金蝶知识管理部百宝箱萧秋水.docx
《金蝶知识管理部百宝箱萧秋水.docx》由会员分享，可在线阅读，更多相关《金蝶知识管理部百宝箱萧秋水.docx（22页珍藏版）》请在冰豆网上搜索。
金蝶知识管理部百宝箱萧秋水
知识管理部百宝箱
金蝶软件（中国）有限公司
知识管理部
2007-6-9
修订记录
版本号
发布日期
编制人
审核人/批准人
修改的章节号
V1.0
2007-06-09
萧秋水
目录
1前言-4-
2思维导图MM-4-
3计划-5-
3.1Desklook-6-
3.2EPIM-6-
4文件管理-7-
4.1文档管理器TC（TotalCommander）-7-
4.2桌面管理DM2-9-
4.3备份软件SceondCopy-10-
4.4PDF和doc互转-10-
5图像处理-11-
5.1抓图FastStoneCapture-11-
5.2看图IrfanView-12-
6邮件处理-12-
6.1WorldMerge-12-
6.2通过Gmail备份邮件-16-
7信息处理-17-
7.1CyberArticle-17-
7.2Google笔记本-18-
7.3电子日记本Ediary-18-
7.4GoogleReader-19-
8多媒体课件制作-21-
9地图-21-
9.1我要地图-21-
9.2XX地图-22-
10结语-24-
1前言
工欲善其事，必先利其器。
知识管理部，作为知识管理的先锋，首先应善于利用工具，为了使部门对工具有更系统的了解、更好地运用，特制作此百宝箱文档。
注：
此文档系知识管理部内部学习、使用文档，相关软件仅为内容简介，非免费软件，如需下载试用，可通过网络搜索。
2思维导图MM
MindManager是一种视觉化思路整理软体，协助用户组织想法、内容大纲、并且展示说明的专案规划工具。
它是企业或单位提升效率与生产力的利器，其以著名的MindMapping技术为开发基础，用户可以经由简易的操作方式，快速产生、组织、传播资讯与知识。
MindManager也是一个易于使用的项目管理软件，能很好提高项目组的工作效率和小组成员之间的协作性。
它作为一个组织资源和管理项目的方法，可从脑图的核心分枝派生出各种关联的想法和信息。
MindManager可以使讨论和计划的过程从根本上发生变化，促进实现你的思想和方案。
在一般的传统的讨论中至少包含四个步骤：
1、从图表或白板上获得思想
2、转录成为很难阅读的电子版
3、在组织信息资料的过程中不可避免的要损失某些思想的重要关系
4、通过印刷品或者电子邮件分发资料
时间和资源在重复的信息中被浪费了，同事们很难理解会议的结果。
但是，MindManager软件改变了研讨过程，只通过以下两个步骤就可以在同一页中显示出每个人的观点，从而避免了不必要的重复性的工作。
1、迅速的以可视化形式获取和组织思想，促进团队内的协作和个体积极性。
2、能够直接分发会议记录，比以往更快的落实各种设想。
点击“输出”（export），可以得到PDF、Word、Powerpoint、HTML和图片格式文件。
3计划
整体计划是用outlook、Desklook、EPIM共同进行。
运用Outlook中的日历和任务。
在日历中安排日程，可以显示在Desklook的桌面，同时也显示在EssentialPIM中，桌面的这个也很关键，因为唯有在桌面，才能够起到更好的提醒作用，这是Desklook的长项。
任务，会显示在Desklook的Tasks中。
我在这里安排的不是任务，而是一些关键信息，需要用到但是又不想记在脑子里或者一时半刻记不住的。
事实上算是一个备忘录。
通过这种桌面提示，今天、明天、后天要做什么，一目了然，便于综合安排时间。
3.1Desklook
3.2EPIM
EssentialPIM的用法，是配合Desklook，里面也有日历、待办事宜等，但在这里，并不作为最主要的查看地点。
我是这样用的：
在备忘录中，加添年计划的项目，链接年计划文档。
在年计划下，加添月计划子项目，链接月计划文档（在这里其实也可以直接把月计划的内容放进去，因为支持表格）。
在月计划下，加添周计划子项目。
直接输入周计划，根据完成情况，同步做出标记。
这样，年、月、周计划就能够紧密结合起来。
4文件管理
4.1文档管理器TC（TotalCommander）
TotalCommander是一个非常方便易用而又功能强大的文档管理软件，其集成性非常好，方便易用，可以节约大量时间，有效提高效率。
很多人使用TotalCommander替代资源管理器。
的确，这个双窗口式的界面操作起来非常方便，除去一般的复制、移动、重命名、新建、删除等文件管理功能外，它还可以起到替代不少第三方工具软件的作用。
1.替代压缩软件
压缩软件可以说是系统中的必备工具之一，几乎所有朋友在装机时首先想到的就是WinZIP、WinRAR，不过现在有了TotalCommander，即使系统中未安装压缩软件，也可以顺利地完成压缩、解压缩等操作。
从TC的“配置”菜单中打开“配置”窗口，切换到“ZIP压缩”选项页，可以看到TC提供了pkzip.exe作为默认的ZIP压缩程序和解压程序，如果安装了WinZIP，可以点击最右边的浏览按钮进行重新定位，这里还可以设置ZIP的压缩方式，有正常压缩、最大压缩、最快压缩、其他等选项，另外还可以设置是否使用8·3短文件名、是否更新ZIP文件的日期等。
切换到“压缩器”选项页，这里提供了对ARJ、LHA、RAR、UC2、ACE、TAR等压缩格式的支持，如果还需要支持未列出的压缩格式，就需要下载相应的插件后自行设置了。
2.替代看图软件
其实，如果你的要求不是太高的话，TotalCommander完全可以在某种程度上替代看图软件，窗口底部功能键按钮最左侧有一个“查看”按纽，只要按下F3键，你不仅能够浏览TXT文本文件，而且可以浏览图片，包括BMP、JPG、GIF等常见格式的图片都行，而且即使图片文件身处压缩包中也没有问题。
3.替代媒体播放器
这里所指的多媒体文件包括MP3、AVI、WAV等常见格式，例如选中某个MP3文件，然后按下F3键，此时会弹出播放窗口，这里只有一个播放进度条，点击“命令”按钮可以对音量、速度进行调节，最左边的那个是“停止”按钮，可惜没有快进、快退、暂停按钮。
4.替代文件同步软件
在左右窗格中分别打开准备进行同步的文件夹，然后从“命令”菜单中打开“同步文件夹”窗口，如下图所示，首先需要对两个文件夹进行比较，比较时按照名称、大小、日期等信息进行，比较结束后会给出比较结果，“=”表示完全相同的文件，“←”和“→”表示仅某个文件夹中存在的文件，“≠”表示文件名相同但内容不同的文件，最后点击“同步”按钮就可以对两个文件夹进行同步操作了。
5.替代文件分割工具
选中需要分割的某个大文件，然后从“文件”菜单中执行“分割文件”命令，如下图所示，缺省的单个文件大小为1.44MB，这正好是一张3.5英寸软盘的容量。
也可以选择其它格式的容量，例如1.2MB、720KB、360KB、100MB、250MB、650MB、700MB等。
6.替代FTP管理软件
在工具栏上，TotalCommander提供了“FTP站点管理器”和“新建FTP连接”两个工具，前者可以管理10个FTP站点，包括上传、下载都行。
7.替代Office浏览软件
如果你仅仅只是用来浏览而不需要编辑Office文档的话，那么只要将commander\plugins\”文件夹中，然后打开图5所示窗口，点击“设置内置的查看程序”按钮，此时会弹出对话框，点击最底部的“LS-Plugins”按钮，在“ListerPlugins”窗口中将“office.wlx”添加进来就可以了。
这个Office插件可以让我们预览Word、Excel、Write、RTF格式的文档，这样就方便多了。
8.替代PDF阅读软件
按照同样的方法，从http:
//www.mp3tag.de/download/tc/wlx_pdfview_103.zip下载这个pdf插件，配置后就可以在TotalCommander中阅读PDF文档，这样你就可以不用去安装个头庞大的AdobeAcrobatReader了。
9.替代光盘镜像软件
现在，网上提供下载的超大软件很多都是光盘镜像文件，例如*.iso、*.bin、*.img，我们一般都是使用WinISO或Alcohol进行处理，事实上也可以在TotalCommander中完成。
首先，需要从commander\plugins\”文件夹中，再做一些配置就可以了。
然后，就可以在TotalCommander中直接打开ISO、BIN、IMG格式的光盘镜像文件，类似于对压缩文件的处理。
10.替代查看Linux分区软件
从Commander的安装目录下的\plugins\ext2\的目录下，然后将ex2fs.wfx插件添加上去，重新运行TotalCommander后在网上邻居中即可查看Linux分区了。
4.2桌面管理DM2
在同一时间，我们可能同时需要处理几件事情或者进行几项操作，桌面上打开的程序越来越多，窗口越来越拥挤，怎么才能让桌面简洁、才能快速切换到自己想要的程序呢？
也许桌面管理工具DM2可以给你答案。
推荐者yyq说：
对我来说，DM2（开源软件）绝对是一个惊喜的发现，它实现了很多我期望的功能，大大提高了管理窗口和桌面的生产力。
其中我最喜欢的功能就是favoritesmenu－－它在打开和保存对话框中增加了一个按钮，点击按钮就可以在弹出菜单中选择文件路径（当然这些路径都是可以配置）的。
这就相当于我自定义了一系列的快捷方式，每次要保存文件到常用目录时，不需要在一串路径中翻箱倒柜，只要点击一次就能直达目的地，大大提高了效率。
经常要同时打开多个窗口，任务栏上也挤满了各种各样的程序，这样就势必会分散注意力，而且在杂乱中寻找目标也是非常低效的。
DM2可以将窗口最小化到通知区或者缩放为浮动图标，这样就可以使我免受过多窗口的干扰，更好地集中于当前的工作中。
经常要制作屏幕截图，如果可以让每张截图都有相同尺寸，那绝对可以获得更整洁的效果。
利用DM2的缩放功能，就可以很方便的将窗口缩放至固定宽度（640X480,800X600...）、百分比宽度和自定义宽度。
DM2还增强了窗口系统菜单，可以调整窗口的透明度和优先级，还可以将窗口至于顶端。
我很喜欢基于网页的聊天服务meebo，通常我会以弹出窗口的形式打开meebo，并将这个窗口置于最上面，这样在形式上已经和一个聊天软件毫无二致。
如果我阅读一篇很难的英文文档，那么始终把词典软件置于窗口之上，也可以方便查找生词。
以上功能已经有很多软件可以实现，但是能把它们集于一身，并且又是一个免费的开源软件，我相信DM2绝对值得你拥有。
4.3备份软件SceondCopy
Second_Copy是一个文件备份软件，它会常驻在系统托盘，你可设定每隔几分钟（或是几小时、几天）自动执行一次备份工作，它会依你指定的时间间隔在后台作业，自动帮你将重要的文件或是整个文件夹备份到指定的目录。
除了进行简单的复制，程序还可以将要备份的文件压缩到Zip文件，以及使源文件夹和目标文件夹保持同步。
借助向导的帮助，你可以很快很容易地完成方案文件的设置和更改。
4.4PDF和doc互转
AdobeAcrobat6.0Professional软件使商业、设计和工程专业人士能够可靠有效地交换重要的文档。
它允许从任何文档创建和从MicrosoftOffice、InternetExplorer、MicrosoftVisio和AutoCAD单键创建Adobe便携式文档格式（PDF），同时保留图层和支持大幅面绘图。
Acrobat6.0Professional简化了文档审阅以按时完成紧迫的任务，并为可靠的最终文档输出提供了内置预检工具。
5图像处理
5.1抓图FastStoneCapture
推荐者yyq说：
曾经试用过很多种屏幕截图软件，在这其中可能FastStoneCapture是最好的。
利用FastStoneCapture可以截取整个屏幕、指定窗口、矩形区域或任意形状；所选屏幕可以保存到剪贴板、打印机、文件或者到FastStoneEditor中进行深加工；在FastStoneEditor中可以为图片增加注解、标识重点、绘制图形，还能应用阴影和锯齿效果。
可以说，FastStoneCapture已经涵盖了屏幕截图及编辑的常用功能，是当之无愧的一体化的解决方案。
FastStoneCapture也支持滚屏功能。
另外我觉得这个软件非常方便的一点是截图时它会有两条线，一横一纵，提示坐标，有些软件在截图时没有这样的线，往往是截的过程中发现有些地方截得不够好（比如眼睛目测终归不精确，从左边往右截的时候，有些地方不该被截而截了），就需要从头选起，但有线进行测量的话，就非常精确，不易出错。
另外一些类似软件，在保存图片时必须输入名字，而这个软件是自动按日期命名，感觉很省事，毕竟很多图片只是过程性的，并不想正式地保存下来，这是一个贴心的设计。
5.2看图IrfanView
IrfanView是一款快速、免费的图像查看器/浏览器/转换器，适用于Win9x/NT、Win2000和WinXP及更高版本。
IrfanView堪与AcdSee媲美，支持的图像、音频、视频格式众多，并可幻灯显示、批量转换格式、批量重命名、JPG无损旋转，支持拖放操作；亦具有调整图像大小、调整颜色深度、添加覆盖文字、特效（内置）处理等图像编辑功能，3.85版已能支持使用AdobePhotoshop的滤镜（8BF格式）；还可以制作HTML格式的缩略图目录、创建自播放幻灯显示（EXE或SCR），是图像爱好者必备的袖珍精品。
在IrfanView中有很多的热键（特别是单键），有了这些快捷键，感觉比用AcdSee还方便，特别是各种旋转，及可以自定义的逐级缩放，除了编辑功能不及AcdSee外（还有体积:
）！
），其他各方面都比它顺手。
6邮件处理
6.1WorldMerge
公司有几百个客户，每当节日来临需要给客户送上一份问候，可是使用一般的邮件群发软件客户收到的都是千篇一律的面孔，客户心理上感觉是应付他们。
如果为了获得客户的好感一个一个给他们单独发信，虽然可以达到个性化效果，可发几百封信实在是麻烦。
个性化群发软件WorldMerge可以解除这一烦恼。
需要准备什么？
1、WorldMerge软件。
2、您的客户名单。
客户名单是文本文件格式TXT也可以是微软的Access数据库格式等，下面列出了国内常用的几种格式：
Tabdelimitedtextfiles-以空格为分割符的文本文件
Commadelimitedtextfiles-以逗号为分割符的文本文件
MicrosoftAccess-微软办公系统数据库
MicrosoftExcel-微软办公软件电子表格
FoxPro-FoxPro数据库
DBase-Dbase数据库
ODBCDataSource-ODBC数据源
例：
如何实现个性化？
1、准备您的客户名单，以TXT文本文件为例。
2、WorldMerge自动“提取”您的客户名单：
把第一个客户E-mail地址“wang@”放在收件人栏，把联系人“王先生”插入信的开头，把客户公司名称“鹏飞公司”插入信中，
3、然后WorldMerge自动“提取”第二个客户E-mail地址“li@”放在收件人栏，把联系人“李女士”插入信的开头，把客户公司名称“远大公司”插入信中。
4、WorldMerge依次顺序地“提取”名单的每个记录，并依次发送到客户信箱里。
每一个客户受到的信的内容里都会出现他自己的名字及公司名称等。
在客户名单中的第个客户在第三行远大公司的李女士收到的信如下：
6.2通过Gmail备份邮件
免费的Gmail目前有2.8G的邮件空间，非常大，这么大的空间不使用实在浪费，我这里想到一个通过Gmail备份个人电子邮件的方法。
有些英文Gmail帐户是开通了MailFetcher的功能，因此将Gmail切换到英文，点Settings-Accounts，如果有“Getmailfromotheraccounts”，就可以设置备份一个POP3信箱，POP3的设置方法和普通客户端OUTLOOK设置一样，设置好了以后，还可以再切换回中文Gmail界面，MailFetcher的功能依旧是有效的。
这样，Gmail就可以每天自动备份自己的电子邮件，以后重新安装电脑就不害怕邮件丢失，邮件内容的搜索也可以通过Gmail来快速搜索出结果。
更新：
刚刚发现，目前中文版也增加了这个功能了。
设置界面如下图所示：
张鹏：
既然gmail现在有这个大的空间，而且也可以把其他邮箱的邮件收到gmail中来，那么我们就可以拿着gmail当成outlook一样来用了，在邮件客户端软件中设置一个账户就能管理所有的帐户了，可以集中管理，这跟EAS有些类似，哈哈。
gmail毕竟是进口的，所以语言都是默认是E文，可以在seting中找到第一个页签，将gmail的显示语言设置成简体中文，这样就方便后面的设置了。
设置好了显示语言之后，我们再到帐户中添加我们的邮件地址，gmail最大支持5个外部邮件，添加帐户的时候，输入邮件地址之后，它会自动填写pop与smtp，注意一定不要在是否使用安全ssl链接那里打勾，否则将会提示无法连接到服务器。
如果把设置成默认发信地址，gmail会发一封邮件需要确认一下，咱们公司的邮箱服务器会自动把gmail发出来的邮件过滤掉，可以登陆 使用自己的邮箱ID以及密码修改一下把添加到白名单中，然后确认一下。
接下来在outlook中创建一个gmail的帐户即可收发所有的邮件了。
省得为每个邮箱都创建用户了。
gmail的pop3和smtp的端口见下图：
7信息处理
7.1CyberArticle
这个软件功能强大。
比如对于HTML页面内容，选中页面内容或链接，轻轻一拉，就可以存到电子书库中，这个电子书库支持全文搜索、分类排序、文档编辑，可以再生成EXE、CHM、HTM、文件，而且每天自动备份，参看、查询就不用再上这些网站，而且电子书的翻看、换页操作比打开网页、打开文件夹的文档的速度快了很多，在阅读的时候，还可以在这些电子书中加备注。
邮件对于金蝶人来说是一个很重要的知识来源，这个软件的一个功能是把你的foxmail或outlook的邮件变成一本电子书，在书中，你还可以对邮件按相关性、按时间进行合并。
不用几分钟你就可以建立一本个人书信录。
7.2Google笔记本
如果整篇文章有价值，可以放进收藏夹，或者是用其他软件收藏起来，统一做成电子书之类，但是，如果一篇文章里只有几句有价值，为了一棵树保存一座森林显然不值得，但如果单独或者每次都新建一个小笔记本来保存，久而久之就很散乱。
Google笔记本可以解决这个问题。
下载一个浏览器插件安装好后，在窗口右下角会出现一个小小的笔记本图标，而在浏览网页时，如果看到有值得收藏的句子，可以选中，然后按右键，选择“记录此页（Google笔记本）”，然后这段话就进入笔记本的页面。
具体的操作非常简单，就不说了。
从笔记本的“工具”栏上，可以转到“我的笔记本主页”，那里可以进行更多操作。
7.3电子日记本Ediary
博客虽然也可以做日记，但是一般来说，太琐碎和比较机密的事情，并不宜写在公众博客上，这种时候，可以用Ediary记下每天做过的事情。
Ediary使用起来比较方便，界面也很简洁，总体来说是个不错的工具。
7.4GoogleReader
GoogleReader应该算是当年最好用的RSS订阅器。
进入GoogleReader（注册了Gmail后，可开通Reader功能），点击Addsubscription，在地址栏里输入RSS地址（取得RSS的方法附后）。
或者如果博客页面上有
的图标，则可以直接点击添加。
在点击ADD后，GoogleReader会自动寻找地址，把日志加进Reader：
此处，点击右边栏上的“Feedsettings”，选择自己设好的分类，订阅成功。
点击标题，即可展开内容，不过这里的内容往往与原日志格式不同，所以如果想要看到原来的格式，可以点击上图中①或②处的按纽，进入原地址阅读。
如果有些日志不想阅读，可以直接点按一下③处的Markallasread，即可把所有日志都标为已读，非常方便。
取得RSS的方法：
是在博客首页（此处以畅享博客为例），标题部分，有一个桔红色的小图标，上写RSS（图中紫圈内部分）。
点击后，进入一个页面：
Copy下地址栏紫框中的部分，这就是博客的RSS地址。
8多媒体课件制作
MacromediaCaptivate是制作多媒体课件的非常好的工具，详细介绍可从网上搜索。
9地图
9.1我要地图
桌面地图是灵图软件最新推出的一款免费的袖珍电子地图，比原版本节省空间，地图更加详尽，无需上网，脱机使用51ditu网全部功能，为了方便用户下载，我们将地图数据与软件分开，用户下载的软件自带全国概要图，如果需要下载某城市内的详细地图，您可通过“城市列表”，选择该城市即可下载。
您能用桌面地图做什么？
1、不用再趴在纸地图上细细寻找，全国400多个城市输入地名立即帮您定位。
2、商务出行，免去购买地图的困扰，轻松下载告别纸地图。
3、观光旅行，告诉你本地的名胜古迹、著名景点，让你的旅行变得丰富多彩。
4、开车出门，道路纵横，帮您寻找到一条最佳路线，让您省时省心。
功能介绍
1、免费下载、免费安装、即可使用全部功能；
2、拥有全国400多个城市地图数据，可以浏览全国地图，并支持全国与城市地
图智能切换；
3、人性化的软件界面及使用流程，让您使用起来轻松简便；
4、强大的驾驶导航功能，让您的驾程变得简单；
5、专业的图层选择功能，各类设施将按照您的需求一一展现；
6、方便的地图收藏夹的功能，支持导出共享给好友；
7、强大的标注点管理功能，让您制作一份属于自己的地图；
8、您可以随时打印和邮寄地图。
9.2XX地图
通过XX地图搜索，您可以找到指定的城市、城区、街道、建筑物等所在的地理位置，也可以找到离您最近的所有餐馆、学校、银行、公园等等。
X
升级会员 