企业采购部门应知应会手册.docx

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企业采购部门应知应会手册

采购科应知应会手册

（一）企业采购的一般流程

一、企业采购流程一般有比选、竞争性谈判和单一来源三种形式：

比选采购方式的主要流程：

1、采购人发出采购信息（采购公告或采购邀请书）及采购文件；

2、供应商按采购文件要求编制、递交应答文件；

3、采购人对供应商应答文件进行评审，并初步确定中选候选供应商

（中选候选供应商数量少于递交应答文件供应商数量，具体数量视采购项目情况而定）；

4、采购人保留与中选候选供应商进一步谈判的权利；

5、采购人确定最终中选供应商，并向所有递交应答文件的供应商发出采购结果通知；

6、采购人与中选供应商签订采购合同。

竞争性谈判的主要程序：

1、采购人发出采购信息（采购公告或采购邀请书）及采购文件；

2、供应商按采购文件要求编制、递交初步应答文件；

3、采购人根据初步应答文件与所有递交应答文件的供应商进行一轮或多轮谈判，供应商根据采购人要求进行一轮或多轮应答；

4、采购根据供应商最后一轮应答进行评审，并确定成交供应商；

5、采购人向所有递交应答文件的供应商发出采购结果通知；

6、采购人与成交供应商签订采购合同。

（二）企业采购流程内容

1、询价（Solicitation）

询价就是从可能的卖方那里获得谁有资格完成工作的信息，该过程的专业术语叫供方资格确认（SourceQualification）。

获取信息的渠道有：

招标公告、行业刊物、互联网等媒体、供应商目录、约定专家拟定可能的供应商名单等。

通过询价获得供应商的投标建议书。

2、供方选择（SourceSelection）

这个阶段根据既定的评价标准选择一个承包商。

评价方法有以下几种：

合同谈判：

双方澄清见解，达成协议。

这种方式也叫“议标”。

加权方法：

把定性数据量化，将人的偏见影响降至最低程度。

这种方式也叫“综合评标法”。

筛选方法：

为一个或多个评价标准确定最低限度履行要求。

如最低价格法。

独立估算：

采购组织自己编制“标底”，作为与卖方的建议比较的参考点。

一般情况下，要求参与竞争的承包商不得低于三个。

选定供方后，经谈判，买卖双方签订合同。

3、合同管理

合同管理是确保买卖双方履行合同要求的过程，一般包括以下几个层次的集成和协调。

1）授权承包商在适当的时间进行工作。

2）监控承包商成本、进度计划和技术绩效。

3）检查和核实分包商产品的质量。

4）变更控制，以保证变更能得到适当的批准，并保证所有应该知情的人员获知变更。

5）根据合同条款，建立卖方执行进度和费用支付的联系。

6）采购审计。

7）正式验收和合同归档。

[3] 

（三）企业采购单据名称

接收采购计划－询比议价－决定－下采购单－审核－跟催－收货－付款－退货。

相关的单据有：

请购单、采购单、询价单，采购暂收单、进货单、采购退出、采购异常退出等。

采购相关：

战略采购是采购人员（commoditymanager）根据企业的经营战略需求，制定和执行采购企业的物料获得的规划，通过内部客户需求分析，外部供应市场、竞争对手、供应基础等分析，在标杆比较的基础上设定物料的长短期的采购目标、达成目标所需的采购策略及行动计划，并通过行动的实施寻找到合适的供应资源，满足企业在成本、质量、时间、技术等方面的综合指标。

战略采购计划内容包含采用何种采购技术，与什么样的供应商打交道，建立何种关系，如何培养与建立对企业竞争优势具有贡献的供应商群体，日常采购执行与合同如何确立等。

日常采购是采购人员（buyer）根据确定的供应协议和条款，以及企业的物料需求时间计划，以采购订单的形式向供应方发出需求信息，并安排和跟踪整个物流过程，确保物料按时到达企业，以支持企业的正常运营的过程。

采购的对象分为直接物料（BOMmaterial）和间接物料（MROmaterial），直接物料将用于构成采购企业向其客户提供的产品或服务的全部或部分，间接物料将在企业的内部生产和经营活动中被使用和消耗。

采购是一个商业性质的有机体为维持正常运转而寻求从体外摄入的过程。

采购的基本原则：

成本效益原则质量原则、进度配合原则、公平竞争原则。

采购：

是指通过交换获取物料和服务的购买行为，为企业经营在合适的时间、地点、价格获取质量、数量合适的资源。

采购员必备能力：

成本意识与价值分析能力、预测能力、表达能力、良好的人际沟通与协调能力、专业知识。

好的采购员：

采购员必备能力外，要有合理的采购计划，遵守5R原则，选择合适的供应商，并加于管理，不断提高。

在不影响企业正常生产下，降低采购成本。

采购员须承担的责任：

采购计划与需求确认、供应商选择与管理、采购数量控制、采购品质控制、采购价格控制、交货期控制、采购成本控制、采购合同管理、采购记录管理。

采购流程：

收集信息，询价，比价、议价，评估，索样，决定，请购，订购，协调与沟通，催交，进货检收，整理付款。

采购数量计算：

本期应采购数量=本期生产需用量+本期末预定库存量-前期预估库存量-前期已购未入库数量

合理降低采购成本：

事先制定合理的采购计划，查询当前市场行情，掌握影响成本的因素和事件。

事中寻找多家合格厂商的报价，制作底价或预算，运用议价技巧。

事后选择价格适当的厂商签订合约，利用数量或现金折扣。

采购价格构成：

供应商成本的高低，规格与品质，采购物料的供需关系，生产季节和采购时机，交货条件，付款条件。

采购商品成本构成：

工程或制造的方法，所需的特殊工具、设备，直接及间接材料成本，直接及间接人工成本，制造费用或外包费用，营销费及税捐、利润。

合适的价格：

采购价格应以达到适当价格为最高目标，采购员必须以采购要求，根据市场行情，分析物料的质量状况和价格变动情况，选择物美价廉的物料进行购买。

判断采购价格是否合理：

进行成本分析，价格分析，市场调研，多家厂商报价。

找供应商：

利用现有的资料，公开征求的方式，通过同业介绍，阅读专业刊物，协会或采购专业顾问公司，参加产品展示会。

供应商分类：

原材料供应商，小额服务性供应商，临时性供应商。

合格供应商的标准：

优秀的企业领导人，高素质的管理人员，稳定的员工群体，良好的机器设备，良好的技术，良好的管理制度。

对供应商进行分析：

价格，品质，服务，位置，存货政策，柔性。

专业知识.判断力.责任感.时间观.口才.

（四）企业采购部门工作职责

1．新产品、新材料供应商的寻找、资料收集及开发工作。

2．对新供应商品质体系状况（产能、设备、交期、技术、品质等）的评估及认证，以保证供应商的优良性。

3．与供应商的比价、议价谈判工作。

4．对旧供应商的价格、产能、品质、交期的审核工作，以确定原供应商的稳定供货能力。

5．及时跟踪掌握原材料市场价格行情变化及品质情况，以期提升产品品质及降低采购成本。

6．采购计划编排．物料订购及交期控制。

7．部门员工的管理培训工作。

8．与供应商以及其他部门的沟通协调等。

（五）企业采购部门人员岗位职责

采购部职责

1.根据公司物料需求状况，制定采购计划；

2.负责公司采购申请报批程序的审查，并组织实施；

3.负责收集供方市场信息，建立合格供应商名录；

4.负责对主要原辅材料供方的资质验证和现场审核工作；

5.负责签订采购合同、发出标书等，实施物资采购，并监督入厂物资的验收、贮存；

6.参与对不合格物料的处置，以及负责对供方的索赔；

7.参与公司新产品设计开发评审，审核产品物料清单，提供物料成本信息；

8.负责收集公司物料使用信息，制定成本控制计划；

9.收集新材料信息，参与其替代可行性评估；

10.向管理评审会议提交本部门工作的相关信息。

采购部长职责

1.全面负责采购部的日常管理工作；

2.根据物料需求计划，制定/审核公司采购计划，提出资金申请；

3.监督采购申请、报批程序，杜绝违规操作；

4.收集、整理供方市场信息，建立、更新合格供应商名录；

5.组织对合格供应商的评估和再评估；

6.审核/签订采购合同、订单、标书等，安排询价、议价工作；

7.跟踪采购进度，确保有计划的采购活动得到有效实施；

8.监督入厂物资的验收，准确掌握来料质量信息；

9.参与对不合格物料的处置，以及负责对供方的索赔；

10.参与新产品开发评审，审核产品物料清单，提供物料成本信息；

11.负责组织对主要原辅材料供方和外包方的资质验证和现场审核；

12.收集公司物料使用信息，核算采购费用，制定成本控制计划；

13.参与新材料可替代性评估；

14.负责对本部门员工的培训、考核、评估工作；

15.完成领导安排的其他工作。

采购员职责

1.收集供方市场信息，建立、更新供应商名录；

2.整理物资申购单和采购计划，进行询价、议价、谈判、签订采购合同等采购活动；

3.关注原料市场，及时向公司反馈有关新产品、新材料的信息；

4.根据上级安排，收集、验证供方资质，进行现场审核；

5.参与对不合格物料的处置，以及负责对供方的索赔；

6.参与合格供应商评估和再评估；

7.负责整理采购资料，建立采购台帐；

8.完成领导安排的其他工作。

仓储物流部职责

1.负责库存物资的贮存、防护；

2.负责原材料、半成品、成品的验收、领用和出货；

3.负责公司内物资的转运和成品的运输及全过程的防护；

4.负责公司车辆的调度和管理；

5.负责公司库存盘点工作；

6.负责公司各类车辆、起吊、转运设备操作人员的资质年检工作；

7.向公司提供物料转运、运输成本等数据，优化作业流程；

仓储物流部长职责

1.根据公司整体经营方针、目标，编制、传达本部工作目标、指标，并制定具体措施予以实现；

2.制定本部门工作计划并组织其实施；

3.负责公司材料、半成品、成品仓库、运输队和装卸队的日常管理工作；

4.协调物流部与其他部门的沟通和业务往来工作；

5.对材料、半成品，成品的贮存及装卸运输的方法、过程的监管。

6.负责监督各个仓库的现场5S工作；

7.负责对本部门员工的培训、考核、评估工作；

8.完成领导安排的其他工作。

库管员职责

1.负责在库品的标识、防护和定置管理；

2.负责仓存物料的呆料控制管理；

3.负责不合格物料的退料工作；

4.负责仓库防火、防潮、防盗、防污染、防泄漏等安全工作管理；

5.负责现场的5S管理工作；

6.负责仓库出入帐目、数据的准确性；

7.负责所辖范围内物料的储存、收发、搬运管理工作；

8.负责公司库存盘点工作；

9.负责K3系统数据的按时录入；

10.负责随时向使用部门提供和反馈物料库存信息；

11.完成领导安排的其他工作。

车队队长职责

1.负责安排公司各类物资的装卸、运输工作；

2.负责本部各类车辆、起吊、转运设备的使用、调度和管理；

3.负责监督车辆的日常/定期保养和维护情况；4.负责装卸队员工的考勤工作；

5.负责公司各类车辆、起吊、转运设备操作人员的资质年检工作；

6.负责物资转运过程中的防护；

7.向公司提供物料转运、运输成本等数据；

8.完成领导安排的其他工作。

装卸队职责

1.在车队队长安排下，从事物资的装卸工作；

2.负责物资装卸、转运过程中的防护；

3.负责对装卸设备及辅助设施的日常维护和保养；

4.负责工作现场的5S工作；

5.完成领导安排的其他工作。

（六）核算流程战略成本

战略成本核算流程由四个步骤组成：

估计供应商的产品或服务成本；估计竞争对手的产品或服务成本；设定你公司的标的成本并发现产品和流程需要改进的领域；确定作出这些流程和产品改变并持续改进对你公司的价值。

（七）流程优化

1、发现问题：

此阶段由使用部门提出需求。

只有具体的使用者知道他们的需求是什么，而不是决策者。

这是工业品销售的基层环节。

2、项目可行性研究：

这个阶段使用者已经将发现的问题向上层汇报，客户内部在酝酿要不要采购计划、考虑预算等问题。

3、项目立项：

这一阶段一般会组建有使用部门、技术部门、财务部门、决策部门等人员共同组成的项目采购小组。

4、确定采购的技术标准：

在这一阶段，是客户关于采购标准制定阶段。

通常由客户使用部门和技术部门分析需求，再把需求转化成采购标准。

5、招标：

采购标准制定好以后，客户将以标书的形式发布出来，准备投标的厂家那到表述就可以制定方案了。

此时，不管销售人员如何推荐本产品的优点，客户一般不会改动采购方案，除非发现了致命的缺陷。

因为对他们来说，采购方案的改动是“牵一发而动全身”的，成本很高。

6、项目评标：

客户一般会与两家以上的销售厂家进行洽谈，以便进行评估和比较，得到更好的商业条件。

这个阶段会确立首选供应商。

7、合同审核：

这一阶段客户会通过商务谈判，努力争取一些附加价值。

产品的技术标准和规格、数量以及付款方式等都是合同审核的内容。

8、签订协议：

本阶段是签订合同，交付产品，实施安装。

合同的签订并不意味着交易的结束。

真正的销售这个时候才真正开始。

销售人员要按合同认真履行承诺，准时交货，按进度完成。

了解客户内部采购流程，是工业品营销说对话、找对人、做对事的前提。

（八）流程控制

估计供应商的产品或服务成本；

估计竞争对手的产品或服务成本；

设定公司的标的成本并发现产品和流程需要改进的领域；

确定作出这些流程和产品改变并持续改进对你公司的价值。