档案管理办法.docx
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档案管理办法
档案管理办法（2014年版）
第一节总则
第一条为加强公司档案管理工作，维护公司利益，防止重要文件、资料的遗失，进一步推进档案立卷归档工作的规范化、标准化，根据《档案法》要求，结合公司实际情况，特制订本办法。
第二条本办法适用于安徽合肥皖能小额贷款有限公司的所有档案管理。
第二节管理体制和职责
第三条公司设置档案室及档案管理员，综合部为公司档案管理部门。
档案管理员（无专职档案管理员的情况下由出纳岗位兼职）须保持相对稳定，调动工作时，须对档案装具、设备和档案库藏进行清点并制作移交清册，并注明移交人、接交人、监交人、移交时间等信息，具体职责为：
（一）负责公司档案室管理以及档案和有关资料的收集、整理、分类、鉴定、保管、统计等；
（二）负责档案管理的各项规章制度和业务标准的制订；
（三）负责档案提供利用服务和保密管理。
第三节文件材料的形成和归档
第四条档案按照记述内容的不同划分为文书档案（行政管理、经营管理）和专门档案（会计、信贷）；按照载体形态可分为纸质、电子、声像、实物档案等。
第五条归档时间和归档程序
（一）公司各部门产生的文书档案，根据其重要程度及实际需要由其负责人审定后须随时归档。
各部门零星文书档案采取各部门平时累积、每半年一次按照各类档案的管理细则进行整理、归档。
（二）会计档案在会计年度结束后，暂由财务部保管一年，一年后由财务部整理后统一向公司档案室归档。
第六条归档要求
（一）归档的文件、资料必须完整。
公司缮印发出的公文，由公司综合部统一收集管理；由几个部门参与办理的工作，在工作活动中形成的文件材料，由主办部门收集归档。
（二）归档文件、资料的密级、保管期限划分须准确，分类清楚、归类准确、组卷合理、编目清晰。
（三）各类文件归档一般一式一份，比较重要的和利用频繁的要适当增加归档份数。
第四节档案的划分和立卷
第七条保管期限的划分
（一）档案管理员须根据各类档案管理细则中的《归档范围和保管期限表》（附件1）确定档案的保管期限及档案的价值。
档案保管期限分为永久、长期两种，其中长期为10年。
（二）对公司有长远利用价值的档案须永久保存，对公司在一定时期内有利用价值的档案为长期保存，凡是介于两种保管期限之间的档案，其保管期限一律从长。
第八条组卷方法
（一）公司形成的文件材料是组卷的主要内容。
档案室对新接收的档案须及时进行编目、统计。
（二）文件材料按年度和类别组卷，种类包括信贷管理、风控管理、财务管理、公司收文、公司发文、人事管理、综合管理和专题材料。
（三）档案盒正面应附有《案卷封面》（附件2）。
第九条卷内文件排列
（一）按文件的重要程度或时间顺序排列。
1、正文在前，附件在后。
2、信贷合同以项目为主体归档，须包含贷调程序表、贷审会评议过程以及贷后管理记录等，列出目录清单依次排列。
（二）按问题和时间排列
反映同一问题的文件材料组成一个案卷时，按文件形成的时间先后顺序排列；几个问题组成一卷时，先按问题分开，再按时间顺序排列。
第十条编制卷内目录（附件3）
（一）填写文件字号
填写文件字号（包括部门代字、年号、顺序号），按文件原有字号填写齐全。
（二）填写文件题名
填写文件题名时，文件的正副标题要原文照录。
原文标题不能揭示文件内容的，原标题照录，再依据文件内容另拟题名附后，并加“[]”。
（三）填写文件形成日期
（四）信贷档案按照卷内目录范例填写（附件4）
第五节档案的移交与使用
第十一条档案移交
（一）各部门立好卷后要在第二年第一季度，向公司档案室移交；重要文件于每月月末向公司档案室移交；合同档案承办部门在合同签订后5个工作日内将合同及相关资料移交。
（二）信贷业务档案权证类、银行票据等客户抵押、质押的重要原件应于贷款业务发生当日交财务部保管，并办理好交接手续；其他贷款资料（包括文书、声像、实物等）应于贷款发放后5个工作日内由客户经理将资料按卷内目录整理完成后，填写信贷档案稽核表（见附件5），移交风控专员审核，信贷档案稽核表双方签字各存一份（补充材料入档按上述程序办理）。
（三）风控专员在5个工作日内填写《档案移交登记表》（见附件6），将审核后的信贷档案移交档案管理员扫描并按照档案管理标准装订归档，移交登记表一式两份，交接双方根据移交表清查核对，双方签字盖章各存一份。
档案扫描刻录光盘两份，一份存档，一份由风控专员暂存便于查询，待合同履行结束后5个工作日内归还档案室存档。
第十二条档案使用
（一）档案管理员根据各类档案的特点建立相应的档案数据库，并进行计算机著录工作，为利用计算机检索创造条件。
因工作需要，查阅、复印档案资料时，必须填写《档案使用审批表》（附件7），写明查阅人身份、查阅目的及查阅文件，方可查阅。
查阅重要档案资料，需经档案主管部门负责人签字同意后方可在档案管理人员的监控范围内查阅。
（二）档案资料一般情况下仅供公司内部人员查阅使用。
如外单位、个人查阅档案，必须经公司总经理批准，办理登记手续后，方可在档案管理人员的监控范围内查阅。
业务档案无特殊原因均不得外借。
（三）借出档案应在5日内归还，如需延长借阅期，应办理续借手续，到期未还者，档案管理员应及时催还，未办理续借手续而愈期不归还者，要予以通报批评或追究其相关责任。
（四）借出的资料使用完毕，要及时归还档案室，档案管理员对档案进行详细检查，保证资料齐全、完整，并在《档案使用审批表》上填写归还时间并由借阅人签字确认，验收无误，及时入库。
如发现有涂改、缺页、损毁、遗失等问题要及时报告。
第六节档案室管理
第十三条安全与保密管理
（一）档案室实行专人管理，非管理人员未经许可不得入内。
（二）接收和移出档案，必须认真清点、核对交接清单。
严格执行借阅制度，不任意扩大借阅范围，对需要出据档案证明的，要认真核对摘抄内容。
（三）整理档案应在办公区内进行。
不得将档案带出办公区，以防失密或丢失。
（四）下班前或节假日，要认真检查，以防事故发生。
离开档案室时，要注意关闭电源、关锁门窗。
（五）要认真落实防火、防盗、防尘、防潮、防强光、防虫、防鼠、防有害物体等“八防”措施。
第十四条日常维护管理
（一）要爱护档案，在整理、搬移、上架和提供利用过程中，要轻拿轻放，保持档案整洁，发现破损时，要及时修补。
（二）档案室内的档案柜要统一编号。
做到存放有序，查找有据。
（三）档案室内严禁烟火，禁止存放与档案无关的其它物品。
（四）每年定期对室内档案进行一次全面检查，掌握档案保管情况，为改善管理积累资料。
第七节不归档文件材料及档案销毁规定
第十五条不归档文件材料
（一）重份文件；无查考利用价值的事务性、临时性文件；未经会议讨论，未经领导审阅、签发的未生效文件、传真草稿，一般性文件的历次修改稿（重要法规性文件除外）、铅印文件的各次校对稿（主要领导人亲笔修改稿和签字的最后定稿除外）；从正式文件上摘录的供参考的非证明性材料；无特殊保存价值的信封，一般性表态、询问一般性问题、提出一般性建议或意见的人员来信；部门内部互相抄送的文件材料，不应履行公文的行文、介绍信等；为参考目的从各方面收集的文件材料。
（二）参加非主管部门、办事机构和区域召开的不需要贯彻执行和无查考价值的文件材料；越级抄送的一般的、不需办理的文件材料。
第十六条档案销毁
（一）按规定需要销毁档案资料时，必须先通过档案价值鉴定，无保存价值和保管期满不须继续保存的档案，应予以销毁。
（二）销毁时必须填写《档案销毁审批表》（附件8），实行两人监销制度进行档案销毁，经档案销毁人签字、监毁人签字、档案主管部门负责人审核、分管领导批准后，进行销毁。
（三）严禁将销毁档案转做其它用途。
（四）档案销毁清册需归档，并长期保存。
第十七条本制度由公司综合部负责编制和修改，自发布之日起实行。
附件1：
文书档案归档范围及保管期限表
序号
条款名称
文件内容和名称
保管
期限
1
公司重要会议文件材料
决议、决定、记录、纪要、讨论通过的文件
永久
2
上级党、政、工、团部门及专业部门来文
直接针对本单位工作的文件
永久
普发的法规性文件
长期
有查考作用的一般性文件
长期
3
公司制发的文件材料
制定的制度、条例、规定、办法等；重要的决定、决议、指示；关于干部任免、奖惩决定；工资改革调整、晋级等问题的通知；重要业务问题综合成果报告、专题报告、方案、总结等
永久
转发上级文件、本级发布的暂行规定、代上级起草的法规性的文件等
长期
一般业务和业务性工作、事务性的、一般工作报告
长期
4
请示与上级批复、下级请示与本级批复
重要问题的
永久
一般事务问题的
长期
5
工作计划总结报告
年度和年度以上的、重要专题的
永久
半年、季度的、一般专题的
长期
6
各类报表（含综合的、各部门、各专业的）
年度和年度以上的
永久
季度、月份的
长期
7
本公司签订的内外部合同协议及项目招标、投标文件材料
重要的、有长远利用价值的
永久
一般的、内部的
长期
8
涉及本公司机构、编制、名称等的文件材料
含各种委员会、领导小组等
永久或
长期
9
不良贷款处置材料
含处理决定和调查取证材料
重大的
永久
一般的
长期
10
员工录用转正、调资、定级等有关材料
含录用、转正审批单和各类鉴定材料
在职期间、离职三年内
11
职工教育培训材料
含成人学历教育、继续教育
12
本单位人员编制、职工、党员花名册
长期
13
介绍信、证明信存根
含干部职工调动、工资转移、党团工会组织关系转移等
14
财产物资交接凭证
含员工辞职或调任工作中与交接人形成的各类凭证、证明材料
永久
15
档案交接凭证
各类档案移交目录
长期
16
本单位荣获的荣誉
含各类荣誉证书、奖旗、奖状、奖杯、奖牌等
永久
17
本公司新闻
含反映本公司情况的报刊剪辑、电台、电视台播出稿
永久
18
法律事务文件材料
重要的
永久
一般的
长期
19
审计文书
重要的
永久
一般的、常规的
长期
附件2：
档案案卷封面
**有限公司
文书档案
案卷题名：
自年月日起至年月日止
卷内目录首个文件编号：
，文件材料份
存放于室柜
保管期限：
密级：
整理者：
年月日
附件3：
卷内目录
序号
文件
编号
文件题名
文件日期
备注
整理者：
审核人：
日期：
附件4：
信贷档案卷内目录范例
卷内目录
序号
文件题名
文件编号
签订单位
签订日期
份数
页次
备注
1
贷款发放审核单
1
1
集中装订
2
借款合同
1
2
3
保证合同
1
6
4
借条
2
10
5
划款委托书
1
12
6
贷审会决议
1
13
7
股东会决议
2
16
8
贷款调查报告
1
1
集中装订
9
借款人基本资料
1
10
10
保证企业基本资料
1
11
其他资料
立卷人：
审核人：
立卷日期：
附件5：
信贷档案稽核登记簿
序号
项目名称
页数
移交人
（签字）
稽核人意见
稽核人
（签字）
稽核时间
附件6：
部门：
档案移交表
序号
文件题名或案卷题名（首个文件编号）
页数
移交日期
移交人签字
接收人签字
监交人签字
部门负责人签字
附件7：
档案使用审批表
使用日期
文件名称
使用人
签字
审批人
签字
资料份数
每份页数
使用用途
使用方式
归还时间
档案管理员
确认签字
查阅、借阅、复印、调出
附件8：
档案销毁审批表
档案种类
保管期限
立卷日期
立卷部门
密级
销毁日期
销毁原因：
销毁档案清册：
（如数目多可后附清册）
1.
2.
3.
4.
5.
销毁人签字：
年月日
监毁人签字：
年月日
档案主管部门负责人审核：
年月日
公司总经理意见：
年月日
升级会员 