建筑工程企业合同管理办法最新版.docx

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建筑工程企业合同管理办法最新版

《合同管理办法》

签字：

版号/改次：

A/1

文件编号：

【2021】号

生效日期：

2021年3月1日

正文：

共页

附件：

0页

《合同管理办法》

（试行）

第一章总则

第一条为规范公司合同管理工作，有效防范和控制合同风险，维护公司合法权益，根据国家有关法律、法规，结合公司实际情况，特制定本办法。

第二条本办法适用于以公司名义订立的各类合同。

第三条公司合同管理遵循“事前防范、事中监督、事后补救”的原则。

第四条本办法所称的“合同”是指当事人之间设立、变更、终止民事权利义务关系的协议。

包括建设工程施工合同、买卖合同、租赁合同、非银行的借贷款合同、投资协议、合作协议以及其他各类合同。

本办法所称合同，不包括劳动合同。

第五条本办法所称“重大合同”是指：

（一）合同标的金额为人民币50万元以上的合同；

（二）签订和履行将对公司的经营管理活动产生重要影响的合同，如投资合同、借贷款合同等；

（三）特殊的、关系复杂的合同；

（四）公司领导指定的其他合同。

第六条本办法所称“合同文件”是指与合同的签订、履行、变更、解除和纠纷处理等相关的法律性文件。

第七条本办法所称经办部门是指具体承办合同的谈判、报批、签订和履行等事务的部门。

本办法所称承办人是指经办部门指定的合同事务执行人。

第八条合同管理是指对合同立项、意向接触、资信调查、商务谈判、合同条款拟定、审核会签、领导审批、签订、备案审核、履行、变更、中止、解除、纠纷处理、法律机构评估、立卷归档等全过程的管理。

第二章合同管理机构及职责

第九条经办部门负责合同的起草、合作单位资信调查、洽谈、评审、履约保证金缴纳（若有）、签订的过程跟踪、合同交底；承办人提交合同初稿时，应一并提交：

（一）合同相对方的有效资料，包括：

营业执照（三证合一）、企业资质、业绩证明、产品宣传图册等，并确保提交的证件持续有效；

（二）法定代表人身份证明或加盖公司印章的授权委托书。

第十条行政部负责合同评审会的召集、协助合同签订过程的跟踪、管控、合同档案管理等。

第十一条行政部、法务部负责对合同条款的主体及内容的合法性（签约各方意思表示真实、有效、无悖法律、法规、无明显失公平内容）、合规性等进行审查，提出法律意见，对合同初稿进行修改，形成合同正式文本。

第十二条财务部负责对价款、酬金、结算、资金使用和资产动用的审批手续、合同实际付款信息的数据的维护和跟踪、合同数据的准确性和票据合规性等财务需审核的条款进行审核。

第十三条“重大合同”成立合同评审小组，实行集体审核；常务副总经理任组长，分管财务部及工程部的副总任副组长，经办部门负责人及公司法务联络人任成员，对合同的及时性、合理性、合法性、规范性、完整性和真实性承担责任。

第三章授权制度

第十四条公司对外签订合同，应由法定代表人签订或由其进行授权签订；授权代理人签订合同时，应签署书面授权委托书。

授权委托采取书面形式，授权委托书应载明代理人的姓名、代理人身份证号码、委托事项、代理权限和期限，由法定代表人签名并加盖公司公章后代理人方可在授权范围内履行职责。

第十五条委托代理人应在授权范围内行使代理权，禁止无代理权、超越代理权或者代理权终止后继续以公司名义对外签订合同。

第十六条总经理对合同的签订进行授权，行政部负责授权委托的台帐管理。

第十七条合同授权审批权限按公司相关规定执行。

第四章合同的订立

第十八条合同订立前，经办部门应对合同对方当事人的主体、资信等情况审慎调查，防止恶意磋商、合同诈骗等情况发生。

第十九条合同谈判分阶段进行，前期应收集有关情报、资料及相关政策法规，进行可行性分析，设计合作方案，商定合同的基本条款；后期主要是当事人之间反复协商，形成合同文本。

第二十条重大合同，经办部门应提前与法务联络人员沟通，提请法务联络人员全程介入，协助经办部门工作。

重大合同谈判，经办部门应组织法务、财务等专业人员组成谈判小组，并记录谈判内容。

第二十一条合同的起草

（一）合同应采用我方拟订的合同文本；不能采用我方格式化合同的应当优先采用国家或者行业制定的合同示范文本；没有上述示范文本的，应本着平等互利的原则通过谈判协商确定合同文本。

（二）合同语言应符合下列规定

1.为防范市场风险及法律纠纷，合同文本要具有可执行性，须明确体现所约束的事项，并根据业务运作的实际情况明确界定双方的权利和义务；合同文本表达应当规范，用语力求简洁、准确，不存在歧义。

以中外文对照的合同文本要明确表明以中文的合同文本为准。

2.格式化合同文本中预留的价款及金额空格必须填满（无数据填写的空格必须划掉或注明“以下空白”）。

3.合同当事方的名称应当使用营业执照或者身份证件所登记的法定称谓。

（三）合同一般包括以下基本内容：

1.当事人信息：

主要包括姓名（名称）、住所、联系方式等；

2.标的；

3.价款：

包括付款方式、条件、定金等；

4.履行因素：

包括期限、地点、方式等；

5.违约责任：

包括违约金、赔偿金、计算方式等；

6.解决争议的方式：

原则上采用向人民法院诉讼方式；

7.合同生效条款：

生效或失效的条件及失效的免责等；

8.附件：

记载本合同的附件、数量、种类等。

第二十二条合同的审批

（一）合同报批前，经办部门应当对合同事项进行评估，保证相关的交易方式、交付条件等具有可操作性，保证合同的真实性、完整性及经济合理性。

合同事项涉及多方当事人或多个交易环节的，应当根据业务的交易链条，拟定配套的合同，形成业务链条闭环。

（二）合同审批实行“一合同一审批”原则，每份合同应单独履行一次审批。

（三）经办部门报批合同，应如实说明公司合同利益及其他与签订合同相关的情况。

紧急合同审核，经办部门应与相关部门提前沟通。

（四）合同会审

1.经办部门拟定核心条款并负责报批（经办部门、复核部审核后报总经理审批）；

2.经办部门根据核心条款拟定合同文本并提报参会人员名单，报行政部申请合同会审；

3.经办部门需准备经批准的核心条款及立项报告等资料上会；

4.行政部就会审通过的合同、当场打印并交经办部门，经办部门完成领导签名后，在24小时内与对方沟通合同条款并通知对方缴纳履约保证金（若有）和签订合同。

对方无异议的立即通知行政部进行合同制版，对方不同意条款的则重新申请上会；

5.行政部收到可以签订合同的信息后，24小时内完成核心条款审核及合同排版、打印。

（五）法务、财务及相关业务部门应在职权范围内对合同出具独立专项审核意见并对所提出的审核意见负责。

第二十三条合同审批时，各审批人员须在合同正文每页上签字。

第二十四条合同对方当事人履约能力或资信状况有瑕疵的，不应与其签订合同；必须签订合同的，应要求其提供有效的担保，并对担保人及担保方式进行必要的审查。

第二十五条合同审批完毕同意签订的，由经办部门负责通知乙方签订。

当出现新情况直接影响签订合同或导致签订合同可能损害公司利益的，向合同审批人报告，由合同审批人处理。

第二十六条合同必须采用书面形式订立。

签订合同时，应要求对方提供营业执照，法定代表人的身份证明书及身份证复印件，如由代理人签订的，应出示授权委托书及授权人身份证复印件，资质证明（复印件加盖公司鲜章）列为合同附件保存。

签订合同应由对方先行或双方同时签字盖章。

每份合同文本都须加盖骑缝章。

第五章合同的履行

第二十九条合同履行涉及公司多个部门或其他下属单位的，经办部门应当及时、准确地向有关部门或公司发出合同履行协助通知，告知合同履行时需要协助的内容，有关部门应积极配合。

第三十条合同依法签订生效后，承办人应及时检查、了解履行情况，并向经办部门负责人汇报。

第三十一条承办人发现对方不履行或不完全履行合同时，应在法定、约定或合理期限内以法定、约定或其他书面方式向对方提出异议。

收到对方履行异议时，承办人应在法定、约定或合理期限内以法定、约定或其他书面方式予以答复。

第三十二条经办部门向对方提出异议的文件和对对方提出异议的答复文件须经律师审核，并由经办部门合同管理员备案。

第三十三条对方出现下列情形之一的，合同经办部门应提出中止履行合同：

（一）经营状况严重恶化；

（二）转移财产、抽逃资金，以逃避债务；

（三）丧失商业信誉，影响合同履行或致使合同无法正常履行；

（四）有丧失或者可能丧失履行债务能力的其他情形。

（五）中止履行合同应经律师审核，报合同审批人批准。

第三十四条当事人应当按约定全面履行合同。

如因我方原因导致合同不能履行或不能完全履行的，承办人应当将有关情况及时向所在部门负责人和法务联络人报告，同时采取补救措施，减少损失。

第三十五条遇有不可抗力等影响合同履行的因素时，承办人应当及时将有关情况向所在部门和法务联络人报告，并于不可抗力事件发生当日或3日内以书面形式通知对方，同时收集有关证据。

第三十六条合同订立后，不得因经办部门或承办人的变动而影响合同履行；在合同履行过程中，经办部门或承办人变更时，应办理交接手续。

第三十七条合同履行完毕一个月内，承办人应将协议书、合同书、各类票据、书面字据、对方的营业执照复印件、代理人授权委托书等合同文件完整、全面、及时整理装订成册移交档案管理员归档管理。

合同履行完毕后，由承办部门牵头组织行政、财务等部门人员进行评估，并出具书面评估报告。

第六章合同的变更、解除

第三十八条合同在履行过程中，非法定或约定情形需变更或解除合同的，应与对方协商一致并签订变更或解除协议。

第三十九条出现以下情形之一的，应及时行使合同解除权：

（一）因不可抗力致使不能实现合同目的;

（二）在履行期限届满之前，当事人一方明确表示或者以自己的行为表明不履行主要义务;

（三）当事人一方迟延履行主要义务，经催告后在合理期限内仍未履行;

（四）当事人一方迟延履行义务或者有其他违约行为致使不能实现合同目的;

（五）法律规定或合同约定行使解除权的其他情形。

第四十条变更、解除合同的审批权限和程序，与合同订立的审批权限和程序相同。

第四十一条我方向对方发出的中止合同、解除合同、质量异议及声明对方有其他违约的通知，应书面送达对方，由对方签收后我方应将签收资料归案保存；对方拒不签收的，须采用公证送达。

第四十二条对方未按期限履行合同的，承办人应向经办部门负责人汇报，要求对方主动履行义务，经协调未果的，经办部门应及时与法务联络人沟通，由法律顾问单位出具法律处理意见。

第七章合同纠纷的处理

第四十三条当合同发生纠纷时，经办部门应及时向公司分管领导汇报，听取律师意见。

采用协商、调解方式解决的，应依合同签订程序签订书面协议；协商或调解不成的，按合同约定的方式解决纠纷。

第四十四条纠纷发生后，合同承办人应及时向所在部门负责人及合同管理员和法务联络人递交合同纠纷说明，同时应迅速收集下列有关证据（原件或复印件）：

（一）合同文件（包括变更及补充协议、传真、信函、邮件、视听资料、会议纪要、授权委托书和其他有关资料等）；

（二）验收资料、发票等；

（三）货款的承付、托收凭证、完税凭证、有关财务账目；

（四）质量标准的法定或约定文本、封样、样品、鉴定报告、检测结果等；

（五）证人证言；

（六）其他证据材料。

第四十五条纠纷处理完毕后，由法务联络人负责向法定代表人或法定代表人授权的领导报告。

重大合同的纠纷处理，法务联络人应随时报告进展情况。

第四十六条双方已签署的解决合同纠纷协议书或法院的调解书、判决书，在正式生效后，法务联络人应督促该文书的履行。

第四十七条对方当事人在规定期限届满后没有履行调解书、判决书等规定义务的，由法务联络人代表公司依法向人民法院申请强制执行。

第八章外聘法律机构的管理

第四十八条法务联络人应按年度对公司外聘法律机构和律师进行评估并出具意见。

第四十九条公司法律顾问负责处理法务联络人移交的法律事项。

因工作事项，需要向公司法律顾问咨询的，应填写法律咨询申请书，由法务联络人统筹。

第九章检查与处分

第五十条经办部门应自觉接受XXX（指定人员组成的风险控制小组）对合同管理工作的监督、检查、指导，责任部门根据本办法制定具体的检查细则。

第五十一条风险控制小组结合公司经营情况，负责监督检查履约中的合同，每季度抽查不低于10份合同，并向公司提交合同抽查报告。

第五十二条合同管理采取可追溯原则，原合同经办部门负责人、合同承办人和合同管理员职位调动的，应对其执行管理原合同期间的职务行为承担责任。

第五十三条有下列情况之一，给公司造成损失的，按情节轻重，由公司风险控制小组对经办部门、承办人及相关法务、财务等相关人员进行责任认定并予以相应处分；违反国家法律，给公司造成重大损失的，移交司法机关处理：

1.丢失、损毁合同资料的；

2.私自保管、复印、查阅、外传合同资料或外泄合同信息（秘密）的；

3.对外擅自签订、越权签订合同及具有合同性质的文件的；

4.合同审查失误的；

5.合同用印失误的；

6.合同资料管理混乱，不便于识别、查阅的；

7.合同纠纷处理过失的；

8.超过合同诉讼时效预警期的（到期前两个月）；

9.合同约定中应当履行的权利义务，未及时履行又未报公司批准同意的；

10.未及时汇报合同有关重要情况的；

11.有其它违规行为的。

第十章合同归档管理

第五十五条合同签订后，合同承办人应按规定对其经办的合同进行收集、整理，按照月度向部门合同管理员移交相关文件。

第五十六条合同承办人对合同履行过程中形成的各种单据、凭证和其他相关材料都须及时附于合同档案内。

第五十七条按公司保密要求确定合同的密级并采取保密措施，密级标注于合同正本的封面。

第五十八条合同管理员应对合同进行编号、整理。

合同编号方法：

公司名称缩写+部门缩写+年份+千位顺序号；如：

MH（XX）XZZX（行政部）2021（年份）0001（千位顺序号）。

第十一章附则

第五十九条本办法自2021年3月12日起实施。

第六十条本办法由xxxx负责解释。