公关事务管理.docx

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公关事务管理

公关事务管理

第一节公关事务管理岗位职责

一、公关事务主管岗位职责

公关事务主管主要负责对内和对外公共关系管理工作，作为公司的代表与客户、媒体进行沟通交流。

其主要职责如图8-1所示。

图8-1公关事务主管岗位职责

二、公关事务专员岗位职责

公关事务专员负责落实具体公关事务。

其主要职责如图8-2所示。

图8-2公关事务专员岗位职责

第二节公关事务管理制度

一、公关管理办法

以下是某公司公关管理办法，供读者参考。

制度

名称

公关管理办法

编号

执行部门

第1章总则

第1条目的

为加强对公司形象的建设与管理，保持与社会、员工的沟通和理解，规范公司的公关活动和行为，特制定本办法。

第2条管理职责

公司公关事务由行政部统一管理，公司高层领导负责整体协调公关工作。

第3条公关原则

1．公司对外口径保持一致，不能各自表述。

2．动员公司全员参与公关。

3．根据公关目标、任务和对象，精心设计、策划公关方案，可以起到事半功倍的效果。

4．切忌弄虚作假、夸夸其谈。

第4条公关人员的素质要求

公关人员应具备广泛的学科知识（如公关理论知识、公关实务知识等与公关相关的学科知识）、较合理的能力结构（如组织管理能力、语言表达能力和应变能力等）、良好的心理素质等。

第2章公关管理内容

第5条公关目标

1．树立公司良好的信誉和形象。

2．改善、适应公司的运作环境。

3．联络公众和传递内外信息。

4．辅助决策和协调人际关系。

5．提高公司的社会效益和经济效益。

第6条公关对象

1．业务关系单位，包括顾客、供应商和竞争对手等。

2．公司内部对象，包括员工、股东等。

3．公司外部对象，包括新闻媒体、政府机关和社会公众等。

第7条公关方式

维护公共关系所采取的主要方式如下表所示。

公关方式

主要方式

说明

宣传方式

主要包括广告、新闻宣传、新闻报道、专题通讯、经验介绍和记者专访等

服务方式

提供优质商品和服务，如三包、送货、退货、保修期和保险等

社会方式

举办社会性活动，如纪念会、庆祝会、赞助、展览会和联欢会等

征询方式

1．满意度测试和问卷

2．公司经营管理活动有奖征询

第3章企业形象管理

第8条公司视觉识别系统是规范企业对内、对外形象管理的重要手段。

第9条公司各分支机构或部门应按照《公司标识使用管理办法》的要求，全面、准确、严格地按照VI手册的规定推广公司视觉识别系统。

第4章公司新闻宣传管理

第10条公司的新闻发布及新闻宣传采取召开新闻发布会、记者招待会、邀请记者来公司采访或向新闻媒体提供新闻通稿等形式。

公司要根据不同的情况和要求，采取不同的新闻发布及新闻宣传形式。

第11条按照“集中管理、统一发布”的要求，做好公司重大事件和重要信息的新闻发布工作，保证新闻信息发布的准确性和权威性。

公司应建立新闻发言人制度。

新闻发言人由×××担任。

第12条凡对公司发展有重大影响的事项，需及时对外介绍的，公司可根据需要，不定期举行新闻发布会。

第13条公司企业举行重要新闻发布活动，公司宣传部应根据新闻发布内容，拟订新闻发布计划，报请新闻宣传工作领导小组批准后组织实施。

第14条新闻发布会后，行政部应及时做好有关新闻报道的反馈、收集和总结工作，并将新闻发布资料归档保存。

第5章重大公共关系活动管理

第15条凡重大公关活动，由公司领导亲自组织和领导。

必要时可聘请、委托专业公关咨询公司或企划人员策划公关方案。

第16条分公司举办的重大公关活动，其涉及有关公司重要公关活动的文字、照片和音像资料，必须自活动结束之日起日内上报行政部。

第6章附则

第17条本办法自发布之日起实行。

编制人员

审核人员

批准人员

编制日期

审核日期

批准日期

二、参观管理规定

以下是某公司参观管理规定，供读者参考。

制度

名称

参观管理规定

编号

执行部门

第1条目的

为规范公司来宾参观接待程序，特制定本制度。

第2条参观种类

参观种类可以分为如下图所示的两大类别。

参观种类

第3条参观规定

1．凡欲参观公司者，需事先与公司行政部取得联系，并填写“参观申请表”。

2．行政部对“参观申请表”进行审核，经批准后由行政部或承办部门安排专人负责参观接待工作。

3．贵宾参观及团体参观：

由公司行政部核准并于参观前日将“参观通知单”送交各部门，作为办理接待的凭证，如事出紧急可先以电话通知后补“通知单”。

4．普通参观：

由各部门经理核准，并于参观前日将“参观通知单”送交各部门，作为接待的凭证。

5．临时参观：

由各部门（副）经理核定，并于参观前小时以电话通知各部门安排好接待事宜，

6．对未经核准的参观请求，一律谢绝。

第4条附则

本规定由行政部负责解释。

编制人员

审核人员

批准人员

编制日期

审核日期

批准日期

三、公务接待制度

以下是某公司公务接待制度，供读者参考。

制度

名称

公务接待制度

编号

执行部门

第1章总则

第1条目的

为规范公务接待工作，树立公司的良好形象，特制定本制度。

第2条公务接待的范围

包括有关领导和来宾检查指导工作、学习考察、联系工作和会务活动等各类公务接待活动。

第3条管理部门

1．行政部是公司公务接待的主管部门，负责协调公司的公务接待活动。

2．公司其他职能部门的公务接待活动，由所在部门自行承办，行政部予以必要的协助。

第2章接待准备工作细则

第4条接待管理部门应根据来访单位（团体、个人）的要求，分情况及时处理。

1．有关单位检查指导工作时，要按照事先安排的接待计划，做好接待前的相关准备工作，确保接待工作的有序进行。

2．单位（团体）联系考察参观、学习时，接待人员要问清时间、内容，带队领导的姓名、职务，来客总人数，是否用餐等情况，报告公司领导并按领导指示意见妥善安排。

不能安排的，要向客人解释清楚。

3．有关单位要求公司解决某些业务方面的问题时，经公司领导同意后，介绍到相关部门接待。

4．凡要求会见公司领导的客人，要首先问清客人姓名、工作单位和来访意图等情况，向公司领导请示后再安排。

5．如果来访客人商洽的事项比较简单，所涉及的问题都在行政部职权范围内，可由行政部直接处理。

第5条相关部门按照领导要求，做好接待工作中所需的公司相关文件资料、产品等准备工作。

第6条公司行政部要做好接待地点的卫生工作，并准备茶具、饮用水等所需物品。

第7条接待人员要提前安排好客人住宿、用餐等事宜。

第8条接待人员在接待过程中要严格遵守公司的礼仪规范。

第9条接待人员凡遇到超出自己职权范围的问题，应主动向领导请示，不能擅自做主。

第3章涉外公务接待

第10条公司接待国内外来宾时，除由总经理或其他高级管理人员亲自接待以外，其余由行政部配合有关部门负责安排接待工作。

第11条外事接待工作必须按照公司的有关规定和统一部署安排。

第12条外事接待工作的基本原则是：

认真负责、热情周到、不卑不亢、言行得体和严守机密。

第13条外宾来访时，接待人员要准确掌握客人或领导乘坐的交通工具抵离的时间，提前通知有关单位和人员做好接送准备。

第14条外宾来访时，接待人员要根据来访者的目的、规格及兴趣、意愿等选择、安排参观项目，确定活动内容，拟订接待方案，报请主管批准。

第15条公司应根据批准的接待方案，认真做好业务洽谈工作。

洽谈时如遇到超出权限范围的事情，应向公司领导请示。

第16条安排外宾用餐除特殊情况外，原则上陪同人员不得超过两名；安排娱乐活动时，陪同人员亦应适当控制，坚决杜绝出现高消费、大吃大喝等现象。

第17条在接待来宾的工作中，要认真做好安全保卫工作。

第4章接待费用管理

第18条接待标准

1．住宿标准

安排住宿人员时，原则上在公司所属宾馆或招待所订房，特殊情况可在其他宾馆订房。

2．用餐标准

（1）用餐标准为：

宴请公司负责人以上领导（含随行人员，下同），每人每餐元；宴请公司部门领导、业务合作公司领导每人每餐元；宴请业务合作公司部门领导、公司管理人员每人每餐元；宴请普通工作人员每人每餐元，工作餐统一按每人每天元（早餐元，中、晚餐元）的标准。

宴请公司领导以上人员时，酒水费用可另计，其他宴请标准含酒水消费。

（2）由公司高层领导出面宴请的费用标准不受以上限制，原则上由行政部统一办理。

（3）无论宴请哪一级领导，除公司领导外，其他陪餐人员不超过人。

第19条接待费用使用

1．接待费的使用应遵循勤俭节约、效能优先的原则。

2．接待费的使用只限于招待来宾用餐、娱乐、购买礼物，不得挪作他用。

3．接待人员在招待任务完成之后须及时（小时之内）凭“请款单”和接待费用的正式发票到财务部办理报销手续。

第20条接待费用审批

1．接待费审批权限

（1）使用接待费金额元（含）以下的由行政部经理批准。

（2）～元（含）由行政总监批准。

（3）～元（含）由总经理批准。

（4）元以上由董事会批准。

2．接待人员原则上应事先填写“接待请款单”，报批准人批准后施行。

特殊情况必须向批准人提前口头声明，获准后方可施行，事后必须补办相应手续，否则财务部有权拒绝报销。

3．除办公室分管主任、主任或办公室指定的专人外，其他人员一律不得在餐厅、宾馆、餐馆和商店签单，否则费用自理，公司不予报销。

第5章附则

第21条本制度未尽事宜由行政部负责解释。

编制人员

审核人员

批准人员

编制日期

审核日期

批准日期

四、对外宣传制度

以下是某公司对外宣传制度，供读者参考。

制度

名称

对外宣传制度

编号

执行部门

第1章总则

第1条目的

为了规范公司的对外宣传工作，展示良好的公司形象，特制定本制度。

第2条适用范围

本制度适用于公司对外宣传的管理。

第3条职责

行政部是公司开展对外宣传工作的管理部门，其主要职责如下。

1．根据公司对外宣传的要求和计划，开展公司的对外宣传工作。

2．配合、协助各部门做好宣传工作。

3．监督、检查各部门对外宣传工作计划和制度的执行情况。

4．组织、总结和交流公司的宣传工作经验。

第2章企业形象标识及对外宣传管理

第4条企业形象标识管理

凡涉及企业形象标识的内容，如名称、工作证（牌）、名片、单证及其他印刷品在印制、使用和对外发布前，必须报行政部审核确定后方可使用。

第5条对外宣传管理

1．对外宣传的素材

（1）公司举办的各种活动。

（2）公司经营活动的业绩和成果，如决算和财务状况。

（3）公司确定的新的经营方针、经营计划及推出的新项目。

（4）公司人事组织制度的变动和高层经营者的变动情况。

（5）公司的社会公益活动，如募捐、社会公益活动。

2．广告宣传：

严格按照公司要求，将广告宣传方案上报行政部批准后组织实施。

3．新闻宣传：

严格执行新闻报道由行政部统一归口管理的制度。

凡通过社会新闻媒介宣传公司的各类新闻报道，以及以公司名义对外宣传稿件，均由行政部把关，上报办公室审批后发稿。

4．公关宣传活动：

公司组织的公关宣传活动由行政部统一管理，制定方案和计划，上报公司审核批准后，方可举办。

第3章公司发言人制度

第6条公司设立发言人制度，由发言人代表公司对外发布信息。

第7条由总经理助理或公关部经理担任公司发言人。

第8条凡经公司同意发布的信息，均由公司发言人向外发布。

第9条发言人可通过新闻发布会、招待会和俱乐部活动等形式向外发布信息。

第10条涉及重大的信息发布时，均需由公司审核批准后，授权发言人发布。

第11条发言人可以公司名义、总经理代表名义或个人名义发布信息。

第12条应有关传媒机构的要求，发言人可单独向其发布信息。

第13条发言人发布信息应有记录、录音或录像，保存于公关部。

发布信息失误时，应及时纠正。

第14条发言人因个人失误导致公司受到损失，应追究其责任。

第4章其他

第15条凡需通过电视台、广播电台、报刊等新闻媒介对外发布公告、通告、通知和专业性的新闻报道等对外宣传工作，均由行政部统一负责。

第16条如果未经请示自行以部门名义对外发布各种稿件，均由当事者承担全部责任。

问题严重者，公司可按照有关规定做出严肃处理。

第17条员工撰写的有关公司的稿件、信息，被区级以上报刊（含内部刊物）或电台、电视台采用的，均在奖励范畴内。

具体奖励办法另行规定。

编制人员

审核人员

批准人员

编制日期

审核日期

批准日期

第三节公关事务管理表格

一、商务接待安排表

来宾单位

带队人姓名

带队人职务

随行人员名单

到达时间

停留时间

人数

考察

内容

接待

计划

安排

车辆

使用

计划

相

关

事

项

摄影

礼品

音响

欢迎标语

用餐

鲜花

宣传材料

礼仪

导游

题词

水果

其他

负责接待

部门意见

签字：

领导意见

签字：

填表人：

填写日期：

年月日

二、公司参观申请表

申请单位/团体

参观人数

负责人

职务

联系方式

通信地址

参观时间

参观路线/场所

公司审批

三、公关接待审批表

来宾单位

来宾人数

接待日期

带队人姓名

职务

停留时间

来宾事由：

接待费用预算

餐饮费用预算额

住宿费用预算额

其他费用预算额

合计预算总额

陪同人员要求

公关事务主管意见：

签字：

年月日

行政部经理意见：

签字：

年月日

行政总监意见：

签字：

年月日

四、公关活动策划表

文件编号：

归档日期：

年月日

策划活动名称：

送出人：

（营销部经理签字）

送出日期：

年月日

执行人：

（公关事务主管签字）

收到日期：

年月日

策划案内容摘要：

销售部意见：

销售部经理签字：

年月日

行政部意见：

销售部经理签字：

年月日

行政总监意见：

销售部经理签字：

年月日