深圳八马茶业案例分析.docx

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“流通业连锁专卖模式”渠道管理攻略

——深圳八马茶业案例分析

深圳市八马茶业公司成立于1993年，是一家集茶叶、茶具及相关产品的生产、加工、销售为一体的大型专业化公司，其前身“信记”茶庄早在百年前就在铁观音的发源地——福建安溪西坪以生产、加工优质的乌龙茶而享誉东南亚。

八马茶业定位于中国茶叶专家，公司现有正式员工近500人，整体平均年龄在25岁，是同行业内最年轻化的公司。

在全体同仁的共同努力下，承专家品质，挟百年雄风，八马茶业取得了令同行瞩目骄人的成绩，曾荣获“明星乡镇企业”、“全面管理达标企业”、“全国乡镇企业创名牌重点企业”、“广东省茶业行业综合竞争力十强之一”等各项殊荣。

八马茶业现在深圳已设立40家专卖店，稳居业内第一，计划三年翻一番。

在稳定广东、福建市场的同时，公司又相继在东北、山东、湖南、上海、北京、重庆等国内大中城市设立了上百家自营专柜。

随着市场份额的扩大，零售网点的迅速增多，货品品类日益繁杂，许多管理问题应运而生：

单品管理、门店销售及库存管理、补货调货、物流配送、资金管理等，八马公司在管理上走到了一个新的起跑点。

公司需要通过信息化手段对零售终端进行集中管理，掌握实时销售库存数据，从而准确把脉市场动向。

茶叶行业作为一个传统行业，在近年面临着巨大的发展机遇，而快速扩张销售网络又是大多数茶叶连锁企业共同采用的一种方式，在这方面的管理方式决定着企业的成败。

关键词：

业务流程、渠道终端

一、组织结构与渠道模式

八马茶业是一家集茶叶、茶具及相关产品的生产、加工、销售为一体的大型专业化公司,八马茶业定位于中国茶叶专家，始终坚持以市场为导向，狠抓产品质量，注重“可持续性发展”战略。

组织结构

深圳八马茶业组织机构图

八马茶业现已在深圳开设70多家专卖店，稳居业内第一，在稳定广东、福建市场的同时，公司又相继在东北、山东、湖南、上海、四川、重庆等国内大中城市设立了上百家自营专柜。

并形成了由销售公司—零售店，扁平高效的业务体系。

总经理通过下设采购、销售、仓管和财务各部门，分别主管整个公司的相应业务。

渠道模式

集团

销售公司

总仓

办事处

自营店

加盟店

直营专柜

仓库

仓库

仓库

八马茶业销售公司根据业务的需要，划分为采购、销售、财务等部门，负责管理产品的营销推广工作，管理、监控和考核在各地设置的营销网点，重点控制资金与库存，销售实现。

销售通过设立直营门店和在商场中的直营专柜的方式，销售公司直接对门店和专柜进行商品配送，这属于比较典型的连锁专卖模式。

销售总部和零售终端联系紧密。

销售总部直接管理门店的销售政策以及经营状况。

商场中开设的专柜一般也由八马的门店自行收款，但按照一定的扣点与商场结算。

在某些大的地区会设有办事处，统管当地的零售门店，但办事处主要是进行市场开拓和业务管理，对整体的业务流程没有影响。

该渠道模式下面临的挑战

业务处理流程被割裂，效率低下

u来自各层的业务数据实时性和准确性无法保障，各个业务部门无法为高层领导决策提供准确及时的业务数据支持，业务管理和领导决策无法量化，导致决策的正确性受到影响。

u总部与零售门店之间的信息沟通不畅，商务处理效率低，既影响商品供应的及时性，也容易造成现货积压，造成供应链不稳定。

即使在总部内部部门之间的业务处理效率也偏低，对于市场反馈的响应速度偏慢。

u财务处理效率低，无法为商场提供实时的财务对帐服务；结算操作难度大，时间长。

u销售部门与财务部门确认的销售额存在差异，无法核对和调整。

u如果没有专门的合理的商品编码体系，则不利于商品档案的管理，针对商品的业务管理和统计分析效率较低。

渠道库存难以准确掌握

u对于遍布在各地的零售门店的实际库存情况无法准确掌握，由于茶叶行业本身的特殊性，茶叶存在保质期以及新旧茶的销售存在差异，如果造成库存积压，很有可能就会产生损失。

u公司制定的各类促销信息以及新产品信息下发给门店的渠道不畅通，更难以及时被目标客户了解。

u散布在各地的销售数据总部难以及时掌握，在制定采购计划时难以得到准确的数据支持，造成采购计划的不准确，继而引起库存、销售等环节的连锁反应，给企业带来损失。

u市场信息无法统一管理、共享、分析，市场部对于销售终端（售点）和重点客户的状况无法及时了解，对市场活动缺乏项目化管理与分析的手段。

终端数据无法准确获取，市场反应速度慢

u缺乏来自售点的第一手资料，无法及时进行准确的产品市场分析，不利于新产品的开发与推广，也容易降低市场促销活动的针对性，降低促销措施的效率。

u无法及时准确掌握各区域的销售情况，难以依据实际的销售情况调整销售政策，以快速适应市场的变化。

二、信息化解决方案

选型

八马茶业的信息化历程起源于1997年，最初开始应用以财务部为主，主要使用了财务软件，实现了财务的电算化过程。

随着企业的不断发展，单纯基于财务方面的应用已经不能够满足企业的需要，企业在供应链方面的管理需求愈发突出，因此从2003年开始，八马茶业开始将软件的应用扩展到了进销存等业务环节，解决了财务业务一体化的问题。

作为一家把发展目标定位于创建全国性品牌的茶叶流通企业，八马茶业在快速扩张零售终端的过程中遇到了大多数连锁企业都曾经遇到的管理困难、库存数据不能掌握等问题。

因为这些原因，八马茶业把解决这些问题，促进企业快速发展的方法关注在了信息化上，从2006年11月份启动了用友ERP-U861项目，系统包括财务、供应链、零售管理等18个模块，并且实现了全员应用。

解决方案

要解决业务流程割裂，业务处理效率低下的问题，必须依靠一套整体的连锁零售管理系统，将异地分布的销售终端连接起来，提供彼此间顺畅、及时的信息沟通，实现协同商务，同时共享统一的基本数据，保证数据一致性，统一规范业务流程和控制，提供适合于总部和销售终端的业务系统，来提高各机构和业务部门的工作效率和质量，对其他诸如等关键部门及领导提供更及时、准确、全面的数据和数据分析服务，支持管理层的经营决策。

八马茶业应用架构图

围内开设零售终端，主要以独立收款的直营店为主。

在信息系统的应用上，主要是在深圳总部部署了用友的U8财务和供应链系统，管理企业内部的进销存业务。

在U8里建立一个帐套，管理八马茶业的销售公司的财务和供应链业务。

包括了销售公司对外的采购业务、商品到货后的库存管理、对外的销售业务，以及与之对应的应收应付业务。

还包括了固定资产、存货核算等企业的相关业务。

在八马茶业的深圳销售总部还建立了零售系统中的零售管理端部分，主要是对分布在全国各地的零售业务进行管理，包括了零售价格管理、促销管理、统计分析等需要进行集中管理的功能。

对于八马茶业分布在各地的销售门店，则在每个门店中安装独立的零售门店客户端，对该门店的业务进行管理。

包括了门店对总部的要货、门店的库存管理、零售收款业务、门店的统计分析、以及相关的数据上传下载工作。

每个门店都与销售公司的管理系统连在一起，门店的要货数据和销售数据上传到零售管理端和U8供应链中，分别生成相应的报表和引发相应的业务处理流程。

用友连锁零售解决方案通过零售门店的门店客户端以及销售总部的零售管理端和供应链系统，为八马茶业提供了把销售总部和分布在各地的零售门店有机的连在一起的整体解决方案。

三、应用效果

通过近一年多的实施运行，目前的物流和库存损失降低70%以上，系统覆盖到零售末端，企业可及时掌握市场和消费最细微的趋势和动向。

现在，连锁零售系统应用的效果已经在八马茶业得到较为明显的体现。

业务流程控制方面

减低库存占压。

及时把握各地库存，确保及时供货，同时降低库存。

总公司可以及时了解门店的库存情况，因而也能更为合理地安排采购，以保证供应。

提高公司业务透明度，规范各部门业务过程。

由于客户和业务数据都由系统所管理，销售和采购实行流程式审核过程，避免公司业务被少数业务人员所把持，避免分支机构管理不规范，避免客户流失。

管理人员也能随时了解下属的工作情况，便于监督和管理。

提高工作效率，降低了销售成本，降低人为误差，提高信息准确率。

由于企业内部与企业之间都通过联网操作，大大减少了纸面工作和差错。

管理人员即使不在办公室也能对公司的业务情况了如指掌。

信息及时传递，快速掌握业务状况。

每天的业务情况、资金情况都能及时准确地反映到总公司。

这样一来，不仅加强了资金管理的力度，加快了资金的运转效率。

更重要的是，公司的管理真正形成了全国统一管理的管理模式。

公司管理决策方面

改善对零售终端的管理。

总公司可以及时查询零售门店的各种经营数据和库存情况，总公司与零售门店之间通过网络传递和处理订单。

快速、准确提供领导决策信息，实时仓库、销售情况、客户应收款及收款。

系统能及时把最底层的数据收集上来，并提供包括分支机构销售、库存、费用等方面的数据，决策者根据这些数据可以更加快速地作出正确的决策。

通过系统，总公司可以对零售渠道中的各节点实行标准的管理并进行实时监控，不会导致管理失控的问题，还能缩短企业领导决策时间。

提高企业综合竞争力。

系统使企业与其销售渠道联系更紧密，流程更优化，从而提高整个链条上各方的竞争力。

通过销售分析第一时间了解市场终端客户需求信息。

客户掌握在公司手中，减少公司统计员的工作量，提高了公司员工的工作效率。

提高了员工的电脑应用水平，提高了员工的整体素质。

各部门业务操作方面

合理安排门店的商品结构

对于茶叶零售企业来说，顾客的口味各有不同，顾客的购买方向也经常会发生变化；另外，不同地区的顾客的消费层次也有所不同；茶叶零售企业必须要能够在门店的商品安排上尽量贴近客户的需求。

八马茶业以前都是凭经验来设置门店的商品结构，现在，八马茶业在零售的管理端或后台的销售库存报表里，按照查询条件就可以很方便的过滤出每个门店的产品销售排行表，还可以调出所有产品在各个专卖店的库存分布情况，并且根据销售排名及时调整库存，把合适的品种调拨到合适的门店，把生意做到客户的心里。

实时了解门店的销售数据

作为八马茶业的销售部门，很希望能够快速准确的了解各门店的销售数据，这也是企业做出决策的基础。

由于门店数量比较多，以前都是通过手工上报门店销售数据，数据统计时间很慢，而且也不准确。

现在通过用友的零售系统，相关部门每天都能看到各门店的销售数据，而且，这些数据可以通过连锁零售的报表系统，从多个方面来展现销售的数据，可以查询到一段时间内销售最好的产品，同时按照商品的销售和业务员的销售进行排名，可以看到所有门店的销售金额的排名，品种的排名等，这些信息是以往没有用系统前，花费大量人工才能统计出来的，而现在，只需要轻轻点一下鼠标就完成了。

真正的解放了管理人员的案头工作，让企业有更多的时间去分析和总结，快速的制定下一个销售方案。

而且由于这些数据是根据销售自动计算的，也保证了准确性和及时性。

采购计划能够趋于合理

过去八马茶业的库存积压或缺货现象十分严重，还曾经因为计划的失误造成一定的经济损失，问题的根源是采购计划编制的不合理。

手工作业下，企业根据销售情况以及库存数据通过excel来编制采购作业表，工作量大，容易出现人为疏漏；再加上依靠手工方式收集的库存信息不准确，依靠经验判断的销售趋势难以合理，很难保证采购计划的准确性。

现在做采购计划时，能够直接查询总部及各个门店的库存，以及去年同期的销售数据，大大提高了采购计划的准确性。

同时，在采购订单下达后，采购系统和库存系统联动，对于采购订单的执行状况可以在采购系统和库存系统中跟踪，由于系统数据的及时性，当市场的需求情况变化时，可以根据销售的情况，立即调整采购订单，保证企业资金的良性循环。

防止库存的积压和浪费。

加快资金的周转，从而达到效益的最大化。

企业以前做采购计划的时候，不但要手