材料采购管理手册.docx

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材料采购管理手册

材料采购管理手册

工程项目治理文件材料采购

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册

（讨论稿）

深圳市亚太龙装饰设计工程

二〇一三年五月

材料采购治理手册

一、本文件适用范畴

二、材料治理部门工作职责和制度

三、工程部、项目部的材料治理职责

四、财务部门的有关材料治理职责

五、材料采购的《七比》要求

六、材料采购治理工作程序

七、项目材料采购流程一览表

八、材料采购部工作流程

九、材料采购职员作流程

十、材料的出入库及保管

十一、材料进货验货指导

十二、材料款的申请、审批、支付程序

十三、材料加工开料要求

十四、小额采购治理（含材料及施工班组的采购）

十五、新材料推广应用治理工作程序

十六、附表：

部分常用材料表格、合同模板

（一）本文件适用范畴

本文件条款适用于深圳市亚太龙装饰设计工程治理的2019年7月1日起正式开工的所有工程项目。

二、材料治理部门工作职责和制度

一、材料采购部经理岗位职责

二、采购员岗位职责

三、库房保管员岗位职责

四、材料采购部治理制度

五、库房治理制度

（一）材料采购部经理岗位职责

1.在公司总经理的领导下，全面负责公司的材料采购供应的治理工作；认真贯彻和执行国家、企业有关的政策、法规。

2.协助总经理贯彻实施质量方针及质量目标，参与建立和完善公司质量保证体系，组织制定和完善材料采购、合同治理、材料供应和治理的各项治理文件，并组织实施。

3.组织编制公司材料治理手册。

4.负责审核和批准工程部和项目部的材料采购工作打算，并对实施情形进行监督检查。

5.全面负责材料采购部的工作，正确指导和合理安排各项资源，以保证工作顺利开展。

并对主管工作负全面责任。

6.领导材料采购部积极开展市场调研，努力开拓市场，降低材料采购成本，提高工程接洽的市场竞争能力。

7.领导材料采购部认真做好材料供应商的选择和评定工作，保证所采购的材料价格合理、质量优良、供应及时，服务优秀。

（二）采购员岗位职责

1.在公司材料采购部、项目经理的领导下，负责工程材料的采购工作，认真执行公司材料采购的治理规定，并对所采购材料的质量和价格负责。

2.严格执行公司的财务制度和项目材料采购的治理规定，认真编制工程材料采购打算，按已审批的采购打算保质保量、分期分批、按时完成采购任务。

3.积极进行市场调查工作，收集材料供应商、生产厂家的材料信息，做好供应商方的背景调查工作，为合格供应商评定提供依据。

4.严格按照“合格供应商名录”进行采购，确保采购的材料各项指标均符合公司工程材料采购的规定要求。

5.严格按照公司制定的“材料采购《七比》要求”进行材料采购工作。

6.负责了解材料市场行情，熟悉所购材料的规定、性能、标准、用途、用量和一样技术要求，不盲目购进。

7.负责对购入的要紧材料、辅助材料及配件的生产厂家索要产品质量保证文件，并建立合格供应商的信息档案。

8.积极完成领导交办的其他有关任务。

（三）仓库保管员岗位职责

1、在公司材料采购部、项目部的领导下，负责材料进场的目测检验、计量和保管，保证进厂材料质量合格，数量准确。

2、坚守岗位，随叫随到，收料认真负责，准确及时。

3、负责建立材料入库登记台帐，认真办理收料手续，确认无误后及时登记建帐。

4、负责库房治理工作，物资分类码放整齐，做好标识，防止混料，库容整洁美观。

5、负责保管物资的收、发、存工作，出、入库手续要完整、齐全，帐目要清晰，做到帐、物、卡、资金四相符。

6、做到资料、帐卡、单据日清月结，装订成册，妥善保管，及时准确的报送规定的报表。

7、负责贮存材料的爱护工作，定期检查材料贮存情形，防止材料混放、变质和丢失。

（四）材料采购部治理制度

1、依照各项目部门上报的材料采购打算，按工程部门提供的时刻、质量、价格要求，由材料采购部制定材料供应方案。

2、未经材料采购部同意，由经理或主管副总经理批准，其它部门和个人无权自行采购材料，否则材料采购部有权拒绝入库，财务部门不予报销。

3、在保证生产需要合理供应的原则下，定期核定各工地材料库的材料储备情形，同时核定物资的资金占用额并上报财务部，已利财务部门做好材料的资金打算工作。

4、对各工地材料的使用情形定期检查分析，显现问题及时采取措施，保证生产所需材料的供应及时，准确。

5、加速资金周转，物尽其用，超过储备定额积压材料及时编制库存打算，报经理批准，及时调剂处理。

6、了解所购材料的性能、规格及有关技术标准，不符合技术要求的材料，采购供应部有权拒绝入库。

7、对所订购的材料项目，要认真审查，防止差错，并依据合同供货期进行催交事宜。

8、采购人员应严格遵守公司规定的材料采购流程和国家有关政策，按打算要求采购，凡因盲目采购、错购、多购等要查明缘故，追究责任。

（五）库房治理制度

1.库房治理是企业物资治理的重要环节，做好库房治理工作，对保证及时供应生产需用、合理储备、加速资金周转，节约使用物资，降低产品成本起着重要作用。

2.库房材料应依照不同材料的物理、化学性能、材料规格、物资类别、性质等科学地分区存放。

3.凡入库物资必须与到货打算核对，及时按单位、名称、规格、数量详细记录登记入库。

同时应将材料所需的相关证明资料文件收集整理齐备后交项目资料员登记保管。

4.到库如有数量、质量不符或损坏，库房治理员必须做好验收记录，单独存放，并通过经办人在半月之内查清解决。

5.库房发料要严格手续，坚持无审批不发，认真填写实发数，工程项目等内容，并签字负责，及时转送领料单。

6.施工完成后，现场要及时清理余外的材料，由施工员负责一律退回库房。

办理退料手续，以便正确核算材料成本。

三、工程部、项目部的材料治理职责

1.制定工程部及项目部的有关材料治理的各项制度；

2.组织项目部实施材料治理；

3.对项目部制定的材料采购方案进行复核；并会同项目部签订材料供应合同；

4.对项目部的材料供应结算单进行审核；

5.对项目部及下包施工队工程结算中的材料损耗进行审核；

6.对项目部的材料付款打算进行审核；

7.关于用量大的工程材料会同项目部做好材料供应的招投标工作；

8.会同建设单位材料员做好甲供材料的进场验收工作。

包括材料的数量和质量。

并对材料供应验收过程中发觉的问题于当天以或书面形式发函甲方。

材料数量的准确性由项目部的材料保管员负责，材料质量的验收意见由项目部负责提出，同时做好甲供材料的保管和治理工作。

9.依照材料供应合同和外协加工合同配合现场实施。

并组织对外协加工件的验收事项。

10.负责材料的施工现场库房治理。

11.负责督促治理施工现场的成品爱护工作。

12.关于外加工的材料提供现场的准确尺寸。

并关于外加工厂家到现场度量尺寸时作好技术交底工作。

13.关于各施工队做好技术交底工作。

包括材料的使用部位、材料的损耗要求、材料的合理开栽要求、材料的使用方法等。

14.对材料供应合同负责现场段的工作实施。

如复查材料的供应合同是否与材料的采购打算一致、供应商供应的材料是否与封样一致、供应商提供的质量证明书等有关手续是否齐全等。

外协件的供应商与现场施工队的现场和谐问题的处理。

15.对材料供应合同实施进行监督治理。

四、财务部门的有关材料治理职责（仅供财务参考）

1.严格按照公司的财务制度、材料治理制度进行材料采购的合同、资金治理。

2.依照公司的资金周转情形合理分配好各方需使用资金的安排。

3.依照各项目部的资金使用打算合理安排好材料的使用资金。

4.及时做好材料采购合同的办理、收发工作。

5.会同材料部、工程部对材料采购合同进行审查、监督治理。

6.各项目的材料费用认真核对后按各项目分类费用入帐。

7.对项目申请的材料款支付手续予以核对、发放。

8.定期组织材料部、工程部、材料员、库房保管员等有关人员进行对帐。

9.项目完成后编制项目材料治理台账，经与其他有关部门核对无误后报公司总经理过目。

五、材料采购《七比》要求

1.材料采购七比要求的前提：

要紧材料及大宗材料的采购必须选定3-5家合格的材料供应商进行采购对比，较小金额的材料采购必须选定2-4家合格的材料供应商进行采购对比，选择材料商时以（公司合格供应商名录）内的材料供应商优先。

2.七比内容：

1）比材料质量

2）比材料价格

3）比供货时刻

4）比付款条件

5）比服务质量

6）比企业实力

7）比以往合作成绩情形

3.在材料采购打算表中要求列出材料供应商的单位全称，联系人，联系，以便日后有关部门备查。

材料的采购方案只适用于主体材料。

六、材料采购治理工作程序

1.目的：

1.1确保采购材料（设备）100％符合有关国家规范及标准。

1.2确保采购材料（设备）严格按合同要求进场，保证工程按质按期完成。

1.3严格按采购合同要求支付材料（设备）款，做到付款进度不超前于材料（设备）进场进度。

2.范畴：

2.1项目工程中的自购材料（设备）。

3.职责：

3.1工程部、项目部设计人员、技术人员从装饰设计角度考虑，提出采购材料（设备）在美观及使用功能等方面的要求，并编制提供自购材料清单及验收规范。

3.2项目部负责协助材料采购部、材料员等进行自购材料（设备）的采购资料预备、采购实施、组织验收以及检查采购材料（设备）是否按合同要求进场。

3.3财务部、预算部负责操纵采购材料（设备）的付款方式以及付款进度。

4.程序：

4.1材料采购部按公司制定的材料治理工作要求进行自购材料（设备）的采购治理。

4.2项目部协助材料采购部拟定材料采购项目控购申报表文件、材料采购合同报请公司审批。

4.3材料采购部按经审批的材料采购项目控购申报表要求组织项目部有关人员进行招标采购，并积极做好监督跟踪治理。

4.4甲方材料样板审批后2天内，材料采购部应要求项目部上交材料设备使用打算，同时考虑生产周期，由项目经理审批《XX项目材料采购进场时刻打算表》，作为材料采购的依据之一。

4.5所有自购材料须在施工进度打算表要求的时刻内签订合同，在签订合同时须预留3-7天的合同审批时刻。

4.6材料采购部会同预算部人员实施材料采购的供货商确认。

4.7项目部材料员、材料采购部按已确认的供货商结果，与供货厂商签订采购合同并报请审批。

5.自购材料（设备）进场治理工作程序：

5.1严格按公司制定的“材料进货验货指导”进行材料进场的治理工作。

5.2如供货商要求延时交货，应提交书面申请。

5.3公司内部相关环节阻碍工期时，主办人应书面通知相关人员可能发生的费用缺失。

5.4项目终止后，项目主管汇总自购材料（设备）的供货质量、交货期、配合情形，填写《材料（设备）供货单位考核情形评分表》，报工程部经理审批。

6.相关表单

6.1《XX项目材料采购进场时刻打算表》

6.2《材料采购项目控购申报表》

6.3《材料采购方案对比表》、《材料采购七比内容评分表》

6.4《材料采购询价报价明细表》、

6.5《材料采购成本操纵表》、《材料采购清单》、《材料采购合同》

6.6《材料商入围资格报审表》

6.7《xx项目材料（设备）供应商考核情形评分表》

七、项目材料采购流程一览表

八、材料采购部工作流程

（一）总则:

为使公司各项规章制度的为有效实施，各业务部门之间业务流程有效衔接，提高工作效率，确保工程材料采购工作的顺利进行，多、快、好、省的完成工程材料采购任务，特制定本程序。

（二）制定依据：

依照公司现有的业务流程结合项目工程建设的实际需要而制订。

（三）适用范畴：

本工作流程适用于公司在工程建设中工程材料采购的全过程。

（四）流程及要求：

（一）采购打算单的接收与要求

1、材料采购部负责接收由项目部编制，经项目经理审核批准的项目工程材料采（控）购打算表，经材料采购部、工程部、财务部、成本部、总经办等针对采购打算的内容进行审核签字后转交采购员实施市场调查，并完成询价报批工作。

2、要求；

（1）采购打算单的内容要求完整，清晰，便于采购，成本分析

和结算。

（2）对内容不全，无法采购的打算予以退回，待补充完善后再实施下一步工作。

（二）询价、报批

1、采购人员接到打算后，赶忙进入市场询价工作，并将价格报审计部门批准后方可采购。

2、同品种同规格的材料，采购金额超过万元的，由材料采购部组织召集各部门有关领导，必要时请有关专业人员参加，实施大宗材料招标控购。

3、零星材料、需现场采购的材料，采购金额不超过万元的，由材料采购部审批后返回项目部门自行采购。

4、采购价格表经审批后应制作一式六份，工程门、材料采购部、预算（成本）部、财务部，库管员、采购员各持一份。

（三）合同签订及付款

1、采购合同由采购员负责签订，由材料采购部审核，如不需签合同的可直截了当采购。

2、已签订的合同由采购员将合同转交给材料部，由材料部核算员按打算单及合同要求办理合同和请款单的会签，并到财务部门办理请款事宜（含未签合同，直截了当采购部分）。

（四）材料到货交接程序

1、采购员是材料到货第一知晓人，由采购员负责通知保管员，共同到现场接货，并将随货到场的文件资料移交给保管员统一保管，同时通知有关部门到场对材料质量进行验证，须过磅计量的通知保管过磅验量。

如批量较大的要提早通知保管和工程部做好起重设备和人员的预备。

2、到货材料的质量经质检部门检验合格后由质检部门签字确认数量由保管人员签字确认。

3、到货材料不符时由采购员负责与供方联系提出解决方案。

（五）到货材料的入库，报销及善后处理。

材料采购打算经审计部门批准的价格是保管员办理暂估入库的依据，发票到后由采购员负责将发票转交给保管员，做最终完善确认后由保管员转交给核算员，由核算员到财务部门完成对账报销处理。

如有货款多退少补时，余款由采购员负责催收，欠款由核算员依照合同规定或欠款情形与财务联系办理。

（五）核算员负责办理部分：

依照我司具体情形，我司暂设核算员一职，经审批确认的订货合同和技术协议，由采购部在合同中签字，并由核算员负责办理如下业务。

1、合同会签直至加盖合同章及技术协议加盖合同章的办理。

2、由核算员负责办理合同中规定的各项分期付款事宜。

3、核算员负责盖章后合同及技术协议的移交和寄发。

九、材料采购职员作流程

（一）采购员采购流程

1、基础知识

1.1宗旨

1.2采购员差不多知识

2、工程施工

2.1在新工地开工之前的工作

2.2新工地施工期间的工作

（二）采购员的报账流程

1、采购依照清单打电脑单

2、依照清单和电脑单制报销单

3、依照费用报销单签字报账

4、报账注意事项

（一）采购员采购流程

1.基础知识

1.1宗旨

认真贯彻执行公司各项治理规定和流程，遵守各项规章制度。

确保公司设备，材料财产安全和现金、票据安全。

1.2采购员差不多知识：

1.1.1采购员要熟悉各种材料，以及材料的质量，规格，价格及用途。

1.1.2材料分类

A.板材类（细木工板、欧松板、澳松板、多层板、饰面板，铝塑板）   

a）不应有起鼓、起皮、裂纹、缺角、翘曲、污垢和图案不完整等缺陷。

b）不应有脱胶、变色和腐蚀。

c）细木工板中间拼缝不应大于1.5mm。

d）单板无异味 表面平坦，边缘应整齐，色泽一致。

e）木线用料不得有死节、虫眼和裂缝，且顺直、平均。

B.电工电料类（电线，穿线管，下线盒，电线）  

a）所用管和电线、下线盒必须符合载荷和设计要求，有出厂合格和验收报告，符合国家标准。

b）下线盒必须采纳国际金属盒或硬塑盒。

c）穿线管必须采纳国标硬塑管。

d）埋于地下受力较大处的硬塑料管，宜使用比一样硬塑料管壁厚的重型管,符合国标准。

e）金属电线爱护管的管壁、管口及接线盒穿线孔应平滑无毛刺，外形不应有压扁和裂缝。

C.吊顶材料（石膏板，轻钢龙骨，吊丝）

a）轻钢龙骨有正规厂家生产出厂合格证，无翘曲、无磕碰，厚度≥1.2mm,符合国家标准,表面平坦。

b）石膏板规格尺寸一致，没有起泡，受潮，无掉角无毛边，符合国家标准无色差，花纹顺畅。

c）吊顶吊丝要使用国际标准≥8厘，用千分尺卡。

D.防水材料  

a）必须采纳国标环保型材料，检验出厂合格证和环保标志认证,符合国家标准。

E.漆胶类（乳胶漆，木器漆，防锈漆）  

a）必须采纳国标环保型材料，检验出厂合格证和环保标志认证,符合国家标准.

F.钢材类（方管，角铁，钢筋）

a）使用的规格型号必须达到工程使用标准，用千分尺卡。

B）大批量的钢材按实际吨价进行称量购买。

1.1.3工程工种用材料分类：

A.木工用材料B.油漆工用材料C.电工用材料

D.电焊工用材料E.泥工用材料F.水工用材料

G.勤杂工用材料

2.工程施工

2.1.在新工地开工之前工作:

2.1.1整理好上一个工地剩余材料，并登记造册。

2.1.2统计出各个材料的规格，数量并登记备查。

2.1.3提早沟通好各个部门和供应商。

2.2.新工地施工期间工作：

2.2.1第一和新项目有关人员沟通各种材料的数据预备工作，熟悉图纸、招投标文件内的材料有关文件。

和仓库治理员，施工员沟通材料及仓库的安排工作。

2.2.2依照已有的合作供应商和材料价格、规格型号等先做市场调研，货比三家，做好材料市场的摸底调查工作。

2.2.3工人施工需使用材料时，必须填写工程材料申购单，其中材料名称，规格，数量，材料申报人，申报人联系方式必须填写清晰，附下表:

工程材料申购单

班组名称：

年月日

序号

材料名称

单位

数量

规格

进场时刻

备注

班组申报人：

材料采购员：

审批人：

2.2.4在施工期间依照接收到的工程施工用料单，第一查看整理的上一个工地剩余材料，第一使用。

2.2.5依照施工用料单购买材料，购买的材料要开具清单，并注明：

日期，名称，数量，单价，金额，供应商地址，供应商。

采购员要核实并确保材料的规格和质量。

2.2.6购买的材料运到工地后，第一，让验货员验货入库，签字确认。

采购员要配合验货员点清材料的数量，验货员要在材料来货登记本中进行登记，写清，材料名称，数量，单价，金额。

2.2.7购买的小件材料在采购员未到现场的情形下，提早通知仓管，让其预备接货和卸货并通知用料工人，材料已到，及时施工。

在遇到快下班时，材料未配完的情形下，提早通知仓管大约几点到货，让其提早做好预备工作。

2.2.8采购员要和仓库治理员沟通事项：

A.沟通运回的材料是何工种用料，分别放置，以确保工人领料时能够快速找到，以防纷乱。

B.材料到库后仓管员第一时刻通知相应报料工种材料已到，及时施工。

C.确保易破易损材料的防损放置（如玻璃，灯具，陶瓷卫浴等）。

D.确保贵重材料的防盗放置（如电线、电缆、五金、设备等）。

E.对已入库的材料认真做好防火，防盗，防水，防霉，防锈、防散、防乱等措施，搞好仓库的分区、隔离、清洁卫生工作。

F.低值易耗品需节约领用。

2.2.9在购买材料时依照工程用料单，第一查看工地仓库中是否有货，后再购买。

2.2.10在施工期间要配合和检查仓库治理员，工地保安员的材料防盗工作。

以防止材料的丢失。

2.2.11工程完工后及时整理剩余材料。

（二）采购员的报账流程

1.依照采购清单，票据打电脑单。

2.依照清单和电脑单填制报销单。

3.依照费用报销单签字报账。

3.1先让库管员签字证明

3.2再到项目经理签字审核

3.3再到材料部审核签字。

3.4后到财务处签字、对账、报账。

4.报账注意事项

4.1在出纳处报账时，注意大额材料尽量汇款或转账，尽量不要携带大量现金。

4.2日常工作中及时报账（依照采购量的大小、多少确定清帐时刻，以1—3天为限），以防止积存过多造成单据纷乱而错账。

4.3定期盘点自己的账目金额，确保不错款。

4.4工程完工后及时处理未清理的单据。

4.5工地完工时未支付完毕的材料款要编制详细的表格说明情形并移交财务。

十、材料的出入库及保管

一、材料入库：

做好材料数量的清点，并通知现场装修工程师对入库材料的质量一同进行检查验收；办理有效的材料入库单；关于在材料入库过程中发觉的材料数量和质量、单据运算等问题及时通知项目部进行处理。

入库单要依照合同材料采购合同或送货单中的内容进行填写，关于不同的材料供应合同的不同的材料送货单要分别填写。

入库时对材料的数量／规格／型号／品牌／入库时刻／包装情形／材料合同号或材料送货单号作好记录。

专门是数量要以材料合同或材料送货单的规范数量进行登记。

关于材料的退货也要办理材料的入库手续，但用红笔填写。

材料保管员依照入库单填制材料明细帐。

A、填写入库单要求：

1.入库单在材料质量验收合格后填写；分别由材料保管员和材料采购员及送货经手人签字。

2.材料的入库单要依照不同的材料订购合同和不同材料送货单分列填写；

3.材料入库单中要反映材料的数量／规格／型号／价格／到货日期／材料订购合同号或送货单号；其填写内容要与材料订购合同或材料的送货单要一致。

4.材料入库单的编号要反映该项工程第几本第几号。

5.材料的入库单一式四联：

一联结帐联（供应商凭此联及材料的发票与公司结帐）；二联库房存根；三联为送货人留存联；四联为项目部核对联。

二、材料出库：

依照项目部材料员审批的材料领用打算办理材料的出库手续。

同时核查班组领用的材料是否在施工合同中规定的提供材料范畴内。

出库时对材料出库的数量／规格／型号／品牌／出库时刻／领料人／施工队合同号作好记录。

关于施工队的退货也办理出库手续，但用红笔填写。

每月将材料的出入库报表报及复印件一套报工程部备查。

B、填写出库单要求：

1、出库单在材料出库时填写；分别由现场材料保管员和现场材料采购员（关于重要材料）及领货经手人签字。

2、材料的出库单要依照不同的班组分列填写；

3、材料出库单中要反映材料的数量／规格／型号／价格／出货日期／施工队工程承包人；其填写内容要与材料入库单的内容一致。

4、材料出库单的编号要反映该项工程第几本第几号。

5、出库单的单位一定要填写清晰，如平方米，米，关于论个／桶／捆／扎/箱的材料一定要标明其规格，以便项目治理公司进行考查。

6、材料的出库单一式四联：

一联为财务部成本考核联；二联工程部考核联；三联库房存根；四联为领料人留存联。

三、材料保管：

1.做好入库材料的分类保管工作：

做好入库材料的防霉、防水、防锈、防蛀、防散、防盗、防火工作；关于贵重材料要入箱装锁。

进库材料必须按仓库消防条例规定码放，符合安全防火要求。

2.仓库产品治理

在产品入库发放倒运，码放等工作中要严格按品种，规格、型号、分类存放整齐，产品附件，资料由保管该产品人员统一治理，便于把握该产品全面情形。

3.保管人员要建立材料台帐，包括产品规格、型号、数量，做到帐帐相符，帐实相符，并与材料采购员不定期地核对帐目，编制报表。

4.保管工作人员要经常到库核对检查或盘点所管物资，发觉盈亏损坏，查明缘故，经批准后进行调帐。

四、材料月报：

每月三日前将上月的材料的出入库情形，库存情形书面报公司材料采购部、工程部、财务部。

五、材料盘点：

定期做好已入库材料的盘点工作，认真核对出库、入库及库存材料的有关数据，认真检查材料的放置位置