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监理文件控制程序

苏州工业园区建设监理有限责任公司

SuzhouIndustrialParkProjectManagementCo．Ltd.

文件控制程序

文件编号：

SIPPM/QP/01

版本：

第五版

批准人（管理者代表）:

桑林华

发放编号：

（见磁盘编号）

受控状态：

受控

标题：

文件控制程序文件编号：

SIPPM/QP/O1

ISO9001：

2000（5.6.6）页码：

第1页共5页版号/修改：

D/0

1.目的

确保对管理体系有效运行起重要作用的各个场所都得到相应文件的有效版本，确保与管理体系有关的所有文件处于受控状态。

2.适用范围

适用于公司所有与质量体系有关的文件如质量手册、程序文件、作业指导书、质量计划、工程技术文件、法律和法规文件、行政性管理体系文件、标准化表式、质量记录等的控制。

3.职责

3.1总经理

3.1.1批准质量手册的发布和更改；

3.1.2负责质量手册的审批。

3.2管理者代表

3.2.1组织编制质量手册；

3.2.2审核质量手册；

3.2.3确定各类质量体系文件的发放范围；

3.2.4负责程序文件的制定、修改和执行监控；

3.2.5负责程序文件的发布和更改。

3.3总工程师室

3.3.1组织作业指导书的编制与更改；

3.3.2负责收集质量管理体系运行中的有关建设监理工作的政策、法规文件以及技术资料如建设工程施工标准、规范、规程、图集、规定等；

3.3.3负责上述文件的发放、存档、借阅和处理。

3.4行政财务部

3.4.1负责《质量手册》、《质量管理体系程序文件》统一编号和发放、更改；

3.4.2负责质量管理体系文件的发放、存档、借阅和处理；

3.4.3公司行政管理制度的编制与更改。

3.5其他各部门

标题：

文件控制程序文件编号：

SIPPM/QP/O1

ISO9001:

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第2页共9页版号/修改：

D/0

3.5.1负责对发至本部门使用的质量管理体系文件的收集、编目、保管；

3.5.2识别、分发并控制相关方提供的文件；

3.5.3本部门有关管理制度的编制与更改。

3.6发放的文件应保持清晰、易于识别和检索，对用磁盘保存的文件应贴好标识，并由各部门妥善保管。

4.工作程序

4.1文件分为受控文件和非受控文件

4.1.1公司只对受控文件的编号、发放修改进行控制，以保证各使用场所均能得到有效版本。

文件应保持清晰，易于识别和检索；

4.1.24.2条中提及的文件为受控文件。

4.2文件的分类、编号和标识

4.2.1文件的分类

4.2.1.1内部文件

a.《质量手册》；

b.《质量管理体系程序文件》；

c.公司各部门制定的与质量管理体系运行有关的各类制度、办法、决定等文件；

d.作业指导书；

e．监理委托合同；

f．监理规划、监理细则；

4.2.1.2外部文件

a.国家、行业和地方颁布的有关建设工程及建设工程监理的政策、法规、规定文件；

b.国家、行业和地方颁布的标准、规范、规程、图集等；

c.图纸；

d．图纸会审记录；

f．设计变更；

h．施工合同

4.2.2文件和资料的编号

标题：

文件控制程序文件编号：

SIPPM/QP/O1

ISO9001:

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D/0

4.2.2.1第一层次文件－《质量手册》

SIPPM－QA－×××

文件序号

文件类别：

质量手册的缩写

公司代号：

公司的英文缩写

4.2.2.2第二层次文件－《质量管理体系程序文件》

SIPPM－QP－×××

文件序号

文件类别：

程序文件的缩写

公司代号：

公司的英文缩写

4.2.2.3其他文件编号按公司《档案管理制度》执行。

4.3《质量手册》和《质量管理体系程序文件》的控制

4.3.1批准

4.3.1.1《质量手册》由公司管理者代表审核，经公司总经理审批后发布实施；

4.3.1.2《质量管理体系程序文件》由起草部门负责人审核，管理者代表批准发布。

4.3.2发放

4.3.2.1《质量手册》和《质量管理体系程序文件》，由行政财务部加盖受控印章，并标注发放编号和发放日期。

对用磁盘保存的文件应在磁盘上贴好标识，并对磁盘进行编号登记和发放；

4.3.2.2行政财务部填写“文件发放登记表”（SIPPM－QP－101）和“文件发放审批单”（SIPPM－QP－106），由文件批准人审批后发放；

4.3.2.3《质量手册》和《质量管理体系程序文件》应由领取部门妥善保管，不得外借。

如有遗失，应向行政财务部申报，注销原文件发放编号，补发时注册新的发放编号。

文件破损不能使用时，可申请换发。

由行政财务部及时收回破损文件进行销毁。

换发文件仍使用原文件发放编号；

4.3.2.4各部门对发放至本部门的文件进行登记和编目，建立文件目录单（SIPPM－QP－107）。

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4.3.3更改

4.3.3.1文件需要修改时，由原编制部门填写“修改文件审批单”（SIPPM－QP－102）,并重新按程序进行评审和审批；

4.3.3.2文件修改的审批由该文件的原审批部门进行，若指定其他部门审批时，该部门应获得审批所需依据的有关背景资料；

4.3.3.3.修改文件不得在原文件上划改；《质量手册》、《质量管理体系程序文件》按照“文件修改通知单”相应内容填写“文件更改一览表”；

4.3.3.4行政财务部根据“修改文件审批单”，填写和发放“文件修改通知单”（SIPPM－QP－103）；

4.3.3.5内容有大幅度变动或经过多次修改的文件应予以更换新版；

4.3.3.6新版文件的发放执行本程序4.3.1、4.3.2；

4.3.3.7行政财务部、工程监理部、项目监理组及其他部门负责督促将失效和作废文件及时从所有使用场所撤出，并做好回收记录；若仍有其他保留价值时要加盖作废标识，防止混用；

4.3.3.8任何部门、个人不得擅自更改文件，有更改意向时应书面向管理者代表提出，阐明更改理由和更改内容，由管理者代表收集汇总并在适当时间组织相关部门进行评审，并交相应的授权人批准后发布实施。

4.4与质量体系运行有关的制度、办法、决定的控制

4.4.1公司各部门负责质量体系运行有关制度、办法、决定的编写和修订。

4.4.2这些制度、办法、决定，由管理者代表进行审批，并由行政财务部加盖公司印章进行标识、管理和发布。

4.4.3公司应对有关制度、办法、决定进行评审，以确保文件是适宜的。

4.4.4这些制度、办法、决定在，在进行必要修改时，应重新审批。

4.5国家、行业和地方颁布的标准、规范、规程、图集等

4.5.1总工程师室负责编制现行国家、行业和地方的强制性标准、规范、规程、标准图集清单。

国家、行业和地方颁布的有关建设工程标准、规范、规程、图集、规定由总工程师室批准方可发放。

总工程师室应及时跟踪并掌握国家、行业和地方的标准、规范、规程、标准图集的发布动态，获悉变更时，应及时编制发布新的清单，同时工程监理部、项目监理组组织处理作废版本和配备新版本。

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4.5.2公司转发有关工程建设的规范、标准、图集等，由总工程师室负责加盖资料专用章进行标识和管理。

4.5.3项目监理组应在监理规划、监理细则中编制适用于本项目的国家、行业和地方标准、规范、规程及其他工程技术文件清单。

4.5.4发布的文件目录和清单应有文件编号、发布时间和执行时间。

4.5.5项目监理组对用与本项目的国家、行业和地方标准、规范、规程、标准图集等技术文件，进行登记和编目。

4.5.6总工程师室及时发布作废文件清单。

作废版本的处理由项目监理组资料员组织实施，并做好记录。

总工程师室负责从所有发布或使用场所回收所有作废文件，加盖作废印章。

4.5.7除用于研究和作为历史资料保存外（该情况下应加盖作废标记），其它任何场所均不得出现作废版本，也不得在作废版本上做局部修改后继续使用。

4.5.8作废文件应统一登记“文件销毁记录”（SIPPM－QP－104），经总工程师室批准后，进行销毁。

4.5.9需要保留的作废文件，申请部门应填写“保留作废文件审批单”（SIPPM－QP－105），经总工程师批准后，加盖作废和保留印章后保留。

4.5.10保留的作废文件由总工程师室保管，单独存放，避免误用。

4.6国家、行业和地方颁布的有关建设工程及建设工程监理的政策、法规、规定文件的控制

4.6.1各部门负责识别所收集到的法律、法规及其他要求信息，进行版本有效性和适用性确认，评价出适用条文，报总工程师室。

国家和地方颁布的有关建设工

程及建设工程监理的政策、法规等外部文件由公司管理层批准方予转发。

公司转发的国家和地方颁布的政策、法规、规定等文件，由总工程师室负责加盖资料专用章进行标识和管理。

4.6.2总工程师室负责汇总各部门上报的法律、法规及其他要求，发布《法律法规及其他要求清单》。

4.6.3各部门对照《法律法规及其他要求清单》，根据本部门的活动情况，建立适用于本部门《法律法规及其他要求清单》。

4.6.4可以获取的途径

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4.6.4.1国家：

建设部、经贸委、环保总局、建材局、质量监督检验检疫总局；

4.6.4.2地方：

建委、经委、环保局、相关行业的管理部门；

4.6.4.3其他各种渠道：

同行业的收集，书店、出版社、报纸、媒体、网络，参加相关部门及地区会议等；

4.6.4.4各部门负责通过选择上述各种途径，获取适用于活动、产品、服务中环境因素的法律法规及标准、规范、规程等其他要求。

4.6.5上级主管部门下发的文件由行政财务部做好收文登记，并根据文件内容做好传阅批办。

如需统一转发，在收文登记表备注栏中注明“转发”字样，并按4.6.1条的有关规定执行。

4.6.6各部门每年全面进行一次法律法规及其他要求有效性的确认及新增或修改的法律法规及其他要求的识别，日常工作中随时进行识别确认。

对己失效或修改的法律法规及其他要求，应在《法律法规及其他要求清单》的相应位置予以标识，报总工程师室；适用的新增法律法规及其他要求，填写到《法律法规及其他要求清单》中，报总工程师室。

4.6.7总工程师室负责将法律法规及其他要求的更新信息及时发布。

外来文件包括国家、行业和地方关于企业管理方面的法律法规，以及上级主管部门下发的各种与管理体系有关的规定性文件。

4.7监理委托合同、施工合同的控制

4.7.1监理委托合同签订后由行政财务部进行编目与保管。

4.7.2项目监理部负责本项目监理委托合同（复印件）的登记及存放。

4.7.3项目监理组负责本项目施工合同的登记、编目、保管。

4.8图纸（设计勘察资料）、图纸会审记录、设计变更的控制

4.8.1工程图纸（设计勘察资料）的接收由项目监理组资料员做好登记，编制《图纸目录清单》，项目监理组应组织相关人员对应接收的资料进行识别、验证，当顾客提供的工程图纸（设计勘察资料）的发生丢失、损坏或发现不适用的情况时，应报告顾客。

项目监理组应保护和维护工程图纸（设计勘察资料）。

项目监理组使用的工程施工图纸的标识按公司《档案管理制度》执行。

4.8.2图纸会审记录，经设计院、顾客、监理和施工单位四方签字盖章后方为有效。

4.8.3所有设计变更必须经原设计部门（单位）签字盖章方为有效，并由项目资料员负责按时间顺序统一编号。

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D/0

4.8.4图纸会审记录、设计变更单由项目资料员按项目总监批准的发放范围发至图纸持有人及相关人员，做好发放登记，发放时应至少保留一份原件。

4.8.5由专业监理工程师（图纸持有人）根据图纸会审记录、设计变更单和技术联系单在相应图纸的变更部位加盖变更章，注明“此处有变更”字样，并注明变更通知单或技术联系单编号。

专业监理工程师（图纸持有人）应妥善保存所有变更文件，作为正确更改的依据和证明。

当图纸整张作废时，由项目资料员负责收回并换发新图纸，做好记录。

4.8.6设计变更单等作废时，项目资料员负责从所有发布或使用场所回收所有作废文件，加盖作废印章。

需要保留的作废文件，有关人员应填写“保留作废文件审批单”（SIPPM－QP－105），经总监理工程师批准后，加盖作废和保留印章后保留。

作废文件应统一登记“文件销毁记录”（SIPPM－QP－104），经总监理工程师批准后，进行销毁。

4.9《质量计划》（监理规划）和项目监理实施细则的控制

4.9.1质量计划（监理规划）的编制与审批

4.9.1.1《质量计划》（监理规划）由项目监理组按《监理规范》与作业指导书的要求编写，总工程师室负责审批；

4.9.1.2项目监理组的《质量计划》应加盖监理组项目章进行标识。

4.9.2项目监理实施细则的编制与审批

4.9.2.1项目监理实施细则由专业监理工程师负责编写，项目总监负责审批；

4.9.2.2项目监理实施细则应加盖监理组项目章进行标识。

4.10文件执行过程中的管理

4.10.1公司各部门负责对与本部门相关的质量管理体系文件进行编写和修订。

4.10.2其他与质量体系有关的各类制度、办法、决定由起草部门负责人审核，公司主要领导批准发布。

4.10.3文件的发放由行政财务部填写“文件发放登记表”（SIPPM－QP－101）和“文件发放审批单”（SIPPM－QP－106），由文件批准人审批后发放。

4.10.4文件需要修改时，由原编制部门填写“修改文件审批单”（SIPPM－QP－102）,并重新按程序进行评审和审批。

4.10.5各部门对发放至本部门的文件进行登记和编目，建立文件目录单（SIPPM－QP－107）。

标题：

文件控制程序文件编号：

SIPPM/QP/O1

ISO9001:

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第8页共9页版号/修改：

D/0

4.10.6各部门、项目监理组按分类编制本部门、本项目受控文件清单，连同文件一并妥善保存。

受控文件清单应经部门负责人或项目总监的批准，并根据受控文件的变化情况及时进行更改，保证受控文件清单的适宜性和有效性。

4.10.7文件和资料的回收

4.10.7.1总工程师室/行政财务部及时发布作废文件清单；

4.10.7.2总工程师室/行政财务部负责从所有发布或使用场所回收所有作废文件，加盖作废印章；

4.10.7.3作废文件应统一登记“文件销毁记录”（SIPPM－QP－104），经总工程师或行政财务部经理批准后，进行销毁；

4.10.7.4需要保留的作废文件，申请部门应填写“保留作废文件审批单”（SIPPM－QP－105），经总工程师或行政财务部经理批准后，加盖作废和保留印章后保留；

4.10.7.5保留的作废文件由行政财务部保管，单独存放，避免误用；

4.10.7.6所有经总工程师室收发的文件，当年均应由总工程师室分类立卷、编目、

归档；

4.10.8各部门负责对发至本部门的文件和资料进行整理、编目存档，妥善保管。

4.10.9临时借阅文件和资料，应办理借阅手续。

借阅文件应在规定的日期前归还，不得删改、损坏借阅文件，原版文件不得外借。

5.相关文件：

5.1《档案管理制度》（SIPPM－MR－043）

6．相关表式：

6.1文件发放登记表（SIPPM－QP－101）

6.2修改文件审批单（SIPPM－QP－102）

6.3文件修改通知单（SIPPM－QP－103）

6.4文件销毁记录（SIPPM－QP－104）

6.5保留作废文件审批单（SIPPM－QP－105）

6.6文件发放审批单（SIPPM－QP－106）

6.7文件目录单（SIPPM－QP－107）

SIPPM－QP－101

文件发放登记表

编号：

文件名称

文号

序号

发放编号

领用部门或人员

领用人签字

领用日期

份数

备注

SIPPM－QP－102

修改文件审批单

编号：

文件名称

文件编号

申请部门

更改生效日期

更改原因

文

件

更

改

后

内

容

申请部门负责人

日期

批准人

日期

SIPPM－QP－103

文件修改通知单

编号：

文件名称

文件编号

修改依据

修改实施日期

批准人

文

件

修

改

后

内

容

SIPPM－QP－104

文件销毁记录

编号：

序号

文件名称

文件编号

销毁册数

批准人

批准日期

经办人

销毁日期

SIPPM－QP－105

保留作废文件审批单

编号：

序号

文件名称

文件编号

保留期限

申请保留单位/人

申请保留理由

批准人

日期

SIPPM－QP－106

文件发放审批单

编号：

文件名称

文件编号

编制部门

起草人

审核部门

审核人

实施日期

批准人

文件/资料主题

起草人：

日期：

审核意见

审核人：

日期：

批准意见

批准人：

日期：

备注

SIPPM－QP－107

文件目录单

编号：

序号

文件标题

文件编号

编制部门

文号

归档卷号

归档日期

备注

苏州工业园区建设监理有限责任公司

SuzhouIndustrialParkProjectManagementCo．Ltd.

质量记录的控制程序

文件编号：

SIPPM/QP/02

版本：

第五版

批准人（管理者代表）:

桑林华

发放编号：

（见磁盘编号）

受控状态：

受控

标题：

质量记录的控制程序文件编号：

SIPPM/QP/02

ISO9001:

2000（5.6.7）页码：

第1页共2页版号/修改：

D/0

1.目的

对质量记录的标识、贮存、检索、防护、保存和处理进行控制，以提供符合要求和质量管理体系有效运行的证据以及对质量记录进行分析作为采取纠正措施和预防措施的证据。

2.适用范围

适用于质量体系运行过程中所有相关的质量记录，例如管理评审记录、培训记录、产品要求的评审记录、供方评价记录、产品标识、产品过程测量和监控记录等。

3.职责

3.1总经理

3.1.1批准《管理评审报告》

3.2管理者代表

3.2.1组织管理评审，编制《管理评审报告》

3.3行政财务部

3.3.1保持员工教育、培训，员工技能和经历的记录

3.3.2保持采购过程中评价结果及评价所引发的任何必要措施的记录

3.3.3保持设备的校准和验证结果的记录

3.3.4负责对归档的质量记录的保管和处理。

3.4工程监理部

负责对项目监理组的质量记录进行检查。

3.5质量控制部

3.5.1保持内部审核记录。

3.5.2保持发生不合格后采取措施的记录

3.5.3处理顾客投诉并做好记录

3.6总工程师室

3.6.1负责对项目监理组的质量记录进行检查。

3.6市场部

3.6.1保持对顾客要求记录

标题：

质量记录的控制程序文件编号：

SIPPM/QP/02

ISO9001:

2000（5.6.7）页码：

第2页共3页版号/修改：

D/0

3.6.2保持对顾客要求评审后引发措施的记录

3.7项目监理组

3.7.1为实现过程及其产品满足要求提供证据所需的记录

3.7.2当顾客财产发生丢失、损坏或发现不适用的情况时，应报告顾客，并保持记录。

3.8各部门应保持不合格的性质以及随后所采取的任何措施的记录，包括所批准的让步的记录

3.9各有关职能部门负责本部门质量记录的标识、保管、检索、防护。

4.工作程序

4.1质量记录需进行分类和编号：

4.1.1各部门按需要做好本部门质量记录表式的分类，要求表式记录的内容能证明各项活动的全部信息。

4.1.3质量记录的编号规定

SIPPM×××××××

公司英文缩写类别代号年月日顺序号

4.2质量记录的保管

4.2.1各部门宜指定专人对本部门的质量记录进行保管；各项目监理组应指定专人对本项目监理组的质量记录进行保管。

4.2.2行政财务部保管已归档的质量记录。

4.2.3质量记录保管在专用文件柜中，应防火和防止霉变、虫蛀、破损和遗失。

4.2.4一般的质量记录以书面形式存在，也可以照片，或以其他媒体和形式存在。

4.