数字档案室管理制度.docx

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数字档案室管理制度

1、《电子档案安全保管制度和备份制度》 

2、《档案数据上网发布审查制度》

3、《档案数字化安全管理制度》

4、《数字档案室安全保密制度》

5、《档案数据移交管理制度》

6、《档案数据管理维护制度》

7、《网上信息发布审核制度》

8、《档案数据网上查询利用制度》

9、《数字档案鉴定销毁制度》

10、《档案数据网络和信息设备维护使用制度》

附件1

电子档案安全保管制度和备份制度

电子档案集中统一保存，按照国家档案局DA/T15-1995《磁性载体档案管理与保护规范》的要求，采用专门的保护设备和保护技术措施，其载体应直立存放于防磁、防光、防尘、防有害气体的装具中，温度控制在 17℃—20℃；相对湿度控制在35％—45％。

确保电子文件和数字档案完整、真实、准确、可读。

电子档案保管部门每年对归档档案数据的读取、处理设备的更新情况进行一次检查登记。

对保管的电子档案进行迁移操作前，制定严密的迁移工作计划，保证电子档案在完整、准确和有保障的前提下进行迁移，档案人员应填写《电子档案迁移登记表》。

迁移后，原旧版的载体仍需保存3年。

定期对保存的电子文件和数字档案进行抽样机读检验，光盘每满 4年抽检一次，抽检率不低于 40％，并将检验结果填入《电子档案管理登记表》。

如发现问题应及时采取补救措施。

提供利用有密级要求的电子文件和数字档案，应严格遵守国家有关保密的规定，采取稳妥的身份认定、权限控制及在存有电子档案数据的设备上加装防火墙等安全保密措施。

电子档案采用多套备份制度，本机随时备份，档案专用服务器每周自动两次备份，移动硬盘每月一次备份，刻录光盘每年一次备份。

备份数据一式三套，一套封存，一套利用，一套异地保存。

超过保管期限的电子档案的鉴定和销毁，按照归档纸质文件的有关规定执行。

对确认销毁的电子档案进行逻辑和物理删除，并列出销毁档案目录存档备查。

附件2

档案数据上网发布审查制度

一、严禁涉密档案数据上互联网。

坚持“谁上网谁负责”的原则，凡上网档案数据必须坚持保密审查审批制度。

档案数据上网必须经过严格审查和批准，确保国家秘密不上网。

二、不允许将内部涉密网直接或间接与互联网相连。

三、在网页上发布档案数据要严格按照审查审批程序执行。

本单位范围内的业务知识、工作动态、情况通报等不涉及国家秘密的档案数据在经本单位的分管领导审批后，可以发布；本系统上级文件中不涉及国家秘密，属于纯业务资料型的档案数据，经本单位主要负责人审批同意后，可以发布。

四、对有违反保密规定的行为，要及时采取相应的补救措施，并对相关责任人严肃查处。

附件3

档案数字化安全管理制度

一、档案原件在移交数字化加工单位前，由档案部门工作人员预先清点、检查、登记，确定需要数字化加工的档案案卷。

二、档案原件必须严格按照档案管理要求，履行出入库手续和交接手续。

三、在档案数字化生产加工过程中，必须有档案部门工作人员在场进行全程监督，及时解决生产加工中出现的问题，排除泄密隐患。

四、档案部门工作人员根据工作进度，不定期对已完成数字化加工的档案原件进行抽样检查，确保档案原件准确、完好。

五、档案部门对数字化加工单位指定从事数字化生产的工作人员信息进行登记备案。

同时，每个工作日到场的工作人员需进行签到登记，签到表由现场负责人签名确认。

六、档案部门必须与承担档案数字化生产加工单位签订保密协议，明确数字化加工单位的保密义务和责任。

数字化加工单位同时必须与从事档案数字化生产加工的工作人员签订保密协议，明确工作人员的保密义务和责任。

七、生产加工完成后，数字化加工单位应当将生产加工的档案原件、档案数字化信息及其存储介质全部移交给档案部门，不得擅自复制或留存，并办理移交手续。

八、档案数字化生产加工过程中所使用的扫描仪必须符合有关保密技术标准和保密要求，并按涉密设备进行管理和使用。

不得使用无保密保障的扫描设备。

九、档案数字化生产加工过程中所使用的计算机及其存储介质，应当严格遵守计算机有关保密管理规定。

根据所处理档案的最高密级，确定计算机及其存储介质的密级，采取相应的保密技术防护措施。

十、使用计算机及设备禁止接入互联网或单位内部局域网，必须与其他网络完全物理隔离。

不得安装具有无线互联功能的硬件模块和联接无线鼠标、键盘等无线互联的外围设备。

任务完成后，应当继续按涉密计算机使用、管理、或者拆除硬盘。

十一、使用的移动硬盘、U盘、光盘等存储介质。

按涉密载体进行管理，不得在非涉密计算机及其网络上使用。

十二、生产加工场所应当安装摄像头，随时监控生产现场情况。

十三、生产加工场所应有专门的休息室或储物柜，便于工作人员存放私人物品。

严禁将手机、数码相机、数码摄像机、私人移动存储介质等设备带入生产加工场所。

附件4

数字档案室安全保密制度

一、档案管理人员为数字档案室安全保密责任人，计算机管理工作人员要采取必要的计算机和网络安全措施以协助档案管理人员做好电子档案安全保密工作，其他工作人员应自觉维护电子档案的安全保密。

二、数字档案室系统登录账号和密码须妥善保管，不得泄露给他人，密码应定期更改，密码长度应在六位以上，并有数字、大小写字母与符号等组成。

三、电子档案条目和全文按利用级别划分为互联网公开、政务网公开、本单位公开、不公开四个级别。

档案管理人员应根据电子档案实际内容设置条目和全文的网上查询利用级别，并根据查询用户需求设置该用户网上查询权限。

四、电子档案全文按权限进行查阅，不得擅自外传。

涉密档案严禁在网上提供查询。

五、禁止外来计算机在未经许可的情况下使用档案管理系统。

附件5

档案数据移交管理制度

一、移交与接收的电子档案应当真实可靠、齐全完整和安全可用；涉密电子档案的移交与接受应当符合国家和有关保密安全的要求。

二、原数据应当与电子档案一起移交，电子档案的文件格式按照国家有关规定执行；电子档案有相应纸质、微缩制品等载体的，应当在原数据中著录相关信息；采用技术手段加密的电子档案应当解密后移交，压缩的电子档案应当解压缩后移交；特殊格式的电子档案应当与其都区平台一起移交。

三、离线移交电子档案应当满足下列基本要求：

移交单位一般采用光盘移交电子档案，光盘应当符合归档要求；移交单位一般向同级国家综合档案馆移交一套光盘，光盘应当单个装盒；移交单位应当按照有关要求进行光盘数据刻录及检测；储存电子档案的载体和载体盒上应当分别标注反映其内容的标签。

四、在线移交电子档案的单位应当通过与管理要求相适应的网络传输电子档案，传输的数据应当包含符合要求的电子档案及其元数据。

数据结构一般为一张或多张光盘载体内电子档案的存储结构组合，单张光盘的数据量小于光盘的实际容量。

五、电子档案检验合格后办理交接手续，填写《电子档案移交与接收登记表》，由交接双方签字、盖章，各自留存一份；《电子档案移交与接受登记表》可采用电子形式并以电子签名方式予以确认。

附件6

档案数据管理维护制度

一、数字档案由档案管理人员和计算机管理人员分别负责管理和维护，确保档案数据安全。

二、个门类的归档数据经质量检查合格后，导入数字档案室管理系统，由综合档案室统一管理。

三、修改、删除数字档案必须由档案管理人员执行操作。

四、数字档案应至少制作三套备份：

一套硬盘，两套光盘，备份介质分开保管，一套向市档案馆档案登记备份中心移交，异地保存。

五、综合档案室应配备专用的防磁柜，规范存放归档电子文件和数字档案。

附件7

网上信息发布审核制度

一、相关档案的软件及信息数据要实施保密措施，网络管理员负责相应的网络安全和信息安全工作。

严禁个人将涉及危害国家安全、国家秘密的信息上网，并定期对网络用户进行有关信息安全和网络安全教育。

凡存储以后可能涉及到国际安全、国家秘密及不宜对外公开信息的计算机严禁联入。

二、不得在网上制作、查阅、复制和传输任何危害国家安全、泄露国家秘密的信息；不得在网上制作、查阅、复制和传输任何非法的、骚扰性的、中伤他人的、辱骂性的、恐吓性的、伤害性的、庸俗的、淫秽等信息资料。

同时，也不能制作、查阅、复制和传输任何教唆他人构成犯罪行为的资料；不能制作、查阅、复制和传输任何不符合当地法规、国家法律和国际法律的资料。

三、在网上发布信息必须通知网络管理员。

发布的信息必须经本单位主要领导审查、登记后才能上网发布，同时要保管好信息发布密码。

四、加强对电子邮件的管理，收发邮件的计算机必须安装防邮件病毒软件、以防病毒将邮件进行自动转发。

凡发现有害信息的邮件要做好记录，并立即报告网络管理员。

五、网络管理员对发现和接到的泄密事件、有害信息和安全技术问题，要立即采取措施，转存好原始记录，删除有害信息，并在24小时内向有关部门报告。

附件8

档案数据网上查询利用制度

一、数字档案室提供各类非涉密室藏档案网上查询。

二、本单位工作人员经开同个人账号，登录数字档案室系统查询数字档案。

外单位人员查询档案需经本单位分管领导同意后由档案管理人员执行相应查询操作。

三、本单位工作人员数字档案利用权限分三级设定。

普通用户：

是指一般工作人员通过档案管理员发布的档案信息进行查阅。

中级用户：

是指各科室兼职档案员在普通用户权限基础上，可以添加指定分类的资料。

高级用户：

是指中层以上的领导可以查阅各类档案。

四、本单位人员查询限制开放的数字档案需提出查阅申请，由档案管理人员审查后提供查询利用。

五、外来人员利用数字档案管理系统查询档案资料，由档案管理人员审查后通过后台管理提供相应权限的内容。

附件9

数字档案鉴定销毁制度

一、数字档案鉴定以档案主管部门的指导性文件和本单位《档案归档范围及保管期限表》作为鉴定的依据和标准。

二、数字档案鉴定工作需经分管领导同意，由档案管理人员和有关职能部门组成的鉴定小组，根据档案的不同保管期限，定期对已到保管期限的数字档案重新进行审查，作出鉴定，提出存毁意见。

三、经鉴定，对已失去利用价值和保存价值的数字档案，需要销毁的，由鉴定小组提出意见，编制销毁清册。

四、档案鉴定小组将数字档案鉴定工作情况写成报告，连同数字档案销毁清册，报请主管领导审批同意，在市档案安全管理系统删除相关数据。

五、数字档案销毁清册要永久保存。

六、严禁任何人、任何部门擅自销毁各类数字档案。

附件10

档案数据网络和信息设备维护使用制度

一、禁止外来计算机在未经许可的情况下使用档案管理系统。

二、严格按照计算机操作规程进行操作，如遇电脑故障本人无法排除，应及时请技术人员处理，不得随意盲目操作。

三、认真保护计算机设备，保持设备清洁、整齐，禁止在计算机旁安放带电、带水的物品，避免高温及阳光照射计算机。

四、存、储介质如移动硬盘、U盘应由专人保管、专门使用，禁止带出外面使用，外来储存介质禁止在档案计算机上使用。

五、禁止利用档案计算机玩电子游戏或者观看娱乐节目。