销售合同管理制度.docx

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销售合同管理制度

一、管理目的

加强公司经济活动的管理和监督，规范销售合同管理，杜绝合同实施过程中的失误，维护公司合法权益。

二、适应范围

企业对外签定的各类销售合同。

本制度所指的销售合同包括国内合同和国际合同两类，国内合同包括国内外协合同，模具采购合同，生产合同等；国际合同包括总合同以及订单合同。

三、管理部门

营销计划部。

四、销售合同签定程序

销售合同的签定须经过前期谈判、业务员拟稿、部门经理审批、营销计划部经理审批、会签的程序。

（一）合同签定前

1、对外签定销售合同，除法定代表人外，必须是持有法人委托书的法人委托代理人，法人委托代理人由公司总裁指定，在授权范围内行使签约权。

2、签约人在签定经济合同之前，必须认真了解对方当事人的情况。

包括：

对方单位是否具有法人资格，有否经营权，有否履行能力及资信情况；对方签约人是否法定代表人或法定委托代理人及其代理权限。

签约人负责签约前的全过程谈判，并尽量以书面形式及时汇报。

编制：

栾瑞国审核：

批准：

3、销售合同一律采用书面格式，签约人负责合同的拟稿工作。

4、签定销售合同，如涉及到其它部门或其它企业的，应事前在内部进行协调，统一平衡，然后签约。

5、销售合同的签定，必须遵守国家的法律、政策及有关规定。

任何人对外签定合同，都必须以维护本公司合法权益和提高经济效益为宗旨，决不允许在签定销售合同时有假公济私、损公肥私、谋取私利的行为，一经发现，严惩不贷。

（二）合同审查

销售合同在正式签定前，必须报部门经理审查。

审查的要点：

1、合同的合法性：

对方单位是否具有法人资格，有否经营权，有否履行能力及资信情况；对方签约人是否法定代表人或法定委托代理人及其代理权限；合同内容是否符合国家法律、政策和本《制度》的规定；当事人的意思表示是否真实一致，权利、义务是否平等，定约程序是否符合法律规定；是否双方都使用合格印章——公章或合同专用章，不得使用财务章或业务章等不合格印章；是否注明合同有效期限等。

2、合同的严密性：

合同应具备的条款是否齐全，当事人双方的权利、义务是否具体明确，文字表达是否确切无误，合同履行地是否在我方，合同纠纷是否由我方所在区、市人民法院管辖。

3、合同的可行性：

当事人双方特别是对方是否具备履行合同的能力、条件，预计及取得的经济效益和可能承担的风险，合同非正常履行时可能受到的经济损失。

4、销售合同包含的内容是否完备

（1）货品名称、规格、型号；

（2）订单数量，交货日期；

（3）运输方式；

（4）技术指标和质量要求；

（5）价格及货款支付办法；

（6）包装要求；

（7）双方责任；

（8）争议处理条款；

（9）保密条款。

5、销售合同附件是否完备

签字盖章的受控图纸、双方来往函电、电子邮件、价格谈判等作为合同附件存档。

6、是否需要鉴证或公证

根据法律规定或实际需要，合同还应当或可以呈报有关部门鉴证，或请公证处公正。

（三）合同签定程序

1、申报

业务员填写“合同会签单”，随同合同初稿及报价资料、厂家分析、图纸、技术要求、双方来往函电等一并上报部门经理、营销计划部经理签批。

2、会签

（1）会签建议：

营销计划部经理按合同性质提出会签建议。

（2）会签人：

外协合同的会签人至少包括营销计划部经理、财务经理；

属于生产环节外协的，由实施和同的责任人负责会签，会签人还应包括厂长及相关部门负责人。

新客户、产品开发合同按照“新产品开发程序”办理。

国外总合同的会签人至少包括：

营销计划部经理、财务经理、相关分厂厂长、财务部经理、生产副总裁，必要时可请控股公司领导参与会签（如需技术或其它部门会签的，可随时增加会签人）。

（3）会签意见

涉及会签的部门要从本专业角度进行技术及经济分析审阅，必要时可进行调查研究，要在会签单上提出明确意见或建议，通知申报单位补报材料或进一步谈判（应提出谈判要求和注意事项）。

对于国际合同，营销计划部经理应根据合同性质及付款条件决定是否需要做出口信用保险。

3、批准：

总裁在“会签单”上批写意见后，经办人持会签单盖集团公司章（如需要）。

4、存档

盖章后，业务员将合同会签单原件、合同原件、订单原件、附件交营销计划部合同管理员处存档。

上述审批程序一般为1-3个工作日。

五、合同履行

销售合同依法成立，即具有约束力。

一切与合同有关的部门、人员都必须本着“重合同、守信誉”的原则，严格执行合同所规定的权利和义务，确保合同的实际履行和全面履行。

为更好的履行合同，业务人员必须注意以下几点：

（一）确认订单

1、订单审核：

业务员在接到客户订单后，首先进行订单审核，如发现于事前约定不符合处（如价格、质量标准、运输方式、包装等），必须当日与部门经理汇报并与客户沟通，双方来往函电及内部签字确认的资料均应记录备案。

2、确认交货期：

对于客户要求的交货期，业务员必须与相关分厂及计划部协商后写出内部联系单，经厂长和计划部经理签字后方可答复客户。

3、确认价格：

价格确认必须由生产厂技术部负责人、成本核算员、生产副总裁签字认可，如各方意见不一致，由营销计划部经理会同生产副总裁决定，特殊情况由总裁决定。

签字的价格确认资料需随合同备案。

（二）录入ERP

订单审核无误，经营销计划部经理和计划部经理签字后由计划部录入ERP，并制定合同实施计划下发到相关分厂。

原始订单由计划部统一保管，每季度将已经履行完的合同移交中心资料室。

（三）销售合同转化为生产计划

计划部将销售合同转化为生产计划，经相关分厂厂长、营销计划部经理签字后下发。

（四）合同实施跟踪

1、业务员应随时了解、掌握销售合同的履行情况，发现问题及时向部门经理和计划部汇报。

如果不能按时交货，需立即与客户沟通，否则造成经济损失的，追究有关人员责任。

2、业务员要协助生产厂控制物流，严格按照发货顺序组织生产，避免不按顺序生产导致的产品积压。

3、对于每次发货情况，业务员要做好记录。

（五）后续订单管理

在合同预计完成前两周，业务员与客户沟通促使后续订单跟进。

（六）业务员变更等特殊情况下的合同管理

1、业务员请假或外出，须向本部门经理请假，并把在手合同执行情况告知本部门经理。

如请假外出超过3天，须将本人工作进行交接，以保证及时与客户沟通。

交接人由部门经理指定，部门经理监交。

2、如签约人或业务员职务变动或因其它特殊原因不能履行本条款约定责任，应由工作交接中的受交人负责本条款职责的履行。

（七）合同履行完毕的标准，以货款全部回收和合同条款履行完毕为准。

六、合同分析

合同（订单）履行完毕，计划部和业务员对该合同履行情况进行分析，包括成本及损益情况、合同履行中存在的问题等，并据此对客户分类（优质客户、一般客户、潜在客户、不良客户），合同分析以书面形式经部门经理、营销计划部经理签字后存档。

合同分析固定格式见附件。

七、销售合同的变更、解除

（一）在销售合同履行过程中碰到困难的，首先应尽力克服困难，保障合同的履行。

如实际履行或适当履行确有不可克服困难而需要变更、解除合同的，应在法律规定或合同规定期限内与对方当事人进行协商。

（二）对方当事人提出变更、解除合同的，应从维护本企业的合法权益出发，严格控制。

变更、解除销售合同，必须符合《合同法》的规定，并应在公司办理相关手续。

（三）变更销售合同时，应事前填写“变更/解除销售合同申报表”，申报程序如下：

1、凡属数量、交货期限变更的，由部门经理、营销计划部经理签字即可；

2、凡涉及价格、技术标准变更的，需按照本《制度》规定的“销售合同审批程序”办理；

3、凡属解除合同的，均需按照本《制度》规定的“销售合同审批程序”办理。

4、经相关部门鉴证、公正的销售合同需变更、解除时，需报备案，或重新公正。

（四）变更、解除销售合同，一律采取书面形式（包括当事人双方的信件、函电、电子邮件等）。

（五）变更解除销售合同的协议在达成或未批准之前，原合同仍有效，仍需执行。

但特殊情况经双方一致同意的例外。

（六）因变更销售合同而使当事人的权益遭受损失的，除法律允许免责的以外，均应承担相应的责任，并在变更、解除合同的协议书中明确规定。

（七）以变更、解除合同为名，行以权谋私、假公济私之实，一经发现，严惩不贷。

八、销售合同纠纷的处理

（一）合同在履行过程中如与对方当事人发生纠纷的，应按《合同法》和本《制度》及出口信用保险的规定妥善处理。

（二）合同纠纷由签约人及业务员负责处理，必须负责到底。

（三）提请合同处理纠纷的程序：

1、营销计划部填写“处理销售合同纠纷申请表”（一式二份），提出处理纠纷意见，报综合管理部协助。

附件：

（1）销售合同文本及有关附件；

（2）送提货单、出入库单、验收、发票等有关凭证；

（3）收支凭证，有关财务账目；

（4）产品的质量标准、封样、样品及鉴定报告；

（5）技术资料、生产记录、验收记录；

（6）有关对方违约的证据材料；

（7）其它处理纠纷的有关材料；

2、综合管理部在收到上述材料的5个工作日内提出书面意见，报总裁批复。

对协商未果的合同纠纷，综合管理部报总裁同意后，会同签约人、法律顾问准备材料，提交人民法院依法处理。

（四）合同纠纷的提出，加上我方与对方当事人协商处理纠纷的时间，应在法律规定的时效期内进行，并必须考虑有申请起诉的足够时间。

（五）销售合同纠纷经双方协商达成一致意见的，应签定书面协议，由双方代表签字并加盖双方法人公章或合同专用章。

（六）各企业对双方已签署的解决合同纠纷的协议书、司法机关的调解书、判决书，在正式生效后，应复印若干份，分别送与对该纠纷处理及履行有关的部门收执，各部门应由专人负责对该文书的了解或履行。

对于当事人在规定的期限届满时没有执行上述文书中有关规定的，承办人应及时向主管领导和综合管理部汇报。

（七）对方当事人逾期不履行已经发生法律效力的调解书或判决书的，由综合管理部配合营销计划部向人民法院申请执行。

（八）合同纠纷处理或执行完毕的，应由营销计划部将有关资料汇总，交综合办公室归档备查。

九、销售合同的管理

公司对销售合同实行统一归口管理制度、法人委托书制度、合同专用章制度、基础管理制度和保密制度。

（一）归口管理部门

归口管理部门为营销计划部；归口管理人为营销计划部计划管理员。

合同管理员的主要职责是：

1、负责管理本企业签定的销售合同；

2、负责审查本企业签定的销售合同的合法性、完整性和可行性；对须审批、鉴证、公正的销售合同，办理申报手续。

3、根据法律和本《制度》的规定，制定本企业的销售合同管理实施细则。

4、负责处理本企业的销售合同纠纷，对难度较大的，应在法定期限内提请综合管理部协助处理解决。

5、合同管理员负责销售合同资料的汇总、分类、归档、保管及销售合同台帐的建立、统计、上报等基础性管理工作。

（二）法人委托书

法人委托书应于每年年初重新审核一次。

法人委托书不得遗失、转借他人或作其他证明，否则，追究相应责任。

法人委托代理人工作调动时，应向所在企业缴销法人委托书。

（三）经济合同专用章制度：

1、企业对外签定经济合同加盖的印鉴，一律使用经济合同专用章，否则，财务部门有权拒绝办理付款结算手续。

2、经济合同章由综合管理部专人保管，如有遗失，除立即登报声明作废外，追究有关人员的经济责任和行政责任。

（四）合同的基础管理工作：

1、建立合同档案。

每份销售合同都必须有一个编号，不得重复或遗漏。

每一份经济合同包括合同正本、副本及合同会签单、授权书等附件，合同文本的签收纪录，合同分批履行的情况记录，变更、解除合同的协议（包括文书、函电、传真、电子邮件等）均应妥善保管。

除文本文档之外，所有合同须扫描形成电子文档备案，每季度移交中心资料室。

2、建立合同管理台帐。

其主要内容包括：

序号、合同号、经手人、签约日期、合同标的、合同金额、履行期限、对方单位、履行情况及备注等。

合同台帐一份按季度登记，并于次季度5日前上报中心资料室，另一份按年度登记，留在营销计划部长期保存。

（五）保密制度

公司秘密的密级分为“绝密”、“机密”、“秘密”三级。

绝密是最重要的公司秘密，泄露会使公司的权益和利益遭受特别严重的损害；机密是一般的公司秘密，泄露会使公司的权益和利益遭受损害。

1、密级的确定

客户资料、联系方式、洽谈资料、订单合同及洽谈附件均为绝密级，接触人限于签约人、部门经理、财务经理、总裁；

订单数量、图纸为机密级，接触人限各分厂技术部、生产部；

2、涉密批准

对外交往与合作中需提供属公司绝密文件的，必须事先经总裁批准。

3、涉密要求

（1）公司员工不准在私人交往和通信中泄露公司秘密，不准在公共场所谈论公司秘密。

（2）公司员工发现公司秘密已经泄露或可能泄露时，应立即采取补救措施或报告营销计划部经理，营销计划部经理接到报告后，应立即做出处理，如事关重大，应同时报公司总裁。

4、处罚

（1）轻微过失的责任和处罚

出现下列情况之一的，给予警告及罚款处分。

A泄露公司秘密，尚未造成严重后果或经济损失的；

B违反本制度第十一条、第十二条规定内容的；

C泄露公司秘密但采取补救措施的。

（2）严重过失的责任和处罚

出现下列情况之一的，视情节予以罚款、辞退处分，严重者追究行政及法律责任。

A故意泄露公司秘密，造成严重后果或重大经济损失的；

B违反本保密制度规定，为他人窃取、刺探、收买或违章提供公司秘密的；

C利用职权强制他人违反保密规定的。

十、附则

（一）所有合同文本都需要经过控股公司法律顾问审核，合同文本一经确定不允许更改。

（二）合同金额超过50万的须经控股公司法律顾问审核。

（三）本制度经总裁批准后实施，修改时亦同。

（四）本制度由营销计划部负责解释，自2007年4月起实施。

青岛天赢铸锻工业有限公司

二00七年三月二十五日

合同分析报告

合同名称

合同编号

合同内容

履行时限

合同负责人

合同损益（财务部出具，可以附件形式）

合同履行情况及原因分析

分析人：

其它

客户诚信度

计划部意见：

营销计划部经理意见：

青岛天赢铸锻工业有限公司

变更/解除销售合同申报表

合同名称

合同编号

变更/解除合同内容及原因：

会签建议：

会签人意见

总裁签批意见