PM项目管理系统操作说明书.docx
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PM项目管理系统操作说明书
信息化建设项目
PM项目管理系统
操作说明书
文档编号：
PM-001
作者：
信息化小组
版本：
V1.0
创建日期：
2013年9月10日
文档说明
此文档说明适用于《建筑云PM项目系统操作说明书》。
文档类别
此文档属于项目实施的重要过程文档，是系统管理员日常工作的必要参考和重要依据。
编写目的
为系统操作人员的日常工作提供必要的支持和帮助，从而确保系统能够平稳运行，并且帮助系统操作人员更加快速有效地解决系统运行过程中出现的问题。
使用方法
此文档甲方项目经理提供模板，双方项目经理结合客户的具体情况共同编辑完善，最后作为项目的成果保存给客户，并发放系统操作人员使用。
文档依据
《系统运行管理制度》
使用对象
该文档使用人员包括：
项目领导、项目组成员及其它项目相关人员；
项目领导、项目组成员及其他项目相关人员；
获得授权的第三方人员。
编制工具
MicrosoftWord2010
文档控制
文档变更记录
*A–增加M–编辑D–删节
版本
日期
图表、表格、段落号
A/M/D
原因与编辑情况描述
变更人
文档审核记录
日期
审核人
职务
备注
文档去向记录
日期
接收人
职务
备注
第一章系统概述
1.1产品介绍
PM项目管理系统（以下简称PM系统）是为配合公司企业信息化建设顺利实施研制的管理系统。
PM系统作为企业内部的项目管理工作平台，具有高效、灵活、准确、安全等特点。
PM系统采用分布式移动设计，采用B/S架构，满足公司企业移动、无纸化、自动化办公需要。
利用该系统，形成规范化、科学化的信息化项目管理控制体系，既可以有效地控制和管理企业信息化建设的风险，同时又是高效的信息化管理平台，系统把管理、监督、建议、控制与科研结合起来，真正实现多层次的集中管理。
1.2主要功能
项目管理系统是公司核心的业务应用系统之一。
作为公司重要的战略资源，项目管理对于企业的成本控制、科学决策均起着重要作用。
无论是企业战略层面的战略制订、业务模式的创新，还是运营层面的组织机构调整、干部选拔、人员调整，甚至操作层面的人才招聘、合同管理等等，均需要加强对于项目的管理。
成都二建项目管理系统是在项目管理理论的基础上，结合国内公司型企业的项目管理原状，采用系列化的方式，将项目管理中主要环节独立开发成系列产品，让大多数企业在不需要对本企业组织机构和工作流程做出调整时就可以引入项目管理的思想和软件工具，并对本企业的项目管理工作起到提升和促进作用。
根据企业的组织架构分布状况及项目管理业务的需求，实施集中化的项目管理系统将是企业的必然选择。
通过该系统的实施和运营，企业将从根本上改变现有的项目管理模式，真正实现项目从分散管理到集中管理、从部门级业务应用到企业全面参与、从粗放式决策到科学决策的转变，全面满足“项目管理中心”的战略需求，为改善各级企业经营管理、提升整体竞争优势发挥重要的作用。
其内容如下图所示：
系统由十八个功能模块构成：
序号
功能模块名称
序号
功能模块名称
1
流程中心
10
物资管理
2
投标管理
11
安全管理
3
招标管理
12
质量管理
4
项目立项
13
环境管理
5
进度管理
14
技术管理
6
合同管理
15
竣工管理
7
成本管理
16
相关方管理
8
周转材管理
9
设备管理
1.3产品接口
PM系统可以与企业OA协同办公系统、公司决策支持管理系统、HR人力资源系统、数据中心管理系统和财务管理系统进行无缝集成。
1.4操作规程
PM系统的操作规程可分为三大规程进行。
具体如下：
1.数据中心管理系统
首先，系统管理员在数据中心管理系统中设置好用户的账户和角色，并给角色授予相应系统操作权限，然后再给角色添加对应人员账户。
然后，操作人员在获得PM系统的账户后使用该账户登陆PM系统进行具体应用操作。
2.公司级项目管理系统
通过应用公司级项目管理系统处理公司层面的项目管理业务。
3.项目级项目管理系统
通过应用项目级项目管理系统处理单项目的日常管理业务。
1.5操作说明
手册中图形符号约定：
【】表示系统的一个菜单，如【投标管理】表示桌面功能菜单。
〖〗表示系统的一个按钮，如〖添加〗表示按添加按钮。
[]表示系统的一个快捷键，如[CTRL+B]表示同时按CTRL键和B键。
《》表示企业应用的一个系统，如《数据中心管理》表示数据中心管理系统。
“”表示手册的一个标题，如参见“添加操作”。
1.6系统通用操作
1.6.1单击操作
系统中所有鼠标单击的操作都是单击操作，双击或多击有时会导致系统异常反应。
1.6.2导航介绍
登陆系统在中上部显示该功能模块的菜单导航，如下图所示：
图1.6.2-1菜单导航例图
1.6.3添加操作
系统中所有应用数据的添加操作都是相同的，如“6.3-1添加操作”所示。
单击〖添加〗按钮弹出相应的应用数据信息输入窗口，填入数据后，单击其中的〖保存〗按钮后应用数据将被保存。
图1.6.3-1添加操作
1.6.4编辑操作
系统中所有应用数据的编辑操作都是相同的，如“1.6.4-1编辑操作”所示。
单击所示区域后，弹出应用数据编辑窗口，编辑数据后，单击〖保存〗按钮后，编辑过的应用数据被保存。
图表1.6.4-1编辑操作
1.6.5删除操作
系统中所有应用数据的删除操作都是相同的，如“1.6.5-1删除操作”所示。
单击所示区域后，应用数据被删除。
图1.6.5-1删除操作
1.6.6查询操作
系统中所有应用数据的查询操作都是相同的，如“1.6.6-1查询操作”所示。
在查询区域输入查询条件后，单击〖查询〗按钮，操作区的数据按照查询条件过滤。
图1.6.6-1查询操作
1.6.7打印操作
系统中所有应用数据的打印操作都是相同的，如“1.6.6-1查询操作”所示。
图1.6.7-1打印预览操作
单击〖打印〗按钮弹出打印窗口，如下图所示：
图1.6.8-2打印操作
单击〖打印〗按钮后，完成打印功能。
1.6.8多附件上传操作
系统中所有上传文件（Word、Excel、PDF、视频、图片等）操作都是相同的，如下两图表所示。
整个过程需点击图表1.6.8-2上的〖完成〗按钮才完成上传操作。
图表1.6.8-1上传图表一
图表1.6.8-2上传图表界面操作
1.6.9导出操作
系统中所有导出操作都是相同的，如下两图表所示。
整个过程需点击图表1.6.9-2上的〖保存〗按钮才完成导出操作。
图表1.6.9-1导出图表一
图表1.6.9-2导出图表界面操作
第二章项目管理
2.1项目管理系统概述
项目管理系统是以合同管理为主线，成本管理为中心，支持跨组织、多项目、全过程、全方位的综合项目管理平台，内容主要包括投标管理、合同管理、进度管理、物资管理、设备管理、人工管理、成本管理、安全管理、质量管理、风险管理、文档管理和项目监控等。
产品建立和形成满足公司及下属分公司、项目部协同运转、高效管理和科学决策需要的信息化综合项目管理信息系统。
2.1.1系统功能框架
2.1.2系统分层应用逻辑
2.2项目信息
项目信息管理主要是对工程项目进入信息系统前期准备工作，包含项目基础信息、项目前期开工准备工作（开工报告、组织机构等）、项目施工过程中的各种业务数据采集。
（1）在建工程
对在建工程项目进行工程信息录入工程概况、主要工程量、签证、计量、成本（每月）、相关方联系人及联系方式、项目主要负责人及联系方式、计划、形象进度、产值、是否竣工、是否交接等信息的功能便于对项目的统筹调度和沟通，并具备随时添加项目的功能。
（2）竣工项目
对已竣工项目的查询统计。
根据查询条件可以方便查询到：
工程概况、工程管理主要特点、主要施工阶段的划分及其组织实施的基本情况、质量策划目标的实施情况、项目人员安排及分工、施工管理问题的体会以及对有关问题的分析、工程形象照片、项目班子的建设及运作情况、对项目人员的考核以及评价、对具有培养发展前景的人才的推荐意见等情况。
2.3（A）投标管理
2.3.A1系统概述
招投标管理主要是针对项目前期运作的管理，为发现项目并跟踪、制定投标计划、投标实施、到最后中标（或未中标）的整个阶段。
经营工作的好坏，将直接影响企业的中标项目和最终产值。
本模块的工作主要包括两个核心业务：
市场管理和投标报价。
市场管理是根据企业的经营发展战略，对项目进行跟踪运作，收集将要投标的项目信息，为投标报价确定目标，并在投标结束后总结投标经验，以便将来更好的跟踪项目。
投标报价是对确定的项目，按照招标文件的要求制定经济、技术标书。
根据投标管理的核心业务，本模块包含以下功能：
▪市场跟踪
包括项目信息收集、业主情报资料管理、项目机会分析等内容。
需要统计与市场经营相关的各种信息，为市场经营提供基础资料。
这些信息主要包括：
项目信息、客户信息、项目经理信息、企业信誉信息、工程造价、建筑才能等。
▪投标计划
根据统计跟踪结果制定投标计划，以便于企业协调人员进行投标。
▪投标实施
查询在投项目、制作标书。
制作标书包括技术和商务标的编写。
这部分功能可以大大降低工作量，提高工作效率。
▪中标管理
对于中标项目，准备草拟合同、合同谈判与中标交底等工作。
其他人员也可以查询了解公司目前中标项目的有关信息。
▪投标分析
总结投标过程工作，形成投标费用统计分析、投标信息及中标率分析等相关管理活动。
为后续市场活动提供经验教训。
所有数据都可以转为企业文档资料库和历史资料库形成永久保存和查询。
▪投标信息库
包括企业定额库、人员资质（同步HR系统）、投标价格库、项目信息库等资料。
2.3.A2应用逻辑
2.3.A3主要功能
投标管理系统主要对企业的市场经营活动进行管理，其中又以投标活动为中心。
投标管理系统与项目工程管理系统共享项目信息、材料信息、工程造价等方面的数据，同时也管理客户信息、企业信誉、标书、合同等信息。
在投标管理系统中形成的客户信息、投标报价等有关信息将被抽取出来，成为企业知识库的一部分。
▪项目信息管理
主要包括市场信息收集、目标客户档案与情报分析、投标立项及投标计划等工作。
1、对跟踪项目登记项目信息，对已中标项目与项目工程管理系统共享数据，可以查询项目相关工程信息；
2、各（分）公司可以通过项目进展情况、业务类型等参数对本公司项目信息资料进行综合查询；
3、总公司可以根据公司名称、项目进展情况、业务类型等参数对项目信息进行综合查询；
4、可以设定项目跟踪流程，通过填写过期日期或其它方式，自动进入结束跟踪状态；
5、项目信息与相应的工程合同能相互链接；
6、根据需要进行权限设定，只能对本区域公司、分公司、事业部信息管理员、相关领导，市场经营部、分管经营副总裁、总裁共享。
▪客户档案库
1、录入客户档案，并可可以根据客户名称（模糊）、客户类别、合作情况等参数进行综合查询；
2、根据需要进行权限设定，只能对本区域公司、分公司、事业部信息管理员、相关领导，市场经营部、分管经营副总裁、总裁共享。
3、通过工作流定制器开发相应的的客户档案管理工作流程进行实现。
▪项目经理库
1、可以根据项目经理表单中的姓名（模糊）、资质等级、学历、职称等进行综合查询；
2、通过个人荣誉、承接项目、项目荣誉等链接，可以调入相应的荣誉、项目概况，支持工程图片、荣誉扫描图的上传和下载；
3、能实现项目经理、工程项目概况、荣誉等的互相链接。
▪建筑材料
见物资管理。
▪工程造价库
积累各类工程的造价指数，为以后工程投标提供参考。
工程造价指数可由编制员手工录入，也可通过公司中标项目的相关数据推算得出。
可以按预结算类别、工程类别、层数、结构类型及建筑面积等条件复合查找、模糊查找；
相关流程：
▪技术标编写
该部分是针对建筑工程招投标，为用户准确、快速地编制出技术标书而开发的，功能特点如下：
提供标书全套文档编辑、管理、打印功能。
根据投标所需内容，可从模板素材库、施工资料库、常用图库中，选取相关内容，任意组合，自动生成规范的标书及标书附件或施工组织设计。
可导入其他模块生成的各种资源图表和施工网络计划图以及施工平面图等。
▪投标报价
工程估价处理的数据量非常大，而且计算过程中原始数据修改又比较多，如果单纯依靠手工计算和调整，费时费力。
运用计算机则方便迅速，计算机不仅可以计算出标价，还可以对处理结果生成多项有价值的成果，如工料分析报告、标价组成报告等。
本部分的目标是辅助造价工程师收集和存储与工程造价有关的各种信息，提供快速估价、工程量核算、套用定额等工程估价方法和工料分析、不平衡策略报价等工具。
此外，还提供查询、修改、维护各种信息库和报表输出的功能。
投标报价主要有如下功能：
初始数据处理功能：
随工程的变化可以调整承包商原始数据库、补充资源定额、调整与补充资源价格。
初步估算：
进行快速而精确的费用估算。
生成工程量清单：
按照国际公认的工程量计算规则，配以简单的二维、三维尺寸计算生成工程量。
以资源为基础的估价：
用用户所定义的资源和价格进行估价，通过工程量计算文件确定资源需求量和相应的费用。
费用分析：
在形成经济标后，对其进行快速投标分析。
费用控制和报告：
依据不同层次和方面的管理人员需要，自动生成各种类型的财务报表和费用报告。
▪标书管理
实现各分公司技术标资料的沟通和交流，提高公司技术标整体质量；适应各公司投标数量多的实际情况，提高技术标编制工作效率。
1、可以实现技术标文档（含*.doc、*.dwg、*.jpg等）的上传和下载，并进行分类存放；
2、可以实现技术标的分类查找和多条件复合查找、模糊查找；
3、可以出现技术标的修改和分类存放类型的修改。
▪业务统计
可以灵活设置查询条件进行模糊查询；
项目产值会自动计算跨年度产值、累计施工产值等参数；
公司产值、业务量会自动累计，包括月完成额、年完成额等；
按规定工程类型自动分类、累计，计算占业务总额百分比；
自动计算带垫资总额及占工程造价的百分比（包括占本工程造价百分比、公司业务量百分比、集团公司业务量百分比）
2.3（B）投标管理
2.3.B1系统概述
建设工程招标是指招标人在发包建设项目之前，公开招标或邀请投标人，根据招标人的意图和要求提出报价，择日当场开标，以便从中择优选定中标人的一种经济活动。
一、工程项目招标范围和分类
（一）建设项目强制招标的范围
我国《招标投标法》指出：
凡在中华人民共和国境内进行下列工程建设项目，包括项目的勘察、设计、施工、监理以及与工程建设有关的重要设备、材料等的采购，必须进行招标。
（二）一般包括：
1）大型基础设施、公用事业等关系社会公共利益、公共安全的项目；
2）全部或者部分使用国有资金投资或国家融资的项目；
3）使用国际组织或者外国政府贷款、援助资金的项目。
二、建设工程招标的方式
工程项目招标的方式在国际上通行的为公开招标、邀请招标和议标，但《中华人民共和国招投标法》未将议标作为法定的招标方式，即法律所规定的强制招标项目不允许采用议标方式,主要因为我国国情与建筑市场的现状条件,不宜采用议标方式,但法律并不排除议标方式。
（—）公开招标
1.定义
公开招标又称为无限竞争招标，是由招标单位通过报刊、广播、电视等方式发布招标广告，有投标意向的承包商均可参加投标资格审查，审查合格的承包商可购买或领取招标文件，参加投标的招标方式。
（二）邀请招标
1.定义
邀请招标又称为有限竞争性招标。
这种方式不发布广告，业主根据自己的经验和所掌握的各种信息资料，向有承担该项工程施工能力的三个以上（含三个）承包商发出投标邀请书，收到邀请书的单位有权利选择是否参加投标。
邀请招标与公开招标一样都必须按规定的招标程序进行，要制订统一的招标文件，投标人都必须按招标文件的规定进行投标。
（三）议标
1.定义
议标（又称协议招标、协商议标）是一种以议标文件或拟议的合同草案为基础的,直接通过谈判方式,分别与若干家承包商进行协商，选择自己满意的一家，签订承包合同的招标方式。
议标通常实用于涉及国家安全的工程或军事保密的工程，或紧急抢险救灾工程及小型工程。
三、建设工程招标、投标的一般程序
（一）建设工程招标的一般程序
从招标人的角度看，建设工程招标的一般程序主要经历以下几个环节：
（1）设立招标组织或者委托招标代理人；
（2）申报招标申请书、招标文件、评标定标办法和标底（实行资格预审的还要申报资格预审文件）；
（3）发布招标公告或者发出投标邀请书；
（4）对投标资格进行审查；
（5）分发招标文件和有关资料，收取投标保证金；
（6）组织投标人踏勘现场，对招标文件进行答疑；
（7）成立评标组织，召开开标会议（实行资格后审的还要进行资格审查）；
（8）审查投标文件，澄清投标文件中不清楚的问题，组织评标；
（9）择优定标，发出中标通知书；
将合同草案报送审查，签订合同。
（二）建设工程投标的一般程序
从投标人的角度看，建设工程投标的一般程序，主要经历以下几个环节：
（1）向招标人申报资格审查，提供有关文件资料；
（2）购领招标文件和有关资料，缴纳投标保证金；
（3）组织投标班子，委托投标代理人；
（4）参加踏勘现场和投标预备会；
（5）编制、递送投标书；
（6）接受评标组织就投标文件中不清楚的问题进行的询问，举行澄清会谈；
（7）接受中标通知书，签订合同，提供履约担保，分送合同副本。
2.3.B2应用逻辑
2.3.B3主要功能
招标管理的具体内容包括：
招标立项管理、招标过程管理、评标定标管理、材料样品管理、结束招标项目管理、评标专家库、保证金管理、基础信息维护、招标知识库等。
招标管理主业务流程如下图所示：
Ø招标立项管理
招标立项管理是对招标立项进行登记等管理。
1、招标立项申请
2、招标项目立项
3、招标文件登记
4、标底文件登记
5、经济标文件登记
6、招标队伍等级
7、招标委托标底编制
8、招标委托单
9、招标实施方案
10、市场调查
Ø招标过程管理
招标过程管理是对招标项目的招标过程进行管理。
投标过程管理包含的主要功能有：
1、招标报名登记
2、邀请招标登记
3、招标文件发放
4、咨询答疑记录
5、现场踏勘记录
6、投标单位考察记录
7、谈判记录单
8、回应情况汇总表
9、投标文件管理
Ø评标定标管理
评标定标管理是对招标项目进行评标和定标管理。
评标定标管理包含的主要功能有：
1、开标评标记录
2、重新开标记录
3、评标会议记录
4、专家评分
5、专家意见
6、招标结果审批
7、中标通知书
Ø招标结束管理
结束招标项目是对招标项目进行结束管理，主要对项目结束原因进行登记等管理。
项目结束原因表是对项目结束的原因进行登记管理，主要登记招标项目名称、招标项目编号、结束日期、结束原因、编制人、编制日期等信息。
Ø材料样品管理
材料样品管理是对材料的样品进行管理。
材料样品管理包含的主要功能有：
1、样品登记
2、样品评审
3、样品移交记录
4、中标样品封存
Ø评标专家库
评标专家库是对招标项目的评标专家进行集中信息管理。
评价专家库包含的主要功能有：
1、专家信息表
2、项目专家名单
Ø保证金管理
保证金管理是对招标项目的保证金进行管理。
保证金管理包含的主要功能有：
1、投标保证金管理
2、履约保证金管理
Ø基础信息
基础信息是对项目招标的基础信息进行维护管理。
基础信息包含的主要功能有：
1、招标类型
2、评标标准类型
3、评标标准项目
2.4合同管理
2.4.1系统概述
工程建设合同管理已经成为建筑业发展和科学管理的重要环节。
合同管理作为项目管理的起点，它控制并制约着计划管理、成本管理、质量管理等，是项目建设的关键和保障企业利益的重要环节。
对合同进行科学的管理可以维护项目发包方和承包方各自的权益，提高企业经济和社会效益，提高管理水平。
合同管理可以使合同的管理实现自动化、条理化，使财务人员掌握资金运转情况，使项目经理了解工作业绩。
合同管理是对项目所涉及到的所有商务合约提供管理功能，它以合同起草为起点，跨越合同评审、合同谈判、合同签订、合同履行，终止于结算完结、合同结束，当合同结束后，以合同档案的形式归档到系统。
本模块完全依据FIDIC合同条件，从三个方面进行合同管理：
合同文库、合同管理、合同审批流程管理。
合同管理包括合同模版定义、合同起草、合同申请登记、合同文档管理、合同进度管理、合同变更管理、合同结算（收支结算）管理、合同台帐查询等功能。
合同管理包含丰富的合同检索查询，并且能够实时监控合同收付进度和合同执行情况。
2.4.2应用逻辑
2.4.3主要功能
▪合格供方管理
合格供方管理主要是对合同对方单位的规范化管理，如审核分包商的营业执照、资质证书、许可证、授权委托书等资质，对于不符合要求的对方单位不允许进入合格供方名录，凡是能够与本单位发生经济往来的对方单位都需要从合格供方名录中选择，这样可以从源头降低合作单位给企业带来的经营风险。
合格供方管理是一个动态信息管理，会在日常业务过程中根据市场情况、供方履约情况、实际表现等进行更新，不合格的供方将会被停用，同时其他合格供方也会被补充进来。
▪招标过程管理
系统能够管理项目建设过程中的设计招标、采购招标、施工招标等类型，可以实现从招标评价体系、招标公示、招标评价到定标、中标公告的全过程管理。
▪项目合同签订管理
包括根据合同模板进行合同起草、合同台账录入、合同评审、合同交底以及合同文档存档管理等内容。
合同主要类别：
工程建设合同、工程分包合同、劳务分包合同、物资采购合同、设备购置合同、设备租赁合同、周转材料租赁合同。
总价合同、单价合同管理：
总价合同只管理合同的总额，单价合同在合同签订的时候按照合同具体明细款项进行计价，并且在合同结算的时候以实际兑现或完成的工作量进行结算，结算的时候单价一般保持合同单价。
合同台帐：
输入、修改、查询和删除操作均按照合同编码、工程编码和项目编码进行编辑。
输入：
使用者可以通过使用此模块迅速生成格式统一的标准合同文本，录入合同相关信息。
修改：
进入后系统自动显示所有需修改的信息，如确认需要修改，系统将原始记录转移到历史合同数据库中作为历史资料，修改后的合同作为新的执行合同。
此外，合同输入后如发现有错误，也可使用此功能修改。
查询：
输入合同编码，系统分页显示工程项目合同的全部信息、工程项目的平面图信息和立体图信息。
输入工程编码，系统显示该工程的全部信息（施工图、安装图、平面图、立体图、材料使用情况、设备使用情况等）。
删除：
对于没有保存价值的合同可以执行删除操作。
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