蛋糕连锁店供应链管理手册采购与仓库工作人员操作指南.docx
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蛋糕连锁店供应链管理手册采购与仓库工作人员操作指南
供应链管理手册
编制说明
【使用说明】
1.本手册模板分为采购、仓储、运输三大部分，包括商品采购管理、供应商管理、仓库作业管理、仓库日常管理等内容，对采购物流工作具有实际指导意义，集合了成功的连锁操作经验，是采购、仓管等工作执行的基础标准指导。
2.为正常阅读和修改模板里的流程图，建议您安装MicrosoftOfficeVisio软件，软件安装和使用说明请见软件光盘。
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【版权声明】
本手册仅供深圳市麦蜜思蛋糕连锁内部使用，其版权归深圳市麦蜜思投资管理有限公司所有。
版权所有XX
1商品采购
1.1商品定位及品类组合
商品定位：
以烘焙原材料，包材及烘焙设备为核心的高品质产品服务提供者。
商品结构：
以国产烘焙原材料、包材及设备等为主，并辅以部分水吧原材料、进口高端食品共同构成。
1.2商品开发
1.2.1
采购部
商品开发流程
1.2.2商品开发规范
步骤
步骤描述/操作规范
责任部门/岗位
工具表单
商品信息收集
1）建立信息来源渠道,渠道来源包括供应商及其网络、各大名牌的产品发布会、全国及世界范围内的展会等
2）采购部人员阅读休闲食品行业的报刊、杂志、网络信息等，收集商品信息
3）采购部人员搜集各供应商、商品信息以及休闲食品市场信息
4）采购部人员及门店员工搜集消费者的消费动态、购物形态的转变、受社会议题的影响造成的消费心理趋势等信息
5）各门店要主动将顾客的消费偏好\消费需求等信息与采购部人员沟通,反馈门店的商品需求,市场行情及竞争信息
6）采购部人员及时将各信息资料分类、汇总、整理、分析，并存储,定期进行更新、整理
◆工作重点
建立有效的信息收集渠道
采购部、
门店、
其他相关部门
《商品市调（新品建议引进）表》
商品信息研究和分析
1）根据采购部/其他部门提供的商品信息，对消费者的消费动态、消费口味的转变、消费心理趋势等进行分析
2）根据门店提供的《商品市调（新品建议引进）表》对行业的流行口味等进行分析；重点是对竞争者的畅销品、赢利商品进行分析。
◆工作重点
采购部人员依据收集到的商品信息进行分析，以找到市场的热点，对消费者进行针对性的商品开发，以迎合消费者口味。
采购部
商品规划报告
根据上一步的信息研究与分析结果，并参考运营部等部门的意见，制定商品规划报告，主要是对目前市场趋势进行分析预测；并针对《商品市调（新品建议引进）表》建议引入的商品给出分析结论，决定是否引入商品体系中，规划商品的价格带等。
◆工作重点
准确预测市场趋势、制定合理的新品价格带
采购部
《商品规划报告》
采购样品
依据审批后的《商品规划报告》，确定样品评审的方式及样品采购数量。
◆工作重点
确定样品数量及评审方式等
采购部
样品评审
1）样品评审的方式：
⏹采购部组织人员进行试吃，依据试吃人员的反馈意见决定评审结果。
⏹采购部通过门店进行消费者试吃调查，依据消费者的反馈意见决定评审结果。
⏹采购部通过门店进行样品的试销，依据试销情况决定评审结果。
2）在试销的过程中，注意进行成本的核算，以确定合理的商品价格，为商品的正式引进确定依据。
◆工作重点
样品评审反馈意见的收集，这些信息是评审的主要依据。
采购部
《样品评审报告》
商品采购计划
商品引入评审通过后，制定商品采购计划，主要确定商品的供应商、商品的采购批量、商品物流方式等。
◆工作重点
品类、价格带、数量、采购时间规划
采购部
1.3商品采购
1.3.1商品采购流程
1.3.2商品采购规范
商品采购依据供应商的来源可以分为国内采购和国外采购；依据采购商品的批次可以分为新商品采购和商品补货采购。
⏹国内商品采购是指商品的供应商在中国大陆范围内的商品提供者，国外商品的中国大陆代理商也属于国内商品采购。
⏹国外商品采购是指商品的供应商在中国大陆范围之外（包含港澳台地区）的商品提供者，国外供应商提供的商品都需要通过中国海关进入内地市场。
⏹新商品采购是指在体系中首次引入某一新种商品，寻求供应商、供应商谈判及商品送货的过程。
⏹商品补货是指在与供应商签订采购协议之后，依据仓库的实际需求，向供应商要求补货。
Ø新商品采购规范
步骤
操作规范/标准
责任部门/岗位
工具表单
供应商谈判
1）根据商品开发流程中所制订的采购计划，以及供应商准入选择流程选择至少2-3家合适的供应商，与之进行谈判
2）采购人员在谈判过程中的内容包括：
询价、议价、定价、质量、交货时间、供货能力等
◆工作重点
与供应商的谈判技巧
采购部（采购部门）
《商品采购谈判记录表》
编制商品采购单
采购人员根据需要制定商品采购单，需包括：
商品名称、采购数量、规格、单价、商品总金额等细节内容
◆工作重点
在充分考虑门店数量和对新商品的销售预测基础上编制商品采购单
采购部（采购部门）
《商品采购单》
付预付款
1）付款方式依据签订的采购协议确定，常用的方式有：
⏹现金支付，即在购买商品之前将货款先行支付给供应商。
⏹预付定金，即在购买商品之前先行缴纳一部分定金给供应商，待商品到仓之后在交付尾款，完成货款支付。
⏹货款月结，即在签订采购协议之后，供应商按采购商的采购单供货，以月度为结算周期进行货款的支付。
结算周期一般有30天，60天，90天。
2）采购部依据付款方式，要求财务部协助完成货款的支付。
目前阶段由于采购量限制多采用现金支付方式。
◆工作重点
依据签订的付款方式，及时完成货款支付，与供应商形成良好的合作关系
采购部、财务部
新商品信息及定价
在新款商品到总仓之前，制定好商品信息及定价信息及时知会运营部和采购部配送中心信息人员，以便提高作业效率。
◆工作重点
新款信息及定价及时知会相关部门
新商品信息及定价录入
将采购部（采购部门）制定好的新商品信息录入信息系统中。
◆工作重点
保证信息录入的准确性
信息管理部
商品送货
1）商品送货方式依据签订的采购协议确定，常用的方式有：
⏹供应商送货，即供应商送货到采购商的仓库或是送达指定的门店。
⏹采购商取货，即采购商去供应商处取货，物流费用由采购商承担。
⏹第三方物流，指由第三方物流负责将商品由供应商处送达采购商处。
第三方物流的费用依据签订的采购协议确定。
2）目前由于采购量的限制多采用自取货及第三方物流的方式，承担物流费用。
◆工作重点
无论采取何种物流方式，首要确保的是商品按时按质按量到库
采购部、供应商
商品检验
结合的实际情况及商品情况，采取抽检方式。
抽检指对到仓的商品随机抽取部分进行检验，这种检验方式所需人力、时间较少，但是存在检验不到位的情况。
◆工作重点
商品检验严格按照检验流程进行，确保入库商品的质量、数量等满足入库要求。
采购部（配送中心）
供应商评估、资料归档
1）供应商评估办法详见下文供应商管理
2）交货完成后，要将所有采购相关资料进行归档，需要存档的资料：
供应商报价单，采购申请单、采购合同。
其中，采购合同交给总经办保存正本，商品中心及财务部相关人员保留复印件供以后参考查询。
◆工作重点
及时对供应商的合作情况进行评估
采购部（采购部门/配送中心）
《供应商评审表》
Ø商品补货规范
商品补货流程是新品采购流程的一个简化，节省了供应商谈判和商品信息制定环节。
付款、商品送货、商品检验等环节可以参照《国内新品采购规范》执行。
2商品价格管理
2.1新商品定价
新商品的价格参考竞争对手价格、超市价格等情况制定。
⏹竞争对手有的商品定价=竞争对手的价格
⏹超市有的商品定价
超市有的商品（价值低于20元的）定价=超市价格+（3—4元）浮动
⏹自己独有的商品定价=进价/（1—毛利率）
加盟商销售的商品必须按照总部制定的价格统一销售。
2.2商品价格变动管理
2.2.1商品价格变动类别
Ø主动促销变价
⏹竞争变价：
由于市场竞争的原因，采购部对相应的商品进行售价的调整
⏹季节变价：
由于季节的变换，采购部对相应的商品进行进价及售价的调整
⏹企划促销变价：
采购部根据企划的促销方案对商品价格进行价格调整
Ø被动清仓变价
⏹临期商品变价：
对于滞销临期的商品进行降低价格，清仓处理，直至售完为止。
⏹瑕疵商品变价：
对于外包装有破损但是不影响商品品质的商品进行降价处理，尽可能降低损耗。
Ø成本节约变价
⏹进价降低商品变价：
由于体系不断壮大与发展，在销售谈判中的话语权增强，商品进价降低，同步的将商品的零售价格降低。
⏹物流成本节约商品变价：
物流渠道的改善，物流费用在商品成本中的比例降低，从而商品零售价格降低。
2.2.2商品价格变动规范
⏹变价前必须做好准确的商品盘点，确保该商品库存的准确性。
⏹商品价格调整方案确定后，信息管理人员必须价格信息无误的录入到信息系统中。
门店收银员必须严格按照收银流程，在打开收银机的第一时间查询有无商品变价信息。
督导人员必须注重重视终端门店的零售系统是否正确变价，如果没有，即时采取补救措施。
⏹变价商品必须有醒目的POP，价格标志明显，以达到吸引顾客和渲染门店气氛的目的。
⏹除清仓降价、季节性降价、成本节约变价外，其它的降价方式应在降价结束后的第一时间内恢复原来价格。
3供应商管理
3.1供应商准入制度
3.1.1供应商准入规定
3.1.1.1供应商入围基本条件
⏹依法成立，具有法人资格，有独立承担民事责任的能力；
⏹遵守国家法律、法规，具有良好商业信誉和纳税记录；
⏹具有良好的资金，财务状况；
⏹通过ISO质量管理体系认证；
⏹供应商具备长期供货能力；
⏹供应商客户服务意识强烈，能及时有效的沟通，满足食品连锁要求。
3.1.1.2供应商需提供的资料
供应商需向采购部提供真实的企业资料，方便公司进行供应商档案管理
⏹营业执照，税务登记证
⏹营业许可证
⏹银行资信证明
⏹供应商基本信息
⏹商品画册等
3.1.1.3供应商评估
⏹采购部负责对供应商的信息资料进行初步审核，符合条件的统一备案，进入供应商评估程序。
⏹公司对进入供应商评估程序的厂商：
属于制造企业的，运用《供应商准入评估表-制造商》进行评估，评估项目为管理能力、员工能力、工艺技术能力、品质、供货能力、价格，满分100分；属于代理公司的，运用《供应商准入评估表-代理商》进行评估，评估项目为管理能力、客户服务能力、商品丰富度、品质、供货能力、价格，满分100分；
⏹由采购部、运营部配合共同打分，厂商综合得分70分以上，“品质”和“供货能力”两项总得分24分以上，可以通过准入评估。
⏹公司采购部经理、运营部经理共同组成评估小组，对供应商资格做出最终认定，由总经理审批。
3.1.2供应商准入流程
3.1.3供应商准入规范
步骤
操作规范/标准
责任部门/岗位
工具表单
获取供应商信息
1）获取供应商信息
2）获取供应商信息的方法：
自行搜集、供应商投递、第三方介绍
3）自行搜集供应商的渠道有：
网络、黄页、电话、报刊、行业杂志等媒介
◆工作重点
供应商信息多渠道收集
采购部（采购部门）
供应商初步甄别
1）了解、核实供应商信息是否真实有效，一般通过电话、网络等
2）对供应商信息进行甄别：
主要是甄别供应商提供商品与品牌定位、商品规划是否一致。
3）符合商品需求的，进入初步洽谈；不符合需求的，暂时终止，归入潜在供应商资料库
◆工作重点
核实供应商的基本情况
采购部（采购部门）
索取供应商资料
1）索取供应商资料，包括供应商企业简介及资信证明、产品介绍、联系人、联系方式等
2）填写《供应商基本资料卡》
◆工作重点
初步洽谈，了解供应商企业及产品信息
采购部（采购部门）
《供应商基本资料卡》
评估与审核
1）结合与供应商的访谈情况，调查供应商核实其提供资料的真实性
2）采购部与运营部一起对供应商进行综合评估，填写《供应商准入评估表》
3）对供应商进行评估审核，填写《供应商评审表》
4）通过评估审核的供应商可以与建立合作关系；未通过审核的，归入潜在供应商资料库，以备需要时调用
◆工作重点
评估工作真实有效，减少评估人员的主观性干扰
采购部、运营部
《供应商准入评估表-制造商》
《供应商准入评估表-代理商》
《供应商评审表》
建立合作关系
1）采购部与通过评估、审核后的供应商建立业务合作关系
2）把供应商的资料整理、归档，进行合作供应商管理
◆工作重点
把供应商资料归档，注意供应商的维护工作
采购部（采购部门
3.1.4供应商准入工具与表单
3.1.4.1《供应商基本资料卡》
供应商基本资料卡
填卡日期：
编号：
1
企业名称：
企业性质：
2
地址：
邮政编码：
3
电话：
传真：
4
负责人或联系人姓名：
移动电话：
5
营业执照号码：
注册资金：
6
开户银行：
帐号：
税务证号：
7
企业成立时间：
8
员工总数：
技术人员：
检验人员：
管理人员：
9
产品品类规格
产品执行标准
10
年产量：
年产值（万元）：
11
小批量订货供应周期：
12
生产特点：
□成批生产□流水线生产□单台生产
13
主要生产及检测设备名称
规格型号
生产厂商
拥有数量
备注
14
工艺文件：
□齐备□有一部分□没有
16
主要客户（公司/行业）：
17
新产品开发能力：
□能够开发创新产品□只能开发简单产品
□没有自行开发能力
18
国际合作经验：
□是外资企业□是合资企业
□与外资企业合作生产部分/全部产品□无对外合作经验验
19
职工培训情况：
□正规培训□偶尔开展培训□基本不培训
20
是否经过产品和质量管理体系认证：
□是□否
通过的认证（体系或标准）：
填写人：
注：
本表格由采购部填写并备案管理
3.1.4.2《供应商评审表》
供应商评审表
评审日期：
年月日
供应商名称：
电话：
地址：
联系人：
在行业地位
□具权威性□具较高知名度□一般知名度
□不知名
综合评估得分
品质和供货能力得分
评审意见
□通过□不合格，拒绝
□不合格，可再次补充评审
评审部门
采购部
运营部
核准
注1：
供应商综合得分70分以上，“品质”和“供货能力”两项总得分24分以上，确认供应商资格。
注2：
本评审表由采购部与运营部配合完成填写，并由采购部备案管理。
3.2供应商动态评估
为了保证供应商的供应能力的稳定，对通过公司供应商准入制度成为公司正式供应商的制造商或代理商要进行动态评估，以此对供应商进行监督、考核。
所有的供应商，按照五星制动态评估。
3.2.1 评估标准
⏹销售数量品类占有率
供应商所提供的商品销售金额占商品商品销售金额的80%（含）以上获得一星，小于80%将不能获得一星。
供应商所提供产品在该品类商品销售金额占该类商品销售金额的80%（含）以上获得一星，小于80%将不能获得一星。
说明：
此评级项目星级不能兼有
⏹结算方式
供应商的商品结算周期，结算周期在一个月以上的，并且有销售发票的供应商可以获得一星，否则不能获得星级。
⏹交货准时率和缺货率
以评估周期为单位，交货准时率达到100%且缺货率为0时，供应商可以获得一星，否则不能获得星级。
⏹供应商广告宣传支持
供应商对自身商品有大力的广告宣传，并且能够配合做一定的商品广告支持（试吃、促销、海报等），供应商可以获得一星，否则不能获得星级。
⏹售后服务
对于客户（包括）每次提出的商品售后服务需求响应及时并且能够妥善解决需求的供应商可以获得一星，否则不能获得星级。
3.2.2 评估规定
动态评估每季度进行一次，由公司采购部完成，运营部、采购部（配送中心）、门店店长等配合。
3.3供应商退出机制
3.3.1 供应商退出原因
3.3.1.1 供应商被动退出
在供应商动态评估过程中如有下列情况的，要求供应商退出：
⏹一次被评为一星，公司将由商品开发部通知供应商退出。
⏹一次被评为二星，公司将警告该供应商整顿（整改期限为1个月，整改期满，公司派遣专人对该供应商进行重新评估，要求配合评估）。
⏹连续二次被评为二星，公司将由商品开发部通知供应商退出。
⏹连续三次被评为三星，公司将警告该供应商整顿（整改期限为1个月，整改期满，公司派遣专人对该供应商进行重新评估，要求配合评估）。
3.3.1.2 供应商主动退出
供应商由于自身的一些原因主动提出退出合作的，在保障双方合作利益的基础上，可以根据实际情准许其退出。
3.3.2 供应商退出流程
采购部
3.3.3 供应商退出规范
步骤
操作规范/标准
责任部门/岗位
工具表单
供应商退出原因
1）供应商没有通过的供应商商评估，被要求退出
2）供应商由于自身原因申请退出
◆工作重点
要讲评估结果通知给供应商。
主动申请退出的需要说明退出原因，并要求其按照合作协议承担相关赔偿责任
采购部
供应商
供应商维护人员与供应商的沟通
1）双方做到充分的交流沟通
2）对被要求退出的供应商明确指出供应商的不足；对主动要求退出的供应商以尽量挽留为原则
◆工作重点
不管原因如何，都要保持较好的维护关系
采购部
供应商
签订退出协议
1）依据签订的合作协议，明确双方需要承担的责任，并严格遵守
2）明确双方终止合作后相关后续事宜的处理方式和时限、责任人
◆工作重点
注意明确双方的责任和权利
采购部
供应商
《供应商退出协议》
后续事宜处理
1）供应商订购的商品是否已经全部到位
2）可退供应商的商品是否已经全部退回
◆工作重点
做到商品无差错
采购部
供应商
财务核算
1）确认后续事宜处理完毕后才进行财务核算
2）财务核算时要将相应的赔付计算在内。
◆工作重点
核算做到仔细认真
采购部
供应商
财务结算
1）依据财务核算结果完成财务的结算
2）对于应收账款和供应商的赔付要做到催促尽快到账
◆工作重点
要做到及时结算
财务部
供应商
录入终止合作供应商信息
1）将终止合作的供应商从合格供应商资料库中移到终止合作供应商资料库
2）保留对供应商因商品品质问题造成损失的追讨权利
◆工作重点
录入信息的及时准确
信息管理部门
4仓库作业管理
4.1仓库分区
Ø配送中心（仓库）区域划分为：
收货区、扫描区、库存区、分拣区、包装区、发货区、办公区。
Ø库存区分：
商品区（合格品区）、次品区（不合格品区）、退货区、非商品区（低值易耗品、礼品、赠品等）。
Ø商品区又按各商品品类、产地、规格等区分，分门别类摆放。
4.2验货入库管理
4.2.1商品验货入库流程
4.2.2商品验货入库规范
4.2.2.1接运作业
接运作业是指商品运达制定地点后，收货单位（配送部门）组织人力、物力，向承运部门领取商品的一系列活动。
Ø货物到仓库的方式
⏹供应商送货到仓库。
⏹运输部门派车去供应商处或是码头等货物集中地接运货物，即接运作业。
考虑到现阶段的实际情况，接运作业是目前的主要方式。
Ø接运作业的注意事项
⏹凭货物领取通知单和有关证件，在规定日期内提货，防止因延期提货造成的费用增长。
⏹接收商品时，应有专人到场，并会同承运部门清点商品，并做好接收记录。
⏹交接手续办完后，及时将货物运回仓库，并将运输交接单回执在3天内盖章送回供应商。
⏹认真检查、分清责任，出现问题及时处理。
商品清点检查出现问题的，要经承运部门复查确认后，由承运单位填写“货运记录”，并交给接运人员。
4.2.2.2验收作业
Ø验收方式：
由于的商品属于“多品种、大批量”商品，所以只能选择抽检的验收方式。
Ø抽检的验收方式最重要的是确定一个合适的抽样比例。
⏹商品在10箱以下的，要全检。
⏹10箱到20箱的，抽检比例为：
10箱+20%抽检
⏹21箱到50箱的，抽检比例为：
10箱+15%抽检
⏹51箱-100箱，抽检比例为：
10箱+10%抽检
⏹100箱以上，抽检比例为：
10%
Ø验收的要素：
数量验收、质量验收、包装验收、条码验收。
Ø商品验收中要注重商品保质期的验收，要求所有到库商品生产时间不能超过2个月。
Ø验收中单证不符或单证不全的处理
⏹有货无单。
是指货物先到达而有关凭证还未到达。
出现这种情况，可先进行商品预检，并同时向采购部门索要凭证。
待凭证到齐后，再正式办理入库手续。
⏹有单无货。
是指有关货物凭证已到，而在规定的时间内商品未到库。
应及时向采购部门反映比便采购部门及时向供应商或承运部门查询。
若经过一段时间后仍没有见到货物，应查明原因，将单证退回注销。
⏹货未到齐。
指由于运输方式的原因，同一批商品不能同时到达，对此，应分单签收。
Ø验收中质量不合格的处理
⏹在生产中或流通领域中长期存放或保管不善造成商品品质变异的，责任在供应商，应及时与供应商联系，做出退货或是调换的决定。
验收人员在接收时应详细说明数量和变质的程度。
⏹在承运过程中发生的商品变质，责任方在承运方，验收人员应索取承运方的记录，交由供应商或是采购部门交涉处理。
Ø验收中商品数量不符的处理：
如经验收后发现商品的实际数量与凭证上所列的数量不一样时，应由收货人员在凭证上详细做好记录，按实际数量签收，并及时通知供应商和承运方。
4.2.2.3入库作业
商品检验合格，商品信息扫描入信息系统后，商品可以入库作业。
商品的入库作业要严格按照的商品储存策略、商品储位管理进行入库。
并且入库商品要做好商品的保管维护。
4.2.3商品验货入库工具表单
4.2.3.1商品验收单
商品验收单表单编号：
订购单编号：
日期：
年月日
编号
商品名称
订购数量
规格符合
单位
实收数量
单价
总价
是
否
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
供应商
分批交货
□是□否
检验
抽样%不良
验收结果
采购
仓库
检验
总经理
主管
制单员
主管
收货员
主管
检验员
4.3出库管理
4.3.1商品出库流程
4.3.2商品出库规范
4.3.2.1订单作业
物流企业的配送中心从接受客户及各门店订货开始至准备着手拣货之间的作业阶段称为订单处理，包括各门店（直营店和加盟店）订单的资料确认、存货查询、单据处理及出货配发等内容。
Ø订货方式
门店或生产部在每一个订货时间点自动提交订货单，汇总后对订货单做出必要的调整后及时将订货单
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