出差管理制度1.docx
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出差管理制度1
出差工作及差旅报销管理制度
手册编号：
版次：
第三版
编制：
审核：
批准：
发布日期:
2014-07-01
出差工作及差旅报销制度
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发行日期
14年07月01日
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．目的：
为统一、规范管理员工出差工作及差旅费报销行为，特制订此制度。
．范围：
公司所有出差员工均依本制度执行。
.职责：
各部门负责本部门员工出差前的《出差派工单》《出差计划表》的编制和初审工作。
各部门负责本部门员工出差期间《工作汇报》的跟踪管理和工作指导。
各部门负责本部门员工出差提报的《出差计划表》《工作汇报》《加班确认单》《请假调休单》《设备验收报告》《差旅费报销单》《业务费用申请单》《培训记录单》的编制、初审、归档、考核评价、统计报表工作。
各分管领导负责分管部门员工出差前的《出差派工单》《出差计划表》的批准审核工作。
负责员工提报的《工作汇报》《加班确认单》《请假调休单》《设备验收报告》《差旅费报销单》《业务费用申请单》等最终审核批准工作。
各分管领导负责分管部门员工出差期间重点项目、重点任务的跟踪管理和工作指导。
各分管领导负责分管部门针对每月的出差任务上报的《费用统计表》《出差任务考核表》《设备验收汇总表》《出差考勤表》《用户意见反馈汇总表》《日常工作跟踪记录表》的批准和作出月度工作总结和出差任务的考核分值。
综合部监控管理各部门内勤的出差任务工作分析总结、归档、考核评价、统计报表工作。
财务部负责公司报销单据的最终审核及财务业务指导的工作，并汇总出当月各部门出差的费用明细。
．程序：
出差人员交通工具、出差补助费用、出差考勤管理规定：
4.1.1出差人员交通工具管理规定：
4.1.1公司员工在市内出差，一般情况下公司不派公务车且不得乘坐出租车，特殊情况需要公司派公务车或乘坐出租车的，事前须由副总审核批准。
市内出差，公司按实报销公共交通费用；自备车辆可报销寄放费。
4.1.1出差员工无特殊情况一律不得打车，没有经过部门主管或总经理同意批准，打车费用自行承担。
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4.1.1出差人员在无特殊情况下一律不得乘坐飞机，确需乘坐飞机的必须经过总经理同意，由综合部为其预订机票，没有经总经理同意的不为其预订机票、财务部也不得给报销。
4.1.1凡是员工在出差期间请假回老家的（自出差地直接回老家，例：
出差地—荷泽），公司不给予报销出差员工老家—济南的费用（例：
荷泽—济南）。
4.1.2出差人员补助费用报销标准：
4.1.2公司员工出差费用实行大包（包括住宿、生活补助餐饮补助话费），住宿还是按原来等级执行，生活补助由元增加到元，不包含车票（往来车票及公交票、地铁票），标准详见附表。
4.1.2客服部、市场部常驻办事处人员连续出差时间标准为每月不低于天
4.1.2住办事处员工的餐饮话费的补助标准由每天元增加到每天元。
4.1.2阶段性出差任务因工作需要而延长出差时限的，须报请主管领导审核批准；未经批准，出差超过规定时限的，大包费补助按折给付。
4.1.2公司人员出差途中夜车补助：
乘普快火车按票价格的补助；乘特快火车、动车、不带卧铺的大巴车按车票价格的补助。
夜车补助时间：
到次日，满小时享受途中补助，乘坐火车卧铺及飞机不享受途中补助。
4.1.2生活补助：
满天按天补助。
满小时按半天补助，不满小时不补助。
凡与公司主管一同出差并且住宿费、餐费由主管支付的，随同人员均无生活补助。
4.1.2在济南市内员工因工作需要，中午在外就餐者每人午餐补助元。
4.1.2到国外出差的员工根据合同签订的内容，除需方承担的费用外，未承担的其他费用按当地的住宿、交通实报外，每天按生活费标准元标准补助。
4.1.2西南区域（包括湖北、湖南、江西、广西、贵州、云南、四川、重庆等）调试区域覆盖面积广阔，地理位置偏远，交通不便，差旅费用相对较高，出差人员返程不便。
为解决这种被动的现状，对客户服务部西南区域的调试人员每月工资中额外增加元的生活补助。
附表一、费用标准：
大包费（包含住宿、餐饮补助、话费）、交通费、交通工具、交际费。
4.1.3出差人员考勤管理规定：
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费用类别
部长及以上人员
组长（副组长）
一般人员
上海、北京、天津、重庆、深圳、海南、杭州、广州、厦门大包费
元天
元天
元天
省会及直辖市辖区内指的是（合肥、上海、北京、天津、重庆、深圳、海南、杭州、广州、厦门等辖区内周边县、市大包费用）例如：
北京市，市区内按一线城市大包费用报销，密云县则按省会大包费用报销
元天
元天
元天
地级市及省会辖区内周边县、市大包费用（例如：
济南市，市区内按省会大包费用报销，济阳县、章丘市则按地级市大包费用报销）
元天
元天
元天
佛山
元天（部长、组长、员工均执行此标准）
苏州、鄂尔多斯
元天（部长、组长、员工均执行此标准）
交通费
按实支付
按实支付
按实支付
轮船四等舱火车硬卧座动车、高铁二等座
自行安排
飞机
事先核准
动车、高铁二等座以上
事先核准
出租车
事先核准
交际费
事先核准
4.1.3出差员工考勤记录由各部门内勤统计后报综合部。
在下午三点前出差回来的员工首先回到公司打卡，如果公司没有紧急的工作，主管可以批准员工回去休息；在下午三点以后回来的员工，电话通知主管，第二天再来上班。
综合部内勤依据各部门内勤统计后的考勤报表进行核实，经副总批准后交到财务部。
在晚上点以后，须在第二天下午上班前到公司上班打卡。
4.1.4部门内勤应每日确认出差员工所在的城市及每日的工作动态，以考核员工在外期间的工作表现。
4.1.3员工出差期间，应每日在内填写工作汇报、市场部销售人员填写洽谈进展，为赶进度需要加班的，内填写加班申请单，经领导同意后，加完班后填写加班确认单。
国家法定节假日出差的，按节假日加班费给予补助，其他时间的加班允许调休，不计加班费。
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出差人员单据报销管理规定：
4.2.1报销人员、初审人员及签审人员要严格按照公司的出差管理制度执行，特别是对所有的表单中的内容严格按规定填写，员工和主管、副总对每次出差的质量都要有清楚评价。
4.2.2夜车补助可以不开具发票，但是大包的标准必须按照附表二中的标准准备足额的发票，不足的部分不能给予补助。
初审人员初审时，首先确认发票是否足额？
其次公交票是否按行程报销？
对于存在疑义的报销项目，初审人员应针对疑义的项目要求报销人员在报销单作出书面说明或要求报销人员退回重填，同时初审人员做好记录，以备以后其他人员再到同一用户报销时进行核实对证。
附表二、员工出差大包费（包含住宿、餐饮补助、话费）必须提供的住宿发票标准
费用类别
部长及以上人员
组长（副组长）
一般人员
上海、北京、天津、重庆、深圳、海南、杭州、广州、厦门大包费
元天
元天
元天
省会及直辖市辖区内指的是（合肥、上海、北京、天津、重庆、深圳、海南、杭州、广州、厦门等辖区内周边县、市大包费用）例如：
北京市，市区内按一线城市大包费用报销，密云县则按省会大包费用报销
元天
元天
元天
地级市及省会辖区内周边县、市大包费用（例如：
济南市，市区内按省会大包费用报销，济阳县、章丘市则按地级市大包费用报销）
元天
元天
元天
佛山
元天（部长、组长、员工均执行此标准）
苏州、鄂尔多斯
元天（部长、组长、员工均执行此标准）
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4.2.3出差过程中如出现不是计算机打印的长途大巴票，员工应在票的背面注明里程数，员工对里
程数标准不清楚的由部门内勤到综合部查询，以避免发票不规范出现乱撕票的情况；
4.2.4内勤审查出差人员单据时，要求每张票据不能重叠、层次分明；字迹工整、清楚；车船费、市内交通费、旅馆费票据分开贴；每张票据必须是正规发票，收据不予报销。
4.2.5发票的粘贴要真实、有效，如发票额度大于实际额度时应在相应票据上注明实报多少元。
4.2.6费用填写、审批及费用报销的操作说明
4.2.6出差差旅费用的填写：
公司所有部门人员出差发生的差旅费用均在中填写
4.2.6属于市场前期开发、技术支持、技术交流等形成订单之前的差旅费用各部门应在项目管理—洽谈进展管理中填写，填写时注意：
洽谈进展每个客户每个项目每个派工独立填写、有技术支持任务单或其它任务派工单的填写时必须关联上原单据并且有项目的对应项目必须关联上，填写清楚本次洽谈的工作情况；将为完成本次任务所产生的的费用在费用明细里填写清楚。
4.2.6属于订单签订后安装调试前的现场勘察确认、图纸会签等工作产生的差旅费用应在订单管理客户沟通往来记录中填写，填写时注意：
沟通往来记录每个客户每个订单每个派工独立填写、必须关联订单和派工单，填写清楚沟通确认的内容；将为完成本次任务所产生的费用在费用明细表里填写清楚。
4.2.6属于发货后终验收前的安装调试工作产生的差旅费用应在调试售后管理安装调试汇报中填写，填写时注意：
安装调试汇报每个客户每个订单每个派工独立填写、必须关联原安装调试派工单，填写清楚安装调试的工作内容汇报；将为完成本次任务所产生的费用在费用明细表里填写清楚。
4.2.6属于终验收后的售后服务工作产生的差旅费用应在调试售后管理售后服务汇报中填写，填写时注意：
售后服务汇报每个客户每个订单每个派工独立填写、必须关联原售后服务派工单并且必须将该项目的质保状态填写正确（售后服务派工中填写后关联上会自动调过来，应确认是否正确，不正确要改过来），填写清楚售后服务的工作内容汇报；将为完成本次任务所产生的费用在费用明细表里填写清楚。
4.2.6出差差旅费用的填写要求：
填写时应按照费用发生的时间顺序依次填写并应写明时间，同一科目紧挨着发生的费用可以合并在一行中填写，但不允许跨时间合并科目（比如倒两次公交车可以写在一行内，但不能把一天内所有公交车费在一行中填写）；
差旅费用的报销：
出差人员应每天填写上述相应工作记录和费用记录，并将票据粘贴保存好；报销时进入财务管理费用登记报销，添加新的报销单，如果是报销本人的费用，进入后，系统自动将本人名下所有未报销的费用全部调出在明细表里；
特别注意的是：
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4.2.6对于产生订单之前的费用报销（中没有特定项目的）可以一块报销（主要是市场开发，前期技术支持等产生的费用）；一块报销的，客户名称选择其中一个就可以；联系人、项目、关联订单、批号、订单状态、质保状态、项目编号不用填写，选择需要报销的项次，将票据对应核对好、保存提交即可；
根据系统要求，每个报销单必须关联到具体项目（项目编号），而在中每一个订单对应一个项目编号，因此有订单（批号）的费用（主要是客户沟通往来、安装调试、售后服务的费用），必须一个订单一张报销单；所以对于有订单的费用报销必须每个客户每个订单（项目编号）独立填写单独的报销单。
（一份报销单对应一份单据）
报销单提交，财务审核完毕后，在最后一步必须将中的报销单封存，封存后，该报销单自动在中写入一张报销单，特别注意的是，这只是写入了中，在中并没有生效入账；中封存后，报销人必须进入找到这个报销单存盘、提交才能在中生效（财务还需执行中的报销流程）。
4.2.6除了在外购买材料、低值易耗品、工具、劳保用品等凡是涉及到物的费用不得在费用中填写、报销，应按照的规定在中走入库报销手续。
其他所有的费用都在内填写。
4.2.6出差人员完成任务回公司后必须在三个工作日内将所有票据汇总整理报部门内勤，公司内员工手中不得存有出差时期的发票，超过期限的不予办理。
内勤认为员工填写不明确之处或没有严格按表单内容填写的表单，有权利要求员工重写。
内勤初审完毕后，把费用统计汇总后提交主管领导审批。
内勤应督促员工、主管领导在二日内履行完报销的流程。
如有特殊原因未能在规定时间内完成的人员，月底可以把报销单据寄回公司，避免单据积压。
一月一报销，如有特殊情况需经总经理审批。
4.2.6出差期间所发生的招待费、发货提货费、办事处、工程施工、维修费、加油费、异地取款手续费等其它费用不在《差旅费报销单》中填写，应填写《费用报销单》，有收据和发票的要分开粘贴。
4.2.7本制度中涉及费用的报销由各部门内勤进行校对，由部门主管和副总复核，经财务部经理最终审核后由财务部出纳报销。
审批过程中，纸质单据必须与审批同步进行。
员工在外出差期间宴请客户的流程和费用标准：
为促进项目洽谈、业务交流、设备验收的顺利进行，确须宴请客人，报主管后，由主管与副总经理商定后通知员工是否宴请客人及宴请标准。
宴请客人的标准通常不超过元人。
员工出差回来后，填写业务费申请单打，写明宴请客人的人数、名字、联系方式、宴请达到的效果，报总经理复审。
员工出差期间财务丢失的管理规定：
由于员工个人原因（如：
不小心遗漏、被偷、被盗等非不可抗力等现象）造成公司财物丢失、损坏的，由员工承担的责任。
因不可抗力原因（如：
一种是自然力量引起的，如水灾、风灾、旱灾、地震等；另一种是社会原因引起的，如战争、封锁、政府禁令等）造成公司财物丢失、损坏的，出具相关证明后，可以不赔偿。
出差派工工作安排及工作总结
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4.5.1《出差派工单》的确认
主管领导在下派《出差任务派工单》时，应与相关部门有效沟通，确认派工的必要性和任务的具体细节，同时确认用户的准备工作是否已完毕及我司的准备工作是否已就绪。
4.5.2员工执行《出差任务派工单》前厂内准备工作
4.5.2所有因公出差的员工在出差前须在“协同办公”内填写《出差计划表》，《出差任务派工单》由组长或者部门领导下发后，再填写《借款条》安排出差行程。
出差人员每次出差前根据出差期限、出差目的等，主管批准借款金额，经分管领导批准后到财务部支取。
原则上财务不在汇款，如有特殊原因，需经部门主管及总经理同意后方可汇款。
4.5.2出差人员在每次借款前必须将上次借款还清或所有费用单据报销完毕，按单张借款条借款时间起算，超过天还未报销相应费用的，财务部有权将借款人当月工资暂缓发放，直至借款人还清借款金额，如借款人有多张借款条时，均按此规定执行。
剩余款项如无法退回，财务有权在借款人工资中扣除。
4.5.2员工在接到“出差任务派工单”后，提前将工作行程通知用户，请用户做好准备工作。
4.5.2员工在出差前要携带必备的工具、技术资料及了解清楚本次任务的要完成的内容。
4.5.2员工在出差前一定要与项目负责人及仓储物流部共同准备好本次出差任务所带的部件或要发走的部件。
4.5.3员工出差时应完成的工作内容及填写相关表单的规定
4.5.3市场部员工出差应完成的工作内容及填写相关表单的规定
4.5.3出差前将《出差计划表》经部长、副总经理审核后，再填写《借款条》安排出差行程。
4.5.3出差过程中，做好洽谈进展的同时把费用明细清单一一列出，做到每日的记录每天做完。
4.5.3出差期间出差人员在每周一上午：
之前将《市场部项目信息汇总表》电子版通过方式发到内勤的邮箱，内勤在每周一汇总完毕后每周二上午通过方式发到总经理及部长邮箱。
每月二日之前进行一次月汇总报表，同时通过方式发到总经理及部长邮箱。
4.5.3出差回来后，将《出差任务汇报及费用明细表》、《市场部项目信息汇总表》、《差旅费报销单》同时递交、市场部内勤经初审后交部长、总经理审核。
4.5.3《出差计划表》应注意事项：
注：
销售人员在出差前根据网上搜寻、公司信息、上次出差的市场意向、朋友告知等信息，认真
填写出差计划表，做到全面、细致地掌握所属区域的市场信息，制定出合理的行程路线，最终达
到想达到的目的和目标。
做到：
前进要有方向、奋斗要有目标、办事要有目的。
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、预计出差天数及日期；
、预计本次出差所需的费用；
、预计滞留日期：
在某一个城市预计滞留的时间；
、出差目的地；
、出差要拜访的单位及会见意向：
简要写明所去单位的名称、联系人及客户意向
4.2.3洽谈进展填写应注意事项：
、详细阐述一天的工作，填写时应写明具体的时间（例:
上午—在郑州宇通和××洽谈××事宜及洽谈结果;下午—在陕西重型汽车和××洽谈××事宜及洽谈结果）；对于客户拜访的内容要涵盖如下基本信息：
单位名称、所属部门、联系人、电话、手机；公司经营状况；客户意向；市场潜力及综合评价；洽谈结果。
、要养成当天的工作当天内完成的习惯，每天的工作日记最好当天完成；
、客户访问量及休息日的统计：
销售人员每次出差回公司后根据每天的工作日记汇总整理出本次出差的客户访问量（原则上一天应不少于三家）、休息的天数同工作日记一同递交，审核。
、在部门主管、总经理评价一栏内，部门主管、总经理作出对员工每次的出差质量进行评价和工作指导。
4.2.3填写《出差任务汇报及费用明细表》应注意事项：
、费用表的填写要与差旅费的发票一一对应；
、生活补助按照出差管理制度相关规定如实填写；
、工作内容栏内可依据工作日记阐述一天的工作情况（不必对客户基本信息进行描述）；
、如发生打车费、餐费等额外费用要根据差旅费的实际金额，如实填写在相应栏内并注明事由。
4.5.3市场汇总报告的填写应注意内容：
、基本信息：
单位名称、所属部门、联系人、电话、手机；
、公司经营状况；
、客户意向；
、市场潜力及综合评价；
、洽谈结果。
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4.5.3填写《市场部项目信息汇总表》应注意事项：
、首先，所属区域及省市；
、信息提供者及时间：
客户来电或公司人员通过其它途径告知；
、客户名称、联系人及电话、客户需求的设备名称及其它技术要求；
、项目工作安排（至少应包含）：
①项目现状及需求时间
②客户态度及反馈意见
③是否需技术交流及支持
④方案标书制作
⑤计划节点；
、项目评价：
由市场部经理或总经理根据该项目实际情况作出的评价及分析。
4.5.3其它部门出差应完成的工作内容及填写相关表单的规定
4.5.3在接到主管的出差工作安排时，依据《出差任务派工单》中的相关内容填写《出差计划表》、《借款条》等表单。
4.5.3部门主管，副总签审时对《出差任务派工单》中出差目的、节点、前次出差和本次出差的衔接协调等相关内容一一明确。
4.5.3对于作技术支持和项目前期现场设计的出差人员，出差前办理相关手续后即可出差；对于安装调试和售后人员，需领取《用户意见反馈单》，《设备验收报告》，在完成出差任务回程时，由客户填写并盖章；
4.5.3员工回公司后领取《差旅费报销单》，并按相关规定内容填写完上述表单。
在报销时，按技术支持和现场设计任务安排出差的员工，《差旅费报销单》，经内勤初审，再到部门主管和副总最终审核，签署相关意见，然后到财务部门履行报销手续。
4.5.3填写《出差任务派工单》应注意事项：
原则讲该表由部门主管填写，在内勤和员工已达到对细节了解的深度、考虑问题的全面性方面已具备一定的综合能力建议由他们完成，对于安装调试后售后人员由各区域组长下发派工单。
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、任务类型：
□新品调研□产品设计□技术支持□新设备调试□售后服务□设备整改□其它
、基本信息的填写应尽量完整、全面，以便于出差人员准确跟踪、联系；
、出差项目信息的填写：
①基本信息：
设备名称、设备编号、出差人员、计划时间及用款计划；
②详细描述需要完成的工作内容及解决的问题；
③应准备的备件及技术资料；
、出差期间工作安排：
部门领导跟据工作的实际需要，再行安排的其它工作内容；
、工作中发现地问题及需要整改的问题；
、部长意见：
部门领导根据本次出差的情况，作出评价、分析及以后工作注意事
、副总意见：
副总根据本次出差的情况，作出评价、分析及以后工作注意事项。
4.5.3填写《工作总结表》应注意事项：
、详细阐述一天的工作，填写时应写明具体的时间（例:
上午—在郑州宇通安装调试××设备及处理的问题;下午—在陕西重型汽车和××洽谈××事宜及洽谈结果）。
工作总结要涵盖如下基本信息：
单位名称、各相关部门负责人及负责的工作内容、电话、手机；在每天解决问题过程中碰到的实际困难及如何克服这些困难最终达到客户的满意，同时对公司一些管理问题、设备问题提出自己的看法；在安装调试过程中客户对我公司的一些具体要求和意见。
、要养成当天的工作当天内完成的习惯，每天的工作日记最好当天完成；
否则对今此出差的任务按零分记录。
、安装调试量及休息日的统计：
结合客户的配合度设备实际安装调试天数及在客户和自己主管能动性都充分发挥的前提下，设备理想的安装调试天数、在安装期间没有工作的时间和正常休息的天数同工作日记一同递交、审核。
、工作内容栏内可依据工作日记阐述清楚一天的工作情况；
、在部门主管、总经理评价一栏内，部门主管、总经理作出对员工每次的出差质量进行评价和工作指导。
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4.5.3填写《出差任务汇报及费用明细表》应注意事项：
、费用表的填写要与差旅费的发票
、补助按照出差管理制度相关规定如实填写；
、如发生打车费、餐
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