备品备件采购和管理方法.docx
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备品备件采购和管理方法
备品备件采购和管理方法
目的:
规范采购流程,科学合理地采购备件,优化库存备件储存结
构,提高备件的有效利用率,降低资金占用率,特制定本制度。
备品备件的采购方法:
1,选择供应商
1.1,在做采购计划后,选择合格供应商进行询价,议价,由部门领导
审核;
1.2,凡经常性使用,且使用量较大宗的材料,采购部门应事先选定
厂商,议定长期供应价格,呈准后通知各请购部门依需要提出请购
。
2,价格调查
2.1,已核定之物料,供销部必须经常分析或收集资料,作为降低成
本之依据;
2.2,本公司各有关部门,均有义务协助提供价格信息,以利供销部
比价参考;
2.3,已核定之物料采购单价如需上涨或降低,应附上书面之原因说
明;
2.4,采购数量或频率有明显增加时,应要求供应商适当降低单价;
2.5,采购部应随时掌握市场价的浮动数据,以利于更好的把握市场
。
3,询价、比价和议价
3.1, 根 据 采 购 物 料 的 品 种 、 规 格 、 标 准 、 数 量 、 和 交 付 期 的 不 同
,采购人员应选择至少三家符合采购条件的供货商作为询价对象;
3.2,采购人员根据过去采购的情况,市场变化情况,以及公司成本
预算等情况,确定采购目标价格;
3.3,在得到供应商的报价信息后,采购人员对供应商的报价条件进
行品种、规格、数量、质量要求等方面进行核对,以保证供应商可
以提供的物料符合公司实际的采购要求,并对供应商所报的价格、
交付期、售后服务等方面进行分析比较,以便选择条件最优的供应
商;
3.4,供应商提供报价之物料规格与请购规格不同或属代用品时,
采购人员应,送请购部门确认;
3.5,专用材料或用品,供销部应会同使用部门共同询价与议价;
3.6,对于厂商的报价资料经整理后,经办人员应深入分析后,以
电话等联络方式向厂商议价。
在公司规定的权限范围内,采购人员
应与供应商进行磋商,以使双方最终在全部条款上达成一致;
3.7,对重大的物资采购,无论是技术、商务谈判,要保证参加人数
不少于两人。
有关价格、选型及其他技术、商务谈判,要求有两人
以上参加。
4,购前核决及权限
采购经办人员经与厂商初步沟通并完成询价后,,在“请购单”上详
填列以下事项,呈报负责供销上级核决,
核决权限按照请购类别和对应的级别逐级呈采购部门经理或公司经
理核决。
4.1,询价或议价结果及拟订“订购厂商”,“交货期限”与“报价
有效期限”;
4.2,注明与厂商议定的付款条件;
4.3,需与供应厂商签订长期合同者,外购部门应以签呈及拟妥的长
期合同书。
5,价格复核与市场行情资料提供
5.1,采购部门应调查主要材料的市场与行情,并建立厂商资料,作
为采购及价格审核的参考。
5.2,采购部门应就企业内各公司事业部所提重要材料的项目,提供
市场行情资料,作为材料存量管理及核决价格的参考
6,订购作业
6.1,采购人员接到经核决的“请购单”之后,对金额较大的或批量
采购,“交货期限”;
6.2,应到对方生产工厂进行实际考察,在充分了解对方的资信程度
、供货能力和现货品质后,向对方提出明确订货意向。
7,签订采购单
7.1在采购作业所需的全部条款与供应商达成一致后,采购人员需填
写正式的采购单,合同需要列明至少下列条款:
a供应商资料:
包括名称、地址、联系人、联系方式;
b采购物料的详细描述,包括品名、型号、规格等,如有超出标的的
特殊要求需特别注明;
c订单所采购的数量/重量:
单位包装数量/重量;包装件数;
d价格:
单价,合计价、合同总额,定金或预付款;
e交付期:
分批交付时应明确每批的交付时间和交付数量;
f付款方式;
g所需的质量证明资料(检验单、质保单、出厂证明单、化验报告等
);
h质量保证条款:
发生质量问题时进行退换或其他处理方法;
I运输方式和销售发票的要求。
7.2采购单
7.2.1经 部 门 经 理 审 核 后 , 加 盖 公 司 合 同 公 章 经 对 方 签 章 后 生 效 。
到供应厂商处现场采购的,有授权代理人签字,对方签章后生效
;
7.2.2采购单一式二份,双方各保存一份。
供销部负责采购合同跟
踪和存档;
7.2.3采购人员应跟踪控制材料物料交货期,及时向供应商跟催交货
进度;
7.2.4发货要求供应商在送货单上注明“订货编号”及“包装方式”
以便验收确认。
8,订货合同
长期定货和大额进货,原则上均应通过签订买卖合同的办法进行。
应与承售商定买卖合同书一式四份,第一份正本存采购单位,第二
份正本存承售商,第三份副本存请购单位,第四份副本及暂付款申
请书的第二联送会计单位供整理定金或付款用。
9,紧急订货
采购部门接到各部门以电话联络的紧急采购案件,应立即进行询价
、议价,接到请购单后,按采购程序明确专人迅速办理。
10,进度控制及事务联系
10.1采购部门将采购过程分为请购、询价、订货、交货四个阶段来控
制采购作业进度;
10.2采购人员为能按照进度完成作业是,应填制“进度异常反应单
”,并注明“异常原因”及“预定完成日期”,经呈主管核示后转
送请购部门,依请购部门意见拟定对策处理。
11,采购作业方式
除一般采购作业方式外,供销部门可依材料使用及采购特性,选
择下列一
种最有利的方式进行采购:
a集中计划采购:
凡具有共同性的材料,须以集中计划办理采购较为
有利者,可核定材料项、目,通知各请购部门依计划提出请购,采
购部门定期集中办理采购;
b长期报价采购:
凡经常使用且使用较大宗的材料,采购部应事先选
定厂商,议定长期供应价格,呈准后通知各请购部门依需要提出请
购。
12,退货作业
对于检验不合格的材料退货时,应开立“材料交运单”并检附有
关的“材料检验报告表”呈主管签认后,凭此异常材料出厂。
13,验收与付款
13.1货物进厂验收:
货物进厂供应商交货时供销部通知仓库,实际清
点件数或称重,对货物携带的有关证件进行验证,经与采购清单或
采购合同内容核对相符合后签收。
仓 库 出具收货单并有库管员签章
入库。
如发现不符时,即通知采购部会同处理;
13.2对有专项质量要求的材料物资,通知质检部派质检员验收。
验
收合格后由仓库出具收货单并有库管员签字。
14,付款结算
14.1,采购款项须按采购合同规定或采购购单所约定的时间由财务
部统一支付;
14.2,付款申请由采购人员或被委托采购人员提出。
申请付款应
严格按照采购,合同要求和项目进度情况进行,分清轻重缓急。
必要
时须提交验收报告、物品入库单据和对方发票。
申请付款单位应注
明预付款、已付款、余款。
经相应负责人签字之后,方可办理付款
手续。
15,进度控制及异常处理
15.1,供销部应特别注意“采购单”注明的到货时间要求,掌握到
货进度;
15.2, 采 购 人 员 于 供 货 方 发 货 日 期 有 延 误 时 , 应 主 动 与 供 货 厂 商
联系催交,对异常原因及处理对策,及时上报并按照批复意见处理
。
16,质量评价
使用单位应就企业内所使用的材料质量予以关注,根据使用效果对
材料质量提出评价,以利于进一步工作。
17,产成品库存量应根据企业销售渠道的特点,以一个季度销售量
的一倍库存量为 宜 。
各项物资的库存量要依据库存变动的情况和对
市场的预测进行动态调整。
18,纪律
18.1,参与采购过程的各相关部门,既要明确分工明确,又要相
互配合,还要发挥相互监督的作用,确保企业利益不受损害;
18.2,参加采购的人员要严格自律,加强法制观念,自觉抵制不
正之风;
18.3,采购部门应根据需要,制定采购计划,报分管领导批准,方
可进行采购,在,采购过程中,要货比三家,择优选购;
18.4采购部门在制定采购计划单时,应根据实际情况,核定进货数
量以及品种,避免出现长期库存积压情况;
18.5,所有采购的物质原则上应当日内必须办理入库手续,如车辆
在工地或行进途,中发生故障,而就近购买材料维修(急需、急用)
,采购人员必须凭使用人员,维修人员,相关领导的签字证明,方
可办理出、入库手续;
18.6,材料入库,仓管人员必须依照相关单据、订单、随货同引联
,对进货商品名、等级、数量、规格、金额、单价、效期进行核
实,核实准确后方可办理入库手续,若单据与商品实物不相符,应
及时上报采购部门,若进货商品未经核对入库,造成货单不符,由
该收货人承担因此造成的损失;
18.7,领用人员应由所属部门开具出库单(配件流向表),并由所
属部门及维修人员签字确认后,经部门领导签字,方可办理出库手
续,单据上应注明产地、规格、数量等;
18.8,所有领料单必须有相对应《配件流向一览表》,两张单据所
等级的配件必须一致,且一车一用,不得出现任何一单多车现象;
18.9,仓管人员应账目清楚,财物相符,对短缺或滞用物品及时上
报,避免供不应求或积压浪费,做到合理库存和采购;
18.10,对于原材料的采购,应先通过检测,实验,方可使用。
对质
量不合格,达不到要求,应拒收、停收。
同时还要根据生产消耗报
表、生产情况,合理收购储备,确保生产正常运转;
18.11,国外备件或技术要求高的备品备件采购需技术部门会同采
购;
18.12,备品备件采购完成,应及时按照财务规定索要发票办理入
库手续。
及时到财务办理结算及挂,帐手续。
备品备件的管理方法:
1,货到后及时办理入库手续,严格执行先入库后出库的流程进行办
理,对于系统有订单,且货到库房的,不得以任何非质量原因的理
由拒绝办理入库手续,当天内未及时入库的备件每次考核备件库管
员50元。
2,督促采购员对于临时采购未下订单的及时下订单,以备完成入库
手续。
3,严格按照出库类别(生产用、退货)分发至各帐户别名中。
4,货到入库后如需出库,应及时办理出库手续,没有出库单综合库
有权拒绝将实物出库。
对于暂时未下订单需紧急出库的可先行出库
(给库房开具证明后),待下了订单后及时补办出库,以平衡账物
。
5,如需领用其他部门所报计划库存有的备件,需与相应部门沟通,
征得对方同意后方可出库。
并及时在本部门下月计划中报相应备件
。
6,综合库负责备件领用的监督管理,对于质保期较短的备件,严格
控制采购量,避免库存时间过长而使备件丧失价值。
相同备件采用
先进先出的原则,先采购的备件出库完毕方可允许各车间出库后采
购的备件。
7,备件库存额度规定
7.1,根据各车间固定资产额度以及设备运行状况,为保证生产的连
续运行,规定综合库备件库存总额不得超于45万元;
7.2,各部门须有经营意识,根据各自备件库存额报月度计划,备件
计划需考虑周全,做到前瞻性。
避免造成公司流动资金在备件库沉
积;
7.3,库管部作为公司备品备件管理部门,每季度对备品备件库存量
进行审核,分析费用并进行考核。
若库存备件费用超标,将按超标
额度的10%对车间进行考核;
7.4,经查实存在库存备件超过5个月没有使用的,说明该备件计划
失误,按备件价值的30%对车间进行考核。