X区协同办公系统电子公文管理暂行办法.docx

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X区协同办公系统电子公文管理暂行办法

第一章总则

第一条为进一步推进X区协同办公系统的管理应用，实现电子公文交换传输的规范化、制度化和科学化，确保电子公文交换传输的安全有效，节约行政开支，提高办公效率，根据《党政机关公文处理工作条例》《X市政府系统电子公文运行管理试行办法》等有关规定，结合我区实际，制定本办法。

第二条X区协同办公系统（以下简称“协同办公系统”）基于X市电子政务外网运行，实现各街镇、区级各部门、各园区管委会、各在碚市属部门、有关单位之间非涉密、非敏感的公文流转、事务和信息处理。

第三条协同办公系统的接入以实现全区各级各部门全覆盖为目标。

接入单位内部公文流转，采取分步实施、不断延伸、先点后面、先简后繁的方式有序推进。

第四条本办法所称的电子公文，是指按照公文处理规范，通过协同办公系统流转的具有法定效力和规范格式的公文电子数据，其与相同格式和内容的纸质公文具有同等法律效力。

电子公文的种类、形式和行文规则与纸质公文相同，电子公文的处理应当符合《党政机关公文处理工作条例》《党政机关公文格式》等有关规定。

第五条本办法适用于接入协同办公系统的各街道办事处、各镇人民政府、区级各部门、各园区管委会、各在碚市属部门及有关单位（以下简称“各单位”）。

第二章 电子公文处理

第六条使用协同办公系统的计算机不得接入互联网、移动终端不得接入指定安全通道以外的其他网络，不得用于传输、处理和存储以下文件资料：

（一）涉密文件。

（二）未定密，但内容敏感不宜公开的文件资料。

（三）其他法律法规规定禁止公开或未经授权不得公开的文件资料。

第七条各单位制发的具有法定效力和规范格式的公文原则上应通过协同办公系统发送，不再印送纸质文件。

涉密文件、敏感文件以及附件容量过大（如方案、图片、工程图等）的文件，按有关程序以纸质件形式发送。

第八条各单位制作的电子公文应符合《党政机关公文处理工作条例》《X市国家行政机关公文处理实施细则》要求，拟发出的电子公文应经相关发文审批程序严格审核把关后发送。

第九条各单位制作的电子公文应符合《党政机关公文处理工作条例》《X市国家行政机关公文处理实施细则》要求，确保公文文种、字号、内容、格式和主送单位等要素规范准确。

第十条电子公文发送时要严格执行操作程序，避免错发公文。

电子公文发送后，发文单位应对所发公文的接收情况进行查对，发现电子公文未正常签收的，应与收文单位联系沟通，核实情况，及时处理。

第十条收文单位应对所拟签收公文的发文单位、公文的完整性和体例格式等进行核对，对不符合公文规范的电子公文应及时退签。

第三章组织管理

第十二条区政府办公室负责协同办公系统应用推广的统筹协调工作。

区信息中心具体负责协同办公系统管理、方案制定、组织培训和维护等工作。

第十三条区政府办公室定期对各单位来文情况、公文错情进行通报。

第十四条各单位要依据本办法及公文处理有关规定建立健全本单位电子公文办理制度和管理岗位责任制，明确电子公文起草、核稿、校对、复核、签发各环节中单位主要领导、分管领导、办公室（综合处）、业务科室负责人及工作人员职责。

第十五条各单位须明确一名分管领导为本单位协同办公系统应用的负责人，并指定专人为本单位的公文收发员。

公文收发员必须是政治可靠，保密观念、责任心和组织纪律性强的在编人员。

第十六条使用单位新注册或因故撤销、更名的，应凭区编办下发的文件，向区信息中心提出书面申请，区信息中心接到申请后，按照相关规定完成系统调整、设计等相关工作。

第十七条系统使用人员调入、调出、退休、辞职或职务变化、岗位调整时，使用单位应于人员变化情况确定后及时向区信息中心提出书面申请，区信息中心接到申请后，及时完成人员账号的启用、停用和人员信息修改等工作。

第十八条各单位协同办公系统应用的负责人及公文收发员人员变动时，应做好交接工作，不得因人员变动而延误工作。

第十九条各单位公文收发员要坚守岗位，及时接收、办理、管理有关电子公文。

第四章 安全保障

第二十条各单位和使用人员要增强保密意识，按照“谁使用、谁负责”和“涉密不上网、上网不涉密”的原则，严格落实保密工作责任制，对造成泄密的责任单位和责任人，将按照有关规定追究责任。

第二十一条 各使用人员自行妥善保管账号及密码，不得随意将本人账号交由无关人员使用，不得未经他人授权擅自登陆使用他人账号。

因账号密码保管不当造成严重后果的，将追究相关人员的责任。

第二十二条各单位如遇协同办公系统出现故障，无法正常交换公文时，应及时通知区信息中心，由区信息中心尽快查明原因，排除故障。

第五章 附则

第二十三条本办法自下发之日起执行。

第二十四条本办法由区信息中心负责解释。