ERP系统管理制度.docx

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ERP系统管理制度

XXX电气（集团）股份有限公司

ERP系统管理制度

1总则3

2操作规范及规定3

2.1新增系统资料规定3

2.2单据录入时间规定3

2.3库管签章及盘点规定4

2.4生产订单管理要求4

2.5采购单据流转4

2.6采购发票录入及付款要求4

2.7销售出库单录入要求4

2.8委夕卜加工管理规定5

2.9非销售产品借用时间规定5

2.10退料业务处理5

2.11操作员增加及权限规定5

2.12交接工作5

3附表5

ERP系统管理制度

1总则

为了加强XXXX集团信息系统的管理，确保信息数据的安全性和准确性，促使XXXX集

团信息系统工作持续健康的发展，根据公司相关管理制度，结合管理信息系统工作的特点，特制定本制度。

2操作规范及规定

2.1新增系统资料规定

2.1.1各部门需要新增型号时，须填写《申请确认单》，注明新增型号的物品名称、型号、计

量单位、库位、物品性质（自制/外购），经技术部门确认后，送ERP小组进行添加，禁止口头、电话等方式请求添加型号。

技术部门必须在1小时内签字确认回复当事

人，ERP小组收到技术部门确认的《申请确认单》后，必须在1小时内添加到系统。

2.1.2新产品开发完成投入生产后，技术部负责人须安排技术部门相关人员在下达生产订单

前将产品BOM及时准确录入系统，如果因BOM没能及时录入系统或录入信息错误而

影响生产和成本计算，可对相关责任人开出按20元/次罚款单。

2.2单据录入时间规定

2.2.1各岗位制单人必须保证当天所有单据按要求录入系统，如未将单据及时准确录入系

统，影响正常工作，一经查实将对责任当事人开出按10元/次罚款单，并希望大家的

监督；（生产部每天都有上50张以上的单对型号不熟的人员怎么办？

）

2.2.2当天单据必须在第二天上午10：

00前送交财务，若遇特殊情况，必须在3日内送交

财务。

自制入库单需附对应的领用出库单；样品出库单、补货单以及研发领用单需总

经理签字后，方可送交财务，无领导签字签字，财务有权拒收。

2.2.3设有入库审批流的单据，仓库收货后，必须在1小时内审批入库单。

（要讨论合理的

时间，一小时对成品入库搬运还有收料做不到的8-16个工作小时）以下如遇加急单

据，制单人必须在半小时之内将加急单据录入系统，仓库收货后，必须在半小时内审

批入库单。

2.2.4当月入、出库单据，当月必须处理，不得以任何理由隔月处理，公司每月结帐的时间

为（上月26日-下月25日），在此期间，所有出入库单据必须在每月25日前全部录

入系统；

2.3.5各岗位制单人，须将各自当月所有出入库单据清单汇总核对后打印，部门主管及制单

人签字后，每月27日上午10：

00前送交财务。

一旦单据清单送交财务，如有单据遗

漏、错误、修改等情况将对责任当事人开出10元/张罚款单。

（不是很清楚？

为什么

有单句还要清单，这样变成有错也不一定改了，你要罚款吗！

）

2.3.6制作单据时，必须按要求填写统计、部门、职员、出入库类别，单据号必须按照《单

据号命名规则》填写，未按要求填制，将对责任当事人开出按10元/次罚款单。

2.2.7连续三个月未出错，按50-100元奖励当事人

2.3库管签章及盘点规定

2.3.1所有入、出库单据必须有库管签章，包括手工签章和系统签章，且两者签章必须是同一个人。

（人员请假或外出怎么办？

）

2.3.2如果需要进行物品盘点，须填写《盘点申请单》，经财务成本会计及总经理签字后，

方可在系统中制作盘盈入库单及盘亏出库单。

（错误没有办法及时纠正，建议先做帐

物处理，后查原因或责任）

2.3.3送交财务的盘盈入库单、盘亏出库单必须有总经理签字，无领导签字，财务有权拒收。

2.3.4以上未按要求办理，将对责任当事人开出按10元/张罚款单。

2.4生产订单管理要求

2.4.1当月下达的生产订单，生产调度人员必须在每月25日后，两个工作日内全部关闭。

2.4.2生产调度每月运行MRP十算前，必须查看所有的出入库单据是否审批，是否存在未关

闭的生产订单以及对应BOM单是否正确。

2.4.3以上未按要求办理，造成系统MRP十算数据不准，将对责任当事人开出按10元/张罚

款单。

2.5采购单据流转

2.5.1采购材料到货后，由采购部门填写送检单，质检部门检货后，须当天将质检报告送交仓库，仓库收货后，填写实际到货数量，须当天将质检报告送交供应部。

（清点确认数

量后及时送交）

2.5.2供应部收到质检报告后，当天所有单据必须按要求录入系统，每周的采购入库单必须在下周一上午10:

00点前送交财务。

如果制单人未将单据及时录入系统，影响正常工

作，一经查实将对责任当事人开出按10元/张罚款单。

2.5.3当天采购入库单录入完毕后，须在2小时内，将质检报告返还仓库，仓库人员必须在

1小时内确认采购入库单，进行库管签章。

2.6采购发票录入及付款要求

2.6.1供应部收到发票后，必须在当天按要求录入系统，每周一上午10:

00前将上周的全部

发票送交财务。

2.6.2在签字付款时凭发票的产品名称、规格型号与到货物品一致；入库单与到货的实际产品名称、规格型号一致；付款单位名称与发票单位名称一致，才能予以支付货款。

2.7销售管理规定

2.7.1销售人员制作销售订单时，必须查清库存数量以及在订量，如盲目下达缺货清单，影

响生产排程，一经查实将对责任当事人开出按10元/次罚款单。

2.7.4所有的出库清单必须在第二天上午10:

00前送交财务，财务在接到销售清单后必须

在2小时内签章，并在48小时内开票，若财务人员未在规定时间内签章，将对财务人员开出5元/张的罚款单。

2.7.5累计三个月已发货未开票，除特殊情况，将对销售负责人开出每家单位50元的罚单。

2.8委外加工管理规定

2.8.1仓库人员应按采购部门对材料的外发加工收、发及时办理相关的手续，填写委托加工

出入库单据，所有的材料或产品外出，必须先办理入库后出库，登记入帐。

2.8.2委托加工出库单必须有采购部门签字确认方可送交财务，单据按照2.2规定将单据送

交财务。

2.8.3以上未按要求办理，将对责任当事人开出按10元/张罚款单。

2.9非销售产品借用时间规定（我部门不同意借用白条这一款，杜绝借用）

2.9.1因工作需要，借用本公司产品，借用的时间不能超过30天；X

2.9.2对继续借用的物品，仓库必须落实存在；X

2.9.3对已累计超过30天的借用产品，由仓库主管按内部联系单在每月1日前上报财务，

在当事人工资中扣除。

如果仓库主管未按规定上报，影响销售发货数量准确性的，在扣除当事人工资时，对仓库主管开出按10元/张罚款单。

X

2.10退料业务处理

2.10.1退回仓库的废料，相关人填制领用出库退货单，首先退回原库，然后，填制物品调拨单将废料调入废品库。

2.10.2废料调拨单每月填制两次（每月10号和25号），如有加急单据处理，可当天填制调

拨单，按照2.2.2规定将单据送交财务。

2.11操作员增加及权限规定

2.11.1各部门如需添加新用户，需填写《增加权限申请表》，部门经理以及财务负责人签字

后，方可送交ERP小组进行添加。

2.12交接工作

2.12.1各岗位人员工作调动或者因故离职，必须将本人工作移交给接替人员。

没有办清交接手续的，不得调动或者离职。

2.12.2仓库主管工作调动或者因故离职，必须将本人所管辖的仓库进行按要求盘点，没有盘清仓库及办清交接手续的，不得调动或者离职。

2.12.3接替人员应当认真接管移交工作，并继续办理移交的未了的事项。

3附表

«ERP系统各岗位操作员列表》

表二

表三

表四

《单据号命名规则》

《增加权限申请表》

《盘点申请表》

ERP系统操作人员确定表

单据类型

制单人

库管签章人

备注

成品库

自制入库

领用出库

领用出库退货

销售销售

销售销售退货

其它入库（委托加工）

领用出库（委托加工）

盘盈入库

盘亏出库

物品调拨单

物品采购

物品采购退货

其它出库

零

件

库

自制入库

领用出库

领用出库退货

物品采购

物品采购退货

领用出库退回

其它入库（委托加工）

领用出库（委托加工）

盘盈入库

盘亏出库

物品调拨单

其它出库

领用出库（注塑料）

领用出库退货（注塑料）

生

生产预测单

批次MRP计算

生产订单

产

套料发放

完工登记

表二:

出库单据号命名规则

入库单据号命名规则

包装车间

年

月

日

賊号

10

魁己车何

春件摩由库

单

库位

辅助位

流水号

F

boi

成話崖出库单

辅助位

流水号

金工车阎

专件库出库

单

岸位

韩水号

r

V01

成品崖出库单

库位

硫水号

T

怙

toi

注塑车阖

年1

毓水号

Io-

5oF

单

委外即工出库

里据头

库位

月

流水号

r

bi

5oF^

.市品1率出库

单

单据头

库位

阿■号

W

f

Ei

001

领用出阵退贷

零件库出库

单

单据头

库缶

流水号

T

5i

001

內品库出库

单

单

库位

T

f

Ei

001

注塑既制领用出库

单站头

適水号

r

f

01

Q01

葺它出库

寒件库出库

单据头

聽水号

9

厂

K

力D1

成品库出库单

单据头

库恆

月

疣水号

9

Ei

t）Dl

注塑车间

金工车间

装配车阖

委外

畫:

件库入库单单搭头

成品库入库单

零件库入库单

单■据头

J

成品库入徒单单抿头

零件库入阵单单据头

町品库A军单单祗头

零件库入库单单据头

咸品库入库单

单据头M

月

51

TML

疏水号

D01

调抹单

单据头

月1

倚水号

D

Sz

001

表二:

ERP用户权限申请表

申请人姓名：

□新增用户

部门：

□新增权限

详细工作范围:

表四:

盘点申请表

部门：

盘点库位：

申请人：

物品编码

物品名称

规格型号

计量

单位

账面

数量

盘点数量

盘盈

数量

盘亏

数量

盘点原因

总经理：

成本会计：

部门经理：

申请人：