内部控制手册票据管理.docx

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内部控制手册票据管理

6.4票据管理

概述

规定了XXX股份有限公司及其下属公司有关票据管理方面的具体要求，旨在完善公司票据管理工作，提高资金管理水平，加强财务监督，防范潜在风险。

适用范围

适用于XXX股份有限公司及其下属公司。

相关制度

◆《XXX有限公司-财务管理制度》

职责分工

⏹出纳：

根据需要提出票据购买申请，票据购买，并对票据进行登记保管；使用票据，设立票据使用台账。

⏹资金会计：

进行票据业务账务处理。

⏹财务主管：

对票据购买申请进行审核，进行票据盘点。

⏹财务经理：

审批票据购买申请。

1.5流程图

控制矩阵

风险编号

风险描述

控制措施编号

控制类型

控制措施

应用系统控制

控制频率（随时/日/周/月/季/年）

控制实施证据

对应制度/管理办法

应用系统控制所属模块

系统控制措施

6.4-PR1

未制定支票购买计划，可能导致支票管理混乱，支票剩余数量不够使用，影响公司经营目标

6.4-C2

预防性

开票人员定期检查支票剩余数量，由会计人员根据支票剩余数量制定支票购买计划，提出购买申请

季

支票申购单

6.4-PR2

支票的购买、保管、开立、台帐登记等职责没有分离，可能导致支票被盗用和丢失，造成公司资产损失

6.4-C3

预防性

在财务制度中对支票的购买及保管、开票及台账记录的职责明确分离，支票的使用及保管工作不得由同一人承担

年

财务票据管理制度

6.4-PR3

支票保管不善，可能导致丢失或被盗用，造成公司资金损失

6.4-C4A

预防性

出纳应将未使用的支票存放在财务部保险柜内保管

月

6.4-C4B

预防性

支票管理人员建立支票管理记录簿，在每天下班前对保险柜内存放的支票进行清点并详细记录

月

支票管理记录簿

6.4-PR4

支票管理台账设立不合理，可能导致支票使用记录不全，造成支票管理混乱，影响公司经营目标

6.4-C5

预防性

建立支票管理台账，设立支票领用登记簿详细登记支票使用信息，包括支票种类、支票领用日期、支票编号、支票领用号码、金额、用途、领用人、审核人等

月

支票管理台账；

支票领用登记簿

6.4-PR5

未对支票进行连续编号，可能导致无法核对支票数量并进行跟踪管理，影响公司经营目标

6.4-C6

发现性

开具的支票必须进行连续编号，如开票错误或有废票的，也需保留票根，以备每月盘点整理

月

支票领用登记簿

6.4-PR6

未定期进行支票盘点，可能导致支票数量账实不符，开票记录存在问题未能及时发现，影响公司财务信息真实性目标

6.4-C7A

发现性

财务负责人定期检查开票存根记录并与支票领用簿核对，对开票数量进行确认

月

支票盘点记录

6.4-C7B

发现性

支票盘点时由支票管理人员填制支票盘点记录，主要包括盘点日期，盘点人，监盘人，实盘数，盘点差异数等，盘点完毕后由财务负责人审核签字

月

支票盘点记录

6.4-PR7

无支票盘点记录及支票缺失原因分析，可能导致支票盘点信息失真，影响公司财务信息真实性目标

6.4-C8

发现性

盘点后发现支票账存数与实盘数不一致的，及时查明原因，在盘点差异处进行情况原因说明并由盘点人、监盘人及财务负责人签字证明

月

盘点差异情况原因说明

6.4-PR8

对于支票的使用范围和条件没有明确规定，可能造成公司现金使用过多，资金风险增加，影响公司资产保全目标

6.4-C9

预防性

明确规定必须使用支票的事项，可以使用支票的事项，以及建议使用支票的事项，同时设定现金使用的上限

年

支票管理制度

6.4-PR9

没有建立明确的支票使用的审批流程和授权范围，可能造成支票被滥用滥开，资金风险增加，影响公司资产保全目标

6.4-C10

预防性

明确支票使用的审批流程以及各级主管人员不同的授权范围，并要求相应的人员严格执行

年

支票管理制度

6.4-PR10

开票人员开票后没有复核和检查，可能导致开票金额出现错误，造成公司资金损失，影响公司资产保全目标

6.4-C11

预防性

建立支票授权制度和审核批准制度，由财务负责人授权开票人员开票并由财务负责人审核并提交财务分管领导审批确认，开票后复核及审核人应对开票金额、日期、用途及收票人等重要信息进行确认核对

年

支票管理制度

6.4-PR11

未经领导审批允许，违规办理空白支票业务或开具空头支票，可能造成公司资金损失，影响公司合法合规目标

6.4-C12

预防性

支票与银行印鉴必须分开保管，无特殊情况下且未经公司领导审批不得开具印章齐全的空白支票

月

支票管理制度

6.4-PR12

支票领用人在领取支票时未进行信息登记，可能导致发生资金损失时无法及时查找相关责任人，影响公司资产保全目标

6.4-C13

发现性

支票领用时，领用人员必须进行领用信息登记，包括领用人姓名、领用时间日期、开票金额

月

支票领用登记簿

6.4-PR13

支票领用时，开票人员未仔细核对领用用途及金额数量，导致公司资金损失，影响公司资产保全目标

6.4-C14

发现性

支票领用时，开票人员应仔细核对支票金额及支票使用用途

月

支票领用登记簿

6.4-PR14

作废支票处理不当，可能导致支票被修改盗用，造成公司资金损失，影响公司资产保全目标

6.4-C15

预防性

支票领用登记簿中应明确作废支票的支票号码、作废日期及作废原因并由财务负责人签字确认，所有废票保管在财务保险柜中，废票处理时须由财务负责人审批确认

月

废票处理记录

6.4-PR15

未按国家支票规定办理对外背书转让手续，导致公司资金损失，影响公司合法合规目标

6.4-C16

预防性

支票背书转让时，须遵守《中华人民共和国票据法》相关规定进行背书转让，票据的背书转让时须由财务负责人、分管领导及总经理审批确认

年

背书转让支票

6.4-PR16

收取支票时，交接手续不齐全，可能导致误收错收假支票、支票遗失、被盗或非法挪用，影响公司资产保全目标

6.4-C17

预防性

支票交接时，取票人员需详细记录取票日期、支票数量、金额并签字确认

月

支票交接记录

6.4-PR17

财务部门承兑汇票保管人员兼管承兑汇票账目登记录入，或保管预留银行印鉴等与承兑汇票业务相关的其他工作，不相容职责没有分离，可能导致承兑汇票被盗用或非法挪用,影响公司资产保全目标

6.4-C18

预防性

在公司基本财务制度中规定票据保管人员不得同时兼管票据账目录入，保管银行预留印鉴等与票据业务有关的工作。

承兑汇票由出纳或其他会计人员收取后录入财务账，入账后统一交给票据管理人员保管

年

票据管理制度

6.4-PR18

承兑汇票保管不善，丢失或被盗用，可能造成公司资金损失，影响公司资产保全目标

6.4-C19A

预防性

票据保管人员应将未使用的承兑汇票存放在财务部保险柜内保管

月

6.4-C19B

预防性

票据保管人员应建立承兑汇票管理记录簿，在每天下班前对保险柜内存放的承兑汇票进行清点并详细记录

月

承兑汇票保管记录簿

6.4-PR19

承兑汇票管理台账设立不规范，使用记录不全，可能造成承兑汇票管理混乱，影响公司经营效率目标

6.4-C20

预防性

建立承兑汇票管理台账，设立承兑汇票备查账簿逐笔登记承兑汇票使用信息，包括承兑汇票编号、出票日期、票面金额、付款人、承兑人及单位名称、到期日利率、贴现日期、贴现率、收款日期等

月

承兑汇票管理台账

6.4-PR20

未对承兑汇票进行连续编号，可能导致无法核对承兑汇票数量并进行跟踪管理，影响公司资产保全目标

6.4-C21

预防性

开具的承兑汇票必须进行连续编号，如开票错误或有废票的，也需保留票根，以备每月盘点整理

月

承兑汇票领用登记记录

6.4-PR21

未定期进行承兑汇票盘点，可能导致承兑汇票数量账实不符，开票记录存在问题未能及时发现，影响公司经营效率目标

6.4-C22A

发现性

财务负责人定期检查开票存根记录并与承兑汇票领用记录核对，对开票数量进行确认

月

承兑汇票盘点记录

6.4-C22B

发现性

承兑汇票盘点时由票据管理人员填制承兑汇票盘点记录，主要包括盘点日期，盘点人，监盘人，实盘数，盘点差异数等，盘点完毕后由财务负责人审核签字

月

承兑汇票盘点记录

6.4-PR22

无承兑汇票盘点记录及承兑汇票缺失原因分析，可能导致承兑汇票盘点信息失真，影响公司经营效率目标

6.4-C23

发现性

盘点后发现票据账存数与实盘数不一致的，及时查明原因，在盘点差异处进行情况原因说明并由盘点人、监盘人及财务负责人签字证明

月

盘点差异情况原因说明

6.4-PR23

承兑汇票的开立无明确的条件和审批流程，可能造成XX就汇票被开立，影响公司的资产保全目标

6.4-C24

预防性

明确承兑汇票使用的审批流程以及各级主管人员不同的授权范围，并要求相应的人员严格执行

年

票据管理制度

6.4-PR24

未具体明确相关会计人员出票金额权限，可能导致出票金额无制衡机制，造成公司资金损失，影响公司资产保全目标

6.4-C25A

预防性

严格执行承兑汇票授权制度和审核批准制度，由财务部经理授权开票人员开票并按照规定的权限和程序办理开票

年

票据管理制度

6.4-C25B

预防性

明确开票人员开票金额权限，开票金额在1万元以下的由财务部经理审核确认；开票金额超过1万元的由财务部经理审核并提交分管领导及总经理审批确认

年

票据管理制度

6.4-PR25

出票人员XX的财务经理（或分管领导）批准办理出票，违规使用承兑汇票，可能造成公司经济损失，影响公司资产保全目标

6.4-C26A

预防性

财务部经理必须在核定的短期融资授信额度内，在指定金融机构办理承兑汇票开票业务

月

承兑汇票开票记录

6.4-C26B

预防性

以承兑汇票结算的业务，公司须根据合同和发票或产品配置计划，经授权的财务部经理批准，到银行办理开票业务

月

领导审批单据

6.4-PR26

审批人未对承兑汇票填写内容进行审核，可能导致承兑汇票记载事项不合法，损害公司经济利益，影响公司资产保全目标

6.4-C27A

发现性

承兑汇票出票时，审核人员必须进行出票信息登记，包括出票单位名称、出票日期、开票金额

月

承兑汇票开票记录

6.4-C27B

发现性

承兑汇票出票时，总经理或经授权的财务部经理（或分管领导）应仔细核对承兑汇票金额及汇票使用用途

月

承兑汇票开票记录

6.4-PR27

作废承兑汇票处理不当，可能导致承兑汇票被修改盗用，造成公司资金损失，影响公司资产保全目标

6.4-C28

预防性

承兑汇票领用登记簿中应明确作废票据的支票号码、作废日期及作废原因并由财务负责人签字确认，所有废票保管在财务保险柜中，废票处理时须由财务负责人审批确认

月

废票处置记录

6.4-PR28

财务部门未及时与销售部门或供方单位经