技术档案管理暂行办法doc.docx

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技术档案管理暂行办法doc

技术档案管理暂行办法

为贯彻落实国家档案法规，促进公司的技术进步，规范公司技术档案的管理，使技术档案在管理的各个环节上有章可循，有条不紊，确保技术档案的完整和安全，逐步实现管理的规范化、标准化。

依据“中华人民共和国档案法”，特制定本管理办法。

1技术档案

公司技术档案是指公司在发展过程中形成的对国家、社会、公司具有利用保存价值的技术性文件材料、图纸资料、录像资料和软盘等。

公司技术档案属公司所有，受国家法律保护，任何部门和个人不得将其据为已有或者拒绝归档。

2管理机构

2.1公司技术档案、资料的业务管理部门为行政人事处，保障技术档案工作依法开展，并接受本部所属部门业务指导。

3管理职能

本部行政人事部负责全公司工程技术资料的统筹管理，并对各子公司技术资料管理进行规范性业务指导工作；制订和修改技术资料管理规定；组织不定期技术资料管理工作检查；制定全公司资料管理人员的培训计划并组织考核。

4管理范围

4.1公司本部的技术档案、资料由行政人事部资料室集中管理；

4.2新购并的子公司，对原有存档的技术资料进行登记造册，并将所有目录报行政人事部资料室备案，今后经营过程中新产生的技术资料，统一按本办法进行管理。

5技术档案归档管理

本部有关部室、各子公司必须指定专人专职或兼职负责日常技术档案的收集、整理、立卷工作，定期向行政人事部资料室移交归档。

5.1归档范围:

根据中华人民共和国国家标准GB/T50328--2001“建设工程文件归档整理规范”的要求，公司技术档案归档范围为如下内容：

基本建设类归档范围

归档资料

收集单位

备注

工程准备阶段文件

一、立项文件

1.项目建议书

2.项目建议书审批意见及前期工作通知书

3.可行性研究报告及附件

4.可行性研究报告审批意见

5.项目申请报告及附件

6.环境影响报告书及批复文件

7.关于立项有关的会议纪要、领导讲话

8.专家建议文件

9.调查资料及项目评估研究材料

10.项目核准文件

11.供电、供水协议、项目用水报告及批复

12.其它相关文件

项目部

投资发展部督办

二、建设用地、征地、拆迁文件

1.选址申请及选址规划意见通知书

2.用地申请报告及县级以上人民政府城乡建

设用地批准书

3.拆迁安置意见、协议、方案等

4.建设用地规划许可证及其附件

5.划拨建设用地文件

6.国有土地使用证

项目部

归档资料

收集单位

备注

三、勘察、测绘、设计文件

1.工程地质勘察报告；

2.水文地质勘察报告、自然条件、地震调查；

3.地形测量和拨地测量成果报告；

4.申报的规划设计条件和规划设计条件通知书；

5.初步设计图纸和说明；技术设计图纸和说明；审定设计方案通知书及审查意见；施工图及其说明；设计计算书；

项目部

6.政府有关部门对施工图设计文件的审批意见（人防、环保、消防、交通、园林、市政、文物、通讯、保密、河湖、教育、白蚁防治、卫生等批准文件或取得的有关协议）。

项目部

四、招投标文件

1.勘察、设计招投标文件；

2.勘察、设计承包合同；

3.建筑施工招投标文件；

4.建筑施工承包合同；

5.工程监理招投标文件；

6.监理委托合同。

项目部

投资发展部配合

五、开工审批文件

1.建设项目列入得度计划的申报文件、批复文件或年度计划项目表；

项目部

2.规划审批申报表及报送的文件和图纸；建设工程规划许可证及其附件；

3.建设工程开工审查表；

4.建设工程施工许可证。

项目部

监理文件

1.监理规划

归档资料

收集单位

备注

2.监理月报中的有关质量问题；

3.监理会议纪要中的有关质量问题；

4.进度控制；质量控制；造价控制；分

包资质；

5.监理通知；

6.合同与其他事项管理；

7.监理工作总结。

监理公司收集整理，向行政人事处资料室移交

移交办法见附件3：

“竣工资料收集、组卷、移交要求”

施工文件

一、土建工程

1．施工现场准备；

2．地基处理记录；

3．工程图纸变更记录；

4．施工材料预制构件质量证明文件及复试试验报告；

5．施工试验记录；

6．隐蔽工程检查记录；

7．施工记录；

8．工程质量事故处理记录；

9．工程质量检验记录。

由施工单位收集整理。

工程处审核后向行政人事部资料室移交

移交办法见附件3：

“竣工资料收集、组卷、移交要求”

二、电气、给排水、消防、采暖、通风、空

调、燃气、建筑智能化、电梯工程

1．一般施工记录；

2．图纸变更记录；

3．设备、产品质量检查、安装记录；

4．预检记录；

5．隐蔽工程检查记录；

6．施工试验记录；

7．质量事故处理记录；

8．工程质量检验记录；

归档资料

收集单位

备注

竣工图

一、综合竣工图

施工单位收集整理。

向行政人事处资料室移交。

移交办法见附件3：

“竣工资料收集、组卷、移交要求”

1．综合图（总平面布置图、竖向设计、给排水管网、电气综合图、设计总说明书）；

2．专业竣工图（建筑、结构、装修、电气、给排水、消防、暖通）

二、基础设施工程竣工图

1．道路工程；

2．铁路工程；

3．码头工程；

4．矿山工程；

5．桥梁工程。

竣工验收文件

1．工程概况表；

2．工程竣工总结报告；

3．竣工验收备案表（各专项验收认可文件）；

项目部

4．单位（子项）工程质量验收记录；竣工验收证明书；竣工验收报告；工程质量保修书；

施工单位

5．工程决算书

项目工程部提供，财务部存档

6．声像、缩微、电子档案

项目工程部

设备、仪表类归档范围

归档资料

收集单位

备注

一、依据性材料

1．设备购置报告、批复；

2．设备订货资料（设备采购招投标文件、设备订货合同、基础图、总装配图、主要技术参数等）；

项目装备部

收集整理后，向设计技术部资料室移交。

移交办法见附件4：

“设备资料归档暂行办法”

二、设备到货开箱资料

1．装箱清单；

2．产品合格证；

3．安装说明书；

4．操作维护手册；

5．安装图纸；设备制造图纸；

7．各项试验检测报告等。

项目部

5.2归档时间

本部各部室和子公司按以上资料收集范围认真收集资料，定期向行政人事部资料室进行移交归档。

部室负责收集的技术资料，在工程建设项目投产后2个月内整理完毕移交归档；在建项目的技术资料在工程建设投产后3个月内整理完毕移交归档。

5.3归档的要求

5.3.1归档的技术资料必须完整，内容必须真实，要准确反映各项活动的历史过程；

5.3.2归档技术资料必须是原件，文字、图表必须清晰，不得用圆珠笔、铅笔及红墨水笔书写；

5.3.3归档技术资料一般一式二份，但主要的或利用频繁的要适当增加归档份数。

5.4归档手续

5.4.1资料移交归档时，必须填写“技术资料移交清单”一式二份，连同归档资料交设计技术部资料室；

5.4.2行政人事部资料室在接收档案时，必须逐项逐份检查清点，确认无误后予以接收，交付人、交付单位负责人、接收人、设计技术部资料室负责人必须在“技术资料移交清单”上签字，交接双方各执一份。

5.5归档的责任

5.5.1凡工程技术资料不完整、不准确、不系统、不及时归档和发生

问题的，由资料交付单位负责人负责；

5.5.2工程竣工验收结算、设备付款结算时，必须经行政人事部资料室签署竣工资料、设备资料验收意见后，方可给予结算；

5.5.3新购设备开箱应由该工程项目部技术资料管理人员参加，验

收随机文件，登记归档。

并将其中完整的一套设备资料及时向行政人事处资料室进行移交归档。

6档案的分类

根据国家档案局国档发（91）20号“工业企业档案分类试行规则”，结合公司技术档案的形成特点和内容，行政人事部资料室负责编制技术档案分类大纲和编号方案，以使各在建项目部技术档案管理标准化、规范化、系统化。

6.1档案分类大纲

6.1.1类目设置。

按工程性质和用途从整体到部分，分层次进行类目设置。

本公司技术档案分为：

基本建设类、设备仪器类。

每个一级类目再视档案形成的内容下设二级、三级类目。

6.1.2分类方法：

基本建设类按工程性质--生产性设施、非生产性设施分类；设备仪器类根据基本建设类分类办法进行分类。

档案分类表

一级类目

二级类目

三级类目

1．基本建设类

1．综合类

1．依据性材料；

2．基础、设计性材料；

3．总图工程（不含矿山）；

4．道路工程（不含矿山）；

5．综合管网。

2．生产性设施

（按工艺顺序、单项工程顺序排列）可参考

附件2《生产性设施三级类目代号》

具

3．非生产性设施

1．办公楼；

2．宿舍；

3．生活用水电设施。

4．其他

2．设备仪器类

1．综合类

1．依据性材料；

2．设备仪器

（按工艺子项分类、按工艺编号排列。

先机械，后仪器）。

3．其他

6.2档案编号

6.2.1档案编号由分类代号、案卷顺序号、间隔号、公司名称简写、和年月代号五部分组成。

6.2.2分类代号：

一级类目代号：

B--基本建设类E--设备仪器类。

二级类目用阿拉伯数字顺序排列，三级类目用阿拉伯数字顺序排列、字母和阿拉伯数字顺序排列。

6.2.3编号方法：

采用六段编号法。

即第一段（A）为一级类目代号，第二段（B）为二级类目代号，第三段（C）为三级类目代号，第四段（D）为案卷顺序号，第五段（EF）为公司名称简写，第六段（XXXXXX）为年月代号。

一二三级类目之间用点（.）隔开，分类号与案卷顺序号之间用破折号隔开，案卷顺序号与公司名称简写之间用破折号隔开。

（EF）为公司名称简写，公司名称简写规则请参考附件1：

《档案编号公司名称简写规则》。

编号示例：

例如:

2009年3月（归档时间）上高南方水泥有限公司的一线烧成窑中及三次风管子项工艺施工图子项代号（三级类目）A16P，其案卷顺序号为1（按归档先后顺序排列）。

则档案编号可表示为B.2.A16P-1-SG200903。

编号示例：

例如:

2009年3月（归档时间）上高南方水泥有限公司的一线高温风机设备工艺编号（三级类目）为1506，其案卷顺序号为2按归档先后顺序排列）。

则档案编号可表示为E.2.1506-2-SG200903。

6.2.4编号模式：

A.B.C-D-EFXXXXXX

年月代号

公司名称简写

破折号

案卷顺序号

破折号

三级类目

二级类目

一级类目

7档案的保管与保护

7.1设计技术部资料室及各子公司技术资料室，应按照国家档案局制定的技术档案保管期限的规定，对所接受的技术档案准确地划定保管期限；并按档案库房管理的“八防”要求，对归档的资料进行科学的保护。

编制档案目录索引，实行微机管理，提高查全率、查准率和利用率。

7.2技改工程、新建工程完工后，各类技术档案经设计技术部资料室验收归档后，返还各子公司一套，各子公司应按本规定的要求进行管理，以发挥技术资料的作用。

8档案的查、借阅与复制

设计技术部资料室及各子公司资料室，必须为公司开发利用技术档案做好服务，开展档案的查、借阅和复制业务。

8.1档案的查、借阅

8.1.1提供查阅。

本部各部室的工程技术人员和子公司所属的工程技术人员，均可到设计技术部资料室按规定的范围和指定的阅览地点查阅档案资料。

8.1.2档案借阅。

8.1.2.1设计技术部资料室收存的技术档案一般不外借，本公司所属人员确因工作需要借出使用的，必须凭本单位领导签字的借阅申请单，经设计技术部资料室负责人或分管领导同意后，办理借阅登记手续方可借阅。

8.1.2.2职员在调离本公司、离退休或调离原单位岗位前，必须将本

人借用或持有的技术资料、图纸全部退还到所在单位的技术资料室。

未经单位技术资料室签字，单位人力资源部门不予办理调离（动）或退休手续。

8.1.2.3外单位人员原则上不得查、借阅本公司的技术资料，确因工

作需要查、借阅时，须办理申请批准手续，经上级领导批准后，由本单位相关部门技术人员陪同到设计技术部资料室办理查、借阅手续。

任何部门或个人不得私自对外提供技术档案资料。

8.1.2.4查借阅范围。

不涉及保密性质的技术档案均可查、借阅；孤

本原件档案一律不予外借。

8.1.2.5查借阅要求。

查、借人要注意保护、保管好档案资料，不得

在所查、借阅资料上涂抹、撕页、勾划、圈点、修改或作其他标记。

借阅的资料要限期归还，借期最长为一个月，到期仍需要继续使用的必须办理续借手续。

8.2档案的复制

8.2.1复制范围。

8.2.1.1技改设计中需套用的图纸可予复制；

8.2.1.2孤本图纸、资料可予复制备查；

8.2.1.3设备检修时现场易被污损的图纸可予复制；

8.2.1.4领导决策需要的资料可予复制；

8.2.2属保密性质的技术档案、资料不予复制。

8.2.3审批程序

8.2.3.1凡属上述复制范围的档案，复制时需凭单位领导签字的“复

（晒）印申请单”，设计技术部资料室审核后予以复制；

8.2.3.2本公司的技术档案原则上不对外提供复制，确实需要提供复

制的，须经单位领导批准，设计技术部资料室审核后予以复制，除收取成本费用外，实行技术知识的有偿使用。

9档案的鉴定和销毁

9.1定期组织档案鉴定。

各单位技术资料室原则上每年一次组织有关专业人员组成鉴定小组，对拟销毁的档案、资料进行专业鉴定，填写“技术档案、资料鉴定表”，提出鉴定意见，编制“销毁清册”，参加鉴定的人员在“销毁清册”上签名，鉴定的结果报单位领导审批。

9.2经单位领导同意销毁的档案，由设计技术部资料室派专人与鉴定小组指定的监督人员共同执行销毁，确认销毁之后，参加销毁的人员在“销毁清册”上签名。

9.3“技术资料档案鉴定表”、“销毁清册”由单位技术资料室存档备查。

9.4未经鉴定的技术资料，任何人不得私自销毁，否则，按违反“档案法”处理。

10技术档案业务培训

为提高公司技术档案资料管理的整体水平，更好地服务于公司的发展。

各子公司技术资料管理人员必须接受档案管理标准化培训。

设计技术部资料室负责具体实施。

通过讲课、跟班实习、组织专题讲座、参观、测验等形式，培养一支专业的技术档案管理队伍。

11违规处罚

凡违反本技术档案管理办法的部门或个人，由设计技术部资料室报请公司领导批准，给予批评教育并扣除部门和个人的考核分；造成技术档案损坏或技术泄密的，责令赔偿，并视情节轻重，给予行政处分。

12执行日期

本技术档案管理暂行办法经公司领导批准下发之日起执行。

13附则

本办法由投资发展部解释、修改。

（共9个附件，详看附件目录）

附件目录

1.附件1：

档案编号公司名称简写规则

2.附件2：

生产性设施三级类目代号

3.附件3：

竣工资料的收集、组卷、移交要求

附件3.1：

卷内目录

附件3.3：

卷内备考表

附件3.2：

案卷封面

附件3.4：

竣工资料验收单

4.附件4：

设备资料归档暂行办法

附件4.1：

设备资料验收单

附件1

档案编号公司名称简写规则

单位名称

简写英文字母

备注

以公司名称的具有代表意义的两个字的开头第一个大写字母组成公司名称的简写英文字母，没有出现在附件1的单位可参照此规则编写。

附件2

生产性设施三级类目代号

生产性设施

资料/工艺

基础/结构

建筑

动力

照明

自动化

给排水

硫酸渣堆场及输送

湿矿渣堆场及输送

石灰石预均化及输送

粘土（砂岩）预均化及输送

原煤均化及输送

原料粉煤灰储存及输送

联合储库

原煤卸车及输送

砂岩及硫酸渣输送

原料调配及输送

10P

10S

10B

10E

10L

10A

10W

原料粉磨及输送

11P

11S

11B

11E

11L

11A

11W

废气处理系统

12P

12S

12B

12E

12L

12A

12W

生料均化及输送

13P

13S

13B

13E

13L

13A

13W

生料入窑喂料系统

14P

14S

14B

14E

14L

14A

14W

烧成窑尾

15P

15S

15B

15E

15L

15A

15W

烧成窑中及三次风管

16P

16S

16B

16E

16L

16A

16W

烧成窑头及熟料输送

17P

17S

17B

17E

17L

17A

17W

煤粉制备

18P

18S

18B

18E

18L

18A

18W

原煤输送

19P

19S

19B

19E

19L

19A

19W

煤粉输送管道

20P

20S

20B

20E

20L

20A

20W

熟料储存及输送

21P

21S

21B

21E

21L

21A

21W

熟料卸车及输送（火车）

22P

22S

22B

22E

22L

22A

22W

熟料卸车及输送（汽车）

23P

23S

23B

23E

23L

23A

23W

熟料卸船及输送（水运）

24P

24S

24B

24E

24L

24A

24W

熟料散装（火车）

25P

25S

25B

25E

25L

25A

25W

熟料散装（船）

26P

26S

26B

26E

26L

26A

26W

熟料散装（汽车）

27P

27S

27B

27E

27L

27A

27W

石膏堆场、破碎及输送

28P

28S

28B

28E

28L

28A

28W

石灰石储存及输送

29P

29S

29B

29E

29L

29A

29W

水泥调配及输送

30P

30S

30B

30E

30L

30A

30W

粉煤灰储存及输送

31P

31S

31B

31E

31L

31A

31W

水泥粉磨及输送

32P

32S

32B

32E

32L

32A

32W

水泥储存及输送

33P

33S

33B

33E

33L

33A

33W

水泥汽车散装

34P

34S

34B

34E

34L

34A

34W

水泥火车散装

35P

35S

35B

35E

35L

35A

35W

水泥包装及发运栈台

36P

36S

36B

36E

36L

36A

36W

矿渣烘干

37P

37S

37B

37E

37L

37A

37W

空压机站

38P

38S

38B

38E

38L

38A

38W

压缩空气管道

39P

39S

39B

39E

39L

39A

39W

保温

40P

40S

40B

40E

40L

40A

40W

增湿塔泵站

41P

41S

41B

41E

41L

41A

41W

联合水泵房

42P

42S

42B

42E

42L

42A

42W

总降

43P

43S

43B

43E

43L

43A

43W

AQC锅炉

44P

44S

44B

44E

44L

44A

44W

PH锅炉

45P

45S

45B

45E

45L

45A

45W

汽轮机房

46P

46S

46B

46E

46L

46A

46W

冷却塔

47P

47S

47B

47E

47L

47A

47W

矿山总平面图

48P

48S

48B

48E

48L

48A

48W

工业场地平面图

49P

49S

49B

49E

49L

49A

49W

竖向布置及雨水排除

50P

50S

50B

50E

50L

50A

50W

破山征地图

51P

51S

51B

51E

51L

51A

51W

矿山地质

52P

52S

52B

52E

52L

52A

52W

矿山生产勘探

53P

53S

53B

53E

53L

53A

53W

矿山防洪工程　

54P

54S

54B

54E

54L

54A

54W

开拓工程

55P

55S

55B

55E

55L

55A

55W

矿山开采

56P

56S

56B

56E

56L

56A

56W

剥离工程

57P

57S

57B

57E

57L

57A

57W

土石方工程

58P

58S

58B

58E

58L

58A

58W

矿山运输

59P

59S

59B

59E

59L

59A

59W

上山道路

60P

60S

60B

60E

60L

60A

60W

避炮棚

61P

61S

61B

61E

61L

61A

61W

削顶工程

62P

62S

62B

62E

62L

62A

62W

采准工程

63P

63S

63B

63E

63L

63A

63W

卸料平台

64P

64S

64B

64E

64L

64A

64W

石灰石破碎区域

65P

65S

65B

65E

65L

65A

65W

砂岩破碎区域

66P

66S

66B

66E

66L

66A

66W

粘土破碎区域

67P

67S

67B

67E

67L

67A

67W

矿山材料库

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