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办公软件教案

 

《办公自动化》

 

教案

第1章Word2003基本操作(6课时)

制作会议迎宾和信息告知水牌

教学目的:

了解WORD的基本功能和启动与关闭,掌握汉字的输入方法,学会窗口的基本操作。

教学重点:

汉字的输入方法;窗口的基本操作。

教学课时:

5课时

教学过程:

Word2003是一款优秀的文字处理软件。

Word2003在原有版本的基础上又做了相应的改进,具有更友好的用户界面,并真正引入XML的概念。

Word2003加强了协同工作的能力,使用户可以更轻松、高效地完成工作。

水牌就是信息告知牌,会议迎宾水牌一般摆放在会议召开地点的门口,上面写有欢迎词以及会议相关信息。

本章实例利用Word2003制作一个“全国造纸行业产销形势报告会”的会议迎宾水牌,要求明确告知参会人员该会议的会议日期、会议具体时间安排、会议地点,这三项信息。

1.1启动Word2003

启动Word2003最常用的方法是在开始菜单中启动,在WindowsXP操作系统中单击“开始”按钮,弹出“开始”菜单,在“开始”菜单中单击“所有程序”|“MicrosoftOffice”|“MicrosoftOfficeWord2003”命令,即可启动Word2003。

Word2003的工作环境,主要包括:

标题栏、菜单栏、常用工具栏、格式工具栏、标尺、编辑区、滚动条、状态栏、任务窗格等。

(1)标题栏。

标题栏位于窗口最顶端,包含控制菜单图标、正在编辑的文档名称、程序名称、最小化按钮、最大化按钮还原按钮和关闭按钮。

(2)菜单栏。

菜单栏位于标题栏下方,所有Word2003要执行的操作命令都在菜单栏中进行了分类排列,单击各菜单命令,打开下拉菜单,在下拉菜单中选择要执行的命令即可。

(3)工具栏。

工具栏位于菜单栏下方,Word2003将一些常用的命令制作成工具按钮,按照不同的功能列在不同的工具栏中。

用鼠标单击某个按钮,可以快速执行对应的菜单命令,原来需要好几步才能完成的操作或设置,现在只要用鼠标单击对应的命令按钮就可以了。

(4)标尺。

工具栏位于菜单栏下方,Word2003将一些常用的命令制作成工具按钮,按照不同的功能列在不同的工具栏中。

用鼠标单击某个按钮,可以快速执行对应的菜单命令,原来需要好几步才能完成的操作或设置,现在只要用鼠标单击对应的命令按钮就可以了。

(5)状态栏。

状态栏位于水平滚动条的正下方,在状态栏上显示页数、节、目前所在的页数/总页数、插入点所在的位置、行数和列数等信息。

状态栏的右侧有4个标记:

“录制”、“修订”、“扩展”、“改写”,每一个标记代表一种工作方式。

用鼠标双击标记就可以进入或者退出这种方式,当进入某种工作方式时,该标记显示为黑色。

(6)滚动条。

滚动条分为垂直滚动条和水平滚动条,由滚动框、浏览滑块和几个滚动按钮组成。

用户用鼠标指针拖拉滚动条的滚动块或者单击滚动箭头,可以将文档上、下或左、右滚动,浏览工作区以外的内容。

(7)任务窗格。

Word2003的任务窗格显示在编辑区的右侧,在Word2003中包括“开始工作”、“帮助”、“搜索结果”、“剪贴画”、“信息检索”、“剪贴板”、“新建文档”、“共享工作区”、“文档更新”、“保护文档”、“样式和格式”、“显示格式”、“邮件合并”、“XML结构”14个任务窗格。

(8)对话框。

当在菜单中选择后面带有后缀“…”的命令时会打开一个对话框,提供更多的设置选项和提示信息,用户可以在对话框中进行更详细的设置。

对话框通常包含标题栏、选项卡、复选框、单选按钮、文本框、列表框等。

1.2打开文档

最常规的打开文档的方法是在资源管理器或我的电脑中找到要打开的文档所在的位置,双击该文档即可打开。

不过这对于正在文档中编辑的用户来说比较麻烦,用户可以直接在Word2003中利用“打开”对话框打开已有的文档。

(1)利用“打开”对话框打开已有的文档

执行“文件”|“打开”命令,或者单击“常用”工具栏上的“打开”按钮

都可以打开“打开”对话框。

在对话框中用户可以打开不同位置的文档(如本地硬盘、移动硬盘或与本机相连的网络驱动器上的文档)。

(2)以只读或副本方式打开文档。

以只读方式打开文档时,可以保护原文档不被修改,即使对原文档进行了修改,Word也不允许以原来的文件名保存在原先的位置。

以副本方式打开文档时,系统默认为是在原文档所在的文件夹中创建并打开原文档的一个副本,因此用户必须对该文档所在的文件夹具有读写权限。

对副本的任何修改都不会影响原文档,同样可以起到保护原文档的作用。

在“打开”对话框中单击“打开”按钮后的下三角箭头,打开一个下拉菜单,在菜单中可以选择“以只读方式打开”或“以副本方式打开”。

1.3保存文档

如果是一个新文档,保存文档时执行“文件”|“保存”命令,或者在“常用”工具栏上单击“保存”按钮

,打开“另存为”对话框,在对话框中对文档的名称和保存位置进行设置即可。

对于保存过的文档,进行修改后,若要保存可直接执行“文件”|“保存”命令或单击“常用”工具栏中的“保存”按钮进行保存。

1.4视图方式和文档结构图

Word2003提供了普通视图、Web版式视图、页面视图、大纲视图、阅读版式视图和文档结构图六种视图方式,用户可以选择最适合自己的工作方式来显示文档。

(1)普通视图。

普通视图是最常用的视图方式,可以完成文本输入和编辑工作。

在该视图方式中,可以显示字体、字号、字形、段落缩进以及行距等格式,但是该视图方式只能将多栏显示成单栏,而且不显示页眉和页脚、页号及页边距等。

在该视图方式中,Word2003能够连续显示正文,页与页之间用一条虚线表示分页符,节与节之间用双行虚线表示分节符,使文档阅读起来比较连贯。

(2)Web版式视图。

Web版式视图用于创作Web页,它能够仿真Web浏览器来显示文档。

在Web版式视图中,可以看到给Web文档添加的背景,文本也将自动折行以适应窗口的大小。

(3)页面视图。

页面视图是Word最常用的视图,也是启动Word后的默认视图。

在页面视图中,所显示的文档与打印出来的效果几乎是完全一样的,是一种所见即所得的方式。

页面视图可以更好地显示排版的格式,因此常被用来对文本、格式、版面或者文档的外观进行修改等操作。

在页面视图方式下,还可以直接看到文档的外观以及页眉和页脚、脚注、尾注、图形、文字在页面上的精确位置以及多栏的排列,用户在屏幕上就可以直观地看到文档在打印纸上的效果。

页面视图能够显示出水平标尺和垂直标尺,并直接显示页边距。

(4)大纲视图。

在大纲视图中,能查看文档的组织结构,可以通过拖动文档的标题来移动、复制、重新组织文本,还可以通过折叠文档来查看文档的主要标题,或者展开文档以查看标题下的正文。

大纲视图使得主控文档的处理更为方便。

主控文档有助于使较长文档的组织和维护。

在大纲视图中不显示页边距、页眉和页脚和背景。

(5)阅读版式视图。

如果打开文档是为了进行阅读,阅读版式视图将优化阅读体验,增加文档的可读性,可以方便的增大或减小文本显示区域的尺寸,而不会影响文档中的字体大小。

(6)文档结构图。

文档结构图以树状结构列出了文档的所有标题,并清晰显示文档结构及各层标题之间的关系。

它的用法类似于Windows的资源管理器,在文档左侧结构图中单击某个标题,Word会在右侧的编辑框中显示该标题下的内容。

文档结构图常被用来查看文档的结构,或查找某个特定的标题。

使用文档结构图,给编辑多层标题结构的文档提供了极大的便利。

1.5举一反三制作用餐信息水牌

在召开会议时如果安排了会议用餐,就应该告知参会人员,本节利用Word2003制作一个会议用餐地址信息告知水牌。

掌握打开文档的不同方法以及另存文档的方法。

1.6知识拓展

(1)设置自动保存功能。

Word2003提供了自动保存功能,可以指定时间间隔让自动保存文件,防止因意外事件(比如停电、死机等)而丢失未保存的工作成果。

默认情况下,自动保存功能是打开的。

了解设置自动保存功能的方法。

(2)控制文档的显示比例。

在Word2003窗口中查看文档时,可以按照某种比例来放大或缩小显示的比例。

放大显示时,可以看到比较清楚的文档内容,但是相对看到的内容就少了,通常用于修改细节数据或编辑较小的字体。

相反,如果缩小显示比例,可以观察到的内容数量很多,但是文档的具体内容就不清晰了,通常用于整页快速浏览或排版时观察整个页面的布局。

单击“常用”工具栏中“显示比例”

右边的下拉箭头,出现一个下拉列表框。

在该列表框中用户可以选择不同的显示比例。

用户也可以执行“视图”|“显示比例”命令,打开“显示比例”对话框,在对话框中选择自己需要的文档显示比例。

 

第2章文档的基本编辑方法(课学时:

14)

制作商务传真和名片

教学目的:

学习并掌握文档的基本编辑方法。

教学重点:

1、创建文档;

2、输入文本;

3、移动与复制文本;

教学过程:

就像读者在学习之前要打开一本书一样,使用Word2003之前也要首先创建一个文档,只有创建了文档后用户才可以在其中进行文本的输入、编辑等操作。

在商务交往中,经常需要将某些重要的文件、资料即刻送达身在异地的合作伙伴手中。

本章实例就是利用Word2003提供的模板,制作一个商务传真,用传真机直接发给对方,这比采用传统的邮寄书信的方式要快捷得多。

2.1创建新文档

掌握在Word2003中创建新文档两种方法:

(1)利用Normal模板创建文档。

当启动Word2003时系统会自动建立一个基于Normal模板的空白文档。

(2)利用模板创建文档。

Word2003本身自带的模板或者是用户自己建立的模板中包含了特定文档所需要的预定义的正文、格式、样式等功能。

2.2输入文本

输入文本是Word2003最基本的操作,文本是文字、符号、图形等内容的总称。

在创建文档后,如果想进行文本的输入,应首先选择一种熟悉的输入法,然后进行文本的输入操作。

为了方便文本的输入,Word2003还提供了一些辅助功能,如插入特殊符号、插入日期和时间等。

掌握定位插入点和选择输入法的方法。

掌握输入文本的基本方法。

掌握特殊文本的输入。

在文档中输入文本时有些符号是不能从键盘上直接输入的,可以使用“符号”对话框插入这些符号。

了解利用对话框插入时间和日期的方法。

2.3移动或复制文本

移动和复制是在编辑文档中最常用的编辑操作,对于重复出现的文本不必一次次地重复输入,可以采用复制的方法快速输入;对于位置不当的文本,可以快速移动到满意的位置。

(1)利用鼠标移动或复制文本。

如果要在当前文档中短距离地移动文本,可以利用鼠标拖动的方法快速移动。

掌握利用鼠标移动或复制文本的方法。

(2)利用剪贴板移动或复制文本。

如果要长距离地移动文本,例如将文本从当前页移动到另一页,或将当前文档中的部分内容移动到另一篇文档中,此时用鼠标拖放的办法显然很不方便,在这种情况下可以利用剪贴板来移动文本。

掌握利用剪贴板移动或复制文本的方法。

2.4拼写和语法检查

当文本输入结束后,会在一些词语或句子的下面出现红色和蓝色的波浪线,蓝色波浪线表示语法错误,红色波浪线表示拼写错误。

用户可以利用“语法”对话框对全文的语法和拼写进行检查,虽然这些都是系统自认为的错误,并不一定是真正的错误。

2.5举一反三利用向导制作名片

向导实际上是一种特殊的模板,由一系列对话框组成,只要按步骤逐一操作,就可以得到一个文档。

本节利用Word2003中提供的名片制作向导制作一个专业的名片,如果再有彩色打印机和一定硬度的专用纸,自己的名片可以轻松搞定。

掌握利用向导创建文档的方法。

2.6知识拓展

(1)输入特殊符号。

Word2003还提供了插入特殊符号的功能,可以非常方便地将“单位符号”、“数字序号”等一些特殊符号插入到文档中。

执行“插入”|“特殊符号”命令,打开“插入特殊符号”对话框,利用该对话框可以插入特殊符号。

(2)选择文本。

掌握常用的选择文本的方法。

(3)Office剪贴板。

使用系统剪贴板一次只能移动或复制一个项目,再次执行移动或复制操作时,新的项目将会覆盖剪贴板中原有的项目。

Office剪贴板独立于系统剪贴板,使用户可以在Office的应用程序如Word、Excel中共享一个剪贴板。

Office的剪贴板的最大优点是一次可以复制多个项目并且用户可以将剪贴板中的项目进行多次粘贴。

执行“编辑”|“Office剪贴板”命令,打开“剪贴板”任务窗格。

(4)利用键盘定位插入点。

掌握利用键盘按键移动插入点的技巧。

第3章文档基本格式的编排(课时:

10)

制作购销合同模板和人事通告

教学目的:

学习文档基本格式的编排的方法。

教学重点:

设置字符格式;

设置段落格式;

应用编号;

设置制表位;

应用格式刷。

教学过程:

给文档设置必要的格式,可以使文档具有更加美观的版式效果,方便阅读和理解文档的内容。

文本与段落是构成文档的基本框架,对文本和段落的格式进行适当的设置可以编排出段落层次清晰、可读性强的文档。

在商务交往中,经常要签订一些类似的合同,可以利用Word2003输入合同的要点和固定内容,并对格式进行必要的设置,使合同的段落层次清晰,方便双方阅读和理解,形成购销合同的模板。

本章就利用Word2003制作一个购销合同的模板。

3.1设置字符格式

Word2003中,字符是指作为文本输入的汉字、字母、数字、标点符号及特殊符号等。

字符是文档格式设置的最小单位,对字符格式的设置决定了字符在屏幕上显示或打印时的形态。

字符格式包括字体、字号、字形、颜色及特殊的阴影、阴文、阳文、动态等修饰效果。

(1)利用工具栏设置字符格式。

在格式工具栏中可以利用“字体”、“字号”列表框以及相关工具按钮来设置字符的字形和效果。

(2)利用对话框设置字符格式。

使用工具栏可以快速设置字体的常用格式,但如果要设置的字体格式比较复杂,可以在“字体”对话框中进行设置。

执行“格式”|“字体”命令,打开“字体”对话框,然后在“字体”选项卡中进行设置。

(3)设置字符间距。

字符间距指文档中两个相邻字符之间的距离,对于一些特殊的文本适当调整他们的字符间距可以使文档的版面更美观。

在“字体”对话框中的“字符间距”选项卡中可以设置字符间距。

3.2设置段落格式

段落是以回车键结束的一段文本。

在设置段落格式时,用户可以将鼠标定位在要设置格式的段落中,然后进行设置。

如果要同时对多个段落进行设置,则应先选定这些段落。

执行“格式”|“段落”命令,打开“段落”对话框,单击“缩进和间距”选项卡,利用该对话框可以设置段落的对齐、缩进、间距和行间距等格式。

(1)设置段落对齐格式。

段落的对齐方式直接影响文档的版面效果,控制段落中文本行的排列方式,段落的对齐方式有“两端对齐”、“左对齐”、“右对齐”、“居中”和“分散对齐”五种。

利用“格式”工具栏或在“段落”对话框中都可以设置段落对齐。

(2)设置段落缩进。

段落缩进可以调整段落与边距之间的距离。

设置段落缩进可以将一个段落与其他段落分开,或显示出条理更加清晰的段落层次,方便阅读。

缩进分为首行缩进、左缩进、右缩进和悬挂缩进四种方式。

利用标尺或在“段落”对话框中都可以设置段落缩进。

(3)设置段落间距和行间距。

段落间距是指两个段落之间的间隔,行间距是一个段落中行与行之间的距离,行间距和段间距的大小影响整个版面的排版效果。

在“段落”对话框的“间距”区域可以设置段落间距和行间距。

3.3应用编号

在制作文档的过程中,为了增强文档的可读性,使段落条理更加清楚,可在文档各段落前添加一些有序的编号或项目符号。

在文档中使用编号主要是为了使段落层次清楚,用户可以使用“格式”工具栏创建编号,单击“格式”工具栏上的“编号”按钮可以把当前默认的编号格式应用于所选中的段落。

如果要设置复杂的编号,则可利用“项目符号和编号”对话框进行设置。

执行“格式”|“项目符号和编号”命令,打开“项目符号和编号”对话框,单击“编号”选项卡,在对话框中用户可以选择要应用的编号。

3.4设置制表位

制表位属于段落的属性之一,每个段落都可以设置自己的制表位,按回车键开始新段落时,制表位的设置将自动转入下一个段落中。

在Word2003中可以利用水平标尺或菜单命令设置制表位,将选定文本的起始位置固定在某一位置。

熟悉制表位的类型。

掌握利用标尺设置制表位的方法。

掌握用菜单命令设置制表位的方法。

3.5格式刷的应用

Word2003提供的格式刷功能可以复制文本或段落的格式,可以快速地设置文本或段落的格式。

掌握格式刷的一次和多次使用方法。

3.6操作的撤销、恢复和重复

当用户对文档进行编辑操作时,Word2003都把每一步操作和内容的变化记录下来,这种暂时存储的功能使撤销与恢复和重复变得十分方便。

合理地利用“撤销”、“恢复”和“重复”命令可以提高工作的效率。

掌握利用工具栏中“撤销”按钮或“编辑”菜单中“撤销”命令,进行撤销操作的方法。

熟悉利用工具栏中“恢复”按钮或“编辑”菜单中“重复”命令,进行撤销操作的方法。

3.7举一反三制作人事通告

企业中人事部门遇到人事变动(如招聘、派遣、调动以及任命就职等)时都需要发出正式的人事通告,使用Word2003来进行编辑就可以轻松实现。

本节就为某公司制作一个人事任免通知。

掌握文本边框的添加方法。

3.8知识拓展

(1)设置字符的动态效果。

字符的动态效果方便用户进行Web页或演示文档的制作,在Word2003中这些功能得到了很大的扩充。

字符的动态效果只能在屏幕上显示,是打印不出来的。

了解在“字体”对话框的“文字效果”选项卡中设置字符动态效果的方法。

(2)设置换行与分页。

默认情况下,Word2003按照页面设置自动分页,但自动分页有时会使一个段落的第一行排在页面的最下面或是一个段落的最后一行出现在下一页的顶部。

为了保证段落的完整性及更好的外观效果,可以通过“换行和分页”的设置条件来控制段落的分页。

了解在“段落”对话框“换行与分页”选项卡中设置设置换行与分页的方法。

(3)设置项目符号。

设置项目符号最简单的方法是利用“格式”工具栏上的“项目符号”按钮来格式化段落,单击“格式”工具栏上的“项目符号”按钮

可以把当前默认的项目符号格式应用于所选择的段落。

用户可以在“项目符号和编号”对话框中选择更多的项目符号来格式化段落,选中要创建项目符号的段落或者将鼠标定位在即将输入文本的段落的开始处。

执行“格式”|“项目符号和编号”命令,打开“项目符号和编号”对话框,单击“项目符号”选项卡,在对话框中选择需要的项目符号。

第4章文档版面的编排(课时:

12)

制作产品说明书和商务回复函

教学目的:

学习文档版面的编排的方法。

教学重点:

分页与分节;

设置分栏;

设置首字下沉;

添加页眉和页脚;

打印文档。

教学过程:

在编辑文档时可以利用分页与分节来调整文档的页面,可以利用分栏排版为文档设置多种不同的版式。

还可以通过给文档添加页眉和页脚,使文档获得更具吸引力的外观效果。

产品说明书是介绍产品的性质、性能、构造、用途、规格、使用方法、保管方法、注意事项等的说明文字。

这些说明文字的版面必须整洁,否则用户不但不能掌握产品的使用方法,反而会被说明书搞得头昏脑胀。

本章实例利用Word2003提供的版面编排功能,对一个产品说明书的版面进行设置。

4.1分页与分节

(1)分页。

通常情况下,用户在编辑文档时,系统会自动分页。

但是系统的自动分页不一定符合实际工作任务中的版面要求,这时便可以通过插入分页符在指定位置进行强制分页。

将插入点定位在要插入分页符的位置处,执行“插入”|“分隔符”命令,打开“分隔符”对话框,在“分隔符类型”区域选中“分页符”单选按钮,单击“确定”按钮。

(2)分节。

了方便对同一个文档中不同部分进行不同的版面设计,用户可以将文档分割成多个节。

在不同的节中,可以设置与前面文本不同的页眉和页脚、页边距、页面方向、文字方向或分栏版式等格式。

分节使文档的编辑排版更灵活,版面更美观。

执行“插入”|“分隔符”命令,打开“分隔符”对话框。

在“分节符类型”区域,选中一种分节符,单击“确定”按钮。

4.2分栏排版

分栏是经常使用的一种版面设置方式,在报刊、杂志中被广泛使用。

分栏排版可以使文本从一栏的底端连续接到下一栏的顶端。

只有在页面视图方式和打印预览视图方式下才能看到分栏的效果,在普通视图方式下,只能看到按一栏宽度显示的文本。

(1)设置分栏。

如果要对文档中的某一部分文本进行分栏,在进行分栏时应首先选中要设置分栏的文本,这样在进行分栏时系统将自动为选中的文本添加分节符。

如果要对文档中的某一节进行分栏,则在进行分栏时应将插入点定位在文档的当前节中,如果要对没有分节的整篇文档进行分栏则可以将鼠标定位在文档的任意位置。

执行“格式”|“分栏”命令,打开“分栏”对话框,在对话框中用户可以选择分栏的栏数,并对分栏选项进行设置。

(2)控制栏中断。

如果希望某段文字处于下一栏的开始处,可以采用在文档中插入分栏符的方法,使当前插入点以后的文字移至下一栏。

执行“插入”|“分隔符”命令,打开“分隔符”对话框。

在“分隔符类型”区域选中“分栏符”单选按钮,单击“确定”按钮。

(3)平均每栏中的内容。

在对整篇文档或某一节文档进行分栏时,往往会出现文档的最后一栏的正文是空白或不能排满的情况,这样没有达到分栏的目的,会影响文档的整体美观。

此时用户可以建立长度相等的栏。

将插入点的定位在栏末尾处,执行“插入”|“分隔符”命令,打开“分隔符”对话框。

在“分节符类型”区域选中“连续”单选按钮,单击“确定”按钮,

(4)取消分栏。

如果要取消文档的分栏可以在“分栏”对话框的“预设”区域选择“一栏”即可。

在取消分栏时还可以选择取消分栏文档中的部分文档的分栏。

4.3首字下沉

首字下沉是文档中常用到的一种排版方式,就是将段落开头的第一个或若干个字母、文字变为大号字,从而使文档的版面出现跌宕起伏的变化使文档更美观。

将鼠标定位在要首字下沉的段落中,执行“格式”|“首字下沉”命令,打开“首字下沉”对话框,在对话框中设置首字下沉的位置以及下沉行数。

4.4添加页眉和页脚

页眉和页脚是指在文档页面的顶端和底端重复出现的文字或图片等信息。

在普通视图方式下用户无法看到页眉和页脚,在页面视图中看到的页眉和页脚会变淡。

页眉和页脚与文档的正文处于不同的层次上,因此,在编辑页眉和页脚时不能编辑文档的正文,同样在编辑文档正文时也不能编辑页眉和页脚。

执行“视图”|“页眉和页脚”命令,可以进入页眉和页脚编辑模式。

掌握页眉和页脚的编辑方法。

熟悉创建首页不同的页眉和页脚的方法。

熟悉创建奇偶页不同的页眉和页脚的方法。

]

4.5打印文档

Word2003提供了多种打印方式,包括打印多份文档、打印输出到文件、手动双面打印等功能,此外利用打印预览功能,用户还能在打印之前查看打印效果。

(1)打印预览。

选择“文件”菜单中的“打印预览”命令或者单击“常用”工具栏中的“打印预览”按钮

都可以进入到打印预览视图,了解打印预览窗口上方的工具按键的功能。

(2)快速打印。

在打印文档时如果想进行快速打印,可直接单击“常用”工具栏上的“打印”按钮,这样就可以按Word2003默认的设置进行打印文档。

(3)一般打印。

执行“文件”|“打印”命令,打开“打印”对话框,利用对话框用户可以对打印的具体方式进行设置。

4.6举一反三制作商务回复函

通常企业在收到对方的商务信函后会进行回复,本节介绍龙源纸业有限公司接到今晚报业有限公司的传真后的回复函。

掌握在页眉页脚中插入图片的方法

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