办公室管理条例.docx

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办公室管理条例

办公室管理条例

1、目的

规范办公室的日常管理，创造一个良好的工作环境，提高工作效率。

2、适用范围

公司办公室管理。

3、职责

3.1行政人事部负责对办公室日常管理工作的监督、考核；

3.2各单位负责参照执行。

4、内容

4.1办公室环境管理

4.1.1办公室所有物品需摆放整齐，保持环境清洁。

4..1.2办公室的环境管理严格按照8S要求执行；即：

整理、整顿、清扫、清洁、素养、安全、节约、学习。

4.1.2.1整理（SEIRI）——将工作场所的任何物品区分为有必要和没有必要的，除了有必要的留下来，其他的都清除掉；

4.1.2.2整顿（SEITON）——把留下来的必要用的物品依规定位置摆放，并放置整齐加以标示；

4.1.2.3清扫（SEISO）——将工作场所内看得见与看不见的地方清扫干净，保持工作场所干净、亮丽的环境；

4.1.2.4清洁（SEIKETSU）——维持上面3S成果；

4.1.2.5素养（SHITSUKE）——每位成员养成良好的习惯，

并遵守规则做事，培养积极主动的精神（也称习惯性）；

4.1.2.6安全（SECURITY）——重视全员安全教育，每时每刻都有“安全第一”观念，防范于未然。

4.1.2.7节约（SAVE）——减少企业的人力、成本、空间、

时间、库存、物料消耗等因素。

4.1.2.8学习（STUDY）——深入学习各项专业技术知识，从实践和书本中获取知识，同时不断地向同事及上级主管学

习，学习长处从而达到完善自我，提升自已综合素质之目的。

4.1.3员工办公桌椅卫生由员工自行负责，办公场所的公共卫生由办公室人员共同进行打扫。

4.1.3.1要求：

地面必须无脏痕，垃圾篓内垃圾必须进行清倒

干净；桌面无积水、物品、办公设备分类、定置摆放整齐，且无尘，门窗、墙壁干净。

4.1.3.2员工应在下班后做好个人工作区内的卫生保洁工作，

保持物品整齐，桌面清洁。

重要文件应锁入抽屉或文件柜，办公椅一律摆入办公桌下，责任人要关好电脑，最后离开者注意关灯、空调等用电设备。

4.2办公室行为规范

4.2.1办公室人员在工作和生活中需做到：

不该说的不说，不该问的不问，不该听的不听；

4.2.2办公室人员着装应该“简单、大方、得体”，化妆要“淡雅、干净”；精神饱满，坐姿端正；

4.2.4办公期间不得接听与工作无关的电话大声喧哗、吵闹，讨论与工作无关的话题；

4.2.5工作时间内不应无故离岗、串岗，不得闲聊、吃零食，

办公区内不得大声喧哗、吸烟，手机铃声调至最低音量，确保办公环境的舒适有序。

4.2.6员工间的工作交流应在会议室进行或通过公司内线电

话联系，如需在个人工作区域内进行谈话的，时间一般不应超过五分钟，特殊情况除外。

4.2.7办公室人员应该按时上、下班，2小时以内如需外出

办公事时，在前台的《公司外出员工登记表》上登记，注明外出时间，外出地点，方可外出；2小时以上的外出，除在

《公司外出员工登记表》上登记外，还应在白板上注明，返回时需在登记表上登记返回时间。

4.2.8办公室人员严禁用办公电话打私人电话、或用公司电

话聊天，接拨电话时应该长话短说，言语尽量简洁；

4.2.9办公室人员在工作中一律使用普通话，并注意使用礼貌用语；

4.2.10公司电脑原则上实行专人使用，如需使用他人电脑时，

需经过责任人同意方可使用；

4.2.11各部门需对本部门的重要文件一律实行加密，以确保文件安全；

4.2.12上班时间不得使用电脑玩游戏、上网浏览与工作无关内容；

4.2.13各部门需不定期对本部门电脑进行杀毒，对于电脑内

的文件及时进行清理，以确保电脑的安全和运行速度；

4.2.14办公室管理人员原则上不安排加班，如确因工作需要加班，应该书面提出申请，经领导审批，报行政部存档；

4.2.15办公室人员在工作中遇到分歧，或意见不统一时，应该避免争执，积极寻求解决问题办法；

4.2.16办公室人员在工作中应该树立团队意识，部门与部门

之间要互相理解、相互协助。

4.3办公室日常管理工作

4.3.1办公室传真机、复印机实行专人负责管理，出现问题，及时向行政部反映，由行政部及时通知网管进行维修，任何人不得私自拆卸；

4.4考核

4.4.1如有违反以上条例者，由行政部参照公司《奖惩制度》进行处罚。

5、引用文件

无

6、记录

《办公人员日常工作综合评价表》

7、其它

7.1本条例由行政人事部负责制订；

7.2本条例自签发之日起实施。

公司考勤管理制度

1.公司所有管理人员均实行考勤机打卡制度，打卡有效时间

为：

上班：

早晨8：

00——8:

10，下午2:

30——2:

40；下班：

上午11:

45——12:

00，下午17:

45——18:

00（夏季作息时间作相应调整）。

凡在此时限内打卡，均不记迟到、早退。

公司行政管理制度

一、本制度规定了公司行政管理工作的职责范围,工作内容与要求、权限及检查考核。

二、在总经理的直接领导下,管理行政事务,参与企业管

理业务,搞好后勤服务及对外进行协调和宣传等工作。

三、负责建立良好的工作秩序

1.按照公司确定的组织机构,划分职责,确定工作程序。

做到职责明确,程序明了、简化，提高工作效率。

2.组织制订各有关规章制度，强化基础管理。

做到有规可依，科学管理。

3.执行并监督、检查各项规章制度的落实情况，及时协调解决存在的问题。

四、负责建设综合信息管理系统，实施信息化管理。

1.负责信息化建设的长远规划，做到目标清晰，措施可行。

2.组织实施信息化建设计划，负责信息网络软硬件的购置、建设、维护等工作。

3.负责国家经济、药政等综合信息的收集、整理、分析并提出合理化建议。

五、负责公司与部门、部门与部门之间的衔接，发挥

综合协调的作用。

六、负责公司会议事务工作

1.按照公司会议管理标准，做好会议议题的收集、整理、议程安排等准备工作，组织通知有关人员参加。

2.负责会议的记录及服务工作，对于重要会议，会后撰写、

印发会议纪要。

3.执行并监督、检查公司重大决策、重要工作部署、领导指示及会议决定事项的贯彻落实情况，做到事事有着落，件件

有回音。

4.遇有紧急情况时，提请总经理或其他分管领导召集临时会议解决。

七、负责文秘、文书工作

1.根据公司工作需要和领导的指示、要求，及时撰写工作计

划、请示、报告、总结、领导讲话及其它材料。

做到情况确实，观点明确，条理清楚，层次分明，文字简练，逻辑严密。

2.签收各类外部来文件和各部门的请示报告，逐项登记并分

发处理。

3.负责公司发出文件的核稿、呈批、编号、打印等工作。

认真审核，杜绝技术错漏事故。

八、负责档案管理工作

1.公文办完后，及时将其定稿、缮本、立卷、归档。

2.归档的材料，应分类整理，保证齐全、完整，正确反应本公司的主要情况，并便于保管、查找和利用。

3.严格档案借阅制度，保证不失密，不损坏，不丢失，及时

收回。

九、负责公司印信管理工作

1.根据公司《印信管理标准》，负责公司印章的刻制与保管工作，妥善保管，防止丢失。

2.建立印信管理制度，严格用印手续，保证不出用印差错。

十、负责接待和日常服务工作

1.对于大型的活动、会议，事先应做好周密接待计划，确保其顺利进行。

2.安排活动中，贯彻勤俭节约的方针，严格按公司的有关规定办理。

3.为领导做好日常服务工作，保证会议室、领导办公室干净

整洁，一切设施均处于良好状态。

十一、负责报刊征订、信函收发管理工作

1.负责公司所需的专业及日常报刊的征订工作，及报刊、信函的收发工作，确保及时收发、不出错、不丢失。

2.负责公司报刊、杂志图书的收藏、管理工作。

收放整齐，有秩序、不丢失。

十二、负责公司办公设施的管理

1.负责公司办公自动化设施的购置、使用指导、维护和保养。

2.制订公司办公设施管理制度，规范操作事宜，杜绝人为损坏因素，杜绝浪费行为。

3.负责公司电话等通讯工具的购置、费用结算核转等工作。

4.负责办公车辆的管理、调度、使用及维护。

保证车辆时刻处于良好状态，搞好服务。

十三、领导交办的其它工作。

十四、当好领导的参谋助手，负责做好公司生产经营等方面的调查研究，为领导决策提供信息，督促、检查各部门落实公司各项政策及完成任务的情况。

十五、参与制订企业方针目标，编制企业长远发展规划，做到目标清晰、切合实际、措施可行。

十六、负责公司综合计划的统计、汇总和上报工作，做到数字准确、内容完整，并妥善保管备查。

十七、汇总、综合平衡、协调公司年度生产经营计划，做到生产经营各环节的有机结合，确保任务完成。

十八、负责组织推行现代化管理工作。

制订公司整体现代化管理规划，从管理组织、管理方法、管理手段等方面建立现代化管理体系，全面推行现代化管理工作。

十九、对外协调及宣传工作

1.负责公司的公共关系工作，协调各有关厅局部门、企事业、新闻等各界的关系，处理与之有关的业务工作。

2.负责公司生产经营活动中法律咨询、管理等事宜以及处理法律纠纷的具体事务。

3.负责公司企业形象设计，导入CI理念，树立良好的企业形象，搞好对外宣传等工作。

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