《材料部管理制度》.docx
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《材料部管理制度》
材料部制度汇总
材料部管理制度
序
第一章、材料部管理职能
第二章、材料部岗位职责
一、组织架构
二、岗位编制
三、岗位职责
（一）、部门职员岗位职责
1、经理岗位职责
2、行政助理职责
3、材料调度员职责
4、材料员职责
第三章、材料部采购管理原则
一、成本效益原则
二、完善文档管理原则
三、持续更新制度原则
四、信息化管理
第四章、材料部管理制度
一、运作流程概况
二、运作流程
三、材料进场检测程序流程
（一）、检测程序一
（二）、检测程序二
第五章、材料部采购管理制度
一、采购方式和权限划分
二、采购基本程序
（一）、材料计划阶段
（二）、材料准备阶段
（三）采购实施阶段
（四）合同签署阶段
（五）、材料送货、验收与退货
三、履约评价与供方管理
（一）履约评价
（二）供方管理
四、周转移交管理
第六章、材料部工作管理制度
一、工作纪律
（一）基本纪律
（二）接待
（三）礼仪
二、出差、请假制度
（一）考勤
（二）请假制度
（三）奖惩制度
三、办公管理规定
（一）部门办公用品管理规定
（二）办公电话使用规定
（三）资料管理规定
（四）保密规定
（五）计算机的管理和使用
（六）本部门自动化办公（OA）管理
四、档案存放管理规定
五、培训
（一）适用范围
（二）培训内容
（三）培训方式
六、材料部管理表格
第一章材料部管理职能
序
材料部的建立是实现公司对项目的自掌自控，深化改革、完善公司治理和运作机制、实现企业健康持续发展的重要手段，做为一个装饰公司，有效的内部控制能使企业不断降低经营成本，合理调配资源，增加对关键业务的投入。
第一章、材料部管理职能
1、对公司所有自营项目的材料进行统筹管理、负责公司工程材料、设备的采购、生产加工部木材原料采购及工程中涉及材料、设备价格认证工作。
2、规范本公司工程材料、设备采购管理工作，满足工程需要，降低工程成本，提高经济效益。
3、负责制定、完善并实施材料部管理制度。
4、参与经营部前期工程预算报价，及工程管理部成本单价分析。
5、负责工程材料的采购、供应及质量控制。
6、负责公司自营项目的用材料、设备的询价、比价、认价、采购及配送工作，并协助公司对进场材料进行检测验收，对合同中有关材料价格的审核工作。
7、及时了解掌握工程建设中所用的新材料的规格性能和相关法律法规，随时掌控建材市场的价格走势情况，为工程建设及时提供材料方面的预测支持。
8、负责组织材料采购合同的起草及会签，并负责材料采购合同管理工作。
完善的材料采购合同分类管理、材料库管理、库存材料明细汇总。
9、负责组织人员对进场的工程材料进行现场验收，负责办理材料交接手续。
10、负责公司材料、设备采购办法、流程、审批表格的制定和修订。
11、开拓视野、提高自身业务水平，了解市场经济需求以便为公司创造经济效益。
第二章材料部岗位职责
第二章、材料部岗位职责
一、组织架构
二、岗位编制
材料部共由：
人组成。
三、岗位职责
（一）经理岗位职责
对总经理负责。
对本部门一切人事、行政、业务进行统筹管理。
1、确保质量管理、文件控制清晰、工作流程程序在材料部的有效实施，负责上报流程。
2、监督本部门员工按工作程序有效工作，达到公司要求，确保实现本部门的质量目标。
3、负责本部门工作范围内工程材料、设备采购合同的拟订、审批与签署工作及工程有关材料、设备的价格认证审查与签署工作。
4、负责本部门工作范围内工程材料、设备合同执行情况的监督与货款支付审查工作。
5、负责与各供应商的结款付款的呈报审批和划拨款工作；
6、负责对现有工程材料、设备供应商作出评价、评优、淘汰及扩大范围的选优工作。
7、负责工程材料、设备的采购及采购合同审定工作，审核《合格供方名册》、《公司内部材料信息价》及《年度工程材料采购统计》。
8、组织学习考察新材料的性能指标，及时掌握建材的价格市场走势。
（二）行政助理岗位职责
对本部门经理负责。
协助领导进行部门行政业务管理。
1、严格遵守公司员工手册，负责对外公共关系协调；处理日常事务；
2、负责员工档案管理，包括原始档案的收集、整理、归档、电子档案的建立；
3、对一般文件的起草和行政人事文件的管理；
4、负责办公用品采购计划制定及物品领取管理。
5、负责部门人员办公会议的组织（通知、安排、记录、跟踪等）；
6、制定部门各项规章制度和人事档案管理；监督ISO9001质量体系的实施，
7、编制《合格供方名册》及建立《公司内部材料信息价》，对来访单位认真进行登记造册，广泛储备货源渠道，及时掌握市场行情。
8、负责工程材料、设备的采购及采购合同的起草、拟定工作，及工程有关材料、设备的价格信息的收集整理工作。
9、负责对工程项目剩余可二次使用的材料及设备做好登记、移交记录。
10、负责本部门与相关单位来往文件的收发、记录、存档，及时通知和督促责任人直至其工作完成。
11、负责按年度对工程材料进行分类统计。
12、负责录入、完善材料管理制度。
13、负责工程材料档案的整理及移交。
14、完成经理交待的其它工作。
（三）材料调度员岗位职责
对部门经理负责，在部门经理领导下进行工作。
1、按照项目情况合理分配材料员负责的项目，保证工程能够顺利进行。
2、负责材料员分配登记，做到工作细致、不出差错。
3、有计划的调配材料员，作好新旧工程交叉调配材料员的计划，保证不管在任何情况下，所有项目的采购工作的进行。
4、负责完成材料部经理安排的各种临时性的任务。
（四）材料员岗位职责
对本部门经理负责。
在部门经理的领导下做好本职工作，配合协调材料部与项目部在工程项目中与材料有关的事宜。
1、严格按照工作程序，认真履行工程材料、设备采购工作的审批手续。
2、严格按照货比三家、比价采购的原则，依照同样的质量比价格、同样的价格比信誉的方法，评价对本工程最适合的、合格的供应商，按质、按量、按时采购材料，确保供应，满足需求。
3、监督供应商的材料配送，保证材料按时按质到达项目部。
4、积极配合工程管理部和监理公司对甲方认价、乙方采购的材料设备做好进场前的检测检验和进场后的验收工作。
5、严格执行出入库记录制度，建立库存材料明细帐和应付材料款明细帐
6、积极配合经营部投标工作，提供样板及投标报价。
7、负责与各个材料、设备供应商的联系及材料样品和合同履行的认证工作。
8、对购进的材料及设备在使用过程中进行抽查和二次检查验收；
9、定期对项目材料库的出入库账目和库存材料账目进行检查核对；
10、积极主动地学习、考察现行建筑行业方面的新材料、新工艺，积极储备供方信息，对主要建筑材料及时掌握市场价格行情，并针对市场走向及时作出材料价格预测，为材料采购或认价做好准备。
第三章材料部采购管理原则
第三章、材料部采购管理原则
任何工作活动都是需要成本的，不仅有审批时间、人力的成本和机会成本。
因此我们在设计内控制度时，需要衡量投入的成本和取得的效益，必须做好以下硬性工作：
一、成本效益原则
成本效益是体现公司项目利润成果和竞争力的主要目标，,目的就是为保证公司经营管理目标的实现。
科学管理,力争以最小的控制成本取得最大的经济效益。
二、完善文档管理原则
材料的采购过程中会产生大量的数据信息，管理好这些数据信息很重要，它不仅是外部监管材料采购程序受控与否，以及项目成本核算的重要证据，更是公司自身内部核算、分析和解决问题的依据。
比如采购材料过程中没有设置供应商评审、询价和比价等资料的记录文档，将会致使在发生原材料质量问题以后都找不到内部的责任者，分析不出失误的原因，更找不到解决问题的方法。
三、持续更新制度原则
随着市场竞争和材料价格的不断变动，以及企业内部组织架构和经营管理的调整，原有的一些管理可能会不适应或跟不上公司的实际需要，出现制度内容不够完善、可操作性不强、制度滞后等问题。
因此，我们要持续更新制度，一方面要修改制度中不符合实际工作的内容，另一方面要根据实际需要增加新的内容，固化好的经验和控制方法，最终建立一套行之有效的内部控制制度，使内控制度更规范，更具现实意义。
四、信息化管理
加强内部控制检查监督原则部门要培养积极的工作方式，管理部门开展自我评价工作并进行抽样检查。
这种方法对于部门来说，管理人员可以更清楚地了解业务流程、重要风险、关键控制点以及存在的缺陷，有利于加强管理；对于管理人员来说，可以减少检查工作量，也可以缓解高强度工作时时人际关系的紧张。
另外，积极采用信息化手段，建立内部材料采购管理信息系统，固化内部材料采购程序和方法，规范归档、后续跟进等工作，提高内部控制信息汇总和分析能力。
第四章材料部管理制度
第四章、材料部管理制度
一、运作流程概况
流程目的
遵循公平、公正、公开的原则，对自营项目材料的采购进行全面控制。
适用范围
适用于自营项目所有由我方采购的主材、辅材及设备
材料部
宗旨
1．配合项目组织好材料的采购及公司木材加工厂材料的组织运作，做到材料供应及时到位。
2．建立好公司的材料网络，以便能及时与市场的价格同步，做到更准确的成本评估。
责任主体
流程中承担职责
材料部
经理
1.审批工程中标单价及成本分析单价；
2.审批公司年度材料设备类采购计划；
3.审批拟确定的供应商候选单位；
4.对材料合同进行法律审核，签署相关合同文件。
项目部
1．编制项目进度计划，于项目开工前递交材料部。
2．在工程材料进场前，做成材料成本分析；
3．根据编制的项目进度计划，提出材料进场计划；
4．提出材料设备选定定板结果；
5.编制材料设备类采购计划，并配合技术答疑。
材料部
1.依据项目材料选型定板结果、及按合同工期编制的工程进度计划和项目部编制的材料进场计划，编制自营项目材料设备类采购计划；
2.根据领导审批通过后材料成本采购计划，按各项目需求编制个自营项目材料设备类采购实施计划，并知会相关部门；
3.编制《合格供货方名册》，收集供方资料，推荐材料入围单位；
4.汇总、编制材料采购答疑，报总经理审批，落实采购方及采购单价；
5.签署材料采购合同，落实相关采购工作；
6.负责供方管理，建立供方信息库；
7.定期对采购工作进行总结、评估。
工程管理部
1．参与合同交底，配合材料部实施采购；
二、运作流程
项目部
项目部材料部
报领导审批
不同意
同意
三、材料进场检测程序流程
（一）检测程序一（材料部）
（二）检测程序二（项目部）
三、流程概述
第五章材料部采购管理制度
第五章、材料部采购管理制度
一、采购方式和权限划分
（一）依据采购内容对项目及产品的影响程度、相关要求、采购发生频次、风险因素等，公司采购方式分为以下四类：
1、集中采购：
是指根据不同项目部的实际需求，集中整合不同项目在某一阶段具有相同的采购需求、由本部统一采购的采购方式。
2、合作采购：
依据进度计划采购计划，对符合采购条件的采购项目，由本部组织各专业部门和项目部共同完成采购的采购方式。
3、议价采购：
在某些特定采购项目中无法通过多家竞标的方式进行招标，为确保项目进度，由项目部提出议价申请，采购小组对材料报价候选人进行审核，使最终报价符合成本控制指标的采购方式。
4、直接委托：
对于采购金额较小的项目，为提高采购效率，由项目部提出申请，由公司及材料部核价后直接询价采购的采购方式。
二、采购基本程序
（一）材料计划阶段
各项目部根据项目工程进度计划，编制本项目（周/旬）材料进场计划，并提交至材料部。
经部门汇签后，由材料部根据“方便采购、降低成本（集中采购）、保证质量、保证工期”的原则，对各项目材料进场计划进行优化整合，编制一个时期的材料设备类采购工作计划，报公司领导审批。
审批通过后，由材料部依据年度材料设备类采购计划和公司实际情况，根据各项目部提出的材料进场计划编制时期制材料设备类采购实施计划，并知会相关部门。
（二）材料准备阶段
1、资格预审：
1.1公司各部门均有权推荐供方，由材料部汇总后通知各供方在规定时间内提供书面资料。
1.2由材料部负责进行书面审核，根据项目质量、工期要求筛选出合格供方，并根据采购内容和供方情况确定是否进行实地考察（对于处在履约期或二年内已考察过的供方或二年内曾经合作过的A类供方可免于考察）。
1.3若确定进行实地考察，由公司确定考察小组名单，依据材料部编制的《合格供方审查评价表》，确定考察项目和标准、权重等内容，由考察小组在考察结束后编制供方考察报告，交至材料部。
由材料部根据书面资料和实地考察结果编制《合格供方资格评审分析汇总表》，推荐入围单位名单（3-5家）。
1.4材料部审核单价，并确定最终候选单位（不少于3家）。
（三）采购实施阶段
1、根据项目部材料计划下定单。
2、确定材料单价及货源供应符合需求后，签署《材料采购合同》。
3、对于普通材料的采购按此程序办理。
对于难度较大的采购任务，可以报告公司领导协助制定采购计划。
4、特殊情况处理
4.1在采购过程中，采购小组若发现某供应商的报价明显低于其他供应商的情况，使得其报价可能低于其成本的，应要求该供应商提供能够达到合同文件要求的工期、质量和技术标准的书面证明。
4.2如供应商所提供材料数量达不到项目近期需求的，应以保证质量为前提立即考虑备用供应商。
4.3对存在问题的原材料处理方法由公司领导及工程管理部拿出意见，并形成报告，报领导审核后执行。
对不符合要求的材料可以与供应商协商降价、退换货、或者索赔。
（四）合同签署阶段
1、合同组卷：
由材料部视项目情况完成合同组卷后交至公司，由公司完成法律审核和相关专业部门会签，并按权限提交领导审批。
2、合同签署：
领导审批及签署。
3、合同交底：
由材料部向项目进行合同交底说明，并形成书面交底记录。
交底内容包括：
合同各方及关联方职责、技术要点、组织要点、经济要点、合同双方违约责任和合同双方约定的其它事项等。
4、合同保管：
合同签订完成后，公司原则上应保留至少三份原件，分别由财务部、公共事务部和材料部（掌握确定单价）各留存合同原件一份；若因外部原因无法保留三份原件的，原件留存顺序依次为：
财务部、公共事务部、材料部；材料部负责建立材料采购合同台账。
合同使用项目留存合同复印件。
（五）、材料送货、验收与退货
1、材料的送货根据采购方式确定材料的送货方式。
2、材料到达施工现场后，由项目经理指定专人验收，并在验收单上签署意见。
3、对于合同材料，由物料部配合项目部进行验收。
4、验收人必须对材料数量、品牌、规格、型号随货资料详细察看，并签署意见，验收人有权拒绝外观质量不合格的材料进场，一经签字认可的材料，均视为项目部及施工队已认可其数量、品牌、规格、型号、质量等。
在此，必须强调的是，项目经理一定要负起责任；根据材料、设备和现场的具体情况。
首先要负责将到场材料、设备转交各施工队，由各施工队负责签字认可。
同时对于分期分批使用的材料，要控制好实际用量，做好记录，为预算部提供详实准确的决算依据。
5、对材料的验收要做好以下几点：
5.1、检查产品的出厂合格证明书检验、检测报告书是否齐全，如果不齐应及时向物料部提出并由其供货方索取，否则不予验收和使用。
5.2、仔细检查产品实物与其证明书的内容和各项技术指标是否相符。
5.3、检查产品的外观形状，包括其包装、标识及相关内容是否合格。
5.4、检查同一批进场的产品型号、规格是否一致，防止质量不同的产品混杂进场。
5.5、对于进场的材料必须认真的做好进货检验和抽样检测，确保质量。
5.6、使用任何材料都应坚持先试验后使用的原则，经试验后不合格的材料要坚决退场。
5.7、对库存的材料要经常性的查看，防止其变质损坏。
5.8、材料验收单要填写清楚其名称、型号规格、数量、单价、合价、日期。
验收单严禁随意涂改，如有涂改须有当事人签章。
三、履约评价与供方管理
（一）履约评价
材料部每年末组织开展年度供方履约评价工作，各个部门配合实施。
材料部负责建立公司供方信息库，并根据评价结果对供方实施等级管理。
1、合格供方分为以下四级管理：
1.1A类供方：
优秀供应商；
1.2B类供方：
合格供应商；
1.3C类供方：
一般供应商（包括通过资质预审，但未选中单位）；
1.4D类供方：
不合格供应商。
2、供方管理：
根据年度供方履约评价结果，由材料部提出供方奖惩建议，如对优秀供应商进行精神奖励，对不合格供方3年内不得再次合作等，奖惩建议经公司审批通过后实施。
四、周转移交管理
对项目完工后剩余的可再利用的材料及设备，由项目部建立台帐，移交材料部统筹管理，做到合理周转利用。
对可多次利用的主电缆、电箱等建立设备编号，以便日后进行可追溯性管理。
第六章材料部工作管理制度
第六章、材料部工作管理制度
一、工作纪律
（一）基本纪律
1、加强学习，敬业爱岗，热爱本职工作，以高度的事业心和责任感履行好岗位职责，积极进取，开拓创新。
2、遵守制度，严格考勤
3、工作时间，要坚守工作岗位，履行工作职责。
不得擅自脱岗、窜岗，做与工作不相干的事情。
4、切实遵守办事程序、办文规则和逐级上报的审批手续，不得违反程序，超越职权，擅自决定。
5、认真、及时办理职责范围内的工作，不得借故推托、延误。
6、工作中的重大事项，及时向分管领导进行汇报、请示，不得推延和隐瞒。
7、对于不符合办事程序、手续不完备的事项不得受理，要及时退回并说明原因。
8、严格遵守保密和回避制度。
要妥善保管相关项目的资料，不得向外界泄漏保密范围内的信息。
（二）接待
1、接听电话及时，语言亲切，坚持使用礼貌用语（“您好”、“请讲”、“请稍等”、“再见”等）。
在同事不在岗位时，应及时代接并留言转告，通话结束应先让对方挂电话，切忌在电话中聊天。
2、接待客人亲切、周到，称谓得体，不使用“喂”、“哎”等不礼貌用语。
耐心解答对方的问题，切忌态度生硬、有不耐烦情绪；对非本部门职责范围的事情，应做好解释工作并帮助联系有关部门。
3、接待中要杜绝与访客发生冲突，如遇对方情绪激动，周围同事及在职领导应及时劝解，避免激化矛盾。
（三）礼仪
1、在办公场所要保持良好的精神状态和饱满的工作热情。
2、仪表整洁大方，着装端庄得体，注重个人卫生，保持整洁形象。
3、言谈举止得体。
与人交谈避免使用“口头语”，不说粗话、脏话，不随意打断别人的谈话，保持良好的站姿、坐姿。
4、尊重领导，关心同事，团结协作，有强烈的集体荣誉感
二、出差、请假制度
（一）考勤
1、考勤内容
1.1上班时间已到而未到岗者，即为迟到；
1.2未到下班时间而提前离岗者，即为早退；
1.3工作时间未经领导批准离开工作岗位者，为擅离职守；
1.4迟到、早退或擅离职守超过30分钟，或未经准假而不到班者，均为旷工。
2、考勤须知
对有迟到、早退、擅离职守现象的员工，应进行教育，数屡教不改的，给予适当的纪律处分，如有造成严重后果的，应按公司员工手册追究其责任。
（二）请假制度
1、休探亲假，工龄假，婚育假，假期超过三天（含）以上都须提前提交书面请假报告。
2、申请报告，经所在部门负责人同意并经公司领导批准同意后，方可休假。
3、公派外出学习、培训，必须及时报告公司，并做好工作交接。
4、凡自学或自费上学人员，如占用工作时间，须提前征得部门经理同意，否则一律不予批假。
5、各类事假，必须提前请示，无特殊情况，缺勤中途电话请假或他人代假，一律无效，均视为旷工。
6、各类请假须按期限返回，并办理销假手续，不得超假，如遇特殊情况，必须向所在部门负责人请示，经项目经理批准同意后，可按批准日期返回，否则按旷工处理。
（三）、奖惩条例
1、奖励:
1.1工作积极主动，认真负责，任劳任怨，完成或超额完成本职工作，受到同事或领导好评者。
1.2组织纪律性强，工作态度好，有团结协作精神。
1.3自觉控制部门成本及费用开始，取得明显效果者。
1.4对部门经营、管理提出合理化建议，获得采用并取得明显效果者。
2、处罚:
2.1无故迟到早退，以累计计算，月累计超过四个小时者，按旷工半日计算，超过六个小时者，按旷工一天计算，以此类推。
2.2未经请假，无故不上班者，视为旷工，旷工半日，取消月奖金50%，旷工一天取消当月全部奖金，连续旷工七天，年累计十五天以上送交公司有关部门处理。
2.3工作时间未经请假擅自离岗，外出办私事，二小时以内者，每次罚款50元，超过两小时计旷工半天，超过四小时，计旷工一天，以此类推。
三、办公管理规定
（一）部门办公用品管理规定
1、部门办公用品的配置坚持必需的原则，基本满足工作需要。
其配发的办公用品均为项目部固有资产，全体人员应妥善保管。
2、办公用品的配置程序:
由使用部门提出书面申请，表明数量和要求，部门经理审批后，交由公共事务部进行采购。
3、办公用品的采购，发放、由行政助理办理。
配发办公用品应建立台帐并由领发人签字。
4、部门工作人员应妥善保管好自己的办公用品，不得故意损坏或挪做他用，如有发生，将按原价两倍罚款。
5、部门配发给个人使用的书籍、图册、计算器、质检用具、测量用具等，都属于办公用品，在调离岗位时都必须移交至行政助理。
（二）办公电话使用规定
1、办公电话是为了工作人员加快对外业务联系而配置的，严禁使用办公电话办理个人私事。
2、禁止长时间占用办公电话，使用时应做到长话短说，少讲闲话，尽可能提高电话办公效率，严禁使用办公电话聊天、闲谈、拉家常等与工作无关的通话。
3、严禁使用办公电话进行点听歌曲等高费用电话，如有发现，每次罚款100元。
4、禁止拨打与工作无关的信息咨询电话、私人业务查询电话，如发现每次扣款50元。
（三）资料管理规定
1、填写资料应统一用计算机管理，签字需齐全。
2、编号统一，由行政助理统一管理。
3、填写资料应完整。
4、行政助理要及时对采购的材料做到及时分类及归档。
（四）保密规定
1、为保守公司档案秘密，维护公司权益，特制定本规定。
2、属于公司秘密的文件，资料和其他物品的制作、收发、传递、使用、复制、摘抄、保存和销毁，由本部门经理或总经理委托专人执行；采用电脑技术存取、处理、传递的公司秘密由部门行政助理负责保密。
3、对于密级文件、资料和其他物品，必须采取以下保密措施：
3.1非总经理或部门经理批准，不得复制和摘抄；
3.2收发、传递和外出携带，由指定人员担任，并采取必要的安全措施；
3.3在有完善得让保险设备中保存。
4、不准在私人交往和通信中泄露公司秘密，不准在公共场所谈论公司秘密，不准通过其他方式传递公司秘密。
（五）计算机的管理和使用
1、部门电脑专人专用，电脑及其外部设备实行定位安装、定位使用、定人管理。
未经批准，不得挪作他用或借给他人使用。
严格遵守电脑使用管理规定和安全操作规程，确保人身、设备安全。
使用者对电脑及外设负有保管和日常维护的责任。
应定期进行系统软件与硬件的维护，定期查毒，做好数据备份工作。
树立保密意识，定期检查各项安全保密措施，发现隐患及时报告、及时采取措施，防止公司机密信息泄露。
2、禁止安装和运行与公司工作内容无关的软件，禁止浏览与公司工作无关的网页、资料等，已正常运转的软件不得随意修改程序或相关参数。
3、严禁未经检查的软件或数据文件上机操作或上网下载来源不明的软件，避免病毒感染。
工作人员在下班或确认不再用机时，必须关闭电脑后方可离开。
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