《办公室管理》设计题库.docx

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《办公室管理》设计题库

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《办公室管理》设计题库办公室的清理和清扫方法。

答：

文员应该参照以下标准做好办公室的清理和清扫工作。

办公桌椅。

只要用抹布擦拭即可，但木制家则应打蜡，而金属用品要用清洁剂擦拭。

办公用品。

电脑、打印机等不用时要用罩子盖好，定期用干净的抹布擦拭。

电话机听筒两端要用消毒液定期消毒。

其他物品养成随时清理，归置整齐的习惯。

书架上的书籍、文件夹里的资料应该摆放整齐，没有灰尘。

地毯。

每天打扫办公室和会客室，用吸尘器吸去地毯、墙角的灰尘。

整套沙发装饰。

要用毛刷子刷，椅套、桌巾一周要换一次，并拿去清洗。

抽烟工具。

来访者离去后立即检查香烟是否用完？

打火机还能点燃吗？

烟火缸是否清洗干净？

检查清楚并收拾妥当。

挂画、摆设。

用掸子或毛刷子把灰尘拂掉，抹布容易使纤维污渍附在上面，最好不用。

废物筒。

每天清倒废物筒。

文员在清理上司字纸篓时要特别细心，因为可能有上司随手丢弃的机密文件或底稿，需要拣出来用碎纸机打碎，不可粗心大意地一倒了之。

办公室人员应该如何准备和开好座谈会。

答：

座谈会邀请对象必须是对部门工作熟悉，能独立思考、有主见又敢于发表意见者；

座谈会以小型为主，人数以七、八人为宜；

座谈会上，人员应与主持人密切配合；

主持人负责引导、组织，可不做记录；

详细的记录应由人员在不引入注目的座位上去做；

座谈会的时间不必严格规定，可长可短；

会场也可准备些饮料、茶点，边吃边谈，可使气氛轻松。

当来访者自称事先已和上司约好会面时，文员如何接待与应对？

答：

先向来访者说：

“是吗？

请稍等一下。

”然后请来访者稍坐，再联系上司。

向上司汇报：

“您约好的某某单位某先生，现在已经来了”。

如果上司确认已事先约好，文员就回来向来访者说：

“某先生，真抱歉，不知您已约好，让您久等了，请往这边走”。

然后引导客人去会见上司。

给下面的情境设计礼貌用语。

问人姓氏说仰慕已久说长期未见说请人解答说求人办事说请改文章说求人指点说身体不适说看望别人说请人接受说希望照顾说赞人见解说归还物品说请人赴约说需要考虑说面对两位领导几乎同时布置的工作，请你为李助理设计一个合理的应对之策。

×市政府办公室的李助理，在接受徐市长的一份紧急材料写作任务之后，急匆匆地赶往自己办公室，在走廊被分管经济工作的杨副市长叫了过去。

杨副市长要李秘书赶紧为他查找有关市场经济的重要资料。

李助理此时此刻一心只想着完成徐市长布置的任务，对杨副市长说的什么心不在焉。

杨副市长见他有些走神，又重述了一遍自己的话。

面对两位领导几乎同时布置的工作，李助理陷入左右为难的境地。

请你为李助理设计一个合理的应对之策。

答：

办公室的一项基本职能是为领导服务，李助理对于徐市长和杨副市长交办的事情都不可回绝，而是应当承担下来。

李助理接受任务后回到办公室，向办公室主任汇报，与其他助理协商，由他人完成杨副市长交办的事项。

李助理自己全神贯注认认真真起草徐市长交代的紧急材料写作任务。

他人查找完杨副市长所要的材料后，李助理亲自将材料送至杨副市长处，如果可能，可以顺带把实际参与查找人员的名字讲一下。

某次会议筹备工作中，为防万一，进行应急预案设计，会务人员列举了以下可能的意外事件：

1.人员问题。

会议的发言人、演讲人、主要领导、重要嘉宾不能到会；

预先登记的与会人员不能按时到会。

2.场地问题。

原租用的会议室或会场与实际人数不相匹配，会议室或会场过大或过小；

如果是住会的会议，原预订的房间与实际人数不相匹配，预订房间过量或不足。

3.设备问题。

会议室或会场的需用设备不足或出现故障，在会议组织过程中办公设备不足等。

4.资料问题。

准备的宣传资料不足，会议文件材料不足等。

5.与会人员的健康与安全问题。

会议中出现意外事故，如火灾、食物中毒、交通事故、传染疾病等。

6.与会人员的情绪问题。

与会人员对会议安排不满意，对程序设置不满意，对演讲人、发言人的演讲或发言不满意，对会议的议程或日程的安排不满意等。

7.与会人员的返程问题。

为与会人员预订返程车票时，车票的时间或车次同与会人员的要求不符。

8.与会人员的行为问题。

发言人在发言过程中的语言、行为不当，与会人员的语言、行为不当。

请你针对以上问题，设计应对的方案。

答：

1.处理人员问题。

根据会议的内容和类型事先准备好备用的发言人选。

如发言人因车迟到，可调整发言人的发言次序。

实际到会的与会人员少于原报名的与会人员时，可临时调整会场、食宿等安排，尽量不要打乱原定的会议议程。

2.处理场地问题。

根据现场情况，灵活处理。

3.处理设备问题。

根据现场情况，灵活处理。

4.处理资料问题。

要将所有的会议文件或资料的原件或移动存储器随身携带。

5.处理与会人员的健康与安全问题。

要加强会前安全检查，必要时可进行如火灾等突发事件的演习，如果发生突发事件，工作人员要按照分工各负其责。

大中型会议可安排医护人员值班，或掌握一些附近医疗机构的情况，以便应急。

6.处理与会人员的情绪问题。

广泛征求与会人员的意见，对合理的要求和建议应给予采纳。

同时，在不影响会议整个过程的情况下对议程、日程可做适当的调整。

要注意做好与会人员的思想工作和解释工作。

7.处理与会人员的返程问题。

一定要提前预订与会人员的返程车票，对时间、车次的变化要及时同与会人员协商，对因交通问题暂时不能离会的人员要安排好食宿，确定准确的返程时间。

8.处理与会人员的行为问题。

会前对发言人的发言稿做好审核工作，了解发言人的思想动态，做好发言前的沟通工作。

某中外合资公司总部德方总经理来访，恰逢生日，上司要求文员小陈购买礼物赠送，小陈应如何办？

要考虑哪些因素？

答：

清楚德方总经理的爱好、文化背景、性格习惯等；征求上司意见或同意，在允许的钱款额度范围内选购礼物；比较合适的生日礼物是有中国特色的、总经理又比较喜欢的物品；赠送的礼物应去掉包装上的标价，并应请商店用精美包装纸重新包装一下；附上贺卡写上中国公司的名称，让上司亲自送给德方总经理。

如何接受对方的名片？

答：

在接对方名片时，务必表现出尊重的态度。

当对方递出名片时，应点头致意，双手在平行胸部的位置接过名片，最好不要捏到名片上的字，以示尊重。

双手接过名片，再收回双肘，扔轻捧名片，抬起头，注视着对方，郑重地读出名片上的名称，以确认无误。

遇到名片上有不认识的字，不可轻率错读，可诚恳地请教对方：

“很冒昧，可否请问一下，这个字怎么念？

”对方回答后，可按对方发音，重复一遍：

“您是某某单位某某，很抱歉！

”并行礼致歉。

上司在与客人谈话，这时有某公司张总经理来找上司解决紧急事情，文员如何向上司传话？

答：

用便条把所要传达的内容逐项书写：

“某公司张总，为急事来访，请他等几分钟，还是请何人代为会见，要问他哪些事情？

”然后将写好的便条对折折好。

走入会客室，在上司背后说一声：

“对不起，打搅一下”。

上司回头时，递上便条与铅笔。

退一步，等候指示。

设计大型会议会中进程服务的主要工作环节。

答：

接站工作→报到及接待工作→组织签到→做好会议记录→做好会议值班保卫工作→做好会议信息搜集、传递工作→做好对外宣传→编写会议简报或快报→做好会议保密工作→做好后勤保障工作。

设计接待方案答：

接受任务；

了解来宾；

制订计划；

预订食宿；

迎接来宾；

商议日程；

安排会谈；

陪同参观；

送别客人；

接待小结。

设计一份A4白文件纸库存记录卡库存记录卡库存参考号B4项目A4白文件纸最大库存量100令最小库存量15令单位数量再订货量25令发放发放数量申请号个人/部门余额设计一份电话记录表答：

来电人姓名：

_______________单位部门：

_______________________________职务：

_______________电话号码：

_______________________________来电时间_______年______月________日_______时________分通话地点来电人地点：

___________________________受话人地点：

___________________________通话要点1.__________________________________________2.__________________________________________3.__________________________________________结束时间_______年______月________日_______时________分处理要点1.交由_______________进行处理2.请_________________尽快回电3.约定_______________再来电话记录人设计一份归档文件目录答：

件号责任者文号题名日期页数备注设计一份开业典礼的筹备工作流程答：

开业典礼筹备工作的流程：

开业典礼的舆论宣传工作→要做好来宾邀请工作→发放请柬→现场的布置→准备开幕词、致答词→要做好接待服务工作→要做好礼品馈赠工作→拟定典礼程序→做好各种物质的准备工作。

设计一个新闻发布会的筹备流程答：

主题的确定→时间的选择→地点的确定→人员的安排→材料的准备→发送请柬→准备胸卡和名签→准备好视听设备→制定预算计划。

所谓“有问题”的来访者一般是怎样的？

文员应如何应对？

答：

固执任性的来访者。

死搅蛮缠、出言不逊，文员应毫不妥协，但要注意礼貌地反复进行解释并提出建议。

坚持说你没有权利更改规章制度。

可保证：

如果对方写信给上司，上司一定会看到这封信。

进行威胁的来访者。

悄悄地告诉老板，打电话保安部门，不要与蛮横无理、可能带来危险的来访者直接冲突。

情绪激动的来访者。

如果来访者是男性，女文员应该找男的帮忙；

如果是女性；

女文员可能会使她平静下来；

如不行，找一个成熟的女同事来帮忙。

骗人的老手。

他们：

①介绍的产品或服务价格低得离谱；

②公司经营时间不长；

③个人或公司没有通讯地址，或电话号码有疑问。

必须保护公司和上司的利益。

人员在单独或随同上司旅行结束后，要做好哪些工作？

答：

整理好旅行过程中所有的单据、凭证，送上司审阅、签字后向财务部门报销，或者结算预支的出差费用；回到公司上班后，应将出差过程以及有关事务写出工作汇报，如果是与上司同行的，可根据上司的原始记录整理出报告，送上司过目或批准，然后存档备案；尽快恢复正常工作和生活状态，继续旅行前未完的工作；把在出差时结识的有关人士、单位等情况做好记录，以便将来有用；对在旅行过程中给予帮助和照顾的有关部门和人员，分别去函或去电表示感谢。

文员所作的口头报告的基本方法是怎样的，有什么要求？

答：

整理好旅行过程中所有的单据、凭证，送上司审阅、签字后向财务部门报销，或者结算预支的出差费用。

回到公司上班后，应将出差过程以及有关事务写出工作汇报。

如果是与上司同行的，可根据上司的原始记录整理出报告，送上司过目或批准，然后存档备案。

尽快恢复正常工作和生活状态，继续旅行前未完的工作。

把在出差时结识的有关人士、单位等情况做好记录，以便将来有用。

对在旅行过程中给予帮助和照顾的有关部门和人员，分别去函或去电表示感谢。

作为办公室文员，在上司办公室或接待室的整理方面应注意哪些具体事务？

答：

要建立器具和备用品的台账，简要记载购入时间、修理经过。

器具和用品脏了、坏了时，应立即找有关部门安排更换或修理。

注意保持室内的清洁，经常打扫。

注意预防火灾，要了解灭火器和紧急电话的使用方法，以及灾害发生时的避难途径，对遇有紧急情况需要拿走的文件也要放好。

对橱柜、房门等钥匙，要认真管理，防止丢失，注意保密。