代理商会议全程策划方案.docx
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代理商会议全程策划方案
天下齐心合聚成金
——****品牌3周年庆典暨王丽坤明星见面会
策
划
方
案
2017.03.25
会议时间:
2017年7月7日—7月9日
会议地点:
希尔顿大酒店
会议主题:
（备选）
天下瞳行合聚成金
盛世瞳堂扬帆起航
聚势瞳行谋远共赢
会议人数:
300人
参会人员:
各级领导、特邀嘉宾、代理商、经销商、供应商、公司员工、演员、媒体等
会议目的:
展示品牌3周年发展历程，提升品牌形象、知名度
展示品牌全新市场解决方案，解决代理商销售困境
成功经验分享，突破代理商眼界思维，坚定代理商信心
明星代言人及品牌2017年新品全新亮相
签订2017年下半年代理合同，落实2017年公司市场回款目标
会议主办方：
***********************有限公司
会议协办方：
***********************广告公司
一、会议主要内容
二、会议操作流程（细化）
三、会议组织、筹备、分工
四、会议经费预算
五、会议注意事项
六、会务通讯录
附件1：
***明星见面会活动内容（草案）
附件2：
会场突发事件处理办法
附件3：
会议酒店备选（供参考）
一、会议主要内容
第一部分：
会前准备
1、组建会议筹备委员会
2、场地准备
3、物品准备（宣传物料部分、产品展示部分、客户礼品部分）
4、会场布置
5、客户邀约、嘉宾邀约
第二部分：
会中部分
时间
主要议程
负责人
备注
7月7日
来宾报到
接待组组长
7月8日
上午
1、来宾入场签名
接待组组长
入场音乐、摄像
2、马应龙企业宣传片及*****品牌宣传片
会务组组长
宣传片视频
3、主持人开场白、会议流程介绍
主持人
主持人串词文案
4、暖场表演或游戏
主持人
节目待定
5、董事长致词：
*****3周年感恩分享
****
演讲稿文案
6、总经理解读：
*****2017年下半年市场战略及商业模式
欧阳爽
演讲稿文案
7、特邀嘉宾发言
技术专家、营销专家
专家演讲稿
8、*****新产品展示和推广培训，客户现场体验产品
上官晴晴
培训PPT，游戏、互动、有奖问答
9、下午会议内容精彩预告
主持人
10、午宴
会务组组长
下午
1、入场就座，主持人开场白
2、暖场游戏：
全场总动员
3、成功经验分享
代理商、经销商代表
优秀代理商、经销商2-3位
4、*****2017年形象代言人王丽坤亮相及新品揭幕式
现场表演、互动
明星抽奖
5、*****秋季订货政策解读
张绍东
现场发放订货政策、订货确认函
6、商务会谈：
客户咨询、签单、回款
业务经理/市场总监
主持人即时宣布签单客户和获赠奖品，现场造势
7、现场颁奖：
现场最佳回款前三名客户、上半年优秀经销商：
销量冠军、最佳管理奖、成长最快奖、新品推广奖
领导、特邀嘉宾
8、大合影留念
会务组组长
拍照
9、答谢晚宴
接待组组长
领导祝酒词
10、会场清理
后勤组组长
清理会场物料、产品
7月9日
1、自助早餐
接待组
2、送宾返程
接待组、市场人员
第三部分：
会后部分
一、客户服务管理（已签约客户和意向客户后续跟进服务）
1、现场未下订单的客户：
业务经理三天内回访，进一步探求客户的顾虑并做相关解释，深入沟通，力争促成下单。
2、现场下单客户：
业务经理一周内回访产品销售情况，一月后再次回访，了解产品销售动态，同时征求客户意见，不断完善后续服务。
二、会后总结
1、统计邀约客户数量、实际参会客户数量、最终签单客户数量；
2、通报本次会议销量，各销售团队签单业绩、签单冠军；
3、总结本次会议的经验和不足。
二、会议操作流程（细化）
项目
细项分解
责任人
完成时间
备注
组建会议筹备委员会
1、确认会议筹备委员会名单；
2、细分会议筹备委员会工作组职责；
3、提前向集团及各兄弟公司发出人员增援请求，确认增援人员名单并划分到各工作组；
胡启华
祝好
5.20
5.8会议筹备委员会第一次会议
酒店踩点
1、提前进行会场踩点，综合考虑交通、服务、配套设施等因素；
2、确认会议期间酒店用餐形式、价格、住宿标准；
3、考察会议期间酒店会议室场地及设备；
欧阳爽
胡启华
张平
6.15
已初步筛选部分五星级酒店，详见附件
客户邀约
1、拟定参加会议的代理商、经销商、特邀嘉宾、公司领导等参会人员名单，通过电话、邮件、短信等方式进行邀约；
2、发送会议邀请函：
邀请函在会议前10天寄出。
请柬内附：
行车路线图；
3、收集邀请函回执，统计确认参会人员名单；
欧阳爽
张绍东
大区经理
6.30
领导邀约
邀请公司领导、特邀嘉宾出席会议
张仪
张波
胡启华
6.30
供应商邀约
1、邀请优秀供应商代表，作为战略合作伙伴；
2、为本次会议争取供应商赞助支持；
明晴晴
乐计
6.25
媒体邀约
邀请相关媒体出席会议，准备新闻稿样稿供媒体参考，跟进后续活动报道
杨简
商量量
6.25
明星预约
1、与王丽坤经纪人初步沟通7月见面会意向；
2、发送书面邀请函，请王丽坤亲笔签字回传；
3、初步沟通见面会活动内容；
杨简
商量量
5.15
选定策划公司
1、初步筛选本次会议的广告策划公司；
2、收集广告策划公司提案；
3、确定本次活动执行的广告公司；
4、签定合同，准备会议相关事宜；
胡启华
杨简
商量量
5．20
明星出场活动
拟定明星出场活动方案（明星出场活动内容、会后来宾分组与明星合影）
商量量
6.8
明星接待方案
拟定明星接待方案（接机、安排入住酒店、返程送机）
高良玉
6.8
会场布置方案
拟定会场布置方案（会场布置效果图、所需物料清单）
丁岚
6.8
会议全程方案
拟定会议全程方案，报领导批示，发布会议通知
商量量
6.20
食宿安排
会议用餐形式、价格、餐厅地点、住宿房间的确定
7月7日（报到）：
晚餐：
地点：
住宿：
7月8日（会议）：
早餐：
地点：
住宿：
中餐：
地点：
住宿：
晚餐：
地点：
住宿：
7月9日（返程）：
早餐：
地点：
住宿：
杨月
6.30
宣传物料准备
1、设计会场所需宣传物料；
2、安排物料制作、采购；
丁岚
6.30
产品物料准备
1、会议所需产品保质保量完成生产；
2、会议所需新产品陈列的内外包材、成品、样品、体验产品等；
3、会议所需产品物料，包括奖品、礼品等
明晴晴
乐计
6.30
会议外场布置
1、会场外景
2、酒店大门的欢迎牌、大堂欢迎牌、餐厅指引牌、房间指引牌、会场布置；
3、会议接待布置：
人员、签到接待台背景板等相关物料的到位；
4、停车指引牌、车贴。
杨简
石岚
商量量
7.7
外包广告公司协助
产品样品布置
爆品、新品、苹果在会议现场进行陈列、展示、打堆
上官晴晴
杨方
7.7
会议现场布置
1、背景板、主席台、嘉宾牌、横幅、司仪台等物料到位；
2、音响、灯光、投影、电脑、麦克风等现场物料的准备到位和调试。
3、代理商座位牌；
4、会议相关宣传广告；
5、新品启动仪式、走秀T台、灯光设施设备
杨简
商量量
丁岚
7.7
外包广告公司协助
来宾住宿
全体会议来宾接待
1、会前3天统计参会的准确家数，会前两天与酒店沟通并要到房间号码；
2、与市场人员共同安排客户入住房间，及时调整需要调整的房间；
3、在每个房间放置温馨贺卡，准备好点心水果，每天送到来宾房间；
4、安排好酒店早叫电话、房间打扫；
5、及时妥善处理会后退房事宜；
高良玉
高如雪
7.7
会议用餐
1、提前与酒店沟通好每餐的菜谱以及对酒店服务人员的要求；
2、提前安排好来宾用餐座次表；
3、安排来宾用餐环节；
4、安排会议工作人员用餐环节；
杨江
7.7
车辆调配
1、安排来宾接机、接站、往返酒店车辆；
2、安排工作人员往返酒店车辆；
3、安排各级领导接送车辆；
胡启华
杨江
7.7
现场收款
1、组建10人财务小组，负责现场收款；
2、提前准备刷卡机（5台）、验钞机、签单所用收据、找零现金；
张敏
7.8
检阅、督办
全程会议的各项筹备工作
祝好
7.7
三、会议组织、筹备、分工
一、会议筹备委员会成员
会议总指挥：
欧阳爽
会议副总指挥：
胡启华
组长：
祝好
副组长：
张绍东、上官晴晴、刘强
1、邀约组（8人）：
欧阳爽、张绍东、马相华、各大区经理
2、会务组（4人）：
杨简、石岚、商量量、
3、接待组（20人）：
高良玉、高如雪、全体市场人员
4、后勤组（4人）：
杨玉、江楠、张剑玲
5、物资组（4人）：
明晴晴、乐计、梁月、周师傅
6、财务组（10人）：
张敏、杜岚月、黄明、柳文文
7、外联组（3人）：
胡启华、
（注：
有下划线为本组执行负责人，各组人员有待增援）
二、会议筹备工作组主要职能分工
责任组
组员
工作职能
完成时间
备注
会议
总指挥
欧阳爽
整体把握本次会议运作体系和方向，对会议筹备过程中的各大事件和时间节点作出指示和判断
全程
会议副总指挥
胡启华
本次会议全局直接负责人，整体把控会议筹备内容和进度
全程
会议筹备组长
祝好
调度会议全体工作组人员，提前做好工作组人员增援计划，具体协调会议各工作组人员安排及工作职责，把控会议筹备进度，处理紧急事件及突发事件的应急决策
全程
会议筹备副组长
张洪
上官晴晴
张波
具体分管各组工作进度
张总：
邀约组、接待组
夏总：
会务组、财务组
张总：
后勤组、物资组、外联组
全程
邀约组
张绍东
欧阳爽
大区经理
1）、专家邀约：
邀请产品技术专家结合*****产品进行技术宣讲，如马应龙博士后研究院专家、科玛产品技术专家等；邀请业内实战营销专家就经销商如何突破发展规模瓶颈等主题进行指导
2）、客户邀约：
通过电话、传真、Email等形式进行邀约，确认客户回执，提交给接待组
6月30日前
会务组
杨简
石岚
商量量
1）、现场组：
负责酒店外景、大堂、会场布置，会场内产品陈列展示
2）、广宣组：
负责会议宣传物料设计、制作；宣传稿件、宣传广告片准备；
3）、设备组：
负责会场设备调试、设施维护、摄影、拍照。
接待组
高良玉
刘妮
全体市场人员
1）、准备会议来宾签到资料；
2）、接待来宾，指引签到，发放会议资料和礼品、安排房间；
3）、安排用餐相关事宜，以及会议期间的茶水、饮料、零食；
4）、客户沟通：
市场人员全程服务自己所辖区域的客户，即时沟通，了解客户需求，
5）、会议结束后办理客户退房手续；
6）、欢送来宾返程
后勤组
杨芳
1）、采购会议所需所有物料
2）、酒店踩点事宜；
3）、会前、会后领导的接送；
4）、会议酒店、餐费、住宿统计、结算、核实工作；
5）、会议结束，善后清理工作；
物资组
明晴晴
1）、会议所需所有的产品、物料支持；
2）、产品领用的统计登记；
3）、会议现场手法体验的产品；
4）、协助会务组完成产品展架、灯箱及产品样品的搬运、布置和拆展回收工作；
5）、会后产品、物料回收工作；
外联组
胡启华
1）、负责媒体接洽：
媒体邀约、媒体接待、
2）、明星接洽：
明星邀约、行程安排、
3）、车辆调配：
来宾接站、接机、往返酒店、返程火车站/机场等用车支持；
财务组
张敏
负责会议现场代理商各户现场交费，刷卡、费用的登记、核算、验收、开票等工作。
四、会议经费预估
五、会议注意事项
一、会议须知
（1）工作人员要求
1.所有工作人员须统一工作服装（男性：
白色衬衫，深色西裤，打领带，女性：
统一正装），统一配带工作牌，女性画淡妆，精神饱满。
2.在7月7日由后勤组统一派车送至大酒店，并开始准备工作，接待组工作人员注意素质和形象（包括司机等），服务水准要优质。
3.所有代理商客户在7月7日报到入住酒店，代理商客户到达时间，接待组工作人员要提前与代理商客户沟通，有接送要求时，由后勤组负责安排车辆接送工作，接待车辆统一贴上本次会议专用车贴。
4.会务组于7月7日检查会场布置情况，发现问题及时补救，包括音响、灯光、投影等气氛类工作的再度调试；
5.会议结束后，会务组、接待组、后勤组、物资组共同完成会后善后工作。
（2）报到及登记
2017年7月7日与会者请到大酒店大堂接待处报到，由接待组办理参会登记手续，办理入住登记，来宾在接待处领取房卡及会议资料（请携带本人身份证，如两人入住需一人一证）。
（3）入住及用餐
1.请与规定时间入住大酒店，若有不明或其他问题，请及时与接待组人员联系，我们将第一时间为您服务。
2.会议期间，由接待组统一安排用餐，请按照日程安排时间在指定用餐地点就餐。
（4）会议及活动要求
1.在会议期间请务必带好参会证，以便您参与公共活动及正常用餐；
2.如有遗失参会证，请及时与接待组联系，以免耽误您参加会议活动；
3.在会议期间请您将手机关机或调成振动，以免影响会议正常进行；
4.观看产品时，从展架上取出样品，观看后请务必返回原处，以便其他人继续观看；
5.会务期间请自觉遵守各项纪律规定，保证良好的会议环境；
6.请务必保管好自己的随身物品；
7.请与会人员准时参加本次会议安排的各项活动；
8.会议期间请爱惜酒店公共设施，保持会场干净；
9.具体事务可与接待组直接联系。
（五）费用及退房手续
1.公司免费提供会议期间的住宿、用餐。
2.会议期间其他私人费用自理。
3.7月9日，代理商客户返程离开酒店前，请将房卡统一交予接待组工作人员，接待组工作人员将统一安排退房，如您有特殊情况需要延期，请提前于7月8日晚与接待组工作人员联系。
六、会务通讯录
会议工作人员
姓名
职务
负责
联系电话
欧阳爽
执行总经理
会议总指挥
胡启华
常务副总经理
会议副总指挥
张绍东
全国销售总监
上官晴晴
培训推广总监
张敏
财务总监
桂习文
电商总监
祝好
人力资源部部长
会议筹备组组长
明晴晴
物资组
会议产品物料准备
乐计
物资组
杨简
会务组
会场布置、协调
石岚
会务组
会场布置
商量量
会务组
会场布置、协调
杨欣
后勤组
会议车辆调配
高良玉
接待组
会议接待
苏德林
大区经理
曾艳丽
大区培训经理
会议接待
周晶晶
大区培训经理
会议接待
江楠
后勤组
后勤支持
胡跃
湖北试点经理
王丽坤明星见面会
活动方案
5月30日前我方与王丽坤经纪人进行沟通，确定此次活动行程，安排好机票与住宿工作，明星需提前一天（7月7日）抵达武汉。
明星活动流程：
时间
内容
备注
7月7日
1、电话确认王丽坤团队抵达机场时间；
2、安排车辆及接机工作人员到机场接机，并送达入住酒店；
3、与王丽坤沟通次日会议活动环节；
4、与酒店沟通明星次日出场安保通道；
提前与酒店确认明星休息室、合影室（带LOGO背景墙）、明星接受媒体采访室
7月8日
14:
30-15:
00
酒店安保准备
与酒店安保部负责人联系，确定安保人员各就各位，清理明星入场通道。
15:
00-15:
30
明星准备登场
王丽坤进入明星休息室，对稿，补妆，准备登场
15：
30-15：
50
明星微访谈
王丽坤微博话题#夏天不要黑眼圈#与微博粉丝互动
微访内容适时植入*****产品。
我方微信微博平台同步更新
15:
50-15:
55
主持人介绍明星
主持人介绍王丽坤演艺成就，调动现场气氛，为明星登场预热
15:
55-16：
05
明星闪亮登场
王丽坤闪亮登场，问候来宾，主持人与明星互动
王丽坤自幼学习舞蹈，主持人以此做话题引入点
16:
05-16：
15
明星表演舞蹈
王丽坤现场即兴舞蹈表演
主持人与来宾适时互动
16:
15-16:
30
明星与来宾互动
王丽坤讲述自己的眼部护理秘笈，现场请出几位来宾上台玩趣味互动游戏，并由王丽坤对上台来宾进行眼部皮肤问题分析，并赠送与之眼部问题相应的*****产品。
主持人由此引出王丽坤和*****结缘的话题。
主持人引导话题
16：
30-16：
40
明星分享
王丽坤与会议来宾畅聊自己代言*****品牌的心路历程，以及使用*****产品的感受；*****领导人登场，与明星互赠礼物。
主持人引导话题
16：
40-16：
50
新品揭幕式
*****公司领导、特邀嘉宾、王丽坤一起为印有*****3周年庆典字样的LOGO冰雕注入红酒，并共同触摸激光球。
*****新品盛大揭幕。
主持人隆重宣布*****新品开启仪式
提前准备*****LOGO冰雕、红酒
16：
50-16：
55
明星演唱歌曲
王丽坤演唱歌曲（可请一位代理商登台合唱）
粉丝上台献花
16：
55-17：
00
明星送签名礼品
王丽坤现场抽出10名幸运来宾，赠送签名礼物
幸运粉丝上台合影
17：
00-17：
30
明星合影留恋
王丽坤进入休息室，5分钟后进入合影室，代理商分别与明星合影，经销商分组合影完毕。
接待组根据经销商分布区域提前将经销商分成若干组，分组合影
17：
30-18：
00
王丽坤进入媒体采访室，接受媒体自由采访（后续时间王丽坤自由安排）
王丽坤返程：
提供机场交通支持
突发事件处理办法
突发事件
紧急处理办法
时间变动
如果表演节目有时间拖延或者其他突发状况，及时应变，调整当天的活动流程
停电
先检查自己区域内的电源是否松脱了
如是场地停电，即通知负责人并配合解决（现场将设有应急灯）
如出现漏电情况，即通知负责人并配合解决
通知场地方立即解决
场地警告：
使用的区域不正确，声量太大
看场地方警告的内容，如属于我们有不恰当的地方，立即改正，并配合场地方的要求
如属无理要求，请负责人向场地方协商，争取合理的权益，
意外（受伤、火警）
前期做足安全准备，以免事故的发生（后台将设有灭火器）
即通知负责人并配合解决
小事故及意外进行即时的处理及解决
通知活动现场的灾害处理中心
通知相关的部门，火警119急救120
场面失控、骚动
由于场面较大，较容易出现骚动问题，若出现骚动
（1）马上与保安人员取得联系，控制场面
（2）通知负责人合并解决
（3）若出现较大的骚动，中止演出（如有必要），待骚动平息后再继续演出
突发小事件
如现场有人刻意捣乱，或者是同行派来“间谍”的故意行为，首先将闹事人迅速带离活动现场，维持好现场的秩序，以尽量不扩大影响效果为前提
任何特发事件
只要现场发生的任何事件，无论情况影响的大小，都必须第一时间通知现场总控，并告知其解决办法和处理结果
政府机构干涉
如遇到政府部门的干涉行为，应该第一时间通知总控并暂停活动，避免与对方发生任何正面的冲突，务必以和平解决问题为大前提
产品问题
现场有消费者咨询产品情况，对于自己没有信心回答的问题且不可信口雌黄，胡乱作答
物品丢失
如果现场出现物品丢失情况，工作人员应立刻向领导报告
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