文员岗位职责4篇.docx
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文员岗位职责4篇
文员岗位职责4篇
行政人事部文员在行政人事部经理领导下工作，对行政人事部经理负责.履行以下行政文员工作职责：
1.协助主管对人员的招聘.（按招聘流程）
2.新进人员的入厂和离职人员的出厂手续之办理.
3.协助主管对新进人员的教育训练之准备与后序工作之进行.
4.全厂人员档案的建立与管制.（电脑化）
5.对试用人员之试工与考核调查.
6.负责全厂人事异动工作.（转正/升职/调动/降职等手续之办理）
7.全厂奖惩手续之办理.
8.对各类资料进行签收，整理并分类归档.（厂内程序文件/内部联络/外部联络/会议资料/各类培训资料/考勤资料/奖惩资料/人事异动资料等分类整理）
9.每日/月对全厂职员工的考勤工作.（每日/月之考勤日报表/每月人力流动统计表/请假、放假手续办理/平时查卡、监卡/加班申请手续等）
10.月底对相关报表的整理并交于财务.
11.月底新工卡及饭卡的发放，月初对全厂职员工上月的工卡查核并及时交于财务室.
12.对全厂钥匙之管理.
13.配合舍监对宿舍名单的修改和月底水电之统计.
14.职员工劳动合同／暂住证及各类保险之办理.
15.完成主管临时交付的任务
行政文员的主要工作是：
1、协助公司的各项规章制度和维护工作秩序；
2、负责公司员工的考勤管理；
3、负责公司全体员工的后勤保障工作，包括发放办公用品、印制名片、办理餐卡、定水、定票、复印、邮寄等事务；
4、负责接待来宾，接听或转接外部电话
5、负责与工作内容相关的各类文件的归档管理；
6、负责例会的会议记录等
7.完成上级安排的其他工作任务.
行任公司行政文员工作职责
一、接听前台电话
1、前台任意一台电话机在铃声响起三声之内接起电话，即使是你正在接听一个电话.
2、做好前台电话的转接工作，有人需要转接到总经理办公室、财务室时需要与总经理、财务相关人员沟通好后方可接入.
3、出现电话没有办法转接或是需要听电话的员工不在办公室时及时留下顾客的电话与姓名，方便公司员工与他取得联系.
二、接待好来公司拜访的客户
1、来公司上门维修的顾客先将顾客的维修机做一个初步检查方可将机器交到维修员手中并告知此机器的详细故障后维修员再进行详细检测，在维修员给顾客检测时可以请顾客做下喝水或是介绍公司的相关新产品.
2、在接待上门下载客户时做好客户下载登记，多询问顾客的使用情况及周围朋友有无在使用同类产品，留下客户的重要信息资料.
3、来公司洽谈业务的客户先让客户做下喝杯水再来通知此项目的相关负责人洽谈相关业务.
4、一次性接待顾客三个以上时可以叫维修员帮忙接待上门维修客户.
5、认真接待每一位顾客，做好公司的形象窗口.
三、及时处理与打印公司相关文档资料
1、商场在办理相关事项需要公司出示相关证明时及时打印.
2、公司有相关新品订价与货品调价时出示相关货品价格通知.
3、公司有员工调动是及时出示调动通并及时更改公司的通讯录.
4、每月9日、17日、25日、1日将公司商场部的电子报表与批条按照合理的格式通过打印机打印出来交给财务.
5、及时整理电脑中的文档资料，合理归档.
四、考勤的制作
1、文员在每日早晨做好考勤的严格把关.
2、每月月初将上个月的考勤用电子表格制作出来，在制作过程中注意请假、转正人员及已满周年人员的详细标注.
五、人事处理
1、新员工在入职时一定要将入职书、个人担保书及担保人的身份证复印件一起存档放入档案库中.
2、新员工在入职后要将新员工的员工档案输入电脑中的电子档案之中.
3、所有员工离职均要办理好公司的离职书并及时发放离职员工通知告之公司所有部门同事.
4、员工离职后均有一份离职书保存在公司档案资料.
六、后勤处理
1、为公司所有员工名片制定的确定与核实.
2、及时收取公司电子邮箱的电子信件.
3、收理好送上公司的包裹.
4、公司日用品的采购.
5、报销公司相关开支费用及公司的邮寄费用.
6、及时处理好客户的投诉问题.
七、与维修部的紧密合作，及时收取维修费用并将维修费用上交到公司财务.
八、业务部客户资料的入档
1、每天早上到公司提醒业务员及时整理昨天的工作日记，在业务员整理完毕之后输入到电脑电子档案之中，分企业与客户电子档案两份资料进行输入.
2、业务员没有及时填写的要向他的上级反应要求及时补加功课.
九、协助仓库整理一些新货的入仓盖章.
十、熟悉公司每一个品牌、每一个型号的下载工作.
人事文员的工作职责
协助主任做好日常管理工作.树立为领导服务、其它部门服务的思想.
办公室文员（会议、文书、印信、档案、接待、宣传栏、文件报纸收发）工作职责：
1.接听、转接电话；接待来访人员.
2.负责办公室的文秘、信息、机要和保密工作，做好办公室档案收集、整理工作.
3.负责总经理办公室的清洁卫生.
4.做好会议纪要.
5.负责公司公文、信件、邮件、报刊杂志的分送.
6.负责传真件的收发工作.
7.负责办公室仓库的保管工作，做好物品出入库的登记.
8.做好公司宣传专栏的组稿.
9.按照公司印信管理规定，保管使用公章，并对其负责.
10.做好公司食堂费用支出、流水帐登记，并对餐费做统计及餐费的收纳、保管.
11.每月环保报表的邮寄及社保的打表.
12.接受其他临时性工作.
13.管理好员工人事档案材料,建立、完善员工人事档案的管理，严格借档手续.
14.社会保险的投保、申领.
15.统计每月考勤并交财务做帐，留底.
16.管理办公各种财产,合理使用并提高财产的使用效率,提倡节俭.
1、人事管理工作：
招聘、辞退手续，人员培训等.
2、人事事务处理，员工档案编档与管理有序化.
3、办公室工作：
文档打印、收发传真，日常考勤.
行政人事文员岗位职责
行政人事部文员在行政人事部经理领导下工作，对行政人事部经理负责.履行以下职责：
一、负责公司文印刷、文件收发、资料整理、印章的使用和保管.
二、负责办理员工的进厂、请假、调动、辞工离厂手续；员工档案资料建立.
三、全面负责员工考勤工作.
四、负责员工的就医和简单医疗应急处理.
五、办公、劳保、文化娱乐等用品的采购申请、质量验收、发放、登记、管理.
六、外来客人的接待和服务.
七、外来电话、传真的接听（受）、记录、传达（送）.
八、复印机、传真机的管理和使用.
九、公司内部其它事务性工作.
十、领导交办的其它工作
行政文员岗位职责
一、执行办公用品的采购、发放、管理
1、新员工入职时，由部门经理根据办公用品实际需要，提出申请，向行政文员签领取.其余时间，员工急需领取办公用品，必须签，并写清楚领用时间、项目、数量等.
2、员工离职时，部门经理应认真清点其办公用品，并到行政部填写移交清单并签.
3、行政文员每月对办公用品进行一次盘点，办公用品采购原则上由各部门向行政部提出申请后统一采购，特殊物品采购由部门主管、副总同意后另行购买.
二、信件的收发、文件资料打、复印，传真管理
1、公司所有打印、复印文档工作及信件、报刊收发管理工作由行政文员统一负责.收到信件资料由行政文员及时通知或递送给收件人.对投递错误的信件，退回或转移.发件时，由发件人填写好资料，再由行政文员执行发送.
2、行政文员妥善保管外部提供的文件资料打印、复印或快递的结账单据，并负责核对单据
数量、金额，便于财务结算.
3、员工不得利用公司机器打印或传真与工作无关的文件，行政文员有权监管教育.
三、执行印制名片的联系、校稿与管理
1、公司名片格式统一化，由公司行政文员依据企业形象规划并联系印刷业务.
2、需做名片的员工，先填写名片印制申请单，经部门经理签后交由行政文员负责办理.
3、名片印制前需校稿，确认名片职务、部门是否相符，姓名、联系办法等需确认无误.自确认名片内容起，一周内，行政文员将做好的名片发放给名片印制申请者.
四、执行固定资产及低值易耗品的管理
1、负责对公司的固定资产进行盘点、登记.做到编好号、贴标码、注明使用状况、统计数量、并责任到具体员工.使用者离开本公司时，公司资产收归行政部管理.对需要报废的资产进行报废登记处理.
2、行政文员根据盘点状况，制作《公司固定资产使用情况登记表》，发给公司相关负责人.
3、行政文员负责对打印机、传真机等其它办公设备、设施的保养维护和联系维修工作.
五、执行书籍、文件、资料的规范管理
1、公司所有书籍应编码贴号、做好编目、分类存放、按顺序排列整齐，及时更新登记表.
2、公司员工借书、领取文件资料时，必须签登记.应注明“日期、姓名、编号、项目名称、数量、归还日期、备注”等.
3、员工借书的限期不超过一个月，行政文员应提醒催还.员工离开公司时，应归还所领文件、资料给行政文员.书籍、资料被归还时，行政文员应备注说明归还日期.
六、执行公司证照、年检及员工社保卡的申办
1、公司变更或申请办理分支机构，先准备办理营业执照相关资料，然后到工商局领取营业执照登记申请表；营业执照申办完毕后，持营业执照原件及公司法人代表身份证复印件办理组织机构代码证；组织机构代码证办理完毕后，准备相关资料办理税务登记证.
2、公司年检一般从三月份开始，至六月底结束.可登录“深圳市工商行政物价管理局”网站，了解当年度办理年检的需要的资料，先进行网上申请，再交实物资料到工商局办年检.
3、需办理社保卡的员工，先提交“劳动保障局数码照片回执”，行政部打印“制证清单”后，行政文员到社保局四楼交钱办理.后凭社保局回执领取社保卡.
七、饮用水管理、订餐、订会议厅、订房、订票等
1、根据饮用水的饮用情况，及时负责公司饮用水的订送.确认送水桶数、空桶回收数量.
2、公司负责人或其它部门根据实际需要，提出订餐、订会议厅、订票、订房申请时，行政文员予以代办，结款方式根据实际情况而定.
3、订餐、订会议厅、订票、订房工作需一定的提前量（订票一般提前2～3天知会行政文员，订餐、订房一般提前1～2天，订会议厅一般提前10～20天）.
八、来访者接待、会议活动、员工考勤统计管理
1、负责公司来访客户的礼貌接待与服务.
2、公司会议，由行政文员统一发出通知.如需投影设备，会前应做好会场布置及设备调试.会议所述内容由行政文员记录、整理存档.会后，行政文员负责清理会场、查收设备.协助客服部，负责做好课程活动前，宣传资料、横幅、食品、水杯等相关物品的准备.
3、每月需制作考勤签到表.负责员工每月病假、事假、加班、迟到等考勤的管理与统计.
九、执行公司领导交待的其它临时性的突发事情.
1、优先完成公司领导交办的各类紧急事务.
2、规定时限内完成不了的，应向领导说明其原因，并尽力尽快完成，最终汇报完成结果.
3、有任何工作困惑，可通过邮件或面谈的方式提出，记住：
透明沟通，工作畅通.
文员岗位职责
一:
深入了解企业各个环节的管理规定,如果有脱节或不完善的管理制度,要及时向上级领导提出改善或补救办法,并起草书面文稿呈交上级领导审阅批示.
二,文员应做好企业外部来函的接收,登记,报送,报批,复函,内部发送,传阅,,回收以及文件起草等工作.
三:
文件资料校对是文员工作中比较重要的一个环节,文件格式书写是否规范,文,标点是否正确....都直接印象企业的外部形象!
应特别注意校对.
四:
负责文件资料的管理工作,可根据文件来源对文件进行编号,分类,归档等处理,以方便企业内部人员查找,使用.
五:
经常对公司内部相关事务进行多方面,全方位的调查,归纳总结后,为领导提供一些真实的分析数据.
六:
负责本部门的日常工作,包括清洁工作,外事接待,客户联络,日常打印,登记台帐,考勤统计,等事务.
文员的确可以称为多面手甚至很多公司的文员还发放员工工资,总之,文员是一份比较复杂的工作,上面这些只是最基本的职责,其实文员因企业,公司不同,还有很多内部职责,我们在具体岗位上还需要严格执行,认真对待!
办公室文员工作职责
办公室文员（会议、文书、印信、档案、接待、宣传栏、文件报纸收发）工作职责：
1.接听、转接电话；接待来访人员.
2.负责办公室的文秘、信息、机要和保密工作，做好办公室档案收集、整理工作.
3.负责总经理办公室的清洁卫生.
4.做好会议纪要.
5.负责公司公文、信件、邮件、报刊杂志的分送.
6.负责传真件的收发工作.
7.负责办公室仓库的保管工作，做好物品出入库的登记.
8.做好公司宣传专栏的组稿.
9.按照公司印信管理规定，保管使用公章，并对其负责.
10.做好公司食堂费用支出、流水帐登记，并对餐费做统计及餐费的收纳、保管.
11.每月环保报表的邮寄及社保的打表.
12.管理好员工人事档案材料,建立、完善员工人事档案的管理，严格借档手续.
13社会保险的投保、申领.
14统计每月考勤并交财务做帐，留底.
15管理办公各种财产,合理使用并提高财产的使用效率,提倡节俭.
16.接受其他临时工作.
人事文员工作职责
（1）、行政隶属
上级主管：
行政部经理
工作对象：
各办事处（区域）相关业务人员
（2）、主要职责
a．协助主管组织月度和季度考评，并及时完成统计、整理和发布工作.
b．负责营销系统员工的薪酬计算与统计工作，并将考评和薪酬调整结果记入档案.
c．负责营销系统员工的人事档案的日常维护工作.
d．协助主管解决员工考评和职位调整中发生的异议与纠纷.
e．办理员工录用、登记、入职、任免、迁调、奖惩和离职等具体手续.
f．部门经理交办的其他事宜.
行政人事文员岗位职责
行政人事部文员在行政人事部经理领导下工作，对行政人事部经理负责.履行以下职责：
一、负责公司文印刷、文件收发、资料整理、印章的使用和保管.
二、负责办理员工的进厂、请假、调动、辞工离厂手续；员工档案资料建立.
三、全面负责员工考勤工作.
四、负责员工的就医和简单医疗应急处理.
五、办公、劳保、文化娱乐等用品的采购申请、质量验收、发放、登记、管理.
六、外来客人的接待和服务.
七、外来电话、传真的接听（受）、记录、传达（送）.
八、复印机、传真机的管理和使用.
九、公司内部其它事务性工作.
十、领导交办的其它工作
行政文员在工作中应具备的条件和要求:
一、学历：
中专高中以上文化程度比较合适；
二、工作经验：
有文件管理工作经验,有一定的交流经验会更好；
三、应具备的知识：
1、具备文秘方面的知识工作中经常会遇到'秘书'方面的工作；
2、文件管理,文档知识,这应该算文员基本要求了；
3、会做账表也就是能操作办公软件,word,excel之类的；
四、具有强烈的责任心与团队意识,你会经常处理公司人力,员工岗位调动等工作,没有责任心是不行的；
五'工作内容及方法简述
1、负责公司各类文件及外来文件的收集、发放、存档、借阅工作；
2、负责起草公司行政会议及其他例会的会议纪要；
3、负责各类文件的拆封、登记、传阅、催办等工作，做好公司各类档案的接受、整理、保管和统计工作，实行集中统一管理；
4、负责各类文件档案的入库工作并做好统计；
5、负责档案的借阅、复制和利用，根据需要，编制必要的检索工具和参考资料，注意信息反馈，为公司各部门的档案查阅提供方便，认真做好使用记录；
6、及时收集各类档案，做好平时的立卷工作，并做好整理、修复、装订、编目和归档工作；
7、负责归档文件的验收、鉴定，做到归档文件完整、签署齐全、装订整齐、分类科学、使用方便；
8、负责定期清查档案，及时催讨借出的档案，做到账物相符；
9、每天做好档案室的清洁工作和温湿度记录，落实防盗、防火、防尘等安全措施，对损坏或变质的档案，及时进行修补和复制；
10、完成部门经理临时交办的相关任务.
1、对文件数据的准确性负责；
2、对所保管的文件安全保密负责；对工作程序的执行效果负责.权利有权拒绝不符合公司要求的部门或人员查阅文件……所谓行政,是具有一定保密制度的岗位!
文员的接待工作规范与职责
文员的接待工作,顾名思义,也就是关于接待方面的工作规范,职责,包括对来访者的一些基本情况进行登记,接洽来访工作等.要求态度热情,主动问好,问清来访意图,并迅速做出判断,给予恰当安排.
工作地点不同的文员可能根据工作内容有一些区别,按照精细分工,我们下面分别介绍在前台和在办公室工作的文员如何进行接待工作
一;负责前台的清洁工作.
二:
热情接待来访者,做到主动,热情.大方,平等礼貌的对待每一位来客.
三:
看到客人,必须起身,然后问候,并点头微笑.
四:
如果是事先预约的客人,要确认一下:
您是xxx先生吗?
并带其到接待室.
五:
如果同时还有别的客人访问其他负责人时,要代为接待,引见.
六:
如果是没有约好而老访的客人.要问清客人姓名,公司,及来访意图等,再询问上级是否接见.如果同意才能进入接待室!
七:
负责报刊,信件,邮件的收发与保管.
八:
负责下班后前台电源的关闭和正门关闭.
九:
检查办公设备,发现故障后及时报修.
十:
领导接待重要客人时,要根据服务规范要求,做好各项工作,不得马虎!
十一:
要有强烈的责任心,不得随意离岗,要勤观察,掌握接见状况,及时配合领导的接待工作.
十二:
严格执行安全保密制度,不得随意让他人进入接待室!
十三:
负责各类文件资料的打印,复印.整理资料,文件.
十四:
负责收发各类传真,信函,邮件等
以上这些可以适用于大多数不同岗位文员的接待工作,大家可具体看情况而选择.
采购文员工作职责
（1）请购单、验收单之登记.
（2）订购单与合约的登记.
（3）交货记录及跟踪.
（4）供应商来访的安排与接待.
（5）采购费用的统一申请与报支.
（6）进出口商品文件及手续之申请.
（7）电脑作业与档案管理.
（8）承办保险、公证事宜.
文员的工作权限
文员工作中要注意自己的权限范围!
除了处理企业行政事务或接受上司授权处理有关业务或事务之外主要要明白以下几点:
一:
不能代表上司做决策,否则就是越权!
二:
不能代表上司发号指令,否则会令上司反感,这也是一种对领导不尊重的行为!
三:
不能在过做时间处理自己的私人问题,这是一个起码的公司规范,任何公司都是不允许的!
以上只是几个大概的主要方面,作为文员最值得注意的是"越位行为"越位主要表现在几个方面:
1:
决策越位:
文员只能"谋"而不能'断'有的文员混淆了决策和辅助决策的内容,擅做主张,按照自己的想法去处理重大问题!
有可能造成比较严重的失误!
即使侥幸没有出什么问题也是不值得提倡的,记住了,你的领导才是决策者,你只能提供参考!
2:
表态越位:
表态:
是表面对一件事情可行的肯定答复,但是表态是需要一定的身份的作为文员,你必须要在有领导授权的情况下才有发言权,否则你的态度只能代表你自己而已!
3:
工作越位:
领导和文员都有自己的职责范围,该由领导去完成的工作尽量让领导去做,作为文员,你可以提供最全面的协助,千万不要为了给领导留下工作积极,表现能力,或者认为自己甚至比领导还能干,这是典型的出风头....不可取!
4:
社交越位:
文员经常会陪同领导参加一些社交活动,应该注意的是尽量突出领导的地位,自己哪怕是口才超越领导也要退居二线,因为你是文员,场面上的应酬你能应付,一旦具体到公司具体事务以后,你就会发现自己仍然需要请示身边被你冷落的领导!
这会让场面变得很糟糕,也会让自己在领导眼里成为一个不懂得尊重自己的人!
文员工作中要注意自己的权限范围!
除了处理企业行政事务或接受上司授权处理有关业务或事务之外主要要明白以下几点:
前台文员工作职责
1.负责前台服务热线的接听和电话转接，做好来电咨询工作，重要事项认真记录并传达给相关人员，不遗漏、延误；
2.负责来访客户的接待、基本咨询和引见，严格执行公司的接待服务规范，保持良好的礼节礼貌；
3.对客户的投诉电话，及时填写登记表，并于第一时间传达到客户服务团队，定期将客户投诉记录汇总给副总经理；
4.负责公司前台或咨询接待室的卫生清洁及桌椅摆放，并保持整洁干净；
5.接受行政经理工作安排并协助人事文员作好行政部其他工作；
认真执行目标卡的管理规定，完成本部门分配的工作和任务.
前台文员服务规范
造访：
客户或来访者进门，前台马上起身接待，并致以问候或欢迎辞.如站着则先于客人问话而致以问候或欢迎辞.
单个人问候标准语如下：
“先生，您好！
”或“先生，早上好！
”
“小姐，您好！
”或“小姐，早上好！
”
“您好！
欢迎来到xx公司.”
来者是二人，标准问候语则为：
“二位先生好！
”
“二位小姐好”
“先生、小姐，你们好！
”
来者为三人以上，标准问候语则为：
“各位好！
”或“各位早上好！
”“各位下午好”
“大家好！
”或“大家早上好！
”“大家下午好！
”
对已知道客户或来访者姓名的，标准问候语如下：
“x先生好！
”
“x小姐好！
”
对已是第二次或二次以上来公司的客户、来访者，在沿用“单个人问候标准语”并看到客户点头或听到客户跟说“你好”之后，还可选用如下标准问候语：
“先生，我记得您前不久（以前）来过我们公司，今天光临，再次表示欢迎！
”
a）引导客户或来访者到咨询厅就座，递上茶水，送上公司营销宣传资料；
b）当场解答或电话通知相关业务接待人员出现，介绍时先介绍主人，后介绍客人；
c）引领客户或来访者接触相关人员，行走时走在客户或来访者侧前位置，并随时用手示意.途中与同事相遇，点头行礼，表示致意；
d）进入房间，要先轻轻敲门，听到回应再进.进入后，回手关门；
e）介绍双方，退出.如相关人员抽不开身回应，则安抚客户或来访者稍等，退出.
当值前台为女性，着职业套装，化淡妆.男性，则着西装，打领带.
禁忌：
头发脏且蓬乱；穿拖鞋或穿皮鞋而不穿袜；口腔不卫生.
电话：
1．听到铃响，至少在第三声铃响前拿起话筒；
2．听话时先问候，并自报公司、部门.标准语如下：
“您好，xx公司！
”或“您好，这里是xx公司！
”
对方讲述时留心听并记下要点，未听清时，及时告诉对方.随后根据对方的初次问话，迅速判断出他有何需求？
作出标准回话.
咨询家装业务：
先生（小姐），关于这方面情况（家装咨询），让我们公司客户顾问x先生为您服务吧，他可以全面、专业地解释您所想了解的问题，我把电话转过去，请稍等.
联系业务：
与本公司关联的业务则转接相关部门相关人员；无关联业务，则直接回答：
先生（小姐），我们公司现在没有这方
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