中小型超市财务管理制度的制定和操作流程.docx

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中小型超市财务管理制度的制定和操作流程

财务管理流程

管理内容

一、管理制度

二、财务流程、

三、核算制度

四、结算流程

管理制度

一|、预算管理制度

二、资金管理制度

1、现金管理

2、存款管理

3、拆借管理

4、应收账款管理

5、应付账款管理

6、库存资金管理

7、有价证劵管理

三、报销管理

1、费用报销

2、物耗报销

3、工程报销

4、置产报销

四、财产管理

1、固定资产管理

2、低值易耗品管理

3、耗材管理

五、财务档案管理

1、凭证管理

2、报表管理

3、数据管理

六、职业道德管理

1、素质要求

2、保密制度

3、移交制度

七、门店财务自线管理

财务流程

一、组织机构

二、岗位设置

三、核算流程

四、岗位职责

1、财务部经理职责

2、主办会计职责

3、税务会计职责

4、核算（复核）员职责

5、记账（输机）员职责

6、出纳员职责

7、结算对账员职责

8、结算审核职责

9、门店财务职责

10、资产管理员职责

11、内审员职责

核算制度

一、收入核算

二、费用核算

三、成本核算

1、销售成本核算

2、调拨成本核算

3、批发成本核算

四、生鲜成本核算

结算流程

一、合同监督

二、对账流程

三、结算审核

四、结算预警

五、付款流程

管理制度

第一章计划（预算）管理制度

一、全年经营计划的制订

1、财务部必须在每年12月10前制订完下年的经营计划。

12月25日前必须经公司讨论决定。

2、经营计划的内容：

（1）经营指标：

分公司总体经营指标、门店经营指标、采购部经营指标。

（2）考核办法：

分门店经营责任制考核办法、采购部经营责任制考核办法、行政责任制考核办法。

3、经营指标项目：

（1）公司总部：

销售、毛利、毛利率、费用、费用率、营业外净收入、税金、净利润、利润率。

（2）采购部：

销售、毛利、毛利率、DM数量、业务开发个数、存货周转、通道利润、现金流量贡献率。

（3）门店：

销售、毛利、毛利率、定额费用、存货周转。

（4）行政部门：

创收入、定额费用。

4、凡是新开门店，先制订试行经营计划，从第三个月起根据实际经营情况进行调整。

5、财务部必须定期对经营计划情况进行分析，月度要提供经营计划执行情况内部考核表、季度和年度要提供经营活动分析报告。

二、全年资金计划的制订

1、资金计划和种类：

（1）年度资金计划：

财务部必须在当年12月25日编制完成。

（2）月度资金计划：

财务部必须在当月1日前编制完成。

2、资金计划的内容：

（1）资金流入：

销售收入、营业外收入（通道收入、出租收入、其他收入）融资收入（贷款、集资、拆借）。

（2）资金流出：

货款支付（正常货款、预付货款）、费用支出、投资支付（资产购置、工程款支出）、税金支出、融资款归还（贷款、集资、拆借）。

3、资金计划运行情况分析：

（1）财务部要实时监督和跟踪资金运行情况并进行总量计划控制。

（2）每月提供公司总体资金流量明晰报表。

（3）财务部必须在每月5日前对上月现金流量及资金计划运行情况进行分析。

三、资金支出的预算控制

1、投资项目的预算控制

（1）投资项目建部必须提供可行性论证报告，包括总投资预算、建设工期、效益评估、工程款支付方式等。

（2）财务部必须提供投资保本利、投资回收期等财务分析报告。

（3）财务部必须凭工程预算、进度、及约定条款进行资金支付。

2、成本类项目的预算控制

（1）成本类项目范围：

耗材、物资、资产的购置，票据、资料、物品的印刷。

（2）程序：

先预算申报、审批、后实际办理、再财务报销。

（3）财务必须凭领导批准的购置或印刷预算申报单，方可预领支票或预付资金。

（4）财务凭领导批准的购置或印刷预算申报单及符合财务规定的实际购置或印刷发票，进行报销。

报销金额必须小于等于预算金额，否则对超支部分不予报销。

3、费用类项目的预算控制

（1）费用类项目的范围：

固定性费用、变动性费用。

（2）对固定性费用要实行定额预算控制，建立节约或超额责任奖罚考核制度。

一般项目有定编人员基数工资、水电费、门店差旅费、电话费、广告费、修理费、办公费等。

（3）对变动性费用实行定率预算控制，建立节约或超额责任奖罚考核制。

一般项目有：

运杂费、包装费、印刷费、商品损耗、纸箱费回收。

四、计划（预算）的管理流程

计划预算项目

制订部门

审批领导

执行监督部门

1、全年经营计划

财务部、营运部

总经理

营运部、采购部

2、资金运行计划

财务部

分管副总

财务部

3、资金支出预算

财务部、基建部、资产部、企划部

分管副总

账务部、稽核部

六、月度资金营运计划表

月度资金运营计划表

年月单位：

万元

月度资金营运项目

金额

计划表制作说明

A、资金收入

1、营业收入

零售收入

批发收入

证卡收入

2、其他收入

证卡收入

出租收入

3、上月结余

B\非货款资金支出

1、实际要支付的费用

2、税金支出

3、工程支出

4、零星购置

5、贷款归还

6、集资归还

7、其他公司付款

8、非正常货款资金支出

C\其他支出

1、现金市场采购

2、预付货款

3、联营货款

D、正常货款资金可支付余额

（D=A-B-C）

1\、上月未付遗留

2、本月实际可支付（D-1）

E、本月系统应付帐款

1、本月到期月结货款

2、上月26日—本月25日经销货款

F、本月资金缺口

（F=D-E）

1、计划个人集资

2、计划银行贷款

G、本月正常货款资金安排计划

第二章资金管理制度

一、现金管理

1、现金收入的管理

（1）现金收入的主要来源：

指用现金直接介入财务部出纳的业务活动，主要有：

门店营业款直接介入、个人借款归还、集资款直接介入、出租收入介入、有价证卡出售介入、用现金支票银行提取现金的收入。

（2）现金收入的手续要求：

出纳对每笔现金收入先进行清点数额及真假钞然后备查台账登记，再开具财务收据，收据向会计或稽核部领取，一式三联，现金介入人一联、留底一联、财务做账一联。

需要用现金支票从银行提取现金，首先要经财务负责人同意，一次性提取现金超出现金5万以上的公司财务派人或车提取。

（3）现金收入的账务处理：

出纳对每笔现金收入业务必须及时编制会计凭证，同时应逐笔登记现金日记账。

做到日结日清，账款相符。

2、现金支出的管理

（1）费用报销支出：

出纳必须凭符合公司“费用报销与审批程序”的财务规定及有效原始凭据、自制凭据进行现金报销支付。

每次报销时当面点清现金，然后必须在费用报销单上盖上“现金付讫”章。

（2）现金货款支付：

出纳必须凭审批手续齐全的“付款申请单”及个人身份证、单位委托书方可用现金支付货款。

（3）其他款项支付：

个人借款、备用金、工资奖金等，出纳必须凭审批手续齐全的“领（付）款”凭证、工资方可用现金支付。

（4）团购扣点让利支付：

出纳必须凭审批手续齐全的“销售折扣让利”单或填制“付款凭单”方可用现金支付。

（5）团购客户的转账套现：

必须坚持有实际团购业务发生、套现金额必须小于团购金额、团购货款已确认介入公司或门店账户，同时经过公司财务总监批准，方可多支付现金。

（6）现金支出的账务处理：

出纳对每笔现金支出业务必须进行备查台账登记，及时编制会计凭证，再逐笔登记现金日记账。

做到日结日清，账款相符。

3、备用金管理

（1）备用金使用范围的设定：

为方便工作对实行报制的部门、营业需要对备用零钞的部门、日常零星购置频繁的部门等容许设立一定数额的周转备用金。

如公司财务部现金出纳、门店出纳、门店收银员（包括收银主管）、涉外地为事处，物流中心、资产管理部。

（2）备用金的审批：

使用部门提出需要或增加备用金的申请，5000元以下的报财务负责人审批，5000元以上的报分管副总经理审批。

然后使用人填写“领（付）款”凭证，直接出纳领取现金。

（3）备用金的账务管理：

备用金领取财务上以个人借款挂帐处理，使用人调岗位或辞职必须上缴备用金。

公司财务稽核部负责对非收银员的备用金定期进行突击检查，门店财务负责对收银主管备金定期进行突击检查，门店收银主管负责对怍银员每次营业结帐的备用金检查，发现挪用或短缺的责令全额赔偿，并视情节进行严肃处理。

（4）备用金借支标准

金额：

元

使用部门

备用金标准

审批手续

使用部门

备用金票准

审批手续

公司出纳

20000

总经理

大卖场

分管副总

资产管理部门

财务负责人

大卖场收银员

300

财务负责人

物流中心

财务负责人

大卖场收银主管

分管副总

涉及办事处

分管副总

标超出纳

财务负责人

标超收银员

财务负责人

标超收银主管

财务负责人

便利店出纳

财务负责人

便利店收银员

财务负责人

4、库存现金的管理

（1）库存现金概念：

指末能介交银行需要过夜的现金。

如务用金、夜间营业款等。

（2）库存现金管理原则：

a、必须少额、合理。

必须在银行下班前将大面额现钞介交银行。

保持库存现金为最底限额（零钞为主）。

b、门店营业款必须分两次介交银行，早晨上班时将过夜的营业款介交银行，下午在银行下班前将大面额现钞介交银行。

c必须将过夜现金全部放入保险箱。

谁违规差错负责。

d、财务稽核部负责对部门库存现金管理情况的不定期突击抽查。

二、存款管理

1、银行开户

（1）总公司向人民银行取得开户许可证，当地工商银行开设企业基本结算户，作为增值税票的银行开户。

同时可根据需要在其他金融机构开设一般存款户头（不能提现）。

（2）总公司下属门店原则上必须在当地工商银行开户，便于公司资金的快速汇交与结算。

当地无工商银行的，可以信用社为主体的其他金融机构开户。

（3）下属门店的银行开户：

经公司财务部认可的大型门店可以开设基本结算户，其他门店只能开设一般存款户，即在开户银行不能提取现金。

2、存款的总类

（1）基本结算户存款

（2）一般存款户存款

（3）纳税专户存款

（4）加盟店资金结算个人存折户存款

3存款收入的管理

（1）存款收入的主要来源：

指通过现金直接介入或转账介入银行账户使存款余额增加的业务活动，主要有：

营业额介入、货款转账介入、其他现金介入、通道费汇入、加盟店业务主货款的介入等。

（2）存款收入的账户处理：

银行出纳凭存款收入增加的银行回单，（回单必须经过银行盖章确认进账的）结合收入增加的往来业务，编制会计凭证，进行帐务反映。

4、存款支付的管理

（1）存款支付的范围：

需要通过银行转帐支付的所有费用、货款、其他款项。

（2）存款支付的种类：

现金支票、转帐支票、银行电汇、银行信汇、银行托收、银行汇票、银行承兑汇票、商业承兑汇票等。

（3）存款支付的手续要求：

银行出纳必须凭符合公司财务规定审批权限、有效原始凭据、自制凭据，审批手续齐全的“付款申请单”、“领（付）款”凭证等办理汇款、转账支付。

并付上银行支付回单，及时编制会计凭证，进行实时帐务反映。

（4）支付票据的管理：

银行票据由银行出纳放入保险箱管理，印鉴章分别由出纳、会计主管分开保管。

支付时严禁开空头支票和空白支票。

作废票据必须妥善保管，不得遗失。

5、银行存款余额的管理

（1）日存款余额的上报：

银行出纳每天一上班必须统计银行存款余额上报财务负责人，以便当日合理安排资金。

（2）周应付款金额的上报：

银行出纳每周六下班前必须统计以审批尚末支付的货款总额，上报财务负责人，以便于下周合理安排资金。

（3）月银行余额调节表的上报，银行出纳、门店出纳必须在每月初5日前核对完银行的对帐单，编制好各个银行存款余额调节表，上报分管的财务负责人、门店主办会计进行审核。

银行存款余额调节表

年月日开户银行：

帐号

项目

笔数

金额

项目

笔数

金额

本单位帐面余额

银行对帐单余额

加：

银行已收帐本单位尚未收帐

加：

本单位已收帐银行尚未收帐

减：

银行已付帐本单位尚未付帐

减：

本单位已付帐银行尚未付帐

调节后的存款余额

调节后的余额

未达款项清单

未达款项类型

银行凭证

对方单位

金额

未达款项类型

银行凭证

对方单位

金额

名称

号数

名称

号数

三、拆借资金的管理

1、银行贷款管理

（1）公司使用的银行贷款种类：

财权抵押贷款、公司独立法人的内部担保贷款、公司信用贷款。

（2）银行贷款的办理

a、财务部先要与银行达成全年融资计划，再根据企业资金运营需要，提出贷款申请。

b、向银行提供的单据：

贷款申请书、借款协议、借款借据、会计报表、担保或信用贷款的还需要提供股东会决议（有所有股东签字）、担保单位章程、营业执照等，抵押贷款的再需要提供财权他项权证。

c、银行发放的贷款必须及时介入或汇入公司指定的银行存款账户

（3）银行贷款的日常台账管理：

财务部必须建立银行贷款的备查台账，内容有：

借款的银行、联系人及电话、贷款日期、贷款金额、结息时间、贷款期限（到期日期），并经常进行检查。

所有贷款财务负责人必须在到期前5天组织好资金进行还贷。

以确保企业的融资信誉。

2、个人集资款的管理

（1）适用范围：

公司有特殊用途如途如购置物业、重大节日批量进货等需要向个人借入资金。

集资对象为本公司的员工及员工的亲属。

一般要严格控制集资款数额。

（2）集资手续与程序：

a、公司财务部制定集资计划，并分配到各个部门、门店。

b、签订个人借款协议，一式二份。

协议中明确借款金额、借款期限、利率为1%/月，结息方法等。

c、财务收款后开具收据，同时将集资立即汇入公司财务制定的账户。

d、凭收据及借款协议编制会计凭证，财务以上“其他应付款——某某人”进行账务处理。

e、财务部必须将每月公司的集资款增减变动金额上报分管领导，便于掌握公司资本运营情况。

（3）集资款的利息结算与本金归还；

a、基本原则：

集资款可以提前归还，但必须提前2天通知财务部。

借款合同到期后仍需要继续集资，不结算到期利息。

b、具体要求：

原则上借款合同到期后需要归还的或合同未到需要提前归还的，凭收据以借款协议按月利率1%*实际借款月份支付利息及本金。

除此外所有的集资款在每年12月30日由财务统一计算利息，并进行发放。

四、应收款的管理

1、个人借款

（1）借款范围与手续：

指旅差费、备用金、同上应急借款、需要现金市场采购的等，先本人申请，填写“借支单”，必须注明用途，经领导批准，出纳支付，财务挂账处理。

（2）财务控制：

旅差费借支在报销时直接归还，费用性周转备用金按实际报销予以补足，特殊应急借款按约定方式归还，如工资中分月扣除等。

现金市场采购的借款，采购部必须凭增值税票、送货清单等有效单据在7天内到结算中心销账、财务部负责人必须对个人借款每月进行清理、列表反映。

所有个人借款在年底必须还清、不得跨年。

2、预付款项

（1）预付供应商货款

a、条件：

凡是采购合同中明确规定需要先付款后进货的，或需要现金市场采购的。

b、手续：

采购部填写“付款申请单”审批单，经采购总监或总经理审批，结算中心进行供应商结算系统预付货款录入，再交出纳办理付款，同时进行会计账务处理。

c、控制：

预付货款采购部必须凭增值税票、送货清单及预付货款销账回执单等有效单据在7天内到结算中心销账。

结算中心负责人必须每月对预付货款进行清理、列表反映，进行追查、监督。

（2）预付其他款项

d、条件：

凡是装修工程、分期付款购置物业、支付租金等需要先部分预付款项，后统一结算的。

e、手续：

工程部填写“付款申请单”审批单，经采购总监或总经理审批，附上工程预算表、购置合同、租赁协议等，再交出纳办理付款，同时进行会计专项账务处理。

f、控制：

工程结束，租赁签约、物业购置款全部付清后，凭审核后的工程决算表、租赁发票、物业购置凭证等有效单据到财务进行销账。

财务部负责人必须每月对预付货款进行清理、列表反映、进行追查、监督。

3、团购赊购的货款

（1）团购赊购：

指先提货后收款的销售业务，包括一般的团购、对其他个体、单位业主的零星批发，赊销原则：

签订合同、坚持钱货两清、坚持谁发生谁负责。

（2）赊销商品一出收银台先过POS机体现单品销售，核减电脑库存。

|（3）购物小票上须有提货人、值班经理或主管签字，写明款未付。

收银员将小票视同票证结账对待。

财务上直接有收款——某某单位挂账反映。

（4）必须在“赊销商品有收款”进行登记，2人签字。

（5）门店财务须设立“赊销商品有收款”备查账，每发生一笔登记、催讨、注销一笔。

（6）公司财务部负责人必须每月对赊销的应收账款进行清理、列表反映，进行追查、监督。

4、批发销售的货款

（1）对加盟店的批发配送

a、电脑系统中专门设立资金结算管理模块，财务部和电脑部按加盟店的店名逐一设立资金账户。

（分明细账户）

b、加盟店要货采用先汇入资金再批发开单、配送的流程操作，电脑系统按资金余额自动控制开单，不存在商品赊销业务发生。

若在春供期间需要个别商品需要赊销的，采用加盟管理部负责人资金授权方式进行管理。

c、财务处理：

稽核部保管加盟店业主提供的个人汇款存折，资金汇入后，加盟配送部出纳向稽核部领取存折进行取款与介款（介公司账户），将进行账单和存折交集合部核实，无误后进行减少应收账款的会计凭证处理。

对发生的加盟店配送销售，每月25日根据电脑汇总进行增加应收账款的会计凭证处理。

（2）对便利店的批发配送

a、电脑系统中专门设立资金结算管理模块，电脑部按便利店的业主的区域、姓名逐一设立资金账户，财务部只设立便利店综合应收账款账户（不分明细账户）。

b、便利店配送按照先开单后送货再结账的流程操作。

电脑系统模块设有：

加盟配送部收款金额、未结金额。

及货款结算标志。

以每日货款结清控制配送开单。

加盟配送部出纳负责业务员每天每个业主收款资金的银行介交与系统资金结算录入，并及时进行减少应收账款的会计凭证处理，同时每天查询未结算货款的情况，负责跟踪、监督。

d、财务处理：

对发生的便利店配送销售，财务部每月25日根据电脑汇总进行增加应收账款的会计凭证处理。

稽核部负责每月不定期的对加盟配送部出纳资金结算情况的跟踪与检查。

五、应付账款的管理

1、公司总部结算中心的数据流向图：

采购中心（合同、账期、结算方式、通道）

物流（入库、退货）结算中心（对账、结算）供应商的网上查询、对账门店

（入库、退货）财务（转账费用）

2、应付账款的结算要求

（1）公司的结算中心专门负责供应商的货款对帐、结算、结帐：

商品管理部门专门负责各采购的购销合同录入：

经营方式、结算方式、帐期、通道费用的收取时间等。

（2）结算方式有：

月结和日结未到帐期的货款结算中心电脑不能反应、不支持对帐。

月结：

上月26日——本月25日的所有入库的送货单在本月26日+账期后方可对账、结账。

若电脑员把上月的送货再25人后才入库，则供应商的对账结账会延迟一个月。

日结：

某日送货的货款在入库日+账期后方对账、结账。

若电脑员把某日的送货延迟几日入库，则供应商对账结账会延迟几日。

（3）支付流程：

结算中心根据供应商提供的已到结算账期的送货清单进行电脑对账，增值税票、代扣费用的发票、电脑结算单，按规范填写“付款申请单”，并进行台帐登记后，每周六交银行出纳，统一报采购总监或总经理审批，出纳根据月度资金运营计划表进行支付。

3、应付帐款余额管理

（1）应付帐款余额分：

财务帐面余额和结算中心系统余额，两者必须一致。

即结算中心必须在每月初20日前核对完毕。

（2）供应商的余额对帐

a\、前提与手续：

供应商必须提供对帐申请书，发生的财务帐务明细清单（包括发生额、余额），先经过采购总监或总经理批准，然后财务负责人审核，再由结算中心进行对帐。

b\、时间要求：

原则上对帐时间不超过10天。

C、对帐原则：

结算中心及财务部员工不得向公司其他部门如采购、行政等以及供应商透露应付账款余额。

对完毕后必须经财务负责人审核，才能在对帐单上盖章确认。

凡是供应商余额少、公司多的，结算中心必须及时将差额转入财务指定的会计账户。

（3）应付帐款余额的控制

a、余额返红：

财务部必须每月提供余额返红的应付帐款的清单，逐一进行追查，系责任原因的必须追究责任人。

b\、实际库存与应付款余额对比：

结算中心必须根据系统设制的应付帐款预警机制，每次对帐及每月底提供经销商品实际库存大于应付帐款余额的供应商清单，通知采购部重新与供应商进行谈判，已减少公司库存现金的风险。

六、库存资金的管理

1、库存账务管理

（1）库存帐务设置

a\、原则：

财务帐面库存按照电脑系统模式设置，分物流库存（分正品与残次）、加盟配送部库存、门店库存。

b\、明细设置：

执照采购分类（系统中的柜组大类）进行库存科目设置帐户。

（2）库存核算管理

a、原则：

所的库存商品实行进价核算，财务帐面库存结存金额必须与电脑库存结存金额保持一致。

b\、帐务核算：

商品进货（包括门店直送）通过系统入库数据每日直接倒入财务软件系统，自动生成会计进货凭证、自动财务记账；商品销售按照每日销售报表及收款结帐报表编制会计销售凭证；商品调拨每月26日按照系统上月的调拨数据直接倒入财务软件系统，自动生成调拨会计凭证、自动财务记帐。

对加盟配送调拨每月26日按照系统上月的调拨数据统计，手工编制调拨会计凭证；月末库存成本结转，按照系统提供的月进销存报表，手工编制成本会计凭证。

C、成本计算：

物流采用实时移动加权平均法，门店采用日移动加权平均法。

每日打印系统进销存报表，对调整差额，进行明细分析原因后，进行财务库存成本的调整，保证财务账面库存结存金额与电脑库存结存金额保持一致。

2、库存余额管理

（1）门店库存：

每月盘点一次，盘点缺款销售额0.3%合理损耗（新开门店第一个月0.8%）后部分，由门店按进价负责赔偿。

（2）物流库存：

每季度盘点一次，每周财务进行单品抽盘，对缺少的商品由保管理责任人按进价进行赔偿。

七、有价证券管理

1、有价证券的种类

（1）银行消费卡：

向银行购买的“台客隆”消费卡，可以充值，但不记名。

（2）公司IC卡：

公司购置用于向外销售的内部消费卡，可以充值，但不记名。

分接触式IC卡和感应式IC卡。

（3）自制票证:

公司统一印制发放或根据客户需要特别制作的票券。

（4）福利票券：

公司向彩票管理中心购置的用于门店定点销售或促销的福利票券。

2、有价证券的操作

（1）银行消费卡

a、财务部与银行联系“台客隆”消费卡的制作。

b、向银联公司申请、索取、安装银行刷卡POS机，并签订协议，指定银行结算账号。

c、银行刷卡POS机需要安装单独的电话门线，一门电话可以支持多台刷卡POS机。

d、财务设立专门的银行消费卡备用金，可以按不同金额要求银行设置“台客隆”消费卡面值，起点金额必须在200元/张，并进行购买，作为现金保管。

e、“台客隆”消费卡余额刷完后，必须收回原卡，上缴财务，便于充值重复使用。