谈判邀请文件含内容非常详细汇编.docx
《谈判邀请文件含内容非常详细汇编.docx》由会员分享，可在线阅读，更多相关《谈判邀请文件含内容非常详细汇编.docx（36页珍藏版）》请在冰豆网上搜索。
谈判邀请文件含内容非常详细汇编
编号：
BDDDD-2012FW-010
xx股份有限公司、
“xx2012年会务服务”项目谈判邀请文件
（副本）
xx股份有限公司
二零一二年三月
第一部分 采购项目邀请函
文件编号：
BDDDD-2012FW-010
xx股份有限公司北京市分行（以下简称“xx北京分行”），对 xx2012年论坛会务服务项目进行采购。
特邀请贵公司前来参加本项目谈判。
1.项目编号：
BDDDD-2012FW-010
2.项目名称：
xx2012年论坛会务服务
3.采购内容：
2012年论坛——xx会，分夏秋两季（5月中下旬、10月中下旬）分别举办一场。
为客户提供分享国内外知名研究机构、学术专家和商业性金融机构在经济领域内研究成果的平台。
本项目预算金额两场共计人民币60万元。
注：
具体采购内容及要求等详见邀请文件第三部分“技术需求书”。
4.通过本次采购确定一家会议承办供应商。
5.发出谈判采购文件时间：
2012年4月13日
6.报送响应文件截止时间及谈判时间：
2012年4月19日13：
30
7.报送响应文件地点：
xx
8.凡对本次谈判采购提出询问，请与xx
联系（技术方面的询问请以信函或传真的形式）
地 址：
xx股份有限公司北京市分行财务管理部
电 话：
传 真：
联系人：
第二部分 被邀请谈判人须知
1、被邀请谈判人
1采购人、被邀请谈判人的范围
1.1.采购人：
xx股份有限公司北京市分行 。
被邀请谈判人：
是指响应采购活动并且符合谈判文件规定资格条件和参加谈判的法人、其他组织。
1.2.被邀请谈判人应满足的基本条件：
1）被邀请谈判人须在中华人民共和国境内注册，注册资金不少于100万元，并具有签订和履行合同的能力和信誉，经年检合格的营业执照复印件，经营范围包括会议服务；
2）被邀请人应具备良好的管理、运营和公关宣传团队，具备广泛的媒体宣传渠道和专家邀约渠道，同时具备承办400人以上大型活动的经历，有丰富的活动策划经验（需提供相关证明文件，包括但不限于合同，中标通知书等）；
3）被邀请人应具备对整个论坛活动进行报道且将报道内容进行文件汇编的能力，并在整个论坛活动结束后将汇编成果以报告形式上交xx北京分行；
4）被邀请谈判人不得直接或间接地与采购人或其附属机构有任何关联；
5）被邀请谈判人应遵守有关的中国法律和法规，信誉良好；
6）本项目不接受联合体；
7）被邀请谈判人不得将本项目采购内容以任何方式进行转包；
8）被邀请谈判人在xx不得有不良记录；
9）被邀请谈判人须承诺：
“签订采购合同后，须在xx开立账户，用于本项目合同项下的资金结算”
1.3.在任何时候发现被邀请谈判人提交的应答文件中提交虚假资料或失实资料的，或者以其他方式弄虚作假的，其谈判将被拒绝，并视情况依法追究被邀请谈判人的责任。
1.4.采购人保留在授予合同之前任何时候接受或拒绝任何被邀请人，以及宣布谈判程序无效或拒绝所有递交邀请文件的权力，对受影响的被邀请人不承担任何责任，也无义务向受影响的被邀请人解释采取这一行动的理由。
1.5.被邀请谈判人在谈判过程中相关文件的签订、履行、通知等事项的书面文件中的单位盖章、印章、公章等处均仅指与被邀请谈判人名称全称相一致的标准公章，不得使用其他形式（如带有“专用章”等字样）的印章。
如谈判过程中供应商使用投标专用章，须提供特别说明函，明确该供应商投标专用章作为直接参与谈判时相关应答文件的签章，及业务合作伙伴参与谈判时授权函的签章，其效力等同于公章。
2谈判文件构成
2.1.谈判文件共四章，内容如下：
第一部分邀请函
第二部分被邀请谈判人须知
第三部分技术需求书
第四部分附件
2.2.被邀请谈判人应认真阅读邀请文件中所有的事项、格式、条款和技术规范等被邀请谈判人没有按照邀请文件要求提交全部资料，或者没有对邀请文件在各方面都作出实质性响应是被邀请谈判人的风险，并可能导致其响应文件被拒绝。
2.3.在响应方案送交时间截止期前的任何时候，无论出于何种原因，采购人可主动地或在解答被邀请谈判人提出的澄清问题时对邀请文件进行修改。
2.4.采购谈判内容：
包括第三部分“技术需求书”中列明的所有内容；以及所有论坛会务服务需求要求的其它内容、附件、专用工具等。
3被邀请谈判人费用
3.1.无论谈判的过程和结果如何，被邀请谈判人应自行承担所有与准备和参加谈判有关的费用。
2、被邀请谈判人的应答文件
4谈判范围及谈判文件计量单位
4.1.被邀请谈判人必须对谈判文件第三部分“技术需求书”中所有采购内容进行报价和详述。
4.2.被邀请谈判人的应答文件中所使用的计量单位，除谈判文件中有特殊要求外，应采用国家法定计量单位。
5被邀请谈判人的应答文件
被邀请谈判人的应答文件（统一格式）组成，包括：
附件1——谈判报价函（统一格式）
附件2——谈判报价一览表（统一格式）
附件3——分项报价表（被邀请人可自行设计分项报价表）
附件4——技术规格偏离表（统一格式）（如应答文件的技术条款响应与谈判文件有偏离，需在表中注明，否则将视为谈判供应商接受谈判文件全部内容）。
附件5——商务条款偏离表（统一格式）（如应答文件的技术条款响应与谈判文件有偏离，需在表中注明，否则将视为谈判供应商接受谈判文件全部内容）。
附件6——资格证明文件
被邀请谈判人提交的证明其被授予合同后有能力履行合同的资格证明文件。
资格证明文件应包括下列部分（如没有实质性响应以下资格证明文件，将可能导致响应文件被拒绝）：
6-1经年检合格的企业法人营业执照（须提供副本的复印件并加盖公章）。
6-2税务登记证书（复印件，加盖公章）。
6-3法定代表人授权书（统一格式）。
6-4曾经成功承办过的较大型活动的业绩及典型实例（统一格式），须附有效证明文件（如合同复印件、中标通知书等），提供复印件加盖公章，作为业绩证明。
6-5被邀请谈判人认为需提供的其他文件
附件7——服务方案和响应文件点对点应答（具体需求见第三部分技术需求书），包括但不限于活动创意及组织方案、客户邀请方案、公关宣传方案、会场执行方案、专家邀约方案、主持人邀约方案、抽奖奖品的设置方案、摄影摄像服务方案、配合主题对舞台及签到处的场景布置方案、宣传材料制作方案、会场服务方案以及对于本项目可以提供的增值服务等。
附件8——被邀请谈判人简介（包括但不限于业务范围、注册资金、所有权状况、组织机构及职能、人员构成、公司的场地环境和软硬件设施等）。
附件9——项目实施团队人员情况介绍。
9-1项目实施团队主要人员名单（统一格式）。
9-2项目实施团队主要人员简历表（统一格式）。
附件10——被邀请专家情况介绍（包括但不限于该专家在相关领域介绍，学术成果及相关著作。
）
附件11——采购承诺函
附件12——保密承诺书
6被邀请谈判人的应答文件内容填写说明
6.1.被邀请谈判人的应答文件按统一格式填写，装订成册。
7被邀请谈判人的其它应答文件附件的编制
7.1.被邀请谈判人的其它应答文件附件由被邀请谈判人视需要自行编制。
规格幅面应与正文一致，附于正文之后，与正文页码统一编目编码装订。
8被邀请谈判人的谈判报价
8.1.报价方式：
项目现场交货价（最终用户现场）；货币：
人民币。
8.2.被邀请谈判人要按谈判采购的服务、价格表（统一格式）的内容填写服务单价、总价及其他事项，并由法人代表或授权代表签署。
报价应包括与本次采购的服务内容和伴随服务相关的所有税费以及被邀请谈判人为完成本项目所发生的一切费用。
执行方一旦被选中，不可再对需求单位有任何形式和理由的费用追加要求。
报价单中所列费用应尽量详实，如报价单中有任何漏报项目我行不予认可。
8.3.对于非标准服务，被邀请谈判人还应填写报价明细表（报价明细表格式由被邀请谈判人自行设计）。
8.4.被邀请谈判人的单价和总价有出入的，以单价为准；被邀请谈判人的谈判报价在合同执行过程中是固定不变的，不得以任何理由予以变更。
谈判报价总价包括被邀请谈判人为完成本项目所发生的一切费用。
被邀请谈判人估算错误或漏项的风险一律由被邀请谈判人承担。
8.5.如本项目价格变动，应加以详细说明。
9应答文件有效期
9.1.应答文件应在规定的谈判日后的90天内保持有效，谈判有效期不满足要求的应答文件，将被视为非实质响应性应答文件而予以拒绝。
9.2.采购人可根据实际情况，在原谈判有效期截止之前，要求被邀请谈判人同意延长应答文件的有效期。
接受该要求的被邀请谈判人将不会被要求和允许修正其应答文件。
被邀请谈判人也可以拒绝采购人的这种要求。
上述要求和答复都应以书面形式提交。
10被邀请谈判人的应答文件的签署及规定
10.1.组成被邀请谈判人的应答文件的各项资料（本须知第6条所规定）均应遵守第11条规定。
10.2.应答文件一式三份（1份正本、2份副本）。
应答文件用中文编写，A4纸装订。
其中正本必须注明“正本”字样，正、副本内容必须保持一致，副本可以用复印件。
若正本与副本不符，以正本为准。
10.3.被邀请谈判人的应答文件的正本必须用不褪色的墨水填写或打印，注明“正本”字样。
副本可以用复印件，注明“副本”字样。
10.4.被邀请谈判人应填写全称，同时加盖公章。
10.5.响应文件需由被邀请人法人代表或经法定代表人正式授权并对被邀请人有约束力的代表在响应文件上签字。
响应文件如是授权代表签字，须将“法定代表人授权书”附在响应文件中。
响应文件无法定代表人签字，或无被授权代表签字，或被授权代表非被邀请单位的正式职工，响应文件将被拒绝。
10.6.被邀请谈判人的应答文件如有修改错漏处，必须由同一签署人签字或盖章。
10.7.被邀请谈判人的应答文件因字迹潦草或表达不清所引起的后果由被邀请谈判人负责。
10.8.被邀请谈判人提交的应答文件以及被邀请谈判人与采购人就有关谈判的所有来往函电均应使用中文。
被邀请谈判人可以提供使用其他语言打印的资料，但有关段落必须翻译成中文，在有差异和矛盾时，以中文为准。
10.9.如被邀请人对邀请文件个别内容不能接受，应在响应文件中另做声明，否则将视为被邀请人接受邀请文件全部内容。
3、被邀请谈判人的应答文件的递交
11被邀请谈判人的应答文件的递交
11.1.被邀请谈判人应将应答文件正本和所有的副本分开密封装在单独的包装中，且在信封上标明“正本”、“副本”、“项目名称”、“项目编号”、“包号”、“XX年X月X日XX：
XX前不得启封”字样。
11.2.被邀请谈判人的应答文件必须在规定的时间派人送达到指定的谈判地点。
11.3.采购人推迟谈判时间时，应以书面（或传真、电报）的形式，通知所有被邀请谈判人。
在这种情况下，谈判双方的权利和义务将受到新的谈判时间的约束。
11.4.在规定的被邀请谈判人的应答文件送达时间以后送达的被邀请谈判人的应答文件，采购人有权拒绝接收。
12被邀请谈判人的应答文件的修改和撤回
12.1.谈判以后，在谈判规定的最终报价时间内，被邀请谈判人可以提出书面修改材料并及时送达，书面修改材料需有授权代表签字。
4、谈判及评审
13谈判过程
13.1.谈判小组
谈判小组由采购人的代表组成。
13.2.谈判时间、地点
采购人按谈判文件规定的时间、地点主持谈判，并做谈判记录。
13.3.谈判
谈判小组所有成员集中与被邀请谈判人进行多轮谈判。
被邀请谈判人须进行15-20分钟的陈述，并应谈判小组要求进行答疑。
在谈判中，谈判的任何一方不得透漏与谈判有关的其他供应商的技术资料、价格和其他信息。
谈判文件有实质变动的，谈判小组应当以书面形式通知被邀请谈判人。
13.4.谈判将就采购项目的价格、服务标准、对谈判文件的响应程度等进行谈判。
被邀请谈判人应如实提供谈判小组要求提供的资料，并以书面形式作以承诺和澄清。
14评审
14.1.评审办法
序号
评审项目
分值
评审内容
1
最终报价
（满分25分）
25
低价优先法：
投标价格最低的投标报价为投标基准价，其价格为满分。
其他投标价格得分=（评标基准价/投标报价）*100*价格权值
2
商务部分
（满分7分）
3
供应商综合实力（包括：
企业规模、资质、信誉、组织架构）（0-3分）
4
被邀请谈判人具备承办400人以上大型活动经验（提供合同复印件2个不得分）超过2个案例的，每增加1个加1分，最高4分。
3
服务部分
（满分68分）
25
活动整体策划方案合理，准确详尽，可操作性强，切合活动主题，创意新颖，专家邀约方案合理适用，对于论坛知名度的提高起到显著推动作用。
（0-25分）
6
客户邀约方案（可操作性强弱，客户可接受程度）（0-6分）
10
公关宣传方案：
宣传媒体数量超出技术要求说明书要求数量（无媒体类型限制；无活动前期/现场/后期限制），每增加1家加1分，最高6分
论坛现场网络媒体数量增加1家提供文字直播者加1分；增加1家影音像直播媒体加2分，最高4分
7
场地选择意向
场地面积：
400㎡-500㎡得2分；500㎡以上得4分，最高4分
酒店星级：
四星级得1分，五星级及以上得3分，最高3分
13
礼品
公司针对本项目提出的抽奖礼品设置方案（0-10分）
到场礼价值￥50元以上加（0-3分）
2
本项目参与人员、项目管理人员水平、工作经验等（0-2分）
5
参加谈判的供应商为我行设计的论坛专用标识设计方案（logo图样）（0-5分）
15谈判及评审过程保密
15.1.从谈判开始到授予成交供应商止，凡是属于审查、澄清、评价和谈判的有关资料，均不得向无关的人员透露。
15.2.在谈判及评审期间，被邀请谈判人企图影响谈判人的任何活动，将导致被拒绝谈判，并承担相应的法律责任。
5、授予合同
16谈判结果通知
16.1采购人以书面形式向项目中选供应商发出谈判成交通知书。
17签订合同
17.1谈判文件、成交供应商的应答文件及评审过程中有关澄清文件均应作为合同签订的凭据。
17.2签订采购合同后，须在xx开立账户，用于合同项下的资金结算。
第三部分技术需求说明书
1.我行拟举办“财富投资论坛——xx会，分夏秋两季（5月中下旬、10月中下旬）分别举办一场。
为客户提供分享国内外知名研究机构、学术专家和商业性金融机构在经济领域内研究成果的平台。
需采购具备专业会议组织服务能力的供应商参与此次活动。
2．其中供应商资质要求：
2.1.注册资金在100万元以上、可提供经年检合格的营业执照、经营范围包括会议服务，同时具备承办400人以上大型活动经验的供应商（提供两个以上合同复印件）。
2.2.具备良好的管理、运营和公关宣传团队，具备广泛的媒体宣传渠道和专家要约渠道。
3.服务内容要求：
3.1.整体策划方案：
1）供应商须提供：
活动创意及组织方案
2）供应商须提供：
活动客户邀约方案
3）供应商须提供：
活动公关宣传方案
a.前期宣传不少于两周，活动资讯及客户报名可通过平面媒体（不少于3家）、网络媒体（不少于3家）、媒体官方微博等渠道进行。
b.活动现场同步宣传，网络媒体（不少于1家）进行现场文字直播。
c.活动后期通过平面媒体（不少于2家，不少于三分之一版面）、网络媒体（不少于3家）等渠道进行后期报道。
活动宣传方式涵盖不限于：
广播、电视、网络、DM直投。
4）供应商须提供：
会场执行方案。
3.2.提供活动所需的专家邀约、活动场地场景创意、现场会议服务、主持人、礼仪小姐、摄影摄像服务、活动视频宣传片制作等。
1）专家邀约：
每场邀请不少于1名知名经济学家或政府官员；每场须邀请不少与两名金融投资方向的资产管理专家；同时，需提供一套备选演讲嘉宾，以备主讲嘉宾缺席而导致活动终止。
（即供应商应向我行提供不少于12名专家名单）受邀专家包括但不限于例如：
厉以宁、巴曙松、夏斌、樊纲、李稻葵、姚景源、曹远征、谭雅玲等知名专家学者。
所提供每位专家学者须提供该专家在相关领域介绍，学术成果及相关著作等。
2）场地要求：
提供场地应具备必要舞台、灯光、音响设备，可容纳不少于400人以上，以及会议所需的相关服务场地、设施和服务人员，具体要求：
a.四星级以上酒店且面积不少于400平方米；酒店位置以我为分行为中心半径为10公里区域内。
b.可提供充足的停车位，提供不少于20个会议专用车位；
c.可提供VIP休息厅；
d.可提供400人同时就餐的茶歇服务。
3）聘请主持人：
每场活动主持人不少于一名且具备主持大型活动经验
4）提供礼仪小姐每场不少于4人
5）提供摄影摄像服务：
每场活动提供不少于1名摄影师和1名摄像师
6）制作宣传材料：
a.活动宣传单页制作（纸质及电子），不少于2000份；
b.活动邀约请柬制作（纸质及电子），不少于500份；
c.活动宣传易拉宝制作，不少于4个；
d.活动现场和所有相关公关宣传视频、影像制作
e.与活动前期宣传、现场互动、事后报道相关的网络宣传和互动服务；
f.设计制作活动专用背板与舞台创意，整体场地使用方案；
g.设计论坛专用标识（logo），版权归xx所有。
7）提供礼品服务：
为会议提供相关到场礼品和抽奖礼品。
a.到场礼每场不少于400份；
b。
抽奖奖品，单场现场抽奖率不低于5%（抽奖奖品金额两场不低于3万元）。
8）组织会场服务：
a.提供现场签到台、签到台桌花及签到台服务人员两名；
b.提供会场主讲台及台花；
c.提供礼品发放台和礼品发放人员不少与两名
2.4.报价要求：
项目报价单中应明确列明执行方案设计的所有费用明细报价及项目总报价。
明细报价中至少应包括场地租赁费用、主持人费用、主讲嘉宾费用、茶歇饮料费用、活动创意策划及执行所需费用、设备及物料费用、场地布置费用、人员费用、运输费用以及相关税费等。
报价所报总价应包含此次活动的所有连带费用，执行方案一旦被选中，不可再对需求单位提出任何形式和理由的费用追加要求。
报价单中所列费用应尽量详实，如报价单有任何漏报项我行不予认可。
2.5.其他与活动相关的增值服务。
第四部分附件
附件1 谈判报价函（统一格式）
致：
（xx股份有限公司北京市分行）
9.根据贵方为（xx2012年论坛会务服务）项目的邀请函（BDDDD-2012FW-010）,签字代表（）经正式授权并代表被邀请谈判人（）提交下述文件：
提供被邀请谈判人须知规定的全部应答文件：
包括正本1份，副本2份。
在此，签字代表宣布同意如下：
1．所附谈判报价表中规定的应提交和交付的项目报价为“xx北京分行xx2012年论坛会务服务”项目总金额为：
（￥元）（注明所报服务名称及币种，并用文字和数字表示报价）。
2．被邀请谈判人将按谈判文件的规定履行责任和义务。
3．被邀请谈判人已详细审查全部谈判文件及附件，我们完全理解并同意放弃对这方面有不明及误解的权力。
4．本报价有效期为自报价日起90个日历日。
5．被邀请谈判人同意提供按照贵方可能要求的与其谈判有关的一切数据或资料，完全理解贵方不一定接受最低价的报价或收到的任何报价。
6．我公司承诺：
采购人在使用被邀请谈判人提供的服务时，不存在任何已知的不合法的情形，也不存在任何已知的与第三方专利权、著作权、商标权或工业设计权相关的任何争议。
如果有任何因采购人使用被邀请谈判人提供的服务而提起的侵权指控，我公司将依法承担全部责任。
7．与本报价有关的一切正式往来信函请寄：
地址传真
电话电子函件
被邀请谈判人代表签字_______________
被邀请谈判人名称
公章_________________________
日期_________________________
附件2 谈判报价一览表（统一格式）
项目名称
报价货币
谈判单场价格
备注
xx2012年论坛会务服务
人民币
大写：
_伍拾玖万柒千玖百伍拾肆元整
小写：
____￥597954_元__
说明：
1、“报价货币”为人民币。
2、谈判单场价格为项目现场交货价，本价格包括与单场采购服务相关的所有税费以及被邀请谈判人为完成单场论坛所发生的一切费用。
本项目共分为夏秋两场。
被邀请谈判人名称（盖章）：
被邀请谈判人代表（签字）：
附件3 谈判分项报价一览表
财富投资论坛xx会——报价表
2012年03月19
序号
项目
明细
数量
费用（元）
备注
1
活动场地
半天场租
半天场租
VIP室
茶歇（点心、水果、咖啡茶）
停车位（5个VIP车位，免费停车券20张）
2
主讲嘉宾
主持人
主讲嘉宾
主持人
3
设计
背景板、签到板、易拉宝、指示牌、邀请函、logo
4
来宾礼品
指南针/4GU盘礼盒套装（选一）
互动礼品
嘉宾签名书籍
抽奖奖品
一等奖
二等奖
三等奖
5
人员雇佣
礼仪
化妆师
摄影
摄像
其中1机位连接导播系统
速录员
6
场地布置费
灯光
舞台灯
音响
带现场导播系统
电脑
设计制作背景板
投影仪
签到板
舞台红毯
易拉宝
鲜花
签到台花、讲台花
宣传单页
邀请函
麦克风
背景乐
7
媒体费
平面媒体
网络媒体
DM杂志
广播电台
微博
8
签到用品
及其他
签到本、签字笔、名单、剪刀、双面胶等
共计
服务费
以上合计15%，策划、执行费等，含税
合计
单场活动（含服务费）合计费用：
年度论坛（含服务费）总费用：
说明：
1.本表应包括第三部分“技术需求”中列明的各项费用的构成及明细，以及管理单位认为需增设的服务的费用构成及明细。
报价单中所列费用应尽量详实，如报价单中有任何漏报项目我行不予认可。
2.如果不提供详细分项报价将视为没有实质性响应谈判文件。
被邀请谈判人名称（盖章）：
被邀请谈判人代表（签字）：
附件4 技术规格偏离表
被邀请谈判人名称:
北京xx文化传播有限公司项目编号:
BDDDD-2012FW-010
序号
名称
数量
谈判文件技术规范、要求
被邀请谈判人应答文件
对应规范
备注
1
无
无
无
无
2
无
无
无
无
3
无
无
无
无
注：
如无任何偏离，也需在响应表中注明并在响应文件中递交此表。
被邀请谈判人代表签字：
___________________
升级会员 