贸促会或者商检局的人员再人工审单一次,合格后就可以去领取单证了。

4.验货订舱：

经常注意工厂订单生产进度，在交货期前十多天，询问工厂是否可以按时交货，如可以，准备向货代订舱同时安排验货人员验货。

验货合格后，向货代订舱。

如是客户指定货代，则直接填好订舱单给指定货代公司人员，订舱单上要填好发货人，收货人，通知人，发货港，目的港，柜型，箱数，产品名称，毛重，体积等，让其代为订舱。

两三天后，货代订好舱后会传真进仓单给你，注意进仓单上面的截柜时间，截补料时间，传真给工厂，让工厂按上面注明的时间内将货物送进仓库。

如果是自己安排拖车拖柜，则需填好拖柜委托书，上面注明柜型，拖柜时间，装货地址，工厂联系人，联系电话等，与进仓单一起传真给拖车公司让其安排拖柜。

5.报关：

订好舱后在文件补料时间至少三天以前，填写报关资料寄给报关行或让货代帮忙报关。

报关资料包括：

外销合同，装箱单，发票，报关单，核销单（注意核销单在寄给报关行或货代前，必须先向商检局备案），报检委托书，换证凭条，C/O或FormA等。

6.拿单：

货物报好关，进入仓库后，及时出提单补料给货代，并与其核对提单草本。

船开后两三天内，货代会列出费用清单来，包括文件费，AMS费用，清关费，操作费等。

安排工厂付款，并将水单传给货代。

货代在钱到帐后，就可以向其拿正本提单了，一般货代公司不寄提单，要公司派人去取，如公司没有人手，也可以出一份寄单委托书给货代让其直接寄到公司。

如果提单电放，出提单电放申请，盖上公司章，签名传真给货代，记得让货代传真提单副本给你，以备公司留底存档。

7.通知客户：

货物开船后，发邮件通知客户船名，开船日期等等，以便让其及时购买保险。

8.催款寄单：

拿到提单正本后，扫描复印件电邮给客户，催其付清余款。

客户货款到帐后，再寄正本提单，装箱单（数据应与提单上一致），发票给客户，在发票装箱单上写明柜号，封条号及发票号，虽然不太重要，但我觉得写上还是比较好。

9.退税：

在报关后一个月后，报关行或货代会将报关底联及核销单退税联退还给你，拿上这些单据与银行传过来的核销水单就可向外汇局办理退税了。

注意：

1.有些产品比较工艺比较复杂，在生产前可以要求工厂打产前样，或为了控制质量，在出货前要求工厂出具船前样。

2.跟单工作是需要很细心跟耐心的，时时刻刻注意工厂的生产进度，及时安排船期，在制作各种单证时，一定要特别小心，所有单据都很重要，一定要检查检查再检查才行，我就会经常出错，不过庆幸还没给公司造成损失，都是及时发现了。

我觉得如果不急的单证，可以自己事先准备好，在拿出去前再仔细检查一遍，就可以避免不少错误。

可以每隔一段时间对自己的工作总结一下，有哪些货要出，哪天要准备哪些文件，哪些样品在打样，哪些事情要回客户等等。

二．客户来样工作程序：

收到客户要求打样的新产品时，首先拍照存档，在样品上做好标签，注明几月几号哪个客户寄样，以便日后查询。

然后填好打样单及打样要求并将样品寄与工厂，要求其打样。

如是比较重要的样品，还必须要求工厂在打好样后退还样品。

三．寄样工作程序：

工厂打好样品后，根据实际情况，自己留样一份或拍照存档，以便日后与客户商讨。

包装样品时特别注意包装盒不要过大，量好外箱尺寸称好重量自己记录存档（以方便后与快递公司核对月结清单）。

易碎物品在外箱上贴上易碎标志，或为防止快递人员弄错，可自己再用白纸打上发件人收件人联系电话，地址贴在外箱上。

自己也须做好记录，寄给谁，寄与目的，所寄物品，快递单号等等，以便日后查询。

样品寄出后，写邮件通知客人所寄物品，快递追踪单号等。

在这些工作细节上，老板经常说，在所有你交给别人的资料一定要自己检查好了确定没错了再转手给别人，别人没有义务也不会有时间来给你挑错。

自己得对自己的工作得有100%的责任心。

在对待工作上，应有一定的主观能动性，不能老是等着别人来交待工作给你或干等着别人来给你答复，可以催复人家或主动地找事情做。

在写邮件给别人时，一定要一次性地将所有事情交待清楚写详细，不可以让别人再来重复地问你这封邮件的内容，这样浪费别人的时间也是在浪费自己的时间。

AMS（AUTOMATED/ADVANCEMANIFESTSYSTEM）是美国911之后为反恐搞出来的新花样,很多货代朋友只知道把资料交给船公司,并不清楚其中具体的规定,我做了下整理,希望对各位有所帮助,顺便也为自己打打广告,各位多多捧场啊

1.AMS资料应该由谁发 按美国海关的规定是要求最接近直接出口商的货代发送AMS资料。

但现在国内的情况是多数货代都交给船公司或是订舱代理在进行发送，在发送过程中，由于对海关规定吃不准、服务态度、利益冲突及对AMS不重视等各方面因素，可能会导致清关延迟甚至是被罚款。

2.AMS资料应该提前几天发

  有人把AMS也叫做24小时舱单预报，顾名思义就是要提前24小时发送舱单，但船公司或是为同行代发的货代都会很早（船公司一般提前三四天截关）就要求把AMS资料交上去，而对出口商来说提前三四天给的资料很可能是不正确的，而一旦截关，再要求船公司改AMS，呵呵，USD40拿来先。

  另外提前24小时并不是以开船时间为标准哦，应该是要求在箱子上船前24小时得到美国海关的回执（货代得到OK/1Y，船公司或码头得到69），具体提前多久发送没有规定，发得再早，得不到正确回执也是没用的

3.AMS资料里要求点什么

  一份完整的AMS里包括HouseBLNumber、CarrierMasterBLNo、CarrierName、Shipper、Consignee、NotifyParty、PlaceofReceipt、Vessel/Voyage、PortofLoading、PortofDischarge、Destination、ContainerNumber、SealNumber、Size/Type、No.&PKGType、Weight、CBM、DescriptionofGoods、Marks&Numbers，所有这些资料都是以出口商拿到手的提单内容为准。

如果是加线的ACI，还要再加上一个CCNCODE。

4.真实进出口商资料可不可以不给

  按美国海关的规定是不可以,而且海关对于CNEE的信息是查得很严的,如果正好被查到CNEE有问题,呵呵，USD1000-5000准备好。

船公司经常会要求货代把进出口商的电话传真甚至是联系人都放进AMS资料里提供，但是美国和加拿大海关的规定里根本不需要提供电话传真或是联系人，只需要公司名称，正确顺序的地址和ZIPCODE。

我碰到过一个客户ACI交船公司发送后，柜子从上海出去了，被扔到香港，打电话问船公司原因，船公司理直气壮地回答，你CNEE资料里只给了电话，没有传真。

很多货代对把真实客户资料提供给船公司或是货代毫不在意，这点我就不多说了，周瑜打黄盖------一个愿打一个愿挨。

5.AMS资料发送到美国会得到什么结果

  AMS的资料是通过使用美国海关指定的系统直接发送到海关数据库中，由美国海关系统自动进行检查及回复，一般在发送后5-10分钟后就会得到结果（这点ACI远不及AMS，可能是加拿大海关的系统不如美国的，ACI等个结果要三四个小时），只要发送的AMS资料是完整的（不一定要求正确），马上就会得到“OK”这个结果，这个“OK”代表这票AMS的货上船没有问题，没有“OK”则不能上船。

2003年12月6日，美国海关开始要求SPECIALBILL，也就是对船公司所发的MASTERBILL和AMS中的MASTERBILLNO进行匹配，两个号码一致就会得到“1Y”的结果，清关时AMS方面就没有问题了，这个“1Y”只需要在船到美国靠港前得到就可以了。

ACI略有不同，仅得到“06”的结果，除了会核对MBLNO，还会核对CCNCODE。

6.AMS收费到底是多少

  现在AMS传送收费分这么几种情况。

船公司的公价是传送费用USD25/票,更改USD40/次；交同行处发送的价格就主要看关系了，而且弊端较多，不要到时钱没赚多少，朋友倒做不成了；由代理或是有的公司提供AMS发送系统的帐号密码，货代自己发送，USD5-15/BL，单票发送费看起来便宜了不少，但额外负担了人员培训使用成本及很高的风险成本，毕竟AMS被罚起来是以数千美金计的;