小额贷款运营管理手册.docx

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小额贷款运营管理手册

乾通小额贷款公司

乾通小额典当公司

运营管理手册

二0一七年四月

总则

本手册适用于乾通小额贷款（以下简称“小贷公司”）和典当公司所属各部门。

本手册由人力、行政、财务及业务四方面内容构成，涵盖这四方面各个环节的流程及制度/管理办法，目的在于指导小贷、典当公司规范流程、控制风险，保证各项工作顺利进行，是公司的基本管理手册之一。

本手册内容属于保密文件，仅供在小贷和典当公司内部使用，不得对外泄露。

本手册会因集团要求或相关权限的变更而更新；有任何不清楚之处，以集团公司最新颁布的权限/管理办法为准，最终解释权为集团决策层。

第一篇综合管理-组织架构及职能职责

一、小贷（典当）公司组织架构

二、公司各部门职能说明

（一）总经办职能说明

1、拟订公司的总体发展规划、实施方案及执行工作（政策）。

2、负责总体发展规划的实施、管理，按既定模式管理公司。

3、向董事会提出经营预算和费用预算。

4、领导公司的经营活动，实现经董事会批准的预算利润指标。

5、建立和完善公司的工作程序和规章制度。

6、负责督导公司各部门的工作和事务。

8、代表本公司对外开展公关活动。

10、定期向董事会提出营业状况和财务状况报告，并执行集团决议。

（二）综合管理部职能说明

1、根据公司经营的实际情况，制定公司各项基本管理制度并负责制度执行情况的监督、检查。

2、负责建立公司人力资源管理体系

2.1制定与公司战略发展目标相适应的人力资源规划；

2.2根据公司经营要求，完善公司组织结构，合理进行人员配置；

2.3组织和实施公司招聘、培训、薪酬福利、绩效考核、激励、奖惩、员工关系管理等工作；

2.4了解国家及地方劳动法律法规，处理劳动关系，负责员工劳动合同、社会保险等工作的日常管理；

2.5根据公司实际情况，定期进行劳动纪律检查。

3、负责建立公司行政管理体系

3.1负责公司行政公文、函件、其他文件的拟定及审核；

3.2负责公司办公用品、员工福利物资采购审核、采买及发放管理；

3.3负责公司各类行政办公费用的控制及报销；

3.4负责公司资信、会务、IT信息化及活动管理；

3.5负责固定资产、办公设备、低值易耗品及仓库管理；

3.6负责各类资料、文件、档案管理；

3.7负责公司外联事务协调（行政主管单位、工商、税务等）、后勤管理。

4、负责公司相关业务综合统计分析及统计数据的上报工作。

5、负责做好公司领导安排的其他临时性工作。

（三）财务部职能说明

1、根据国家财务制度和财经法规，结合本公司的实际情况制定适用的财务管理制度。

2、围绕公司的经营发展规划和工作计划，负责编写公司的财务计划和费用预算，积极开展融资，有效地筹划与运用公司资金。

3、做好公司各项收入的收取与支出管理，做到各种收入及时收缴，支出费用及时到位。

4、定期汇总、分析公司经济运作情况，提出合理化建议，为公司经营发展决策提供参考依据。

5、做好财务统计和会计账目、报表及年终结算工作，并妥善保管会计凭证、会计帐薄、会计报表和其它档案资料。

6、监督稽核公司业务部门的业务活动，分析存在的问题，查明原因，及时解决。

7、统一归口管理公司的各种票据和有价证券。

8、保守公司财务机密，维护公司利益。

9、完成上级安排的其他工作。

（四）贷款业务部职能说明

贷款业务部是公司的核心创利部门，主要负责客户开发、产品设计、客户资信调查、贷款条件落实、贷款回收工作。

由部门经理对分管副总（如有）负责，分管副总对总经理负责。

部门职能具体如下：

1、负责贷款业务部的各项工作计划的实施和总结；

2、根据公司规定和客户需求设计产品报公司贷审会审批；

3、制订和完善有关的规章制度、组织执行并进行检查；

4、制订对所属业务领域内业务人员的专业培训计划与方案，提交综合管理部备案；

5、承担对本公司客户的授信、贷款、担保等各项业务的调查、评价、评审工作，并提出明确书面调查意见，交风险管理部审查；

6、落实贷审会审批条件，办理抵押、质押、保证等担保手续；

7、做好贷款的台帐登记工作；

8、做好贷后管理工作；

9、完成公司领导交办的其他工作。

（五）风险管理部职能说明

1、负责公司贷款业务的风险管理；

2、负责制定和完善信贷风险管理制度；

3、审查贷款资料的真实性、合法性、准确性、全面性；

4、对贷款业务的调查报告做出风险评价，将审查意见和结论写成《项目评审书》；

5、负责回答评审人员的质疑；

6、负责查实抵押，质押物的真实性与评估值，查实抵（质）押手续办理的合法性与完善度，查实担保人的资质，资格及担保能力。

查实信用贷款人的信用记录和道德品质等；

7、做好贷后监督检查工作，及时发现未预见的风险及新出现的风险并及时采取防范措施；

8、对已经出现风险的贷款业务提前介入并参与处置；

9、组织准备贷款会签和会审工作；

10、监督落实贷款管理制度的实施和检查；

11、对风险管理的档案资料进行归类、整理、归档、保存；

12、完成公司领导交办的其他工作。

三、公司各岗位职责说明

（一）总经理岗位职责

1、主持拟定公司经营战略，并提交董事会审议。

2、主持公司的日常行政和管理工作，组织实施董事会决议。

3、组织实施公司的年度经营计划和投资方案。

4、组织拟订公司内部机构设置方案，董事会批准后组织实施。

5、审定公司的管理制度，董事会批准后组织实施。

6、管理、防范、消除经营风险和其他相关风险，保证业务质量。

7、定期向董事会报告贷款业务运行情况和财务收支状况。

8、按照国家法律法规和公司的管理制度，组织对员工的考核评议，并决定薪酬、奖惩、升降级等。

9、着力打造高素质、守法纪的经营管理和业务团队。

10、公司章程规定和董事会授予的其他职权。

（二）副总经理岗位职责（暂未设）

1、协助总经理管理公司相关日常事务。

2、分管贷款业务部和风险管理部工作。

负责贷款业务管理制度和工作流程的制订和完善。

3、协助总经理制订和完善贷款审批制度，对参与审批的贷款业务负责。

4、负责贷款业务的营销管理和收贷收息管理工作。

5、负责上级交代的其他工作。

（三）综合管理部经理岗位职责

1、全面主持综合管理部日常各项工作的开展，组织实施公司各项决议。

2、负责编制部门工作,合理安排部门工作，确保各项目标的实现。

3、负责部门人员管理，合理分配工作任务并组织督导下属切实完成。

4、负责人力资源业务管理工作，保证各模块工作正常运作并满足公司要求。

5、负责组织、修订、完善、优化公司各项管理规章、流程，协调监督制度流程的执行情况。

6、建立科学、有效的奖惩及激励机制，并推进执行及落实，充分调动员工积极性。

7、加强团队建设及人才培养，负责公司企业文化建设，筹划、推广公司企业文化所倡导的主题思想，增强团队凝聚力。

8、负责公司行政、后勤、总务、环境等事务管理，保证各项行政工作正常运作并满足公司要求。

9、负责公司日常行政行文，文件、、档案的归档管理工作。

10、负责公司印鉴使用和保管工作。

11、负责公司资产管理工作。

12、负责公司的网络和办公设备管理工作。

13、负责公司办公、劳保等零星物资采购管理工作。

14、负责公司办公环境、纪律、秩序及安全维护工作。

15、负责公司各类接待、会议、活动的组织实施，协调各种内外部关系。

16、负责部门及公司人力行政费用的合理控制。

17、定期召集部门会议，检查、督促、协调部门的工作，解决日常人力资源、行政管理等工作中出现的各种问题。

18、参与公司经营计划的制定并提出合理建议。

19、依公司程序规定审核或签署各类文件。

20、完成公司领导交办的其他工作。

（四）综合管理部职员岗位职责

1、协助经理制定本部门各项人事、行政工作计划及总结报告。

2、协助部门经理制定公司的各项管理制度及流程，并监督落实、执行情况。

3、配合公司各部门人力预算、招聘及核查工作。

4、依照公司制度，配合处理员工异动手续（入、转、升、离等）。

5、负责公司各部门人员招聘的初步面试工作：

接待应聘人员，指导应聘者填写个人简历；整理应聘资料，建立人才库。

6、办理新进员工入职及登记手续。

7、人事资料整理归档及建立，完善更新员工花名册及员工通讯录。

8、监督公司员工考勤及休假状况，并加班情况复核监管。

9、负责劳动合同管理，办理社会保险及其他福利的有关手续。

10、负责调查处理员工违纪事件，并写出调查报告上报经理，协助经理处理劳动纠纷，并向政府有关职能部门联系处理。

11、协助经理进行绩效考核工作。

12、配合监督、执行公司行政方面费用支出情况。

13、负责进行文书打印、行政资料整理归档。

14、负责公司、本部门会议记录并整理会议纪要。

15、负责来访登记接待，外来信函、报纸分类、包裹邮寄与派发。

16、按《档案管理制度》要求，做好档案的检点移交、编号、编目检索、统计、保管和安全等工作，对过期无利用价值的档案资料经有关领导组织鉴定后方能作销毁修理。

17、协助经理进行有关文件、重要信息的发布和物品的发放工作。

18、协助经理进行各类接待、会议、活动的组织实施。

19、协助进行固定资产及低值易耗品的管理。

20、完成领导交办的其他工作。

（五）财务部会计岗位职责

1、在董事会和总经理领导下，总管公司会计、报表、预算工作。

2、组织编制各种财务计划，办理年度财务决算，参与经营管理决策。

3、建立健全公司财务管理制度和核算办法，并贯彻执行，制定和管理税收政策方案及程序。

4、考核资金使用情况，贯彻执行资金授权管理制度，保证公司资金安全。

5、监督公司遵守国家财经法令、纪律，以及董事会决议。

6、向公司股东会议及公司领导报告财务状况和经营成果，审查对外提供的会计资料。

7、按照会计法及企业会计准则等相关会计制度的规定，审核原始凭证的真实、合法、有效性，填制记账凭证，登记会计账簿，编制会计报表，做到手续完备、数字准确、账目清楚。

8、负责对输入计算机的会计数据（记账凭证、原始凭证等）进行审核，操作会计软件登记机内账簿,对打印输出的账簿、报表进行确认。

9、负责对信贷业务员输入计算机的原始凭证的审核及数据收集。

10、负责对计算机内的会计数据进行分析，根据分析情况及时提出合理化建议。

11、负责保管会计凭证，会计账簿，会计报表和其它会计资料。

12、协助业务部门做好不良贷款项下担保标的定价和处理工作。

13、负责贷款业务中发生的呆、坏帐损失的初审工作。

14、负责协调和处理公司与银行、税务、工商等相关部门的关系。

15、完成领导交办的其他临时性工作。

（六）财务部出纳岗位职责

1、按照国家有关现金管理和银行结算制度的规定办理现金收付与银行结算业务。

2、序时登记现金和银行存款日记账，随时掌握现金和银行存款余额结存情况。

3、严格执行库存现金限额，不坐支现金，不以白条抵库，日清月结，及时对账，做到账款相符。

4、保管公司库存现金、有价证券、支票、收据及有关印章，确保其安全与完整。

5、配合会计做好各项账务处理。

6、完成领导交办的其他工作。

（七）贷款业务部经理岗位职责

1、负责贷款业务部的各项工作计划的制订、实施和总结。

2、根据公司规定和客户需求组织设计产品，报公司贷审会审批。

3、组织制订和完善与贷款业务有关的规章制度、组织执行并进行检查。

4、组织制订对所属业务领域内业务人员的专业培训计划和实施方案，并提交综合管理部备案。

5、负责对本公司客户的授信、贷款、担保等各项业务的调查、初步评价、评审，对业务调查分析报告提出书面意见，并交风险管理部审查。

6、审查落实贷审会审批条件，办理或监督办理贷款抵押、质押、保证等担保手续。

7、负责公司贷后管理工作的组织和实施，督促业务员及时收取贷款利息和贷款本金。

8、公司领导交代的其他工作。

（八）贷款业务部业务员岗位职责

1、开发公司客户和业务品种。

2、受理客户申请并审查客户提交的各种资料。

3、完成对客户授信、贷款前的调查评价工作，写出书面调查报告。

4、落实授信、贷款的各种担保措施并办理相关手续。

5、做好贷款台帐登记工作。

6、及时核算与收取贷款利息。

7、做好贷后检查与风险防范工作。

8、按时按量收回贷款。

9、协助有关部门处置风险贷款和损失贷款。

10、按要求填写工作日志。

11、上级领导交代的其他工作。

（九）风险管理部经理岗位职责

1、确保信贷风险控制和措施能够落实到实处,承担信贷风险管理部的全面工作。

2、负责制定和完善信贷风险管理制度。

3、对所有信贷企业业务的合规合法性进行审查及时发现，纠正杜绝违规违法贷款。

4、监督落实信贷管理制度的实施和检查。

5、能够对质押，抵押，担保，信用等不同形式的贷款进行风险识别，指出存在风险的关键点并找出相应的控制方法。

6、根据不同标的设计科学、合理的风控措施。

7、对风险贷款适时提出预警并采取相应的措施。

8、对已经出现风险的贷款业务，提前介入并参与处置。

9、组织准备贷款会签和会审工作。

10、杜绝人情贷款情况发生。

11、完成公司领导交办的其它工作。

（十）贷款风险控制员岗位职责

1、负责贷款业务资料的初审，拟定调查提纲，作为项目的第二调查人对项目进行下户调查并填写调查表，审查项目的真实性、合法性、准确性、完整性。

2、对贷款业务的调查资料及调查情况进行综合分析，作出风险评价，提出初审意见交部门负责人进行复审。

3、负责回答评审人员对风控措施提出的质疑。

4、负责查实抵押、质押物的真实性与评估值，查实抵（质）押手续办理的合法性与完善度，查实担保人的资质，资格及担保能力，查实信用贷款人的信用记录和道德品质等。

5、做好贷后跟踪监督检查，及时发现未预见的风险及新出现的风险并提出防范应对措施逐级上报。

6、对已完成的项目，查证手续是否终结，杜绝对公司发展存在的不利影响。

7、对风险控制的档案资料进行归类、整理、归档、保存。

8、完成上级领导交办的其他工作。

第二篇综合管理-行政管理制度

一、日常办公规范制度

为规范公司办公秩序，树立良好的品牌形象，提高工作质量和办事效率，特制定日常办公规范制度如下：

第一条着装及仪表规范

1.1员工上班着装应整洁、得体、大方，颜色力求稳重，上班时间内不得穿短裤、拖鞋等。

1.2遇公司有公关、庆典等重大活动时，应根据公司要求和场合不同，恰当着装。

1.3员工上班时间内保持头发梳理整齐、干净、无异味，仪容要以干净、整洁、素雅为标准，不得浓妆。

1.4个人行为举止要文明、礼貌，不得打架，斗殴，酗酒，从事违法乱纪的活动。

1.5说话要和气、谦逊，要使用“请、您好、谢谢、对不起、再见”等文明用语，为集体创造团结、友善的氛围。

第二条工作行为规范

2.1遵守党和国家的法律、法规，遵守公司的各项规章制度。

2.2各部门员工应按时上下班，不得迟到、早退、旷工。

临时有事外出必须向部门主管领导请假，经领导批准后方可离开。

2.3办公室工作人员在接待来访和接听电话时要注意行为规范和文明用语；办公电话铃声应调到适量位置，讲电话声音应适量；不准用办公室电话进行私人交往或闲聊。

2.4员工手机应24小时开通，若确实有特殊原因无法开通应事先告知办公室并通知各部门负责人。

2.5上班时间不得干与工作无关的事，严禁上班时间看电视、炒股票、打牌、上网聊天、看电影、玩游戏等与工作无关的行为发生。

2.6节约用电、用水，做到人走灯灭，人走水停。

2.7爱护办公设备、仪器，节约使用纸张，能用废纸打印复印的不得使用新纸，严格按照操作规定使用办公设备。

2.8每位员工都有权利、有义务维护集体利益，爱护集体财产，严禁将集体财产据为私有。

为企业树立良好的形象，对损坏企业、集体利益的人员给予以下处分：

（1）窃取集体财物者，除追回非法所得外，还追究相应的经济和法律责任；

（2）损坏或丢失集体财物者，应予以赔偿。

第三条办公区域作息规范

3.1公司人员必须自觉遵守作息时间，工作时间禁止一切娱乐活动。

3.2午休时间不得大声喧嚷，如因公事加班，应尽量避免发出大声响，以免影响他人休息。

3.3提倡文明向上的业余活动，但要有节制，不可沉迷影响正常工作。

二、接待管理制度

第一条总则

1、为使公司接待工作有所遵循，特制定本制度。

2、综合管理部负责制度解释。

第二条接待事务分类

1、贵宾接待：

指公司领导重要客人公司重要客户、外宾及参观团或地方政府部门的接待。

2、业务接待：

指合作客户的接待。

3、普通接待：

指应聘者，一般来访者的接待。

第三条接待场所管理

1、总经理办公室用于贵宾接待，会议室用于业务接待，前台接待室用于普通接待。

2、其它场所一律不得用于接待，待客必须在接待室。

第四条接待职责分工　

1、各相关部门及人员必须高度重视并按规范落实接待工作。

2、接待内容包括：

迎客引入、沟通询问、接待洽谈、参观介绍及招待服务等；接待部门负责接待工作过程。

第五条接待规范

1、客人进门时说：

“您好，请坐，请喝水”。

客人走时说：

“您慢走，再见；欢迎您再来”。

2、接待语言：

有客户来访，应马上起来接待，并引导进入接待室，辅以“您好，请稍候！

我通报一下！

请坐，对不起，请登记，打扰您一下”等礼貌用语。

3、对来访者的姓名、单位一听就记下来，不能叫错；若一时听不清，应再次询问。

4、自己不能解决的问题，应向来访者解释清楚或说明，杜绝说“不知道”。

5、重要客人来访，应引入接待室，送上茶水后通知相关部门。

6、他人相互交谈时，不要随便旁听或随意插话。

若确需打断，应说“对不起，我打断一下可以吗？

”，得到允许后再发言。

7、介绍和被介绍的方式：

应先把年轻的介绍给年长的、地位低的介绍给地位高的、本公司的介绍给外公司的；把一个人介绍很多人时，应先介绍其中地位最高的；男性介绍给女性，如男女地位、年龄有很大差别时，女性年轻时可把女性介绍给男性。

8、名片的接受和保管：

名片应先递给长辈或上级，名片双手递出时应把文字向着对方一边递交一边清楚说出自己的姓名；接对方的名片时应双手去接拿到手时应马上去看并复述一便将名片妥善收起。

三、会议管理制度

第一条目的

为提高会议质量，有效利用工作时间，结合公司实际，特制定本制度。

第二条会议分类

2.1办公会议：

总经理组织召开的会议，参会人员为全体人员。

2.2专业会议：

主要包括业务综合会（如经营活动分析会、安全工作会、贷款审批评议等）。

由总经理批准，主管业务部门负责组织。

2.3部门会议：

各部门召开的工作会由各部门领导负责组织召开。

2.4商务会议：

外部单位在我公司召开的会议，由综合管理部受理安排，有关业务对口部门协助做好会务工作。

第三条例会安排

3.1公司正常性的会议一律纳入例会制，原则上按例行规定的时间、地点、内容、组织召开。

3.2办公会议内容包括：

会议由总经理主持并总结布置工作。

各部负责人汇报工作完成〈未完成、造成原因〉情况，提出存在的问题及需协调的工作，安排布置下步工作任务。

3.3做好会议记录，并及时整理以会议纪要形报总裁签署后下发传阅。

3.4综合管理部做好会议室布置准备工作。

第四条会议纪律：

4.1准时参加会议。

如须请假，必须报请总经理批准。

4.2做好会议发言准备。

4.3保守会议秘密。

〈违反，情况属实者罚款200元严重带来严重后果着辞退并追究其法律责任〉

4.4通讯工具调至振动或关闭。

〈违反一次警告、再次罚款50元〉

4.5会议未结束前，不得中途退席。

〈未经总经理特批者按罚款50元处理〉

4.6发言时间合理控制。

4.7擅自不参加无请假者做旷工处理。

4.8凡参会人员因个人原因迟到1次罚30元，由综合管理部签发违规通知单，经当事人签名和总经理签批。

第五条本管理制度自发布之日起执行。

集团公司保留对其中内容进行解释、修改与变更的权力。

四、电脑及网络管理制度

为加强公司电脑及局域网的管理，确保电脑及局域网正常运作，特制定本制度。

第一条电脑管理

1.1公司电脑遵循谁使用，谁负责的原则进行管理。

1.2电脑由公司统一配置并定位，任何部门和个人不得允许私自挪用、调换、外借和移动。

1.3综合管理部对公司所有电脑及信息进行统筹管理，对公司电脑设备进行登记、造册、备案和维修。

1.4综合管理部负责对公司网站进行信息维护和安全防护。

1.5电脑设备资产标签，不得随意撕毁；如发现标签脱落应及时告知综合管理人员重新补贴。

1.6公司对内部系统、软件统一进行维护和改造。

第二条网络安全

2.1公司内部使用外来存储设备，需先对该存储进行病毒检测，确保无病毒后方可使用。

2.2上网时禁止浏览色情、反动网页；浏览信息时，不要随便下载页面信息和安装网站插件。

2.3进入公司邮箱或私人邮箱，不要随便打开来历不明的邮件及附件，同时开启杀毒软件邮件监控程序以免被电脑病毒入侵。

2.4电脑使用者应定期对自己使用的电脑查杀病毒，更新杀毒软件病毒库，以确保电脑系统安全、无病毒。

2.5禁止电脑使用者删除、更换或关闭杀毒软件。

2.6公司电脑必须设置操作系统登陆密码，员工应定期修改密码。

2.7公司职员必须自觉遵守企业的有关保密法规，不得利用网络有意或无意泄漏公司的涉密文件、资料和数据；不得非法复制、转移和破坏公司的文件、资料和数据。

2.8公司重要文档、资料和数据应上传至文件服务器妥善保存；本机保存务必将资料存储在除操作系统外的硬盘空间，严禁将重要文件放置在桌面上。

2.10电脑使用者离职时必须由综合管理部人员确认其电脑硬件设备完好、移动存储设备归还、系统密码清除后方可离职。

第三条上网权限管理

公司网络管理员对电脑IP地址统一分配、登记、管理，严禁盗用、修改IP地址。

第四条电脑操作规范管理

4.1电脑开机：

遵循先开电源插座、显示器、打印机、外设、主机的顺序；每次的关、开机操作至少间隔1分钟，严禁连续进行多次的开关机操作。

4.2电脑关机：

遵循先关主机、显示器、外设、电源插座的顺序；下班时，务必要将电源插座的开关关上，节假日应将插座拔下，彻底切断电源，以防止火灾隐患。

4.3打印机及外围设备的使用：

打印机在使用时要注意电源线和打印线是否连接有效，当出现故障时注意检查有无卡纸；激光打印机注意硒鼓有无碳粉，喷墨水是否干涸，针式打印机看是否有断针；当打印机工作时，不要强行阻止，否则更容易损坏打印机。

4.4停电时，应尽快关闭电源插座或将插座拔下，以免引起短路和火灾。

4.5来电时，应等待5～10分钟待电路稳定后方可开机，开机时应遵循开机流程操作。

4.6电脑发生故障应尽快通知网络管理员，不允许私自打开电脑主机箱操作。

4.7电脑操作人员必须爱护电脑设备，保持电脑设备的清洁卫生。

4.8禁止在开机状态下使用湿物（湿毛巾、溶剂等）擦拭显示屏幕。

4.9禁止工作时间内玩游戏和做与工作无关的事宜。

4.10禁止在使用电脑设备时，关闭、删除、更换公司杀毒软件。

4.11严禁利用计算机系统发布、浏览、下载、传送反动、色情及暴力的信息。

4.12.严禁上班时间使用任何软件下载与工作无关的资料、程序等。

第五条相关惩戒措施

5.1如上班时间内使用各类禁止软件下载非工作的资料，发现一次罚款20元。

5.2如发现公司职员盗用、修改IP地址，发现一次扣20元。

5.3如电脑使用异常或已经中毒，不及时通知综合管理部人员而影响公司网络安全，扣20元。

5.4如上班时间利用公司网络资源发布、浏览、下载、传送反动、色情及暴力的，发现一次扣50元。

5.5公司将根据网络实际使用状况对以上条款进行修改和补充。

五、公文管理